Skip to end of metadata
Go to start of metadata
Tämä prosessi on otettu käyttöön 26.9.2011 ja päivitetty 4.6.2013

Palautteen antaminen ja virheiden ilmoittaminen JIRA asianhallintajärjestelmässä

Miksi on olemassa prosessi?

Pääkäyttäjälle on voinut laittaa palautetta Avoinyliopisto.fi -palvelusta ja opetustietokannasta sekä ongelmatilanteista sähköpostitse. Pääkäyttäjä on paljon palautetta erilaisista virheistä ja ongelmista ja niiden kanssa on ollut hieman vaikeuksia erityisesti todentamisen ja testaamisen suhteen. Tämän vuoksi on suunniteltu ongelmatilanteiden ilmoittamista varten prosesseja, joiden avulla ongelmien ratkominen helpottuu.

Virheiden ilmoittamiseksi ja palautteen antamiseksi on otettu käyttöön Atlassian JIRA -asianhallintajärjestelmä. JIRA:ssa kaikista palautteista ja virheistä, joita yliopistojen yhdyshenkilöt eivät voi itse korjata, tehdään virheilmoitus tikettiin. Katso prosessi virheilmoituksen tekemisestä ja tiketin elinkaaresta.

Mitä ilmoitetaan sähköpostilla ja mitä ilmoitetaan JIRA:n kautta?

Tyypillisiä virhetilanteita ja niiden ilmoittaminen:

Virhe/korjausKiireellisyysIlmoitustapa
Käyttäjätiedon luominen, hukkuneet/unohdetut salasanat ja käyttäjätunnukset1Sähköposti (päivittäjille ensisijaisesti yhdyshenkilöt!)
Infotekstin korjaaminen www-sivuilla1Sähköposti tai suoraan JIRA
Toteuttajatiedon lisääminen tai korjaaminen Meteoriin1Sähköposti tai suoraan JIRA
Oppiaineen lisääminen2Sähköposti tai suoraan JIRA
Sivujen toimimattomuus, sovellusvirheilmoitukset tai muu3Prosessin mukaan
Kadonneet opintojaksot ja -kokonaisuudet3Prosessin mukaan
Tulostusongelmat3Prosessin mukaan
   

Kiireellisyys: 1 = Ei kiireellinen, 2 = Keskitaso, 3 = Kiirellinen

Kenelle ilmoitetaan ongelmasta?

Päivittäjät ja opistopäivittäjät ovat ongelmatilanteissa ensisijaisesti yhteydessä yhdyshenkilöihin. Ota yhteyttä siihen yhdyshenkilöön, jonka yliopiston opintoja virhetilanne käsittelee tai joka on sinua fyysisti lähinnä.

Yhdyshenkilöt ilmoittavat itse havaitsemistaan sekä päivittäjien havaitsemista virheistä JIRA:ssa tekemällä tiketin. Kaikki tiketit ohjautuvat automaattisesti pääkäyttäjälle/ylläpitäjälle eli Soile Pylsylle.

Jos olet päivittäjä tai opistopäivittäjä, ja sinulla on jo JIRA oikeudet, voi tehdä myös itse tiketin. Pääkäyttäjä ohjaa tiketin todennettavaksi yhdyshenkilölle.

JIRA-asianhallintajärjestelmä

Miten saan käyttöoikeudet JIRA:an?

JIRA-asianhallintajärjestelmän käyttäminen edellyttää sitä, että käyttäjällä on tunnukset palveluun. Ne saa toimimalla seuraavan ohjeen mukaan:

  1. Rekisteröidy CSC:n asiakas-wikin jäseniksi kirjautumalla sisään
    1. Valitse tämän sivun yläreunasta oikealta linkki ”Log In”
    2. Painike ”Haka Login” (Haka-tunnistus)
    3. Etsi kotiorganisaatiosi listalta ja paina ”Valitse”
    4. Kirjaa Haka-tunnuksesi
    5. Tarkista tiedot ja paina ”Confirm”. Jos olet aiemmin kirjautunut CSC:n asiakas-wikiin, tämä kohta jää pois.
    6. Näet nimesi oikealla yläkulmassa hakulaatikon vieressä
  2. Laita spostia ylläpitäjälle: avoinyliopisto@csc.fi
  3. Odota, että sinua informoidaan tunnusten avaamisesta.

Mitä virheilmoitukseen kirjataan ja miten?

Ilmoita virhetilanteissa sähköpostilla yhdyshenkilölle. Postin tulee sisältää seuraavat tiedot:

  • Havaitsijan henkilötiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, oppilaitos)
  • Url-osoite(-et), jossa virhe on ilmennyt
  • Kuvakaappaus virheestä, jos mahdollista (print screen)
  • Virhekuvaus (mitä tapahtunut, miten tapahtui...)
  • Onko testattu ja kuka on testannut

Mukaan kannattaa lisäksi laittaa, mitä käyttöjärjestelmää (esim. Windows XP) ja internet-selainta (esim. Firefox 3.617 tai Internet Explorer 7) käytät.

Yhdyshenkilö ja muut JIRA-oikeudet omistava: Katso JIRA:ssa tiketti AVOIN-2: Mallitiketti sekä tiketin kirjaamisohje.

Virheen testaaminen ja todentaminen ENNEN ilmoituksen tekemistä?

Ennen kuin virheen ilmoittaa, se pitää testata ja todeta parinkin ihmisen voimin eri tietokoneilla ja selaimilla, jotta tiedetään onko kyseessä satunainen, mahdollisesti käyttäjästä johtuva virhe vai oikea ongelma. Lisäksi virheen käsittely nopeutuu suunnattomasti. Yhdyshenkilöt auttavat testaamisessa ja todentamisessa päivittäjiä ja opistopäivittäjiä.Testaus ja todennus tehdään joka tapauksessa JIRA-tiketin käsittelyn aina. Testauksen suorittaa aina henkilö, joka on virheilmoituksen tehnyt, sekä hänen yhdyshenkilönsä.

Virhe korjataan yleisesti järjestelmän demo-ympäristöön, jonne on rajatut käyttöoikeudet. Pääkäyttäjä antaa testaajille (ongelman havaitsija ja todentaja sekä yhdyshenkilö) lisätietoja demosta ja käyttöoikeuksista tarpeen mukaan.

Mitä jos virheen havaitsija on ulkopuolinen käyttäjä?

Jos virheen havaitsija on ulkopuolinen käyttäjä, tulee palaute virheestä suoraan pääkäyttäjälle Avoinyliopisto.fi -palvelun palautelomakkeen kautta sähköpostitse. Pääkäyttäjä tekee itse tilketin ja ohjaa sen yhdyshenkilöille tarpeen mukaan testattavaksi.

Joskus ulkopuolinen käyttäjä laittaa palautelomakkeen kautta postia opetusta koskien, vaikka lomake on tarkoitettu teknisten virheiden ilmoittamista varten. Pääkäyttäjä ohjaa viestit eteenpäin yhdyshenkilöille sähköpostitse, jos palaute on yleinen eikä ole suoraan kohdistettu kenellekään. Jos palaute on yksityiskohtainen, niin pääkäyttäjä tekee siitä JIRA tiketin ja ohjaa sen käsiteltäväksi järjestelmän kautta.

Meteorin käyttäjät eivät saa laittaa virheilmoituksia palautelomakkeen kautta!

Kysymyksiä?

Sähköpostilla avoinyliopisto(at)csc.fi tai kommentoimalla sivun alareunaan.