Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Uppgifter om verksamhetsställe (på svenska)

Toimipaikkatiedot:

Mikä on varhaiskasvatuksen toimipaikka?

Varhaiskasvatuksen toimipaikka on Vardan tietoluettelossa määritelty seuraavasti: "esimerkiksi päiväkoti, perhepäiväkoti tai ryhmäperhepäiväkoti, joka sijaitsee yhdessä katuosoitteessa. Esimerkiksi päiväkodin sivutoimipaikat ovat kukin oma toimipaikkansa." Kunnan perhepäivähoitaja muodostaa Vardassa oman toimipaikkansa. Jos varhaiskasvatusta järjestetään koulun tiloissa, koulu tallennetaan varhaiskasvatuksen toimipaikaksi Vardaan.

Varhaiskasvatustoimijoiden kuuluu kirjata jokaisen toimipaikan tiedot siten, että yhdessä katuosoitteessa sijaitseva toiminta muodostaa oman toimipaikkansa. Tällöin lapset kiinnitetään ko. osoitteessa olevaan toimipaikkaan. Lisäksi osoitteen perusteella määritellyn toimipaikan osalta ilmoitetaan toimipaikkakohtainen paikkaluku. Varda ei ota kantaa hallinnollisiin rakenteisiin, jotka vaihtelevat varhaiskasvatustoimijoittain.

Esimerkiksi jos Päiväkoti Mansikka sijaitsee osoitteessa Hallituskatu 1, ja sillä on sivutoimipiste osoitteessa Hallituskatu 3, Vardan määritelmän mukaisesti päiväkoti ja sen sivutoimipiste ovat kaksi eri toimipaikkaa. Toimipaikkojen nimet erotellaan tässä tapauksessa osoitteen mukaan: Päiväkoti Mansikka Hallituskatu 1 ja Päiväkoti Mansikka Hallituskatu 3.

Jos varhaiskasvatusta järjestetään perhepäivähoitajan kotona, käytetään perhepäivähoitajan omaa osoitetta tai yksityisen perhepäivähoitajan yrityksen osoitetta. Mikäli varhaiskasvatusta toteutetaan lapsen omassa kodissa, toimipaikaksi tallennetaan aina perhepäivähoitajan osoite tai yksityisen perhepäivähoitajan yrityksen osoite. Ryhmäperhepäivähoidon osalta kirjataan toimipaikan osoitteeksi se osoite, jossa varhaiskasvatusta järjestetään, ei kuitenkaan koskaan lapsen omaa osoitetta. Mikäli perhepäivähoito on ns. kolmiperhepäivähoitoa, tulee tällöin kirjata vain yhden perhepäivähoitajan osoite. Jos kolmiperhepäivähoitoa ei järjestetä perhepäivähoitajan omassa osoitteessa vaan monen eri lapsen kotona, osoitteeksi voi myös laittaa perhepäivähoidon ohjaajan tai muun perhepäivähoidon vastuuhenkilön toimiston osoitteen.

Jos kunnassa on käytössä hallinnolliset/päätoimipaikat, joihin kunta on kiinnittänyt sekä lapset että henkilöstön, ja jos kunta ei pysty kytkemään lapsia ja henkilöstöä Vardan määritelmän mukaisiin toimipaikkoihin heti 1.1.2019 alkaen, kunta voi tilapäisesti viedä tiedot Vardaan niin, että lapset ja henkilöstö on kytketty näihin hallinnollisiin toimipaikkoihin. Kunnan tulee silti viedä Vardaan hallinnollisten toimipaikkojen lisäksi Vardan määritelmän mukaiset toimipaikat 1.1.2019 alkaen. Kunnan tulee kytkeä sekä lapset että henkilöstö Vardan määritelmän mukaisiin toimipaikkoihin mahdollisimman pian mutta viimeistään 1.1.2020 mennessä.


Miten varhaiskasvatuksen toimipaikka tallennetaan Vardaan?

Varhaiskasvatuksen toimipaikka tallennetaan joko varhaiskasvatustoimijan tietojärjestelmään tai suoraan Vardan käyttöliittymään varhaiskasvatustoimijan käyttämästä tallennustavasta riippuen. Varhaiskasvatuksen toimipaikkoja ei saa lisätä Organisaatiopalvelun kautta!

Miten toimipaikka nimetään?

Toimipaikalle tulee antaa kuvaava nimi. Mikäli toimipaikalla ei ole valmiina kuvaavaa nimeä, yksityinen perhepäivähoitaja ja ryhmäperhepäivähoitaja voivat nimetä toimipaikkansa käyttäen omaa nimeään muodossa PPH Etunimi Sukunimi tai RPPK Etunimi Sukunimi. Toimipaikkaa ei saa tallentaa esim. nimellä "Perhepäivähoitaja" tai "Perhepäivähoitaja Sari". 

Jos toimijalla on kaksi samannimistä toimipaikkaa, Vardaan toimipaikan nimeksi annetaan toimipaikan nimi ja nimen perään annetaan toimipaikan katuosoite, esimerkiksi Päiväkoti Mansikka, Mansikkatie ja Päiväkoti Mansikka, Mustikkatie. Vardaan ei voi tallentaa yhden varhaiskasvatustoimijan alle kahta samannimistä toimipaikkaa, vaikka niillä olisi eri käyntiosoite.

Mitä tarkoitetaan toimipaikan alkamispäivämäärällä?

Toimipaikan alkamispäivämäärällä tarkoitetaan päivämäärää, jolloin varhaiskasvatustoiminta on alkanut kyseisessä toimipaikassa. Jos toimipaikan alkamispäivämäärä ei ole varhaiskasvatustoimijan tiedossa, tallenna alkamispäivämäärä seuraavasti:

•    Jos tarkka päivämäärä ei ole tiedossa, tallenna alkamispäivämääräksi oikean alkamiskuukauden ensimmäinen päivä, esimerkiksi 1.8.2000
•    Jos tarkka kuukausi ei ole tiedossa, tallenna alkamispäivämääräksi oikean vuoden tammikuun ensimmäinen päivä, esim. 1.1.1997

Toimipaikka tallennetaan Vardaan vasta, kun se aloittaa toimintansa.

Mitä varhaiskasvatustoimijan tulee tehdä, kun toimipaikan tiedot muuttuvat?

Jos toimipaikan tiedot muuttuvat, muutokset tallennetaan varhaiskasvatustoimijan tietojärjestelmään tai suoraan Vardan käyttöliittymään varhaiskasvatustoimijan käyttämästä tallennustavasta riippuen. Toimipaikan tietoja ei saa ylläpitää Organisaatiopalvelun kautta!

Esimerkkejä Vardaan tehtävistä muutoksista toimipaikan tietoihin: 


  • Jos Vardaan tallennetun toimipaikan (päiväkodin, perhepäiväkodin tai ryhmäperhepäiväkodin) nimi muuttuu, varhaiskasvatustoimija tekee toimipaikan nimenmuutoksen varhaiskasvatuksen tietojärjestelmään (integraatiolla tiedot Vardaan siirtävät) tai suoraan käyttöliittymään (käyttöliitymän kautta tiedot tallentavat). Jos lähdejärjestelmässä oleva toimipaikan nimi on eri kuin Vardassa, tiedonsiirto päättyy virheeseen.
  • Jos toimipaikka muuttaa joko pysyvästi tai väliaikaisesti ja sen osoite vaihtuu, toimipaikan osoitetiedot päivitetään toimipaikan tietoihin. Osoitemuutoksen takia ei tarvitse luoda kokonaan uutta toimipaikkaa.
  • Jos esimerkiksi varhaiskasvatuspaikkojen lukumäärään, painotuksiin tai järjestämismuotoihin tulee muutoksia, tiedot tulee päivittää toimipaikan tietoihin.


Mitä varhaiskasvatustoimijan tulee tehdä, kun toimipaikka lakkautetaan?

Kun toimipaikka lopettaa toimintansa, toimipaikalle on asetettava päättymispäivämäärä ja kaikkien toimipaikkaan liitettyjen lasten varhaiskasvatussuhteet on päätettävä. Päättymispäivän jälkeen toimipaikka ei ole enää voimassa eikä siihen voi tallentaa lapsia, mutta poistamalla päättymispäivämäärän toimipaikan tiedoista sen voi ottaa uudelleen käyttöön. Jos perhepäivähoitaja jää vanhempainvapaalle tai muulle pitkälle vapaalle, ja tiedetään, että perhepäivähoitaja jatkaa toimintaansa vapaan jälkeen, Vardaan merkitään varhaiskasvatuspaikkojen määräksi 0 ja varmistetaan, että vapaan aikana ko. perhepäivähoitajalla ei ole Vardassa lapsia varhaiskasvatuksessa. Jos kunnallinen perhepäivähoitaja irtisanoutuu, toimipaikka päätetään asettamalla sille päättymispäivämäärä.

Mitä varhaiskasvatustoimijan tulee tehdä, jos Vardassa on toimipaikka, joka ei kuulu Vardaan?

Varhaiskasvatustoimija ei voi poistaa jo tallennettuja toimipaikkoja Vardasta eikä Organisaatiopalvelusta. Virheellisistä tallennuksista tulee ilmoittaa Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi) joka poistaa toimipaikat Vardasta ja Organisaatiopalvelusta. Toimipaikan voi poistaa vain, jos siihen ei ole liitetty varhaiskasvatustietoja, maksutietoja tai henkilöstötietoja.


Toimipaikat viedään Vardasta Organisaatiopalveluun

Toimipaikan tiedot tallennetaan joko varhaiskasvatuksen tietojärjestelmään tai Vardan käyttöliittymän kautta tallennustavasta riippeun. Vardasta tiedot siirtyvät Opetushallituksen ylläpitämään Organisaatiopalveluun. Organisaatiopalvelu toimii organisaatioiden perustietojen masterdatana kaikille Opetushallituksen palveluille. Varhaiskasvatuksen toimipaikkojen tietoja hyödynnetään esimerkiksi Koski-palvelussa esiopetustietojen tallennuksen osalta.


Uppgifter om verksamhetsställe

Vad avses med ett verksamhetsställe för småbarnspedagogik? 

Ett verksamhetsställe för småbarnspedagogik definieras enligt följande i uppgiftsförteckningen för informationsresursen Varda: ” till exempel ett daghem, ett familjedaghem eller ett gruppfamiljedaghem, som är beläget på en gatuadress. Till exempel är ett daghems filialer egna verksamhetsställen. En kommunal familjedagvårdare bildar ett eget verksamhetsställe i Varda. Om det ordnas småbarnspedagogik i en skola förs skolan in som ett verksamhetsställe i Varda. 

Aktörerna inom småbarnspedagogik ska ange uppgifterna för respektive verksamhetsställe så, att verksamhet som ordnas på en och samma gatuadress utgör ett eget verksamhetsställe. På det här sättet kopplas barnen till verksamhetsstället på adressen i fråga. För verksamhetsstället som är bundet till gatuadressen anges också antalet platser inom småbarnspedagogik som tillåts på verksamhetsstället. Informationsresursen Varda beaktar inte administrativa strukturer som varierar mellan olika aktörer inom småbarnspedagogik.  

Exempel: Om Daghemmet Jordgubben finns beläget på Regeringsgatan 1 och har en filial på adressen Regeringsgatan 3, är daghemmet och dess filial i enlighet med definitionen i Varda två skilda verksamhetsställen. I sådana här fall ska namnen på verksamhetsställena anges i Varda enligt följande för att skilja dem åt: Daghemmet Jordgubben Regeringsgatan 1 och Daghemmet Jordgubben Regeringsgatan 3.  

Om den småbarnspedagogiska verksamheten ordnas hemma hos familjedagvårdaren ska man ange familjedagvårdarens egen adress eller adressen för den privata familjedagvårdarens företag. Om den småbarnspedagogiska verksamheten genomförs hemma hos barnet/i barnets eget hem, ska man som verksamhetsställets adress alltid ange familjedagvårdarens adress eller adressen för den privata familjedagvårdarens företag. I fråga om gruppfamiljedagvård ska man som verksamhetsställets adress ange den adress där småbarnspedagogiken ordnas, men ändå aldrig barnets egen adress. Om familjedagvården är så kallad trefamiljsdagvård ska man bara ange adressen till en familjedagvårdare. Om trefamiljsdagvården inte ordnas på familjedagvårdarens egen adress utan hemma hos flera barn, kan man som verksamhetsställets adress ange arbetsadressen till familjedagvårdens handledare eller någon annan ansvarsperson för familjedagvården.

Om kommunen har administrativa verksamhetsställen och om kommunerna inte genast från och med 1.1.2019 kan ange barnen och personalen för ett visst verksamhetsställe som motsvarar Vardas definition kan kommunen tillfälligt föra in uppgifterna i Varda så att barnen och personalen anges under dessa administrativa verksamhetsställen. Kommunen ska ändå utöver de administrativa verksamhetsställena i Varda också från och med 1.1.2019 föra in verksamhetsställena som motsvarar Vardas definition. Kommunen ska föra in barnen och personalen som hör till dessa verksamhetsställen så fort som möjligt, men senast 1.1.2020. 


Hur för man in ett verksamhetsställe i Varda?

Ett verksamhetsställe förs in antingen i informationssystemet som aktörerna inom småbarnspedagogik använder eller direkt i Vardas användargränssnitt beroende på hur aktören för in uppgifterna i Varda. Verksamhetsställen för småbarnspedagogik får inte läggas till via Organisationstjänsten!

Hur namnges ett verksamhetsställe?

Verksamhetsställets namn ska vara beskrivande. Om verksamhetsstället inte ännu har ett beskrivande namn kan den privata familjedagvårdaren och gruppfamiljedagvårdaren namnge sitt verksamhetsställe genom att använda sitt eget namn i formen FDV Förnamn Efternamn eller GFDH Förnamn Efternamn. Verksamhetsstället får inte sparas med namnet "Familjedagvårdare" eller "Familjedagvårdare Tina". 

Om aktören har två verksamhetsställen med samma namn ska man i Varda namnge verksamhetsställena Verksamhetsställets namn, gatuadress, t.ex. Lisas daghem, Blåbärsvägen och Lisas daghem, Lingonstigen. En aktör kan i Varda kan inte ha två verksamhetsställen med samma namn även om de skulle ha olika besöksadress.  

Vad avses med verksamhetsställets startdatum?

Med verksamhetsställets startdatum avses den dag då man inlett den småbarnspedagogiska verksamheten vid verksamhetsstället. Om det exakta startdatumet inte är känt för in startdatumet enligt följande:

  • Om det exakta datumet inte är känt, spara som startdatum i Varda den första dagen i den månad då verksamheten börjat, tex. 1.8.2000
  • Om den exakta månaden inte är känd, spara som startdatum i Varda den första dagen i januari det år då verksamheten börjat, t.ex. 1.1.1997

Ett verksamhetsställe förs in i Varda först då verksamheten inleds.

Vad ska aktören göra om det sker ändringar i uppgifterna om verksamhetsställen?

Om uppgifterna om verksamhetsstället ändrar, ska ändringarna föras in i informationssystemet som aktörerna inom småbarnspedagogik använder eller direkt i Vardas användargränssnitt beroende på hur aktören för in uppgifterna i Varda Uppgifterna om verksamhetsställen får inte administerars via Organisationstjänsten!

Exempel på ändringar i uppgifterna om verksamhetsställe som förs in i Varda:

  • Om verksamhetsställets (daghem, familjedaghem, gruppfamiljedaghem) namn ändrar, ändrar aktören inom småbarnspedagogiken verksamhetsställets namn antingen a.) i det egna informationssystemet för småbarnspedagogik (om uppgifterna förs in med dataöverföring) eller b.) direkt i användargränssnittet (om uppgifterna förs in via användargränssnittet). Om verksamhetsställets namn skiljer sig i informationssystemet och i Varda misslyckas överföringen av uppgifterna
  • Om verksamhetsstället flyttar antingen permanent eller tillfälligt och om dess adress ändras, ska man uppdatera verksamhetsställets adressuppgifter. Man behöver inte skapa ett helt nytt verksamhetsställe på grund av adressändring.
  • Om det t.ex. sker ändringar i antalet platser inom småbarnspedagogik, betoningar eller form för anordnandet, ska uppgifterna uppdateras 

Vad ska aktören göra då verksamheten upphör?

Då verksamhetsställets verksamhet upphör ska man i verksamhetsställets uppgifter ange ett slutdatum. För alla barn som har ett deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet anges också ett slutdatum. Efter slutdatumet är verksamhetsstället inte längre i kraft och barn kan inte föras in under verksamhetsstället, men genom att radera slutdatumet från verksamhetsställets uppgifter kan man ta i bruk verksamhetsstället på nytt. Om en familjedagvårdare blir familjeledig eller på någon annan längre ledighet och man vet att familjedagvårdaren fortsätter sin verksamhet efter ledigheten anges i Varda i uppgifterna om verksamhetsstället 0 platser inom småbarnspedagogik. Därtill kontrollerar man att familjedagvårdaren i fråga inte har barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet. Om den kommunala familjedagvårdaren säger upp sig avslutas verksamheten genom att ange ett slutdatum i verksamhetsställets uppgifter.


Vad ska aktören göra om det finns ett verksamhetsställe som inte ska finnas i Varda?

Aktören inom småbarnspedagogik kan inte radera verksamhetsställen som redan förts in ur Varda eller Organisationstjänsten. Om uppgifterna förts in felaktigt ska man meddela om dem till Vardas kundtjönst (varda@opintopolku.fi) som raderar verksamhetsställena ur Varda och Organisationstjänsten. Ett verksamhetsställe kan raderas om det inte kopplats till uppgifter om småbarnspedagogik, avgifter eller personal.

Verksamhetsställena överförs från Varda till Organisationstjänsten 

Uppgifterna om ett verksamhetsställe överförs till Varda antingen från ett befintligt informationssystem för småbarnspedagogik eller via Vardas användargränssnitt. Från Varda överförs uppgifterna till Utbildningsstyrelsens Organisationstjänst. Organisationstjänsten fungerar som masterdata för organisationernas grunduppgifter för alla Utbildningsstyrelsens tjänster. Uppgifter om verksamhetsställen utnyttjas av bland annat Koski-tjänsten då förskoleuppgifter förs in.