Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Seloste käsittelytoimista

Joopas-palvelua käytetään yliopistoon JOO-opiskelijaksi hakeutumisessa, JOO-opiskelijavalinnoissa sekä liikkuvuusprosessin hallinnoimisessa.

Hakiessaan opiskeluoikeutta toisen korkeakoulun opintoihin, opiskelija luovuttaa hakuprosessissa tarvittavat tiedot.  Koti- ja kohdekorkeakoulun virkailijat käsittelevät hakemukset ja tekevät päätökset. Opiskelija saa tiedon päätöksestä ja löytää sen Joopas-palvelusta.

Rekisteriin tallennetaan sähköisellä lomakkeella kysyttävät tiedot. Sähköisten lomakkeiden tallennettuja tietoja käytetään kohdeyliopiston opiskelijatieto­järjes­telmän perustietoina. Lisäksi rekisterin tietoja käytetään hyväksi liikkuvuusopintojen laskutuksessa yliopistojen välillä.

Käsittelyperuste

Käsittely perustuu yliopistolain (558/2007) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen. 

Suoritusten siirrettävyys perustuu korkeakoulujen keskinäisiin sopimuksiin.

Yhteystiedot

CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy, admin@joopasjooadmin@postit.csc.fija asiakaspalvelu@csc.fi

Henkilötietoryhmät

Tunnistautumista varten talletetaan seuraavat tiedot:

  • Nimi, sähköpostiosoite ja kotiorganisaatio ovat pakolliset tiedot

Hakulomaketta varten opiskelijasta tarvitaan seuraavat tiedot, jotta opinto-oikeus voidaan perustaa kohdekorkeakouluun:

  • Nimitiedot, osoitetiedot, puhelin, sähköposti, syntymäaika, henkilötunnus, kansalaisuus, sukupuoli, kotikunta, äidinkieli

Opinnoista tarvitaan seuraavat tiedot:

  • Pakollisia tietoja ovat kotikorkeakoulun yksikkötiedot, tutkinto, opiskelun aloitusvuosi, arvioitu valmistumisajankohta, suoritettujen opintopisteiden määrä, aiempi joo-opinto-oikeus, kohdekorkeakoulu ja sen yksikkö, hakukohteen tiedot
  • Vapaaehtoisia tietoja ovat opiskelijanumero sekä pääaine

Hyväksilukuprosessissa talletetaan seuraavat tiedot:

  • Opinto-oikeuden voimassaoloaika, käsittelijän nimi, puoltopäätös, myöntöpäätös

Lokitietoihin kirjataan:

  • henkilötietoja sisältävät lomakkeet ja raportit kuuluvat lokituksen piiriin, kävijästä tallennettaan käyttäjätunnus, kirjautumisaika sekä tieto katsotuista lomakkeista

Tietojen alkuperä, jos ei rekisteröidyltä itseltään

Korkeakoulun käyttäjähallinta vastaa käyttäjäkohtaisten attribuuttien luovuttamisesta Haka-kirjautumisen yhteydessä. Korkeakoulut itse päättävät muiden kuin pakollisten tietojen luovuttamisesta.

Henkilötietojen säilytysaika

Opiskelijatiedot, hakutiedot sekä päätöstiedot anonymisoidaan kun niiden tallennuksesta on kulunut kolme vuotta.

Mahdolliset henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Hakulomakkeella annetut opiskelijatiedot näkyvät koti-ja kohdekorkeakoulun nimetyille virkailijoille. Lisäksi virkailija saa näkyville opiskelijan aiemmat hakemukset sekä niihin annetut päätökset.

Korkeakoulujen pääkäyttäjät näkevät oman korkeakoulunsa käyttäjät hallinnoidessaan käyttöoikeuksia.

Palvelun nimetyt ylläpitäjät näkevät kaikkien korkeakoulujen hakemus-ja päätöstiedot sekä käyttäjätiedot mahdollisten virhetilanteiden ja tukipyyntöjen selvittämistä varten.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille tai muuhun käyttöön.

Tietojen julkisuus tai salassapito

Korkeakoulun opiskelijatietorekisterin tiedot ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä. Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 § ja 16 §:n ja henkilötietolain (523/1999) edellytysten mukaisesti. Rekisteriin ei tallenneta salassapidettäviä eikä arkaluontoisia tietoja.

Henkilötiedoista palvelimelle syntyvä henkilörekisteri on suojattu ylläpitäjien henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla. Tietoverkossa siirrettäessä henkilötiedot on suojattu SSL-tekniikalla.

Käyttäjä saa nähtäville järjestelmässä olevat omat tietonsa palvelunäkymien kautta. Käyttäjällä on pääsy omiin hakemuksiin, käsittelyprosessiin sekä niissä syntyviin päätöksiin.

Muut informoitavat tiedot

  • Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä.
    • Haka-kirjautumisen yhteydessä sinusta luovutettavat tiedot näet kirjautumalla palveluun: https://rr.funet.fi/attribute-test Näitä tietoja ylläpitää oma kotikorkeakoulusi. Saat poistettua omat käyttäjätietosi Joopaksesta osoittamalla pyynnön osoitteeseen admin@joopas jooadmin@postit.csc.fi
    • Joopas-hakupalveluun opiskelijasta tallennetut henkilö-ja opiskelutiedot ovat opiskelijan nähtävissä opiskelijan käyttöliittymän Omat tiedot-osiossa.
  • Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.
  • Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
  • CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n yhteystieto: asiakaspalvelu@csc.fi