Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Tälle sivulle kootaan usein kysyttyjä kysymyksiä varhaiskasvatuksen tietovarannosta.

Hae sivulta

Paina Ctrl+A (Valitse kaikki) ja sen jälkeen Control+F (Etsi sivulta). Syötä hakusana ruudulle aukeavaan laatikkoon ja paina Enter.

 

Vardan tavoite

 

 Kuka ylläpitää Vardaa?
  • Varhaiskasvatuksen tietovarannon teknisestä ylläpidosta vastaa Opetushallitus.
  • Varhaiskasvatuksen tietovarannon tietojen luovutukseen liittyvistä lupakäytännöistä vastaa Opetushallitus.
  • Varhaiskasvatuksen tietovarannon tietosisältö määritellään uuden varhaiskasvatuslain 70 §:ssä. Vardan tietomalli ja koodisto määrittyvät 70 §:n pohjalta.
 Kuinka paljon Vardaan on tulossa määrämuotoisia tietoja?

Vardaan tulevat tiedot on kuvattu Vardan tietoluettelossa

 Miten Varda vähentää tulevaisuudessa erilaisiin kyselyihin ja tilastoihin vastaamista?

Vardan tavoitteena on vähentää erilaisiin tietokyselyihin vastaamista eri viranomaisten taholta. Ensimmäisessä vaiheessa tavoitteena on hyödyntää Vardaa korvaamaan osa Kelan tietotarpeista sekä THL:n varhaiskasvatusraportin tietotarve. Varda ei kuitenkaan tule poistamaan kaikkea erilliskyselytarpeita, mutta silloin kun toteuttajana on viranomainen, on mahdollista hyödyntää Vardaan kerättyä tietoa valmiina pohjatietona.

 Mitä Varda vaatii jatkossa tietojen alkulatausten jälkeen?

Mikäli kunnalla on käytössä jokin varhaiskasvatuksen yleisistä tietojärjestelmistä (Abilita, Effica, ProConsona, Daisy), on tietojen ensimmäisen siirron jälkeen tiedonsiirto automatisoitu. Mikäli kunnalla ei ole tietojärjestelmää, tulee muuttuneet tiedot syöttää Vardan käyttöliittymän kautta joka kuun 14. tai 31. päivään mennessä.

 Olen kunnallisessa päiväkodissa vastuussa tietojen käsittelystä. Mitä velvollisuuksia tietovaranto tuo meille ja milloin ne alkavat?

Varhaiskasvatuslaki sisältää voimaantuloajan, jonka perusteella kunta on velvollinen tuottamaan tietovarantoon 70 §:n sisältämiä tietoja toimipaikoista ja lapsista 1.1.2019 alkaen. Työntekijöiden ja huoltajien osalta siirtymäaika on 1.9.2019.

Tavoitteena on, että tietojen siirto varhaiskasvatuksen tietovarantoon tehdään mahdollisimman automatisoidusti.

Mikäli kunnalla on käytössä varhaiskasvatuksen operatiivinen järjestelmä, luodaan varhaiskasvatuksen operatiivisen järjestelmän ja Varda-palvelun välille integraatio, minkä välityksellä automaattinen tiedonsiirto toteutuu ja manuaalisen tiedon tuotannon tarpeet vähenee (esim. erillisten kyselyjen/lomakkeiden täyttö tilastoinnin tietotarpeiden osalta).

Mikäli kunnalla ei ole käytössä varhaiskasvatuksen operatiivista järjestelmää, tulee varhaiskasvatuslain 70 §:n mukaiset tiedot tuottaa 1.1.2019 alkaen varhaiskasvatuksen tietovarantoon Varda-käyttöliittymän välityksellä.

Varhaiskasvatuslain mukaisesti kunta toimii EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisessa rekisterinpitäjän roolissa syöttämiensä tietojen osalta.

 Olen yksityisessä päiväkodissa vastuussa tietojen käsittelystä. Emme ole kunnan ostopalvelu- ja/tai palvelusetelitoimija. Mitä velvollisuuksia tietovaranto tuo meille ja milloin ne alkavat? Miten tiedot tallentuvat Vardaan?

Varhaiskasvatuslaki sisältää voimaantuloajan, jonka perusteella yksityinen palveluntuottaja on velvollinen tuottamaan tietovarantoon 70 §:n sisältämät tiedot toimipaikoista ja lapsista 1.1.2020 alkaen. Työntekijöiden ja huoltajien osalta siirtymäaika on 1.9.2020.

Yksityisille toimijoille on käytettävissä samankaltainen rajapintojen kautta toteutettu tiedonsiirto tai vaihtoehtoisesti selainpohjainen käyttöliittymä kuin kunnallisille toimijoille. Vardan selainpohjaisen käyttöliittymän käyttö on maksutonta.

Varhaiskasvatuslain mukaisesti yksityinen palveluntuottaja toimii EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisessa rekisterinpitäjän roolissa syöttämiensä tietojen osalta.

 Jos järjestelmätoimittaja siirtää tiedot Vardaan, pitääkö meidän kunnassa tehdä mitään?

Kunnan tehtävä on huolehtia siitä, että tiedot ovat siinä muodossa järjestelmässä, että ne voidaan siirtää. Lisäksi, jos tallentamiseen liittyvät prosessit muuttuvat kunnassa, kunnan pitää tarvittaessa tiedottaa järjestelmätoimittajaa muutoksista. Kunnan vastuulla on myös tunnusten luonti Vardan käyttöliittymään, mahdollisten henkilötunnuksettomien lasten yksilöinti sekä tiedon laadun testaus. Suosittelemme myös, että Varda-tiedonsiirtoja tai -tallennuksia tekevät henkilöt osallistuvat Opetushallituksen järjestämiin Varda-koulutuksiin.

 

Käyttäjähallinta, kirjautuminen ja Varda-yhteyshenkilöt

 

 Mistä saan selville kuka on kuntani Opintopolun vastuukäyttäjä eli henkilö, joka myöntää Vardaan käyttöoikeuksia?

Käyttöoikeuspalvelun rekisterinpitäjä on Opetushallitus, jolla on pääsy kuntien vastuukäyttäjien tietoihin. Tällaisissa tapauksissa voi yhteyttä ottaa Opetushallitukseen osoitteella yhteisetpalvelut@opintopolku.fi.

 Mikä ero on Varda-järjestelmävastaavalla ja Varda-tietovastaavalla?

Varda-järjestelmävastaava (entinen Varda-pääkäyttäjä) ja Varda-tietovastaava (entinen Varda-vastaava) ovat yhteyshenkilöitä Opetushallituksen ja kunnan/kuntayhtymän/yksityisen varhaiskasvatustoimijan välillä. Yhteyshenkilöille on määritelty omat tehtävät. Varhaiskasvatustoimijat nimeävät henkilön/henkilöt toimijarooleihin oman tarpeensa mukaisesti.

Varda-tietovastaava koordinoi ja vastaa varhaiskasvatuksen tiedontuotannon käytänteiden jalkauttamisesta varhaiskasvatustoimijan organisaatiossa. Tietovastaava huolehtii siitä, että Vardaan välitettävät tiedot syötetään toimijan järjestelmään tai Vardan käyttöliittymään Opetushallituksen määräyksen, ohjeiden ja tietoluettelon mukaisesti. Tämän lisäksi Varda-tietovastaava tekee Vardan tiedon laadun testauksen tammi-helmikuussa 2019 eli vertaa varhaiskasvatustoimijan tietoja Vardaan syötettyihin tietoihin ja tarkistaa, että tiedot ovat Vardassa oikein. Tietovastaava hyödyntää myös varhaiskasvatuksen tietovarannon tietoja raportointityökaluilla, esim. OPH:n Vipunen-palvelun kautta.

Varda-järjestelmävastaava koordinoi ja vastaa Vardan käyttöönoton teknisestä valmistelusta. Jos organisaation tiedot syötetään Vardaan integraation yli, Varda-järjestelmävastaava koordinoi ja vastaa jatkossa yhteydenpidosta tekniseen ylläpitoon liittyen varhaiskasvatuksen järjestelmätoimittajan sekä Opetushallituksen kanssa.  

 Voivatko Varda-tietovastaava ja Varda-järjestelmävastaava olla sama henkilö?

Varhaiskasvatustoimija voi järjestää Varda-tietovastaavan ja Varda-järjestelmävastaavan roolituksen haluamallaan tavalla. Esimerkiksi pienessä kunnassa Varda-tietovastaava ja Varda-järjestelmävastaava voivat olla sama henkilö, kun taas isommassa kunnassa voi olla tarpeen nimetä useampi Varda-tietovastaava ja Varda-järjestelmävastaava. Tärkeää on, että roolitus on selkeä organisaation sisällä ja että Opetushallituksella on aina ajantasainen tieto, kuka organisaation Varda-tietovastaava ja Varda-järjestelmävastaava on. Tiedot vastuuhenkilöistä voi lähettää osoitteeseen varda@opintopolku.fi.

 Voiko kunnassa olla useampi Varda-tietovastaava tai voiko kunta nimetä vara-tietovastaavan?

Kyllä voi. Kunta voi päätyä useampaan vastuuhenkilöön esimerkiksi tilanteessa, jossa yksi nimetty tietovastaava ei toimi asiakasrajapinnassa eikä kenties pysty huolehtimaan esimerkiksi tietojen laadun tarkistamisesta. Tiedot vastuuhenkilöistä voi lähettää osoitteeseen varda@opintopolku.fi.

 Onko yksityisillä varhaiskasvatustoimijoilla omat Varda-tietovastaavat ja Varda-järjestelmävastaavat yhteyshenkilöinä vai vastaako kunta myös yksityisten osalta Vardasta?

Opetushallitus pyytää yksityisiä varhaiskasvatustoimijoita nimeämään omat yhteyshenkilönsä eli Varda-tietovastaavansa ja Varda-järjestelmävastaavansa vuoden 2020 käyttöönottoa ja siihen liittyvää viestintää varten. 

  Mikä palvelukäyttäjätunnus on ja mitä sen käytössä täytyy huomioida?

Palvelukäyttäjätunnusta tarvitaan, kun tietoja siirretään integraation kautta varhaiskasvatusjärjestelmästä Vardaan. Tunnus on varhaiskasvatusjärjestelmää varten (organisaatiokohtainen), se ei ole henkilökohtainen eikä sitä tule luoda kenenkään henkilön nimiin. Varhaiskasvatustoimijan (kunta/kuntayhtymä) koulutustoimijan vastuukäyttäjä luo palvelukäyttäjätunnuksen Opintopolun käyttöoikeuspalvelussa ja määrittää siihen salasanan sekä voimassaolon. Varhaiskasvatusjärjestelmän järjestelmätoimittaja tai koulutustoimijan vastuukäyttäjä laittaa tunnuksen ja salasanan varhaiskasvatusjärjestelmään riippuen kokonaisuuden toteutuksesta varhaiskasvatusjärjestelmään sekä saamastaan ohjeistuksesta järjestelmätoimittajalta. Mikäli palvelukäyttäjätunnuksen salasana vaihdetaan, on salasana vaihdettava myös varhaiskasvatusjärjestelmään.

 Miten pääsen kirjautumaan Vardan käyttöliittymään?

Vardan käyttöliittymään kirjaudutaan Opintopolun (https://virkailija.opintopolku.fi) sivuston kautta. Opintopolussa näkyvät ne palvelut (esim. Varda, Koski), joihin sinulle on myönnetty käyttöoikeudet.

 Onko yksityisillä varhaiskasvatustoimijoilla omat Varda-tietovastaavat ja Varda-järjestelmävastaavat yhteyshenkilöinä vai vastaako kunta myös yksityisten osalta Vardasta?

Opetushallitus pyytää yksityisiä varhaiskasvatustoimijoita nimeämään omat yhteyshenkilönsä eli Varda-tietovastaavansa ja Varda-järjestelmävastaavansa vuoden 2020 käyttöönottoa ja siihen liittyvää viestintää varten. 

 Onko Varda-palvelukäyttäjätunnus luotava jokaiselle varhaiskasvatuksen toimipaikalle erikseen vai riittääkö yksi yhteinen tunnus?

Yksi varhaiskasvatusjärjestäjäkohtainen palvelukäyttäjätunnus riittää.

 Voiko kunnan Varda-tietovastaavalle tai Varda-järjestelmävastaavalle myöntää Varda-pääkäyttäjän oikeudet?

Kyllä voi, kunta on itse vastuussa käyttäjähallinnastaan. Kunnan pitää käyttää harkintaa myöntäessään käyttöoikeuksia Vardaan. Kunta myös vastaa omalta osaltaan siitä, että Vardaan on pääsy vain henkilöillä, jotka sitä työnsä puolesta tarvitsevat.

 Voiko Opintopolussa jo myöntää Vardan käyttöoikeuksia?

Kyllä voi, mutta tällä hetkellä käyttöoikeuksia voi myöntää ainoastaan varhaiskasvatuksen järjestäjä-tasolle, ei suoraan yksittäisiin toimipaikkoihin.

 Meillä palvelukoordinaattorit käsittelevät lasten hakemukset. Onko siis koulutustoimijan vastuukäyttäjän luotava kaikille näille Varda-pääkäyttäjän oikeudet, koska Varda-pääkäyttäjä pystyy luomaan vain katselija-oikeuksia? Vai voiko kunnassa olla kahta koulutustoimijan vastuukäyttäjää, toinen varhaiskasvatusta varten, joka antaa sitten varhaiskasvatuksen toimijoille pääkäyttäjäoikeuksia? Voiko iso kunta olla edes yhden vastuukäyttäjän varassa?

Henkilötunnuksettomien lasten yksilöintiä voivat tehdä sekä Varda-pääkäyttäjät että Varda-tallentajat. Varda-pääkäyttäjä voi luoda tunnuksia organisaationsa muille Varda-käytäjille; pääkäyttäjille, tallentajille ja katselijoille. Kunta tai muu koulutustoimija/varhaiskasvatustoimija voi nimetä kahdesta kuuteen vastuukäyttäjää.

 Oliko Varda käyttäjäroolit jostain löydettävissä?

Varda käyttöoikeusroolit löytyvät sivulta https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=78156789


Tietosisältö 


 Minkälaisia tietoja varhaiskasvatuksen tietovarantoon tallennetaan?

Varhaiskasvatuksen tietovarantoon voidaan tallentaa varhaiskasvatuslain (540/2018) 70 §:ssä määriteltyjä varhaiskasvatuksen tietoja.

Opetushallitus julkaisee syksyllä 2018 varhaiskasvatuslain 70 §:n pohjalta määräyksen, ohjeen ja tietoluettelon, jossa määritellään tarkemmin, missä muodossa ja kuinka usein tiedot tallennetaan Vardaan. 

Varhaiskasvatuksen tietovarannon toteuttamiseksi tehdään rajapintatoteutuksia varhaiskasvatusjärjestelmien sekä tietovarannon välille. 

 Miten henkilön perustiedot saadaan Vardaan?

Ensimmäisellä kerralla kunnan järjestelmästä (esim. varhaiskasvatus- tai HR-järjestelmä) lähetetään henkilötunnustieto, henkilön etunimi, sukunimi ja kutsumanimi. Tämän jälkeen väestötietojärjestelmästä saadaan Vardaan henkilön yhteystiedot ja Oppijanumerorekisteristä henkilön oppijanumero. Henkilöön liittyvien tietojen muodostumista on kuvattu tietoluettelossa.

 Miten Vardaan tuodaan henkilöt, joilla ei ole suomalaista henkilötunnusta?

Niiden henkilöiden yksilöinti, joilla ei ole suomalaista henkilötunnusta, tapahtuu Opetushallituksen oppijanumeron avulla. Kunta/kuntayhtymä vastaa siitä, että ilman henkilötunnusta oleva lapsi yksilöidään ja ilman henkilötunnusta olevalle lapselle luodaan oppijanumero Opetushallituksen Oppijanumerorekisterissä käyttöliittymän kautta. Lisätietoja henkilöiden yksilöinnistä löytyy sivulta Oppijatietojen hallinta

 Kerätäänkö Vardaan tietoa avoimen päiväkodin toiminnasta?

Avoimeen varhaiskasvatukseen liittyviä tietoja ei kerätä Vardaan.

 Ketkä tallentavat tietoja Vardaan?

Varhaiskasvatuslaki velvoittaa kunnan, kuntayhtymän ja yksityisen palvelun tuottajan tallentamaan 70 §:ssä tarkoitetut tiedot tuottamansa palvelun osalta Vardaan. Lain 68 §:ssä puolestaan määritellään tarkemmin tietojen tallentamisvastuita. Lisätietoja tallennusvastuista esimerkiksi palveluseteleihin ja ostopalvelutoimijoihin liittyen löytyy alta.

Kaikilla varhaiskasvatustoimijoilla on oma y-tunnus. Varda-palvelussa jokainen y-tunnustasoinen varhaiskasvatustoimija nähdään erilliseksi varannon tiedon tuottajatahoksi, joka rekisteröityy palveluun omilla käyttäjätunnuksillaan. 

Jokainen kunnallinen päiväkoti, ryhmäperhepäiväkoti ja perhepäivähoitaja muodostaa kunnan alle oman toimipaikkansa. Kunnallisen perhe- ja ryhmäpäivähoidon varhaiskasvatuksen järjestäjänä toimii siis kunta.

Yksityinen perhepäivähoitaja puolestaan toimii varhaiskasvatuksen järjestäjänä, eli tallentaa Vardaan y-tunnustasoiset varhaiskasvatuksen järjestäjätietonsa, toimipaikkansa tiedot ja muut varhaiskasvatuslain 70 §:ssä määritellyt tiedot.

Seurakuntien lapsitoiminta ei ole varhaiskasvatusta, joten seurakunnat eivät ole tiedon tuottamisvelvoitteen alaisia. Sama koskee myös muuta avoimeen varhaiskasvatukseen kuuluvaa varhaiskasvatusta.

 Kuinka pitkään tietoja säilytetään Vardassa?

Varhaiskasvatuksen tietovarannon tietojen säilytysaika on 5 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, kun lapsi siirtyy pois varhaiskasvatuksen piiristä tai kun työntekijän työsuhde varhaiskasvatuksen tehtävissä päättyi. Tietojen säilytysajasta säädetään varhaiskasvatuslain 72 §:ssä.

 Milloin tietoluetteloon sisällytetään tiedot henkilöstöstä ja huoltajista?

Nämä tiedot tuotetaan tietoluettelon seuraavaan versioon, joka julkaistaan kevään 2019 aikana.

 Tallennetaanko varhaiskasvatuksen tietovarantoon tietoja takautuvasti?

Vardaan tallennetaan kaikkien niiden lasten tiedot, joiden varhaiskasvatuspäätös on voimassa 1.1.2019, vaikka päätöksen alkamispäivämäärä olisi kirjattu tätä päivämäärää aikaisemmalle ajalle. Vardaan ei kuitenkaan viedä tietoja ennen 1.1.2019 päättyneistä tai hylätyistä varhaiskasvatuspäätöksistä.

 Mistä saan lisätietoa Vardassa käytetyistä termeistä sekä sanastosta?

Vardaan tulevat tiedot on kuvattu Vardan tietoluettelossa. Tämän lisäksi opetus- ja kulttuuriministeriön johtama varhaiskasvatuksen sanastotyöryhmä työstää  Opetus- ja koulutussanaston (OKSA) yhteyteen varhaiskasvatuksen sanastoa. Viimeisin versio varhaiskasvatuksen sanastosta on saatavilla täältä. 

 Milloin kunta vastaa yksityisten varhaiskasvatustoimijoiden puolesta tietojen tallentamisesta varhaiskasvatuksen tietovarantoon?

 Vuonna 2019 kunta vastaa niistä tietosisällöistä, joiden tallentamiseen ja siirtämiseen Opetushallitus ohjeistaa syksyllä 2018, lisätietoja löytyy tietoluettelosta. Tämä tarkoittaa myös niiden lasten tietoja, jotka on sijoitettu ostopalveluna toteutettuun varhaiskasvatukseen.

 Kun yksityinen varhaiskasvatustoimija tuottaa itse tiedon Vardaan, miten sen tekee yksityinen perhepäivähoitaja?

Tiedon tuottaa aina Y-tason varhaiskasvatustoimija. Mikäli yksityinen perhepäivähoitaja on Y-tunnustasoinen toimija, häntä koskee velvoite tuottaa tiedot Vardaan. Hän tuo tiedot Vardaan joko integraation kautta tai käyttöliittymän kautta.

 Eikö paikkalukuihin laiteta alkaen ja saakka päivää? Paikkaluvuthan muuttuvat aika ajoin.

Paikkalukuihin ei laiteta alku- tai päättymispäivää, vaan sen hetkinen varhaiskasvatuspaikkojen määrä. Tietoluettelossa on kuvattu tarkemmin, miten eri kriteerit vaikuttavat. Vardaan tuodaan/tallennetaan aina sen hetkinen varhaiskasvatuspaikkojen määrä.

 Tallennetaanko yksityisen hoidon tuella olevia toimipaikkojen ja lasten tietoja Vardaan?

Kyllä tallennetaan. Yksityisen hoidon tuella varhaiskasvatuksessa olevien lasten tiedot tallennetaan 1.1.2020 lähtien Vardaan.

 

Tietosisältö; toimipaikat

 

 Voiko usealla toimipaikalla olla sama sähköpostiosoite?

Voi olla, esim. jos johtaja vastaa useasta toimipaikasta. Sähköpostiosoitteen tulee olla toimipaikan yhteiskäyttöinen sähköposti mikäli mahdollista, muussa tapauksessa toimipaikasta vastaavan tahon sähköpostiosoite.

 Täytyykö jokaisella toimipaikalla olla jokin sähköpostiosoite?

Kyllä, jokaisen toimipaikan tietoihin kuuluu tallentaa toimipaikan sähköpostiosoite. Usealla toimipaikalla voi olla käytössä sama sähköpostiosoite, mikäli esimerkiksi johtaja vastaa useasta toimipaikasta.

 Onko Vardan toimipaikan nimikentässä maksimimäärää?

Tällä hetkellä maksimimerkkimäärä on 200. 

 Miten Vardaan merkitään toimipaikka, joka on hallinnollisesti yksi, mutta sijaitsee useassa osoitteessa?

Vardaan toimipaikan nimeksi annetaan tällöin toimipaikan nimi ja nimen perään annetaan toimipaikan katuosoite, esimerkiksi Päiväkoti Mansikka, Mansikkatie ja Päiväkoti Mansikka, Mustikkatie. Vardaan ei voi tallentaa yhden varhaiskasvatustoimijan alle kahta samannimistä toimipaikkaa, vaikka niillä olisi eri käyntiosoite.

 Ovatko postiosoite ja käyntiosoite Vardassa pakollisia?

Postiosoite on pakollinen. Jos käyntiosoitteen jättää tyhjäksi, se täydentyy postiosoitteen tiedoilla.

 Tarkoitetaanko tietoluettelossa olevalla perhepäiväkodilla sitä osoitetta, jossa perhepäivähoito järjestetään, jolloin osoitteeksi voi tulla hoitajan oma kotiosoite?

Kyllä. Tällöin perhepäiväkodin toimipaikkatieto on se osoite, jossa varhaiskasvatusta toteutetaan. Mikäli varhaiskasvatusta toteutetaan lapsen omassa kodissa, tulee tällöin kirjata lapsen oma koti. Mikäli perhepäivähoito on ns. kolmiperhepäivähoitoa, tulee tällöin kirjata yksi osoite. Ryhmäperhepäivähoidon osalta myös kirjataan toimipaikan osoitteeksi se osoite, jossa varhaiskasvatusta järjestetään.

 Kunnassamme järjestetään esiopetusta täydentävä varhaiskasvatus koulun tiloissa. Voiko koulu olla Vardassa toimipaikka?

Kun varhaiskasvatusta annetaan koulun tiloissa, koulu tallennetaan Vardaan omana toimipaikkanaan.

  Hyödyntääkö KOSKI Vardaan vietyjä varhaiskasvatuksen toimipaikkoja ja niiden tietoja? Voidaanko toimipaikkojen tiedot viedä vain toiseen järjestelmään?

Esiopetusta järjestetään perusopetuksen puolella sekä varhaiskasvatuksen toimipaikoissa. Vardan kautta tuodaan varhaiskasvatuksen toimipaikkojen tiedot Opetushallituksen Organisaatiopalveluun. KOSKI-palvelu hyödyntää Organisaatiopalvelusta varhaiskasvatuksen toimipaikkatietoja. 

 Onko Vardassa mahdollista ilmoittaa kaksi toimintakieltä esimerkiksi kaksikielisten kuntien kohdalla?

Asiointikieliä voi ilmoittaa kaksi. Asiointikielellä tarkoitetaan ensisijaisesti henkilökunnan ja lasten välisessä kommunikaatiossa käytettävää kieltä, joka on myös kieli, jolla henkilökunta ja vanhemmat kommunikoivat. Asiointikielen lisäksi toimipaikassa voi olla kielipainotuksia, joilla tarkoitetaan pedagogisin perustein käytettyä muuta kuin asiointikieltä. Kielipainotus pitää sisällään kielisuihkut, -kylvyt tai -rikasteet. Toimipaikan osalta voi merkitä useamman kielipainotuksen.

 Miten päivitämme kunnallisen perhepäivähoitajan tai muun toimipaikan tiedot, jos perhepäivähoitaja tai toimipaikka muuttaa?

Jos toimipaikka muuttaa joko pysyvästi tai väliaikaisesti ja sen osoite vaihtuu, toimipaikan osoitetiedot päivitetään. Osoitemuutoksen takia ei tarvitse luoda kokonaan uutta toimipaikkaa. Esimerkiksi jos kunnallinen perhepäivähoitaja muuttaa, niin tässä yhteydessä päivitetään vain perhepäivähoitajan uudet osoitetiedot toimipaikan tietoihin. Vastaavasti jos päiväkoti siirretään väliaikaisiin tiloihin, päiväkodin osoitetiedot päivitetään.

 Jos varhaiskasvatuksen toimipaikassa järjestetään kerhotoimintaa, viedäänkö toimipaikka Vardaan?

Jos toimipaikassa järjestetään vain kerhotoimintaa, toimipaikkaa ei viedä Vardaan. Jos toimipaikassa järjestetään myös varhaiskasvatusta ja/tai esiopetusta ja varhaiskasvatukseen osallistuu lapsia, joilla on voimassa oleva, aktiivinen varhaiskasvatuspäätös ja joiden tiedot viedään Vardaan, tulee toimipaikka viedä Vardaan. 

 Saako varhaiskasvatuspaikkojen määrän laskemisessa käyttää kunnassa käytössä olevia kertoimia tai laskentasääntöjä?

Varhaiskasvatuspaikkojen määrä ilmoitetaan siten, kuin tietoluettelossa on ilmoitettu. Kertoimia tai kunnan omia laskentasääntöjä ei tule käyttää. 

 Pitäisikö varhaiskasvatuspaikkojen määrä ilmoittaa desimaalilukuna, sillä perhepäivähoitajilla varhaiskasvatuspaikkojen määrä voi olla desimaaliluku?

Varhaiskasvatuspaikkojen määrä ilmoitetaan siten kuin tietoluettelossa on ohjeistettu. Tietoluettelo löytyy täältä: Varda-ohjeistukset.

 Mikä on puhelinnumeron muodon tarkempi ohje? Tietoluettelon mukaan se annetaan +358XXXX.. muodossa. Voiko siihen jättää tyhjiä välejä?

Puhelinnumero tulee siirtää/tallentaa Vardaan muodossa: +358XXXXXXXXX. Puhelinnumeroon ei saa jäädä välejä.

 Miksi varhaiskasvatuksen järjestämismuotoa kysytään Vardassa kahteen kertaan?

Järjestämismuotoa kysytään toimipaikan tietojen ja lapsen tietojen kohdalla. Järjestämismuotoja on Vardassa neljä: kunnan tai kuntayhtymän järjestämä, kunnan tai kuntayhtymän ostopalvelu, palvelusetelillä järjestetty ja yksityisen hoidon tuella järjestetty. Vardan avulla halutaan seurata, millä tavalla järjestetyssä varhaiskasvatuksessa kukin lapsi on. Vardan kautta halutaan lisäksi seurata järjestämismuoto toimipaikoittain, sillä yhdessä toimipaikassa on mahdollista järjestää varhaiskasvatusta useammalla tavalla. Tietojen pohjalta mm. muodostetaan tilastotietoa järjestämismuotoihin liittyen.

 Kunnassamme yksittäiset perhepäivähoitajat kuuluvat yhden toimipaikan alaisuuteen. Onko tämä riittävä tapa kirjata perhepäivähoitajat?

Vardassa toimipaikat ilmoitetaan tietoluettelon mukaisesti. Kukin perhepäivähoitaja on yksittäinen toimipaikka. Lisätietoja toimipaikkatiedoista löytyy sivustolta https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Toimipaikkatiedot.

 Mistä toimipaikkatiedot saadaan Vardaan?

Toimipaikkatiedot tulevat Vardaan tiedonsiirrolla kunnan käyttämästä operatiivisesta järjestelmästä. Ne kunnat, jotka eivät siirrä tietoja järjestelmän avulla, tallentavat ne manuaalisesti Vardan käyttöliittymän kautta.  

 Jos toimipaikka (päiväkoti) lopetetaan, miten toimitaan, jos toimipaikkaa ei voi poistaa?

Toimipaikalle voi antaa päättymispäivämäärän. Jos toimipaikka pitää poistaa (esim. näppäilyvirhe), olkaa yhteydessä Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi).

 Kunnassamme eri osoitteissa olevia Mustikka-ryhmiä on useita kymmeniä. Tuleeko näistä Vardassa omia mustikkanimisiä toimipaikkojaan?

Riippuu siitä, miten Mustikka-ryhmät on lähdejärjestelmään tallennettu. Mikäli ne on tallennettu sinne omina toimipaikkoinaan omilla osoitteillaan, ne siirtyvät tai ne tallennetaan myös Vardaan omina toimipaikkoinaan.

 Mistä saa toimipaikoille Organisaatio OID numeron?

Toimipaikat saavat OID-numeron siinä vaiheessa, kun toimipaikkatiedot siirtyvät/tallennetaan Vardaan. Opintopolun organisaatiopalvelu generoi jokaiselle toimipaikalle yksilöllisen OID-tunnuksen.

 Kunnassamme on parityöskentelyä perhepäivähoidossa. Tämä tarkoittaa, että kaksi perhepäivähoitajaa työskentelee yhdessä toisen hoitajan kotona ja hoidossa voi olla enintään kahdeksan alle kouluikäistä lasta. Miten paikkaluku ilmoitetaan tällaisessa tapauksessa?

Paikkaluvut menevät aina tietoluettelon mukaisesti. Kuntien omia laskentasääntöjä ei voi käyttää.

 Meillä on kaksi toimipaikkaa samassa osoitteessa. Kuinka toimitaan?

Jos toimipaikoilla on eri nimet mutta sama osoite, tiedot tuodaan/tallennetaan Vardaan normaalisti. Toimipaikkatiedot-sivulla (https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Toimipaikkatiedot) kuvatut nimeämiskäytänteet koskevat toimipaikkoja, joilla on sama nimi, mutta eri osoite. 

 Olenko ymmärtänyt oikein, että toimipaikkatietoja ylläpidetään vain Opetushallituksen Organisaatiopalvelussa? Eli eivät siirry automaattisesti järjestelmästä? Miten varhaiskasvatuksen toimipaikkatietoja ylläpidetään?

Tällä hetkellä toimipaikkatietoja ylläpidetään Vardassa, jonne ne siirtyvät joko integraation kautta tai käyttöliittymän kautta. Varda käyttää lisäksi Organisaatiopalvelussa olevia varhaiskasvatuksen järjestäjä-tietoja.

 Pitikö YTJ:hin käydä lisäämässä jotain kuntatietoja vai ovatko tiedot kuntien osalta jo kunnossa?

Teidän ei tarvitse käydä tallentamassa uusia tietoja YTJ:hin, mutta kunnan on huolehdittava, että tiedot ovat ajan tasalla YTJ.ssä. Opintopolun Organisaatiopalvelu ja Varda käyttävät YTJ:stä saatavaia tietoja varhaiskasvatuksen järjestäjästä.

 

Tietosisältö; lapsi

 

 Mitkä tuntimäärät viikossa ovat kokopäiväistä varhaiskasvatusta ja mitkä osapäiväistä varhaiskasvatusta?

Tiedot on määritelty Vardan tietoluettelossa. Jos lapsi ei ole vuorohoidossa, Vardaan tulee syöttää tieto siitä, onko lapsi kokopäiväisessä vai osapäiväisessä varhaiskasvatuksessa. Lapsi on kokopäiväisessä varhaiskasvatuksessa, jos varhaiskasvatusaika on yli viisi tuntia päivässä (5.01) ja varhaiskasvatus tapahtuu arkipäivinä (ma-pe). Lapsi on osa-päiväisessä

varhaiskasvatuksessa, jos varhaiskasvatusaika on viisi tuntia (5.0) tai alle päivässä ja varhaiskasvatus tapahtuu arkipäivinä (ma-pe).

 Miten tiedot hoitoajasta tulee tallentaa Vardaan tilanteessa, jossa hoitoaikoja ilmoitetaan eri tavoin eri kunnissa?

Hoitoajan eli varhaiskasvatusajan määrittelyjä ei kunnissa tarvitse Vardan vuoksi muuttaa, mutta vaadittu tieto pitää pystyä tuottamaan Vardaan. Kuntien tueksi tuotetaan vuoden 2018 aikana lista siitä, miten kuntien keräämä hoitoaikatieto muutetaan Vardan vaatimaan muotoon. 

 Pitääkö kunnan muuttaa varhaiskasvatuspäätöksiä Vardan mukaisiksi esimerkiksi hoitoajan suhteen?

Kuntia ei edellytetä tekemään päätöksiä eri tavoin Vardan vuoksi.

 Säilyykö oppijanumero samana, kun lapsi siirtyy esiopetukseen ja lapsen tiedot tallennetaan KOSKI-palveluun?

Kyllä säilyy, oppijanumero luodaan lapselle Opetushallituksen Oppijanumerorekisterissä ja sitä voidaan hyödyntää Opetushallituksen palveluissa kuten Vardassa ja KOSKI-palvelussa.

 Millaiset tunnukset ilman henkilötunnusta olevien lasten tietojen tallentamiseen Vardaan tarvitaan?

Ilman henkilötunnusta olevien lasten kanssa työskentelevät (esimerkiksi päiväkodin johtaja/varajohtaja) syöttävät lapsen tiedot Vardaan käsin Opintopolun käyttöliittymän kautta ensimmäisellä tallennuskerralla. Tällöin työntekijä varmentaa lapsen henkilöllisyyden. Varmennuksen jälkeen ilman henkilötunnusta oleva lapsi saa oppijanumerorekisteristä oppijanumeron (OID), joka tulee syöttää kunnan käytössä olevaan varhaiskasvatusjärjestelmään ilman henkilötunnusta olevan lapsen tietoihin. Tämän jälkeen varhaiskasvatusjärjestelmästä voidaan tuoda ilman henkilötunnusta olevan lapsen tiedot Vardaan OID:n perusteella sekä integraatiolla että käyttöliittymän kautta.

 Varhaiskasvatuspäätöksessä ei kunnassamme ole saakka-päivämäärää, vaan päätös on toistaiseksi voimassa. Pitääkö saakka-päivämäärä silti ilmoittaa?

Päätöksen alkamispäivämäärä on pakollinen tieto. Mikäli päätökselle ei ole määritelty päättymispäivämäärää, voidaan päättymispäivämäärätieto jättää tyhjäksi. Mikäli päättymispäivämäärä on tyhjä, päätös on aktiivinen (voimassa oleva). Päätöksiä voi olla yhtä aikaa aktiivisena maksimissaan kolme.  

 Jos kunnassa ei ole käytössä tuntiperusteista hoitoajan laskutusta, miten viikottainen tuntimäärä ilmoitetaan?

Vardan vuoksi maksupäätöskäytäntöjä ei tarvitse muuttaa. Vardan kannalta keskeistä on saada tietoon lapsen varhaiskasvatusoikeuteen liittyvä varhaiskasvatusaika viikossa. Vardaan ei siis kerätä toteutuneita varhaiskasvatusaikoja.  Mikäli aika on kunnassa ilmoitettu muulla tavoin kuin muodossa h/vko, tulee oikeus muuntaa muotoon h/vko tavalla, joka on ohjeistettu osoitteessa sivulla Varhaiskasvatusaika.

 Jos kunta ei tuota lapsen varhaiskasvatuspäätöstä Vardan vaatimassa tuntia/viikossa -muodossa, miten tiedot tallennetaan Vardaan?

Varhaiskasvatusaika tulee ilmoittaa tavalla, joka on ohjeistettu sivulla Varhaiskasvatusaika.

 Jos kunta on tehnyt päätöksen, että normaali varhaiskasvatuksen hoitoaika alkaa klo 5.30, onko tämä Vardan näkökulmasta kuitenkin vuorohoitoa?

Mikäli varhaiskasvatustoimija katsoo lapsen olevan ns. normaalin varhaiskasvatusajan puitteissa, ei lasta merkitä tällöin vuorohoidon piiriin kuuluvaksi. Varhaiskasvatuksen sanastossa vuorohoidon määrittelyssä käytettiin normaalin varhaiskasvatusajan rajoina aikavälinä 06.00 - 18.00. Mikäli paikallisesti on tehty joustoja varhaiskasvatukseen tuomisen tai hakemisen osalta, kuitenkin siten että pääasiallinen varhaiskasvatus tapahtuu arkipäivinä em. aikavälillä, voidaan tulkita lapsen olevan silloin normaalin varhaiskasvatuksen piirissä. 

 Ovatko lapsen varhaiskasvatuspäätöksen tiedot päivittäinen varhaiskasvatus ja kokopäiväinen varhaiskasvatus pakollisia tietoja?

Pakollisuus riippuu siitä, onko lapsi vuorohoidossa. Vardaan tulee kirjata lapsen varhaiskasvatusajasta varhaiskasvatuspäätöksen varhaiskasvatusoikeuden laajuutta kuvaavat tiedot. Kaikista lapsista kirjataan tieto, kuinka monta tuntia viikossa lapsi on varhaiskasvatuksessa sekä tieto, onko lapsi vuorohoidossa. Jos lapsi ei ole vuorohoidossa, varhaiskasvatusajasta pitää kirjata myös, onko lapsi päivittäisessä varhaiskasvatuksessa (tieto on muodossa kyllä/ei) sekä onko lapsi kokopäiväisessä varhaiskasvatuksessa (tieto on muodossa kyllä/ei). Nämä tiedot ovat siis pakollisia, jos lapsi ei ole vuorohoidossa. Tämän takia tietojen pakollisuus on merkitty tietoluetteloon numeroilla 0..1.

 Kuntamme on mukana 5-vuotiaiden maksuttomassa varhaiskasvatuksen kokeilussa. Merkitäänkö kokeilussa mukana olevien lasten tiedot Vardaan?

Jos lapsi osallistuu opetus- ja kulttuuriministeriön maksuttomaan varhaiskasvatuksen kokeiluun 5-vuotiaana, on kyseessä edelleen osallistuminen varhaiskasvatukseen. Tällöin lapselle on tehty varhaiskasvatuspäätös ja lapsen tiedot tallennetaan Vardaan.

 Tallennetaanko tilapäisessä hoidossa olevien lasten tiedot Vardaan?

Jos tilapäisessä hoidossa olevien lasten tiedot on tallennettu varhaiskasvatusjärjestelmään ja kunta tekee tilapäisestä hoidosta varhaiskasvatuspäätöksen, tilapäisessä hoidossa olevien lasten tiedot tulee viedä Vardaan. Mikäli kunta ei tee tilapäisestä hoidosta päätöstä, tilapäisessä hoidossa olevan lasten tietoja ei viedä Vardaan.

 Tuottaako varhaiskasvatustoimija tiedon pikakäsittelystä?

Pikakäsittelytieto muodostetaan Vardassa hakemuksen saapumisajasta sekä päätöspäivämäärästä, varhaiskasvatustoimijan tulee siis tuottaa vain nämä kaksi tietoa, jonka perusteella tieto pikakäsittelystä tuotetaan automaattisesti. 

 Jos lapsi on sekä esiopetuksessa perusopetuksen alla, että päiväkodissa päivähoidossa vaikka iltapäivisin, kumpaan tiedot laitetaan Vardaan vai KOSKI-palveluun?

Esiopetuksen osalta tiedot tallennetaan KOSKI-palveluun ja varhaiskasvatuksen osalta Vardaan.

 Miten toimimme, jos lapsen varhaiskasvatushakemuksen päivämäärää ei ole sähköisessä järjestelmässä vaan se on saatavilla vain paperimuotoisessa päätöksessä ja on todennäköisesti usean vuoden takaa?

Varhaiskasvatustoimija siirtää 1.1.2019 lähtien tiedon varhaiskasvatushakemuksen saapumispäivämäärästä ja nämä päivämäärät voivat olla 2019 vuotta edeltävältä ajalta. Mikäli päätös on vain paperisena ja useamman vuoden takaa, tulee varhaiskasvatustoimijan tällöin kirjata päivämääräksi esim. 1.1.2007.

 Mitä teemme, jos kunnassamme lapselle ei kirjata päätökseen päättymispäivämäärää? Päättymispäivämäärä kirjataan lapsen sijoitukselle mutta ei päätökselle.

Jos päätös on toistaiseksi voimassa, päättymispäivämäärän voi jättää sekä päätöksen että sijoituksen osalta tyhjäksi. Päättymispäivämäärä kuuluu kuitenkin asettaa lapsen päätökselle sekä lapsen sijoitukselle eli varhaiskasvatussuhteelle heti, kun se on tiedossa. Näin varmistetaan, että Vardaan ei jää lapsia, jotka ovat esimerkiksi jo aloittaneet perusopetuksen ja siirtyneet pois varhaiskasvatuksen piiristä. 

 Siirretäänkö esiopetusta täydentävän varhaiskasvatuksen tiedot myös Koskeen?

Esiopetusta täydentävät varhaiskasvatustiedot siirretään Vardaan, ei Koskeen. Kunta siirtää varhaiskasvatustiedot Vardaan ja esiopetustiedot Koskeen.

 Kunnassamme viikottainen keskimääräinen tuntimäärä valitaan neljästä eri vaihtoehdosta: enintään 20h/vko, yli 20h mutta enintään 25h/vko, yli 25h mutta alle 35h/vko sekä vähintään 35h/vko. Mikä tuntimäärä ilmoitetaan Vardaan näissä porrastetuissa vaihtoehdoissa?

Jos kunnassa varhaiskasvatusaika kirjataan näin, Vardaan kirjataan tämän lapsen varhaiskasvatusajaksi välin ylin arvo, eli esimerkiksi 25h/vko, jos lapsen varhaiskasvatuksen tarve on yli 20h mutta enintään 25h/vko. Varhaiskasvatusajan merkitsemisestä on ohjeistettu tarkemmin täällä: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatusaika.

 Miten ilmoitetaan tuntimäärät sijoituksessa, kun meillä on leikkitoiminassa tunnit ovat alle 3h/pv, 3-4h/pv ja 4-5h/pv?

Jos on kyseessä toiminta, josta tehdään varhaiskasvatuspäätös, tiedot viedään Vardaan. Jos päätöstä ei tehdä, tietoja ei viedä Vardaan. Liukuvissa ajoissa tieto viedään suuremman tuntimäärän mukaan.

Tietosisältö; henkilöstö

 

 Tallennetaanko Vardaan tiedot vain vakituisesta henkilöstöstä?

Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardaan tallennetaan tiedot vakituisesta ja määräaikaisesta henkilöstöstä sekä vuokratyövoimasta. Tietojen tallennus alkaa 1.9.2019.

 Ilmoitetaanko henkilöstön osalta täydennyskoulutus takautuvasti?

Vardaan tallennetaan tiedot henkilöstön osalta 1.9.2019 lähtien, ei takautuvasti.

 Minkä järjestelmän kautta tiedot henkilöstöstä tallennetaan Vardaan?

Työntekijätiedot tallennetaan Vardaan 1.9.2019 lähtien. Henkilökunnan tiedot tallennetaan integraatioiden kautta kuntien HR-järjestelmistä tai muusta järjestelmästä, jossa tiedot ylläpidetään. Mikäli käytössä ei ole järjestelmää, tiedot tallennetaan käsin käyttöliittymän kautta Vardaan.

 

Tietosisältö; ostopalvelu, palveluseteli 


 Kunnassamme on käytössä palveluseteli, ja palvelusetelipäiväkodissa on käytössä eri tietojärjestelmä kuin kunnassamme. Miten varmistamme tiedon oikeellisuuden ja sen, että Varda hakee lapsen tiedot oikeasta tietojärjestelmästä vuonna 2020?

Mikäli kunta/kuntayhtymä järjestää varhaiskasvatusta palvelusetelillä, kunnan tulee huolehtia lasten tietojen siirrosta/tallentamisesta Vardaan 1.1.2019 lähtien.  Suosittelemme, että mikäli kunnassa/kuntayhtymässä on 1.1.2020 alkaen riski siirtää kahteen kertaa varhaiskasvatustietoja Vardaan, kunta/kuntayhtymä sopii Varda-tietovastaavan ja Varda-järjestelmävastaavan sekä palveluntuottajan kanssa tiedonsiirtoon liittyvistä yksityiskohdista.

 Kunnassamme on käytössä palveluseteli. Mitä tietoja palvelusetelillä tuotetusta varhaiskasvatuksesta kunnan pitää viedä Vardaan?

Kunta tallentaa palvelusetelillä tuotetussa varhaiskasvatuksessa olevien lasten tiedot Vardaan 1.1.2019 alkaen. Lasten tiedot tuotetaan Vardaan varhaiskasvatustoimijatasoisesti. Lapsen sijoittuminen toimipaikkaan tallennetaan varantoon 1.1.2020 alkaen. 

Tämän lisäksi kunta on vastuussa lasten huoltajien ja maksutietojen tallentamisesta Vardaan 1.9.2019 alkaen. Yksityinen palveluntuottaja tallentaa tiedot toimipaikasta, jossa lapsen varhaiskasvatus järjestetään, 1.1.2020 alkaen.

 Kuntamme ostaa ostopalveluna varhaiskasvatusta yksityiseltä varhaiskasvatuksen palveluntuottajalta. Mitä tietoja ostopalveluna hankitusta varhaiskasvatuksesta kunnan pitää viedä Vardaan?

Kunta tallentaa ostopalveluna hankkimastaan varhaiskasvatuksesta varhaiskasvatuksessa olevien lasten tiedot Vardaan 1.1.2019 alkaen. Tämän lisäksi kunta on vastuussa lasten huoltajien ja maksutietojen tallentamisesta Vardaan 1.9.2019 alkaen. Yksityinen palveluntuottaja tallentaa 1.1.2020 alkaen tiedot toimipaikasta, jossa lapsen varhaiskasvatus järjestetään.

 Meillä on kunnassa käytössä yksityisten kanssa palveluraha. Käsitelläänkö palvelurahaa kuten palveluseteliä ja koskeeko sitä sama aikataulu kuin palveluseteliä?

Mikäli palvelusetelin ja palvelurahan välinen ero on pelkästään termin tasolla, tällöin palvelurahaa koskee sama aikataulu kuin palvelusetelillä tuotettua varhaiskasvatusta.

 Miten kunta ilmoittaa ostopalveluna ja palvelusetelin avulla tuotetun varhaiskasvatuksen Vardaan?

Kunta on velvollinen tuottamaan Vardaan tiedon ostopalveluna ja palvelusetelillä tuotetusta varhaiskasvatuksesta. Nämä lapset lisätään Vardassa vuoden 2019 aikana väliaikaiseen toimipaikkaan, koska yksityisten palveluntuottajien toimipaikat tallennetaan vasta 1.1.2020 alkaen. Jokaiselle kunnalle on lisätty Vardaan valmiiksi väliaikainen toimipaikka, joka on nimetty muodossa ”Palveluseteli ja ostopalvelu Kunta”. Kaikki palvelusetelillä ja ostopalveluna tuotetussa varhaiskasvatuksessa olevat lapset lisätään tähän toimipaikkaan.  Ostopalveluina ja palvelusetelillä tuotettu varhaiskasvatus saa toimipaikat vuonna 2020, kun varhaiskasvatuslain mukaisesti yksityiset varhaiskasvatustoimijat lisäävät tietonsa Vardaan. Opetushallitus ohjeistaa kuntia ja kuntayhtymiä sekä varhaiskasvatusjärjestelmien toimittajia vuoden 2019 aikana vuoden 2020 tilanteeseen valmistautumisessa.

 Kun kunta ostaa lapselle varhaiskasvatusta toisesta kunnasta, käsitelläänkö sitä ostopalveluna?

Kyllä. Tiedot Vardaan siirtää tai tallentaa se kunta, joka tekee lapsesta varhaiskasvatuspäätöksen.

 

Tiedonsiirto; aikataulut

 

 Milloin tietojen siirto Vardaan alkaa?

Siirtymäajat on määritelty uudessa varhaiskasvatuslaissa ja esiopetustietojen osalta laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä:

  • Kunnat aloittavat tietojen siirron varhaiskasvatuksen tuottajan ja sen toimipaikkojen sekä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tietojen osalta 1.1.2019 alkaen
  • Varhaiskasvatuksen toimipaikassa esiopetuksessa olevien lasten tiedot on tallennettava KOSKI-palveluun 1.1.2019 lähtien. Lisätietoja esiopetustiedoista löytyy täältä.
  • Kunnat tallentavat Vardaan henkilöstöään koskeva tiedot sekä varhaiskasvatuksessa olevan lapsen vanhempien tai muiden huoltajien tiedot 1.9.2019 alkaen
  • Yksityiset palveluntuottajat aloittavat tietojen siirron varhaiskasvatuksen tuottajan ja sen toimipaikkojen sekä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tietojen osalta 1.1.2020 alkaen
  • Yksityiset palveluntuottajat tallentavat Vardaan henkilöstöään koskeva tiedot sekä varhaiskasvatuksessa olevan lapsen vanhempien tai muiden huoltajien tiedot 1.9.2020 alkaen.
 Tallennetaanko käyttöliittymän kautta tiedot Vardaan yksi vai kaksi kertaa kuukaudessa?

Opetushallituksen määräyksen mukaan Vardaan tallennetaan tiedot 15. päivään mennessä ja kuukauden viimeiseen päivään mennessä. Tiedot tulee siis tallentaa käyttöliittymän kautta vähintään kaksi kertaa kuukaudessa. Varhaiskasvatustoimija voi halutessaan tallentaa tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta myös useammin kuin kaksi kertaa kuukaudessa.

 Onko KOSKI-palveluun siirrettävillä tiedoilla sama siirtymäaika kuin Vardassa?

Laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä määrätään tallentamaan varhaiskasvatuksen toimipaikassa olevien lasten tiedot KOSKI-palveluun 1.1.2019 lähtien. Jotta KOSKI-palveluun voi tallentaa esiopetustietoja, on Organisaatiopalvelussa oltava kaikki organisaation toimipaikat, joissa esiopetusta järjestetään. Kunnan ja kuntayhtymän varhaiskasvatuksen toimipaikat Opetushallituksen Organisaatiopalveluun saadaan 1.1.2019 lähtien Vardan kautta. Tämä tarkoittaa, että esiopetustietojen tallentaminen varhaiskasvatuksen toimipaikoissa järjestettävän esiopetuksen osalta onnistuu KOSKI-palveluun sen jälkeen, kun varhaiskasvatusjärjestelmästä tulevat vaaditut toimipaikkatiedot on tallennettu Vardaan. Vardaan kunnan/kuntayhtymän on Opetushallituksen määräyksen mukaan tallennettava tiedot ensimmäistä kertaa 30.4.2019 mennessä ja tämän jälkeen kerrotun frekvenssin mukaisesti. Aikataulullisesti tämä kokonaisuus voi tarkoittaa sitä, että kunta/kuntayhtymä voi tallentaa tietoja KOSKI-palveluun vasta 30.4.2019 lähtien. Suosittelemme, että kunta/kuntayhtymä käy sisäisesti keskustelua Varda-tietovastaavan ja -järjestelmävastaavan sekä kunnan KOSKI-pääkäyttäjien kanssa tietojen Vardaan ja KOSKI-palveluun tallentamisen aikatauluista. Vaikka tietojen tallentamisen käytännön toteutus jäisi myöhäisempään ajankohtaan kuin 1.1.2019, on tiedot varhaiskasvatuksen toimipaikassa järjestettävän esiopetuksen osalta tallennettava KOSKI-palveluun 1.1.2019 lähtien.

 Mihin kellonaikaan tiedot siirtyvät Vardaan päivittäin?

Järjestelmätoimittajat vastaavat tietojen automatisoidusta siirrosta Vardaan. Varhaiskasvatustoimija voi siis sopia asiasta järjestelmätoimittajansa kanssa. 

 Siirtyykö Vardaan päivittäin vain kyseisen päivän tiedot vai siirretäänkö tietoja takautuvasti useamman päivän osalta?

Järjestelmätoimittajia on ohjeistettu siirtämään Vardaan vain muuttuneet tiedot ja tiedonsiirtojen käynnistyttyä muuttuneet tiedot siirtyvät Vardaan päivittäin. Tietojen siirto useamman päivän osalta takautuvasti voi tulla kuitenkin kysymykseen, jos kunnan tietojen siirto Vardaan aloitetaan esimerkiksi 1.4.2019. Varhaiskasvatuslain mukaan Vardaan kuuluu siirtää tiedot 1.1.2019 lähtien, joten tässä tapauksessa tietojen alkusyötössä tiedot lähetetään takautuvasti ajalta 1.1.2019-31.3.2019.

 Siirtyvätkö tiedot integraatioiden kautta Vardaan myös viikonloppuna?

Opetushallituksen määräyksen mukaan tiedot tulee integraatioiden kautta siirtää Vardaan kerran vuorokaudessa. 

 

Tiedonsiirto integraation välityksellä

 

 Miten Vardaan siirretään tietoa?

Tietoa siirretään kahdella eri tavalla: 

  1. Automatisoidusti: 
    Ne varhaiskasvatuksen järjestäjät, joilla on käytössään Abilitan, Daisyn, Effican, Visman järjestelmän tai ProConsonan kaltainen varhaiskasvatuksen operatiivinen järjestelmä, ovat automatisoidun tiedonsiirron piirissä. Vardan ja varhaiskasvatuksen järjestelmien välisten integraatioiden avulla varhaiskasvatuslakiin kirjatut tietosisällöt siirtyvät automaattisesti varhaiskasvatuksen tietovarantoon Opetushallituksen määrittelemän tiedonsiirtofrekvenssin mukaisesti.
  2. Varda-käyttöliittymän välityksellä: 
    Ne varhaiskasvatuksen järjestäjät, joilla ei ole käytössä Vardaan integroituvaa tietojärjestelmää, voivat käyttää Vardan helppokäyttöistä käyttöliittymää. Vardan käyttöliittymä on verkkopalvelu, joka toimii internetselaimessa. Käyttöliittymää varten ei tarvitse asentaa erikseen järjestelmää. Käyttöliittymässä virkailija syöttää käsin varhaiskasvatuslain 70 §:n vaatimat tiedot Vardaan.
 Voimmeko käyttää käyttöliittymää joidenkin tietojen siirtoon, vaikka meillä on käytössä myös Vardaan integroituva tietojärjestelmä?

Varhaiskasvatuksen järjestäjän pitää valita, kumpaa tapaa tiedonsiirtoihin käytetään. Varhaiskasvatuksen järjestäjä ei voi käyttää sekä käyttöliittymää että siirtää tietoja Vardaan automatisoidusti samaan aikaan.

 Kunnassamme on käytössä varhaiskasvatuksen tietojärjestelmä. Mitä meidän pitää tehdä, jotta voimme aloittaa siirrot 1.1.2019?

Jos kunnan varhaiskasvatuksen tietojärjestelmä on Effica, Abilita, Daisy, ProConsona tai Visman järjestelmä, tiedot voidaan siirtää automatisoidusti integraation kautta Vardaan.

  1. Nimetä Varda-järjestelmävastaava ja Varda-tietovastaava
  2. Osallistua Varda-järjestelmävastaavalle ja Varda-tietovastaavalle suunnattuihin webinaareihin syyskuussa 2018
  3. Varmistaa järjestelmätoimittajanne kanssa, että Opetushallituksen tietoluettelossa mainitut tiedot löytyvät järjestelmästänne / järjestelmätoimittajan Varda-versio saadaan päivitettyä hyvissä ajoin ennen vuoden vaihdetta
  4. Varmistaa, että tietoluettelossa mainitut tiedot kirjataan tietoluettelon ohjeiden mukaisesti tietojärjestelmään ja viestiä kirjaamistavoista kunnan toimijoille
  5. Järjestää kuntanne Varda-järjestelmävastaavalle ja Varda-tietovastaavalle käyttöoikeudet Vardaan. Käyttöoikeuksista viestitään kunnan Varda-järjestelmävastaavalle ja Varda-tietovastaavalle tarkemmin loppusyksystä.
  6. Tammikuu 2019: Aloittaa tiedonsyöttö varantoon ja tehdä kunnan Varda-tietojen hyväksyntätestaus
 Miten saan tiedon varhaiskasvatustietojen onnistuneesta automaattisesta (järjestelmien välisestä) siirrosta Vardaan?

Varda-järjestelmävastaavan ja Varda-tietovastaavan tehtävänä on tarkistaa tietojen siirron onnistuminen. Varda-käyttöliittymään tulee ns. katselunäkymä, josta Varda-tietovastaava näkee Vardaan onnistuneesti tallennetut tiedot. Mikäli tiedonsiirroissa on teknisiä ongelmia, Varda-järjestelmävastaava vastaa virheiden raportoinnista eteenpäin kunnan järjestelmätoimittajalle.

 Miten integraation kautta tietoa syöttävä kunta voi korjata Vardaan virheellisesti syötetyn tiedon, jos kunnalla on tässä tapauksessa käytössä vain katseluoikeudet Vardaan?

Tieto korjataan varhaiskasvatuksen operatiiviseen järjestelmään, josta korjattu tieto siirtyy Vardaan. Integraation yli tietoa syöttävä kunta ei siis korjaa tietoja Vardan käyttöliittymässä

 Voiko kunta valita itse, tallentaako se tiedot Vardaan järjestelmäintegraatioiden kautta vai käyttöliittymän kautta?

Kyllä voi. Tallennustavan valinnassa kannattaa huomioida siirrettävän tiedon määrä eli isoja tietomääriä kannattaa tallentaa Vardaan integraation kautta, mikäli se on mahdollista. Pientien määrien tallentamiseen ja päivittämiseen voi käyttää käyttöliittymää. Tietojen siirtämisessä/tallentamisessa käytetään systemaattisesti valittua tapaa (integraatio tai käyttöliittymä). Opetushallitukselle on hyvä ilmoittaa (varda@opintopolku.fi) valittu tapa, jotta Opetushallitus voi tarvittaessa kohdistaa tallentamistapaan liittyvää viestintää oikeaan kuntaan/kuntayhtymään.

 Mitä teemme, jos tietojen siirto Vardaan ei onnistu?

Kunnan Varda-järjestelmävastaava on vastuussa teknisen tiedonsiirron virheiden seurannasta ja niiden raportoinnista eteenpäin. Virhetilanteessa järjestelmävastaavan kuuluu selvittää, mitkä tiedot eivät välity Vardaan ja milloin tiedonsiirto-ongelmat alkoivat. Varda-järjestelmävastaavan tehtävänä on olla asiasta yhteydessä kunnan/kuntayhtymän käyttämän varhaiskasvatusjärjestelmän järjestelmätoimittajaan. Mikäli virhe johtuu väärinkirjatusta tiedosta, järjestelmävastaavan tulee olla yhteydessä kunnan Varda-tietovastaavaan, jonka tehtävänä on Vardan kirjauskäytänteiden jalkauttaminen kunnan sisällä.

 Miten varhaiskasvatustoimijat saavat tietoa virheestä tiedonsiirrossa tai virheellisesti syötetystä tiedosta?

Vardaan toteutetaan raportointi, jossa varhaiskasvatustoimija käyttöliittymän avulla näkee liikennevalo-mallin mukaisesti tiedot ja tiedon siirtymisen tilanteen. 

 Jos kunta ostaa varhaiskasvatuspalveluita toiselta kunnalta, kumpi kunta siirtää lapsen tiedot Vardaan?

Se kunta, joka tekee varhaiskasvatuspäätöksen lapselle, siirtää tiedot Vardaan.

 Miten integraatiot henkilöstöhallinnon järjestelmiin tapahtuvat?

Henkilöstöön liittyvät tietosisällöt tuotetaan niistä järjestelmistä, joissa varhaiskasvatustoimija niitä ylläpitää. Pääsääntöisesti näitä järjestelmiä ovat HR-järjestelmät. Näihin järjestelmiin tehtävät tarpeelliset muutostyöt toteutetaan keväällä 2019 yhteistyössä ko. järjestelmien toimittajien kanssa. Opetushallitus viestii kuntiin henkilötietojen tallentamisesta Vardaan.

 Voiko Vardasta poistaa tietoja eli miten tiedonsiirrossa rajapinnan kautta on huomioitu virheellisen tiedot mitätöinti?

Jos Vardaan syötetään virheellinen tieto, jota ei saa korjattua muuten kuin sen poistamalla, tiedon voi Vardassa mitätöidä. Mitätöityä tietoa ei saa palautettua, joten jos tiedon mitätöi virheellisesti, tieto pitää siirtää/tallentaa uudelleen Vardaan

 

Tiedon tallentaminen käyttöliittymällä

 

 Mistä Vardan käyttöliittymä löytyy?

Vardan käyttöliittymä löytyy varhaiskasvatustoimijalle Opetushallituksen Opintopolun virkailijanäkymästä osoitteesta https://virkailija.opintopolku.fi 1.1.2019 lähtien ja kansalaiselle omien tai huollettavien tietojen katseluun Oma Opintopolku -palvelusta 1.5.2019 lähtien. HUOM! Tuettuja selaimia ovat Chrome, Firefox ja Edge. Internet Explorer ei toimi.

 Kuntamme varhaiskasvatuksessa ei ole käytössä tietojärjestelmää. Miten siirrämme tiedot Vardaan?

Ne varhaiskasvatuksen järjestäjät, joilla ei ole käytössä Vardaan integroituvaa tietojärjestelmää, voivat käyttää Vardan helppokäyttöistä käyttöliittymää.

Vardan käyttöliittymä on verkkopalvelu, joka toimii internetselaimessa. Käyttöliittymää varten ei tarvitse asentaa erikseen järjestelmää. Käyttöliittymässä virkailija syöttää käsin varhaiskasvatuslain 70 §:n vaatimat tiedot Vardaan. Käyttöliittymän avulla syötetyt tiedot luodaan kerran, jonka jälkeen tietojen syöttäjän tulee huolehtia ainoastaan muuttuneiden tietojen päivittämisestä.

 Kuntamme syöttää tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta. Mitä meidän pitää tehdä, jotta voimme aloittaa siirrot 1.1.2019?
  1. Nimetä Varda-järjestelmävastaava ja Varda-tietovastaava
  2. Osallistua käyttöliittymäkunnille suunnattuun koulutukseen syyskuussa 2018
  3. Varmistaa, että tietoluettelossa mainitut tiedot kirjataan Opetushallituksen tietoluettelon ohjeiden mukaisesti käyttöliittymään ja viestiä kirjaamistavoista kunnan käyttöliittymän käyttäjille
  4. Järjestää kuntanne Varda-järjestelmävastaavalle ja Varda-tietovastaavalle käyttöoikeudet Vardan käyttöliittymään. Käyttöoikeuksista viestitään kunnan Varda-järjestelmävastaavalle ja Varda-tietovastaavalle tarkemmin loppusyksystä.
  5. Tammikuu 2019: Aloittaa tiedonsyöttö varantoon käyttöliittymän kautta 
 Mitä Vardan käyttöliittymäkäyttö maksaa?

Vardan käyttöliittymän käyttö on maksutonta.

 

Testaus ja laadunvarmistus

 

 Mikä kunnan rooli Vardan testauksessa on?

Vardan integraatiotestausta on tehty järjestelmätoimittajien kanssa. Tämän lisäksi testaamme tiedonsiirtoja muutaman kunnan kanssa, joilla on käytössä testiympäristö ja testidataa, joka ei sisällä esim. henkilöiden oikeita henkilötunnuksia. Kuntien rooli testauksessa alkaa vuoden alussa, kun tiedonsyöttö Vardaan aloitetaan. Tällöin kuntien Varda-tietovastaavien vastuulla on suorittaa tiedon laadun testaus joulukuun webinaareissa annetun ohjeistuksen mukaisesti. Tuotamme myös raporttinäkymän Vardan käyttöliittymään, jonka avulla tiedon laadun tarkistukset hoidetaan.

 Kuka organisoi ja tiedottaa tiedon laadun testauksesta kuntiin?

Opetushallitus huolehtii Vardaan tallennettujen tietojen laadun testauksen organisoinnista ja viestinnästä kuntiin. Tiedon laadun testauksella tarkoitetaan sitä, että kunnan Varda-tietovastaava käy läpi, että kaikki integraation kautta Vardaan tallennetut tiedot ovat siirtyneet oikein Vardaan ja ovat sisällöltään oikeita.

 Milloin varhaiskasvatuksen tietovarantoa on mahdollista testata?

Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardaa testataan jatkuvasti integraatioiden rakentamisen osalta järjestelmätoimittajien kanssa.

 Miten kunta varmistaa, että tiedot siirtyvät oikein Vardaan?

Järjestelmätoimittajat tekevät oman järjestelmänsä ja Vardan välisiä integraatiotestauksia vuoden 2018 aikana. Kunnat tekevät Vardaan tallennetun tiedon osalta laadunvarmistuksen tallennuksen jälkeen alkuvuodesta 2019. Kunnille tuotetaan ohjeistus laadunvarmistusta varten.

 Koskeeko 1.1.2019 alkava tiedon laadun testaus kaikkia kuntia?

Kyllä, tiedon laadun testaus koskee kaikkia kuntia. Testaus aloitetaan, kun kuntasi/kuntayhtymäsi aloittaa tiedon siirrot Vardaan. Tiedon laadun testauksesta kerrotaan sivulla Tiedon laadun testaus.

 Saavatko kunnat testiohjeen tietojen laadun tarkistamisen pohjaksi?

Kyllä, ohje tiedon laadun testausta varten löytyy täältä: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Tiedon+laadun+testaus

 Onko integraatiota mahdollista testata esimerkiksi jotain Varda testivarantoa vasten, ennen varsinaista käyttöönottoa?

Voitte testata tietojen siirtymistä Vardaan Opintopolun QA-testiympäristössä (https://virkailija.testiopintopolku.fi/).  Ohjeet integraatiotestausta varten löytyvät täältä: https://wiki.eduuni.fi/display/CscVarda/Integraatiotestaus. Pyytäkää tarvittaessa lisäohjeistusta Vardan asiakaspalvelusta varda@opintopolku.fi.

 Riittääkö vaikka vain yhden lapsen tiedoilla testisiirron teko?

Integraatiotestausta varten voitte testata tiedonsiirtoa yhden tai useamman lapsen tiedoilla. Suosittelemme kuitenkin, että testaatte tiedonsiirtoa useamman lapsen ja toimipaikan tiedoilla. Ohje tiedon laadun testausta varten löytyy täältä: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Tiedon+laadun+testaus


Esiopetus

 

 Kunnassamme on lapsia, joiden esiopetus järjestetään päiväkodin tiloissa. Miten näiden lasten esiopetustietojen osalta toimitaan?

Esiopetuksesta ei säädetä varhaiskasvatuslaissa. Lain valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä ( 884/2017 ) mukaan tiedot varhaiskasvatuksen yhteydessä järjestetystä esiopetuksesta on tallennettava perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnalliseen KOSKI-tietovarantoon 1.1.2019 lukien. Kunta vastaa esiopetustietojen välittämisestä lain (884/2017) mukaisesti kuten lain 2. luvussa on kirjattu. Kunta voi edellyttää esiopetuksen hankintasopimuksessa, että ostopalvelutoimittaja vastaa tietojen välittämisestä. Mikäli tästä ei sovita, ensisijaisesti vastuussa tiedon toimittamisesta on kunta, ei ostopalvelutoimittaja.

Jos esiopetusta järjestetään varhaiskasvatuksen tiloissa ja esiopetuksen järjestäjä tallentaa esiopetustiedot varhaiskasvatustoimijan omaan tietojärjestelmään (esim. Effica, Proconsona, Abilita tmv), on ne tallennettava lain (884/2017) mukaisesti KOSKI-tietovarantoon. Koskeen vietävä tietosisältö on määritelty lain (884/2017) 7 §:ssä. Lisätietoja esiopetustietojen tallentamista KOSKI-palveluun saa KOSKI-tiimiltä sähköpostitse osoitteesta koski@opintopolku.fi. 

 Miten toimimme, jos esiopetustiedot sijaitsevat kunnassa sekä perusopetuksen että varhaiskasvatuksen tietojärjestelmissä? Miten esimerkiksi varmistamme sen, että samaa lasta tai lapsen esiopetustietoja ei päivitetä kahdesta eri järjestelmästä?

Kunnan/kuntayhtymän tulee huolehtia siitä, että sekä Vardaan että KOSKI-palveluun tuodaan oikeat tiedot eikä samoja tietoja siirretä useaan kertaan. KOSKI-palveluun siirretään jo perusopetuksen yhteydessä esiopetuksessa olevien lasten tiedot. Mikäli myös varhaiskasvatuksen toimipaikassa esiopetuksessa olevien lasten tiedot sijaitsevat samassa perusopetuksen järjestelmässä, voi ne jatkossa siirtää saman integraation kautta Vardaan, kun Vardan kautta on ensin saatu kunnan/kuntayhtymän varhaiskasvatuksen toimipaikat.

Mikäli esiopetuksessa varhaiskasvatuksen toimipaikassa olevien lasten tiedot säilytetään varhaiskasvatuksen järjestelmässä, tulee ne huolehtia erikseen KOSKI-palveluun.

Suosittelemme, että mikäli kunnassa/kuntayhtymässä on riski siirtää kahteen kertaa esiopetustietoja KOSKI-palveluun, kunta/kuntayhtymä käy sisäisesti keskustelua Varda-tietovastaavan ja -järjestelmävastaavan sekä kunnan KOSKI-pääkäyttäjien kanssa siitä, mistä järjestelmästä esiopetustietoja KOSKI-palveluun siirretään.

Tietojen hyödyntäminen ja tietoluovutukset

 

 Miten voimme hyödyntää Vardaan tallennettua tietoa?

Vardan kehittämisessä päävastuullinen tietojen raportoinnin osalta on opetus- ja kulttuuriministeriö. Vardan tietoja on tulossa käyttöön Opetushallituksen Vipunen palveluun vuonna 2019. Lisäksi tietyt viranomaiset saavat pääsyn omaan tehtävänsä hoitamiseen liittyvään raportointinäkymään sekä kunnat oman kuntansa tietoihin.

 Kuka voi saada tietoja Vardasta?

Eri viranomaistahot, kuten opetus- ja kulttuuriministeriö, Opetushallitus, aluehallintovirastot, kunnat, Kela ja Tilastokeskus, voivat hyödyntää varhaiskasvatuksen tietovarannon tietoja omien lakiperustaisten tietotarpeiden puitteissa. Uuden varhaiskasvatuslain mukaisesti viranomaiset hakevat luvan varannon tietojen käsittelyyn Opetushallitukselta.

Huoltajalla on mahdollisuus huollettavan lapsensa tietojen tarkasteluun. Lapsen tietojen katselu järjestetään Opetushallituksen Oma Opintopolku -palvelun kautta.

 Vardan tietoja tullaan käyttämään eri tilastoissa. Näkyvätkö päiväkodin sivutoimipisteet, jotka sijaitsevat eri osoitteessa kuin hallinnollinen päiväkoti, varhaiskasvatuksen tilastossa omina päiväkoteinaan?

Kyllä, tilastollisesti jokainen eri fyysisessä paikassa sijaitseva toimipaikka näkyy erillisenä toimipaikkana tilastossa. Jos päiväkodin sivustoimipisteet on tallennettu erikseen Vardaan, ne näkyvät erillään. Jos niitä ei ole eritelty, ne eivät näy erikseen. Toimipaikkatietojen syöttämisestä löytyy tarkempi ohjeistus täältä: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Toimipaikkatiedot.

Tietosuoja ja rekisteröityjen informointi

 

 Tuottaako Opetushallitus kuntiin perheitä varten asiakastiedotteen Vardasta?

Opetushallitus tuottaa kuntiin perheitä varten tiedotepohjan marras-joulukuussa 2018.

 Mitä käytännössä tarkoittaa, että varhaiskasvatuksen järjestäjä (kunta, kuntayhtymä tai yksityinen varhaiskasvatuksen järjestäjä) toimii EU:n tietosuoja-asetuksessa määritellyssä rekisterinpitäjän roolissa?

Varhaiskasvatustoimija on tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 7 kohdassa tarkoitettu rekisterinpitäjä käsitellessään henkilötietoja varhaiskasvatuksen järjestämiseksi. Rekisterinpitäjä on vastuussa siitä, että henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja että se pystyy osoittamaan henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuden. Varhaiskasvatustoimijat ovat varhaiskasvatuslain nojalla vastuussa myös laissa tarkoitettuun varhaiskasvatuksen tietovarantoon tallennettavista tiedoista.

Kukin varhaiskasvatustoimija (kunta, ky, yksityinen palveluntuottaja) on rekisterinpitäjänvastuussa lain nojalla tallentamiensa tietojen osalta ja vastuussa siitä, että varhaiskasvatuksen tietovarantoon siirretään aina yhteisten kirjauskäytäntöjen mukainen, ajantasainen ja oikea tieto. Yhteinen kirjauskäytäntö määritellään Opetushallituksen syksyllä 2018 lähettämän määräyksen liitteenä toimitetuissa ohjeissa ja tietoluettelossa.

 Pitääkö kuntien omissa tietosuojaselosteissa tehdä muutoksia Vardan vuoksi?

Kuntien tulee huolehtia itse tietosuojaselosteisiin tarvittavat muutokset. Opetushallitus tuottaa kuntien tueksi tietoa rekisteröityjen informoimiseen.

 Voiko huoltaja kieltää lapsen/omien tietojensa siirtämisen Vardaan

Varhaiskasvatus ja varhaiskasvatuksen tietovaranto ovat viranomaistoimintaa. Niitä tarvitaan, jotta toimintaa voidaan järjestää. Varhaiskasvatuksesta ja varhaiskasvatuksen tietovarannosta määrätään varhaiskasvatuslaissa (https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2018/20180540).

 

Kuntien varhaiskasvatusjärjestelmät

 

 Miten lisäämme kunnassamme käytössä olevaan järjestelmään ne Vardaan tallennettavat tiedot, joita ei tällä hetkellä ole tiedossa? Tallennetaanko nämä tiedot kaikkien lasten kohdalla vai vasta uusien varhaiskasvatukseen tulevien lasten kohdalla?

Varhaiskasvatustoimijan tiedon syötön velvoite varantoon alkaa kaikkien varhaiskasvatuksessa olevien lasten osalta 1.1.2019 alkaen. Ennen 1.1.2019 varhaiskasvatuksessa aloittaneiden lasten tietojen tulee olla kirjattu Vardaan varhaiskasvatuslaissa määriteltyjen tietosisältöjen osalta 1.1.2019 lukien.

 En näe oman kuntani käyttämässä järjestelmässä lapsen varhaiskasvatushakemusta enää sitten, kun päätös on tehty. Miten tällöin voin tallentaa tiedon hakemuksen toimittamispäivän Vardaan?

Vaikka kunnan varhaiskasvatusjärjestelmän käyttäjä ei välttämättä näekään hakemuksen toimittamispäivää, on tieto edelleen olemassa varhaiskasvatusjärjestelmässä. Järjestelmätoimittaja toimittaa tiedon integraation kautta Vardaan. Kunnan virkailija, jolla on Vardan käyttöoikeudet, voi käydä katselemassa Vardaan syötettyjä tietoja myös Vardan käyttöliittymän tietojen katselunäkymässä. 

 Onko Vardaan integroituvilla järjestelmätoimittajilla tarkka tieto Vardaan tulevasta tietosisällöstä?

Kyllä on. Opetushallitus on julkaissut 1.1.2019 tallennettavien tietojen osalta tietoluetton, josta löytyvät tallennettavat tiedot. Vardaan integroituville järjestelmätoimittajille on lisäksi viestitty Vardaan tulevasta tietosisällöstä hyvissä ajoin. Järjestelmätoimittajien ja Vardan välisessä integraatiotestauksessa on myös käyty läpi tietosisällöt. Järjestelmätoimittajien tehtävänä on kertoa asiakaskunnilleen, miten ja missä vaiheessa Varda-integraatiota tukeva järjestelmäversio on kunnassa käytössä.

 Kuka vastaa varhaiskasvatuksen tietojärjestelmämuutosten rahoittamisesta?

Varda-hankkeen yhteydessä on toteutettu pilotteja pääasiallisiin varhaiskasvatuksen tietojärjestelmiin. Pilottiin osallistumisessa on edellytetty kunnan ja sen käytössä olevan tietojärjestelmän toteuttajatahon mukaantuloa. Näiden pilottien yksi tavoite on ollut testata Vardan mukaista tiedontuottamisen tapaa. Lisäksi pilotista aiheutuneita kustannuksia korvataan pilottiin osallistuneille kunnille. Pilotissa valmistuneet integrointipalvelut varhaiskasvatuksen tietojärjestelmiin voidaan skaalata järjestelmiä käyttäville asiakaskunnille kohtuullisimmilla kustannuksilla. Kustannuksia muodostuu kunnille riippuen tietojärjestelmätuottajan käytännöistä. Jatkossa kuntien tulisi kilpailutusta järjestäessään edellyttää järjestelmältä Varda-yhteentoimivuutta. Kilpailutuksessa on mahdollista hyödyntää oph.fi/varda -sivuston kautta löydettävää dokumentaatiota. 

 Mitkä järjestelmätoimittajat ovat mukana Vardassa?

Mukana ovat varhaiskasvatuksen järjestelmätoimittajat Abilita, Tieto (Effica)), WhileOnTheMove (Daisy), CGI (Pro Consona), Visma (Primus), tulossa myös Espoon kaupunki (eVaka) ja Altostratus Oy (Juulia). HR-järjestelmätoimittajat tulevat mukaan vuoden 2019 aikana.

 Mikäli kunta vaihtaa syksyllä 2019 tietojärjestelmää, tehdäänkö tietojen syöttö kahteen kertaan?

Mikäli varhaiskasvatustoimija vaihtaa tietojärjestelmää 1.1.2019 jälkeen, tulee kunnan tilaajana huolehtia että järjestelmä on "Varda-yhteentoimiva". Kysymyksen mukaisessa tilanteessa kunta hoitaa tietojen tallentamisen ja siirtämisen alkuvuonna olemassa olevasta järjestelmästä ja syksystä 2019 alkaen uudesta tietojärjestelmästä. Järjestelmästä toiseen siirtyessä on hyvä huolehtia tarkasta päivämäärästä, jolloin siirto vanhasta järjestelmästä lopetetaan ja siirto uudesta järjestelmästä aloitetaan.

 Millä logiikalla Effica siirtää tietoja Vardaan?

Kukin varhaiskasvatusjärjestelmätoimittaja rakentaa integraation Vardaan. Tiedonsiirtojen toimivuudesta voitte tarvittaessa kysyä lisätietoja omalta järjestelmätoimittajaltanne.

Webinaarit ja koulutukset

 

 Ovatko webinaarit 4.12. ja 5.12. samansisältöiset?

4.12. webinaari on suunnattu integraatioita tallentamisessa käyttäville kunnille ja 5.12. käyttöliittymän kautta tiedot tallentaville kunnille. Muutoin webinaarien sisältö on sama, mutta näkökulma (integraatio/käyttöliittymä) vaihtuu. Osallistu siihen webinaariin, joka on kuntasi/kuntayhtymäsi tietojen Vardaan tallentamisen (integraatio/käyttöliittymä) näkökulmasta sinulle oikea.

 Tiedättekö järjestävätkö eri järjestelmien toimittajat omia koulutuksia Vardaan tehtäviin tiedonsiirtoihin liittyen?

Tietojemme mukaan järjestelmätoimittajat järjestävät omia koulutuksia. Tästä kannattaa tiedustella lisää suoraan järjestelmätoimittajalta.

 

 

  • No labels