Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Joopas-palvelun toimintasuunnitelma vuonna 2014

Tähän dokumenttiin on kuvattu ne ylläpito- ja tukipalvelut, jotka Tieteen tietotekniikan keskus Oy

(CSC) tuottaa JOOPAS -palvelukonsortion osapuolille 1.1.2011 alkaen palvelumaksua vastaan.

Dokumenttiin on tarkennettu vuoden 2014 toimintasuunnitelma kunkin palvelun osalta.

1. Palvelutuottajan asiakkaalle tuottamat palvelut ja palvelutuottajan tehtävät

1.1 Opiskelijaviestintäpalvelut

Palvelukuvaus:

Opiskelijaviestintäpalvelut sisältävät tietoa joustavista opiskelumahdollisuuksista (JOO, verkostoopinnot

ym.) ja yhteystiedot palvelua käyttäviin korkeakouluihin, korkeakoulujen omiin ohjaus- ja

neuvontamateriaaleihin sekä korkeakoulujen ja niissä toimivien verkostojen tarjoamiin

opiskelumahdollisuuksiin.

Palvelutuottaja huolehtii että palvelukonsortion osapuolten käytettävissä on www-alusta, jolle

sisällöntuottajat voivat toimittaa korkeakoulukohtaista aineistoa.

Palvelutuottaja tuottaa ja ylläpitää palvelussa olevia yhteisiä sisältöjä (sopimukset, soveltamisohjeet,

ohjeet opiskelijoille, ohjeet pääkäyttäjille) palvelukonsortion linjausten mukaisesti.

Palvelutuottaja ohjaa ja tukee korkeakoulujen sisällöntuottajia toimimaan yhteisesti sovittujen

palvelun sisältöjä, rakennetta ja ulkoasua koskevien linjausten mukaisesti.

Palvelutuottaja vastaa palveluun sisältyvien tietojen ylläpidosta www-alustalla.

Palvelutuottaja hoitaa yhteydenpidon www-alustan järjestelmätoimittajaan ja sopii mahdollisista

korjaus- ja muutostehtävistä ohjausryhmässä sovittujen linjausten mukaisesti.

Toiminta vuonna 2014

Ylläpidetään nykymuotoista ratkaisua.

1.2 Opintotarjontapalvelu ja tiedonsiirron tuki

Palvelukuvaus

Opintotarjonnan kuvaaminen ja markkinoiminen on osa opiskelijaviestintäpalvelua. Korkeakoulun

opintotarjontatiedot voidaan hakea korkeakoulun omista järjestelmistä myös sähköisesti wwwalustalle,

jolloin tiedot sellaisesta korkeakoulun opintotarjonnasta, jota korkeakoulu haluaa palvelun

kautta markkinoida, on mahdollista näyttää palvelun www-sivulla.

Palvelutuottaja pitää yllä opintotarjonnan tietokantaa johon palvelua käyttävät korkeakoulut voivat

joko siirtää opetusta koskevat tiedot suoraan omista opintohallinnon tietojärjestelmistään

massasiirtoina tai syöttää tiedot manuaalisesti opintojaksoittain.

Palvelutuottaja ohjaa ja tukee korkeakoulujen yhteyshenkilöitä tietokantaratkaisun käytössä tietoja

vastaanottavan, palvelutuottajan hallinnassa olevan, tekniikan osalta. Palvelutuottaja vastaa myös

järjestelmän käyttöön ja ylläpitoon liittyvien ohjeiden päivityksestä.

Toiminta vuonna 2014

Ylläpidetään palvelua palvelukuvauksen mukaisesti.

1.3 Haku- ja ilmoittautumispalvelut ja niiden tuki

Palvelukuvaus

Hakupalvelussa opiskelijat hakevat opinto-oikeuksia ja ilmoittautuvat opintoihin. Virkailijoita palvelu

tukee hakemusten käsittelyssä sekä opiskelijaliikkuvuuden ja joustavan opiskelun raportoinnissa.

Virkailijat saavat järjestelmästä tietoja myös korkeakoulujen väliseen laskutukseen.

Palvelutuottaja on järjestelmän pääkäyttäjä, joka ylläpitää ja muokkaa sähköisen järjestelmän

toiminnallisuuksia palvelun toimivuuden ja palvelevuuden varmistamiseksi. Palvelutuottaja sopii

palvelukonsortion kanssa mahdollisista laajemmista järjestelmään tehtävistä korjauksista ja

muokkauksista.

Palvelutuottaja kouluttaa, tukee ja opastaa korkeakoulujen nimeämiä järjestelmän pääkäyttäjiä

sähköisen järjestelmän käytössä. Palvelutuottaja vastaa myös järjestelmän käyttöön ja ylläpitoon

liittyvien ohjeiden päivityksestä.

Toiminta vuonna 2014

Selvitetään olisiko hakupalveluun liittyviä kustannuksia mahdollisuus karsia vaihtoehtoisilla

ratkaisuilla.

1.4 Käytön tukipalvelu ja käyttäjähallinto

Palvelukuvaus

Palvelukonsortion osapuolten yhteyshenkilöt voivat palveluiden käyttöön liittyvissä

ongelmatilanteissa ottaa yhteyttä palveluntoimittajan tukipalveluun.

Tukipalvelu toimii virka-aikana. Tukipalveluun otetaan yhteyttä puhelimitse tai sähköpostilla.

Palvelutuottaja huolehtii siitä että nimetyillä yhteyshenkilöillä on tieto tukiosoitteesta ja

puhelinnumerosta.

Tukipalvelu opastaa hakujärjestelmän tietojen ylläpitoon, päivittämiseen ja käyttäjähallintaan

liittyvissä ongelmatilanteissa, hakemusten käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä, järjestelmän käyttöön

ja opintotarjontatiedon ylläpitoon liittyvissä teknisissä ongelmissa sekä palvelun ohjeistukseen

liittyvissä kysymyksissä.

Palvelutuottaja ylläpitää virkailijoille suunnattua www-sivustoa, jossa heidän on mahdollista jakaa ja

päivittää tiedotteita, korkeakoulujen tuottamia asiakirjoja ja muita aineistoja sekä yhteistyötä

tukevia aineistoja.

Lisäksi palvelutuottaja vastaa pääkäyttäjiin liittyvästä käyttäjähallinnasta.

Toiminta vuonna 2014

Ylläpidetään palvelukuvauksen mukaisia palveluita.

1.5 Palvelukonsortion yhteistoiminnan palvelut

Palvelukuvaus

Palvelutuottaja huolehtii palvelukonsortion johtoryhmän ja mahdollisen asiantuntijaryhmän

kokousten järjestämisestä ja nimeää kokouksiin sihteerin.

Palvelutuottaja tiedottaa palvelun käyttöön liittyvistä asioista palvelukonsortion osapuolten

nimeämille yhteyshenkilöille. Pääasiallisena viestintäkanavana toimivat sähköpostilistat.

Toiminta vuonna 2014

Virkailijat tapaavat 1-2 kertaa vuodessa.

Johtoryhmä kokoontuu tarpeen mukaan, kuitenkin vähintään kaksi kertaa vuodessa. Johtoryhmä

kokoontuu vuoden 2014 aikana yhteen työpajaan, jossa käydään läpi Joopas-palveluun vaikuttavia

ympäristötekijöitä (opintopolku, virta, pohjoismainen yhteistyö, muut hankkeet ja vaatimukset) ja

niiden merkitystä Joopas-konsortiolle.

Edistetään JOOPAS-palvelun käytön laajentumista korkeakoulujen yhteistyöverkostoissa ja näin

yhtenäistämään sekä sujuvoittamaan opiskelijaliikkuvuuden prosesseja.

1.6 Palvelutuottajan tehtäviin liittyvät rajaukset

Palvelukuvaus

Palvelutuottaja asioi ainoastaan korkeakoulujen nimeämien yhteyshenkilöiden kanssa. Opiskelijaasiointi

hoidetaan korkeakouluissa.

Palveluita voidaan palvelukonsortion johtoryhmän päätöksellä räätälöidä yksittäisen korkeakoulun

tarpeisiin niiltä osin kuin tekniset ratkaisut ja toimittajasopimukset sen mahdollistavat. Näiden

räätälöintiratkaisujen kustannukset laskutetaan tilaajalta erikseen eli ne eivät sisälly palvelun

ylläpidon kustannusarvioon. Muilta osin palvelun korkeakoulukohtaista räätälöintiä pyritään

välttämään palvelun hallittavuuden ja ylläpidon resurssien turvaamiseksi.

1.7 Palveluun liittyvät riskit

Yliopistojen käyttäjien palvelemiseen liittyvissä tehtävissä palvelu on nojannut vahvasti Turun

yliopistolta ostettuihin asiantuntijaresursseihin. Näitä on hankittu vuosittain yhden

henkilötyövuoden verran. Vuonna 2013 resursointi supistui kolmeen henkilötyökuukauteen. CSC:llä

ei tällä hetkellä ole tarjota henkilöä jolla on asiantuntemusta Joopas-järjestelmästä. Perehdytystä

haittaa se, että Joopas-järjestelmän palveluista ei ole saatavissa minkäänlaista dokumentaatiota. Tuli

tulee ratkaista alkuvuonna 2014.

2. Asiakkaan tehtävät ja velvollisuudet

Palvelukonsortion osapuolet nimeävät palveluun yhteyshenkilön, jonka kautta korkeakoulu on

yhteydessä palvelutuottajaan. Yhteyshenkilö vastaa palvelun palvelutuottajan viestien, palveluun

liittyvien muutosten ja ohjeiden levittämisestä korkeakouluun.

Kukin korkeakoulu vastaa korkeakoulukohtaisten ohjeiden päivittämisestä korkeakoulujen yhteisesti

sopimien päätösten mukaisiksi. Ohjeet löytyvät erikseen ilmoitettavasta verkko-osoitteesta.

Kukin palvelun sähköistä asiointijärjestelmää käyttävä verkosto vastaa verkostokohtaisten ohjeiden

päivittämisestä korkeakoulujen kanssa yhteisesti sovittujen päätösten mukaisesti. Ohjeet löytyvät

erikseen ilmoitettavasta verkko-osoitteesta.

Palvelun käyttäjät vastaavat palvelussa näkyvän opintotarjonnan ajantasaisuudesta.

Palvelun käyttäjät vastaavat organisaatiokohtaisten tietojen (tutkinnot, tiedekunnat,

koulutusohjelmat) ajantasaisuudesta hakujärjestelmässä, käsittelijäryhmien perustamisesta ja

ylläpitämisestä, virkailijoiden käyttöoikeuksien hallinnoinnista.

3. Palvelun laadunvalvonta

Palvelukonsortion johtoryhmä voi halutessaan kutsua palvelutuottajan edustajan vuosittaiseen

laatupalaveriin, joissa arvioidaan palvelukuvauksen mukaisten toimenpiteiden toteutumista.

  • No labels