Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Excerpt
Info

Tälle sivulle kootaan usein kysyttyjä kysymyksiä varhaiskasvatuksen tietovarannosta.

Info
titleHae sivulta

Paina Ctrl+A (Valitse kaikki) ja sen jälkeen Ctrl+F (Etsi sivulta). Syötä hakusana ruudulle aukeavaan laatikkoon ja paina Enter.

 

Table of Contents
maxLevel1

Vardan tavoite

 

Expand
titleKuka ylläpitää Vardaa?
  • Varhaiskasvatuksen tietovarannon teknisestä ylläpidosta vastaa Opetushallitus.

  • Varhaiskasvatuksen tietovarannon tietojen luovutukseen liittyvistä lupakäytännöistä vastaa Opetushallitus.

  • Varhaiskasvatuksen tietovarannon tietosisältö määritellään uuden varhaiskasvatuslain 70 §:ssä. Vardan tietomalli ja koodisto määrittyvät 70 §:n pohjalta.

Expand
titleKuinka paljon Vardaan on tulossa määrämuotoisia tietoja?

Vardaan tulevat tiedot on kuvattu Vardan tietoluettelossa

Expand
titleMiten Varda vähentää tulevaisuudessa erilaisiin kyselyihin ja tilastoihin vastaamista?

Vardan tavoitteena on vähentää erilaisiin tietokyselyihin vastaamista eri viranomaisten taholta. Ensimmäisessä vaiheessa tavoitteena on hyödyntää Vardaa korvaamaan osa Kelan tietotarpeista sekä THL:n varhaiskasvatusraportin tietotarve. Varda ei kuitenkaan tule poistamaan kaikkea erilliskyselytarpeita, mutta silloin kun toteuttajana on viranomainen, on mahdollista hyödyntää Vardaan kerättyä tietoa valmiina pohjatietona.

Expand
titleMitä Varda vaatii jatkossa tietojen alkulatausten jälkeen?

Mikäli kunnalla on käytössä jokin varhaiskasvatuksen yleisistä tietojärjestelmistä (Abilita, Effica, ProConsona, Daisy), on tietojen ensimmäisen siirron jälkeen tiedonsiirto automatisoitu. Mikäli kunnalla ei ole tietojärjestelmää, tulee muuttuneet tiedot syöttää Vardan käyttöliittymän kautta joka kuun 14. tai 31. päivään mennessä.

Expand
titleOlen kunnallisessa päiväkodissa vastuussa tietojen käsittelystä. Mitä velvollisuuksia tietovaranto tuo meille ja milloin ne alkavat?

Varhaiskasvatuslaki sisältää voimaantuloajan, jonka perusteella kunta on velvollinen tuottamaan tietovarantoon 70 §:n sisältämiä tietoja toimipaikoista ja lapsista 1.1.2019 alkaen. Työntekijöiden ja huoltajien osalta siirtymäaika on 1.9.2019.

Tavoitteena on, että tietojen siirto varhaiskasvatuksen tietovarantoon tehdään mahdollisimman automatisoidusti.

Mikäli kunnalla on käytössä varhaiskasvatuksen operatiivinen järjestelmä, luodaan varhaiskasvatuksen operatiivisen järjestelmän ja Varda-palvelun välille integraatio, minkä välityksellä automaattinen tiedonsiirto toteutuu ja manuaalisen tiedon tuotannon tarpeet vähenee (esim. erillisten kyselyjen/lomakkeiden täyttö tilastoinnin tietotarpeiden osalta).

Mikäli kunnalla ei ole käytössä varhaiskasvatuksen operatiivista järjestelmää, tulee varhaiskasvatuslain 70 §:n mukaiset tiedot tuottaa 1.1.2019 alkaen varhaiskasvatuksen tietovarantoon Varda-käyttöliittymän välityksellä.

Varhaiskasvatuslain mukaisesti kunta toimii EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisessa rekisterinpitäjän roolissa syöttämiensä tietojen osalta.

Expand
titleOlen yksityisessä päiväkodissa vastuussa tietojen käsittelystä. Emme ole kunnan ostopalvelu- ja/tai palvelusetelitoimija. Mitä velvollisuuksia tietovaranto tuo meille ja milloin ne alkavat? Miten tiedot tallentuvat Vardaan?

Varhaiskasvatuslaki sisältää voimaantuloajan, jonka perusteella yksityinen palveluntuottaja on velvollinen tuottamaan tietovarantoon 70 §:n sisältämät tiedot toimipaikoista ja lapsista 1.1.2020 alkaen. Työntekijöiden ja huoltajien osalta siirtymäaika on 1.9.2020.

Yksityisille toimijoille on käytettävissä samankaltainen rajapintojen kautta toteutettu tiedonsiirto tai vaihtoehtoisesti selainpohjainen käyttöliittymä kuin kunnallisille toimijoille. Vardan selainpohjaisen käyttöliittymän käyttö on maksutonta.

Varhaiskasvatuslain mukaisesti yksityinen palveluntuottaja toimii EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisessa rekisterinpitäjän roolissa syöttämiensä tietojen osalta.

Expand
titleJos järjestelmätoimittaja siirtää tiedot Vardaan, pitääkö meidän kunnassa tehdä mitään?

Kunnan tehtävä on huolehtia siitä, että tiedot ovat siinä muodossa järjestelmässä, että ne voidaan siirtää. Lisäksi, jos tallentamiseen liittyvät prosessit muuttuvat kunnassa, kunnan pitää tarvittaessa tiedottaa järjestelmätoimittajaa muutoksista. Kunnan vastuulla on myös tunnusten luonti Vardan käyttöliittymään, mahdollisten henkilötunnuksettomien lasten yksilöinti sekä tiedon laadun testaus. Suosittelemme myös, että Varda-tiedonsiirtoja tai -tallennuksia tekevät henkilöt osallistuvat Opetushallituksen järjestämiin Varda-koulutuksiin.

Expand
titleJoudumme Vardan vuoksi tekemään muutoksia omiin prosesseihimme. Onko lisätyölle perustelua?

Vardan yksi tehtävä on osaltaan yhdenmukaistaa varhaiskasvatuksen tiedontuotantoa. Näin mm. saadaan alueellisesti ja valtakunnallisesti vertailukelpoista tilastotietoa esim. päätöksenteon tueksi. Tilastoja tuotetaan Vardan pohjalta myös kansainväliseen käyttöön.

 

Käyttäjähallinta, kirjautuminen ja Varda-yhteyshenkilöt

 

Expand
titleMistä saan selville kuka on kuntani Opintopolun vastuukäyttäjä eli henkilö, joka myöntää Vardaan käyttöoikeuksia?

Käyttöoikeuspalvelun rekisterinpitäjä on Opetushallitus, jolla on pääsy kuntien vastuukäyttäjien tietoihin. Tällaisissa tapauksissa voi yhteyttä ottaa Opetushallitukseen osoitteella yhteisetpalvelut@opintopolku.fi.

Expand
titleMikä ero on Varda-järjestelmävastaavalla ja Varda-tietovastaavalla?

Varda-järjestelmävastaava (entinen Varda-pääkäyttäjä) ja Varda-tietovastaava (entinen Varda-vastaava) ovat yhteyshenkilöitä Opetushallituksen ja kunnan/kuntayhtymän/yksityisen varhaiskasvatustoimijan välillä. Yhteyshenkilöille on määritelty omat tehtävät. Varhaiskasvatustoimijat nimeävät henkilön/henkilöt toimijarooleihin oman tarpeensa mukaisesti.

Varda-tietovastaava koordinoi ja vastaa varhaiskasvatuksen tiedontuotannon käytänteiden jalkauttamisesta varhaiskasvatustoimijan organisaatiossa. Tietovastaava huolehtii siitä, että Vardaan välitettävät tiedot syötetään toimijan järjestelmään tai Vardan käyttöliittymään Opetushallituksen määräyksen, ohjeiden ja tietoluettelon mukaisesti. Tämän lisäksi Varda-tietovastaava tekee Vardan tiedon laadun testauksen tammi-helmikuussa 2019 eli vertaa varhaiskasvatustoimijan tietoja Vardaan syötettyihin tietoihin ja tarkistaa, että tiedot ovat Vardassa oikein. Tietovastaava hyödyntää myös varhaiskasvatuksen tietovarannon tietoja raportointityökaluilla, esim. OPH:n Vipunen-palvelun kautta.

Varda-järjestelmävastaava koordinoi ja vastaa Vardan käyttöönoton teknisestä valmistelusta. Jos organisaation tiedot syötetään Vardaan integraation yli, Varda-järjestelmävastaava koordinoi ja vastaa jatkossa yhteydenpidosta tekniseen ylläpitoon liittyen varhaiskasvatuksen järjestelmätoimittajan sekä Opetushallituksen kanssa.  

Expand
titleVoivatko Varda-tietovastaava ja Varda-järjestelmävastaava olla sama henkilö?

Varhaiskasvatustoimija voi järjestää Varda-tietovastaavan ja Varda-järjestelmävastaavan roolituksen haluamallaan tavalla. Esimerkiksi pienessä kunnassa Varda-tietovastaava ja Varda-järjestelmävastaava voivat olla sama henkilö, kun taas isommassa kunnassa voi olla tarpeen nimetä useampi Varda-tietovastaava ja Varda-järjestelmävastaava. Tärkeää on, että roolitus on selkeä organisaation sisällä ja että Opetushallituksella on aina ajantasainen tieto, kuka organisaation Varda-tietovastaava ja Varda-järjestelmävastaava on. Tiedot vastuuhenkilöistä voi lähettää osoitteeseen varda@opintopolku.fi.

Expand
titleVoiko kunnassa olla useampi Varda-tietovastaava tai voiko kunta nimetä vara-tietovastaavan?

Kyllä voi. Kunta voi päätyä useampaan vastuuhenkilöön esimerkiksi tilanteessa, jossa yksi nimetty tietovastaava ei toimi asiakasrajapinnassa eikä kenties pysty huolehtimaan esimerkiksi tietojen laadun tarkistamisesta. Tiedot vastuuhenkilöistä voi lähettää osoitteeseen varda@opintopolku.fi.

Expand
titleOnko yksityisillä varhaiskasvatustoimijoilla omat Varda-tietovastaavat ja Varda-järjestelmävastaavat yhteyshenkilöinä vai vastaako kunta myös yksityisten osalta Vardasta?

Opetushallitus pyytää yksityisiä varhaiskasvatustoimijoita nimeämään omat yhteyshenkilönsä eli Varda-tietovastaavansa ja Varda-järjestelmävastaavansa vuoden 2020 käyttöönottoa ja siihen liittyvää viestintää varten. 

Expand
title Mikä palvelukäyttäjätunnus on ja mitä sen käytössä täytyy huomioida?

Palvelukäyttäjätunnusta tarvitaan, kun tietoja siirretään integraation kautta varhaiskasvatusjärjestelmästä Vardaan. Tunnus on varhaiskasvatusjärjestelmää varten (organisaatiokohtainen), se ei ole henkilökohtainen eikä sitä tule luoda kenenkään henkilön nimiin. Varhaiskasvatustoimijan (kunta/kuntayhtymä) koulutustoimijan vastuukäyttäjä luo palvelukäyttäjätunnuksen Opintopolun käyttöoikeuspalvelussa ja määrittää siihen salasanan sekä voimassaolon. Varhaiskasvatusjärjestelmän järjestelmätoimittaja tai koulutustoimijan vastuukäyttäjä laittaa tunnuksen ja salasanan varhaiskasvatusjärjestelmään riippuen kokonaisuuden toteutuksesta varhaiskasvatusjärjestelmään sekä saamastaan ohjeistuksesta järjestelmätoimittajalta. Mikäli palvelukäyttäjätunnuksen salasana vaihdetaan, on salasana vaihdettava myös varhaiskasvatusjärjestelmään.

Expand
titleMiten pääsen kirjautumaan Vardan käyttöliittymään?

Vardan käyttöliittymään kirjaudutaan Opintopolun (https://virkailija.opintopolku.fi) sivuston kautta. Opintopolussa näkyvät ne palvelut (esim. Varda, Koski), joihin sinulle on myönnetty käyttöoikeudet. Ennen ensimmäistä kirjautumista Opintopolkuun, sinun on rekisteröidyttävä palveluun. Tarkemmat ohjeet löytyvättäältä: Itserekisteröinti vahvalla tunnistautumisella.

Expand
titleOlen unohtanut salasanan Opintopolkuun, miten voin kirjautua palveluun?

Jos unohdit salasanasi, voit vaihtaa sen Opetushallituksen Opintopolku-palvelussa kirjautumalla palveluun suomi.fi-tunnistautumisen avulla ja vaihtamalla salasanan kirjautumisen jälkeen. Vaihtoehtoisesti toinen virkailija (yleensä Opintopolun vastuukäyttäjä) voi vaihtaa salasanan puolestasi.

Expand
titleOnko Varda-palvelukäyttäjätunnus luotava jokaiselle varhaiskasvatuksen toimipaikalle erikseen vai riittääkö yksi yhteinen tunnus?

Yksi varhaiskasvatusjärjestäjäkohtainen palvelukäyttäjätunnus riittää.

Expand
titleVoiko kunnan Varda-tietovastaavalle tai Varda-järjestelmävastaavalle myöntää Varda-pääkäyttäjän oikeudet?

Kyllä voi, kunta on itse vastuussa käyttäjähallinnastaan. Kunnan pitää käyttää harkintaa myöntäessään käyttöoikeuksia Vardaan. Kunta myös vastaa omalta osaltaan siitä, että Vardaan on pääsy vain henkilöillä, jotka sitä työnsä puolesta tarvitsevat.

Expand
titleVoiko Opintopolussa jo myöntää Vardan käyttöoikeuksia?

Kyllä voi, mutta tällä hetkellä käyttöoikeuksia voi myöntää ainoastaan varhaiskasvatuksen järjestäjä-tasolle, ei suoraan yksittäisiin toimipaikkoihin.

Expand
titleMeillä palvelukoordinaattorit käsittelevät lasten hakemukset. Onko siis koulutustoimijan vastuukäyttäjän luotava kaikille näille Varda-pääkäyttäjän oikeudet, koska Varda-pääkäyttäjä pystyy luomaan vain katselija-oikeuksia? Vai voiko kunnassa olla kahta koulutustoimijan vastuukäyttäjää, toinen varhaiskasvatusta varten, joka antaa sitten varhaiskasvatuksen toimijoille pääkäyttäjäoikeuksia? Voiko iso kunta olla edes yhden vastuukäyttäjän varassa?

Varda-pääkäyttäjä voi luoda tunnuksia organisaationsa muille Varda-käyttäjille; pääkäyttäjille, tallentajille ja katselijoille. Henkilötunnuksettomien lasten yksilöintiä voivat tehdä sekä Varda-pääkäyttäjät että Varda-tallentajat. Kunta tai muu koulutustoimija/varhaiskasvatustoimija voi nimetä kahdesta kuuteen Koulutustoimijan/Opintopolun vastuukäyttäjää.

Expand
titleOliko Varda käyttäjäroolit jostain löydettävissä?

Varda käyttöoikeusroolit löytyvät sivulta https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=78156789

Expand
titleNäkyykö Katselija -oikeuksilla myös mahdolliset siirtovirheet?

Vikatilanteet ja niiden raportointi lähtevät Vardasta integraation kautta tietoja siirrettäessä suoraan varhaiskasvatuksen järjestelmätoimittajalle. Järjestelmätoimittajan tulee informoida varhaiskasvatustoimijoita vikatilanteista. Vardan käyttöliittymässä on mahdollista nähdä Varda-katselija -käyttöoikeuksilla se, mitä tietoja Vardaan on siirtynyt integraatioiden kautta.

Expand
titlePitääkö selaimen välimuisti tyhjentää, kun päätän Vardan käyttöliittymäkäytön?

Tyhjennä selaimesi välimuisti poistuessasi Vardan käyttöliittymästä etenkin, jos käytät yhteiskäytössä olevaa tietokonetta verkkoyhteydellä esimerkiksi varhaiskasvatuksen toimipaikassa. Välimuistin tyhjentämisellä varmistat itsellesi palvelun käytön turvallisuuden. Selaimen ollessa auki voit kokeilla näppäinyhdistelmää Ctrl + Shift + Delete välimuistin tyhjentämiseksi.


Tietosisältö 

 

Expand
titleOnko Vardan ensimmäisen käyttöönoton tietoluettelo muuttunut loppuvuoden 2018 aikana?

Tietoluetteloon on tullut pieniä tarkennuksia. Esim. käyntiosoite on Vardassa jatkossa pakollinen.

Expand
titleMinkälaisia tietoja varhaiskasvatuksen tietovarantoon tallennetaan?

Varhaiskasvatuksen tietovarantoon voidaan tallentaa varhaiskasvatuslain (540/2018) 70 §:ssä määriteltyjä varhaiskasvatuksen tietoja.

Opetushallitus julkaisee syksyllä 2018 varhaiskasvatuslain 70 §:n pohjalta määräyksen, ohjeen ja tietoluettelon, jossa määritellään tarkemmin, missä muodossa ja kuinka usein tiedot tallennetaan Vardaan. 

Varhaiskasvatuksen tietovarannon toteuttamiseksi tehdään rajapintatoteutuksia varhaiskasvatusjärjestelmien sekä tietovarannon välille. 

Expand
titleMiten henkilön perustiedot saadaan Vardaan?

Ensimmäisellä kerralla kunnan järjestelmästä (esim. varhaiskasvatus- tai HR-järjestelmä) lähetetään henkilötunnustieto, henkilön etunimi, sukunimi ja kutsumanimi. Tämän jälkeen väestötietojärjestelmästä saadaan Vardaan henkilön yhteystiedot ja Oppijanumerorekisteristä henkilön oppijanumero. Henkilöön liittyvien tietojen muodostumista on kuvattu tietoluettelossa.

Expand
titleMiten Vardaan tuodaan henkilöt, joilla ei ole suomalaista henkilötunnusta?

Niiden henkilöiden yksilöinti, joilla ei ole suomalaista henkilötunnusta, tapahtuu Opetushallituksen oppijanumeron avulla. Kunta/kuntayhtymä vastaa siitä, että ilman henkilötunnusta oleva lapsi yksilöidään ja ilman henkilötunnusta olevalle lapselle luodaan oppijanumero Opetushallituksen Oppijanumerorekisterissä käyttöliittymän kautta. Henkilön perustiedot pitää tallentaa Opintopolun Oppijanumerorekisteriin ja henkilö yksilöidä ennen kuin hänen tietonsa voidaan siirtää/tallentaa Vardaan. Lisätietoja henkilöiden yksilöinnistä löytyy sivulta Oppijatietojen hallinta. HUOM. Kun Huomaa, että kun henkilö myöhemmin saa henkilötunnuksen, henkilötunnus se pitää tallentaa henkilön tietoihin Opintopolun oppijanumerorekisterin kautta. Jos henkilöllä on 9-alkuinen henkilötunnus, jätetään henkilötunnus-kenttä tyhjäksi. Tarkemmat ohjeet löytyvät täältä: Henkilötunnuksettoman henkilötietojen muokkaus.

Expand
titleKerätäänkö Vardaan tietoa avoimen päiväkodin toiminnasta?

Avoimeen varhaiskasvatukseen liittyviä tietoja ei kerätä Vardaan.

Expand
titleKetkä tallentavat tietoja Vardaan?

Varhaiskasvatuslaki velvoittaa kunnan, kuntayhtymän ja yksityisen palvelun tuottajan tallentamaan 70 §:ssä tarkoitetut tiedot tuottamansa palvelun osalta Vardaan. Lain 68 §:ssä puolestaan määritellään tarkemmin tietojen tallentamisvastuita. Lisätietoja tallennusvastuista esimerkiksi palveluseteleihin ja ostopalvelutoimijoihin liittyen löytyy alta.

Kaikilla varhaiskasvatustoimijoilla on oma y-tunnus. Varda-palvelussa jokainen y-tunnustasoinen varhaiskasvatustoimija nähdään erilliseksi varannon tiedon tuottajatahoksi, joka rekisteröityy palveluun omilla käyttäjätunnuksillaan. 

Jokainen kunnallinen päiväkoti, ryhmäperhepäiväkoti ja perhepäivähoitaja muodostaa kunnan alle oman toimipaikkansa. Kunnallisen perhe- ja ryhmäpäivähoidon varhaiskasvatuksen järjestäjänä toimii siis kunta.

Yksityinen perhepäivähoitaja puolestaan toimii varhaiskasvatuksen järjestäjänä, eli tallentaa Vardaan y-tunnustasoiset varhaiskasvatuksen järjestäjätietonsa, toimipaikkansa tiedot ja muut varhaiskasvatuslain 70 §:ssä määritellyt tiedot.

Seurakuntien lapsitoiminta ei ole varhaiskasvatusta, joten seurakunnat eivät ole tiedon tuottamisvelvoitteen alaisia. Sama koskee myös muuta avoimeen varhaiskasvatukseen kuuluvaa varhaiskasvatusta.

Expand
titleKuinka pitkään tietoja säilytetään Vardassa?

Varhaiskasvatuksen tietovarannon tietojen säilytysaika on 5 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, kun lapsi siirtyy pois varhaiskasvatuksen piiristä tai kun työntekijän työsuhde varhaiskasvatuksen tehtävissä päättyi. Tietojen säilytysajasta säädetään varhaiskasvatuslain 72 §:ssä.

Expand
titleMilloin tietoluetteloon sisällytetään tiedot henkilöstöstä ja huoltajista?

Nämä tiedot tuotetaan tietoluettelon seuraavaan versioon, joka julkaistaan kevään 2019 aikana.

Expand
titleTallennetaanko varhaiskasvatuksen tietovarantoon tietoja takautuvasti?

Vardaan tallennetaan kaikkien niiden lasten tiedot, joiden varhaiskasvatuspäätös on voimassa 1.1.2019, vaikka päätöksen alkamispäivämäärä olisi kirjattu tätä päivämäärää aikaisemmalle ajalle. Vardaan ei kuitenkaan viedä tietoja ennen 1.1.2019 päättyneistä tai hylätyistä varhaiskasvatuspäätöksistä.

Expand
titleMistä saan lisätietoa Vardassa käytetyistä termeistä sekä sanastosta?

Vardaan tulevat tiedot on kuvattu Vardan tietoluettelossa. Tämän lisäksi opetus- ja kulttuuriministeriön johtama varhaiskasvatuksen sanastotyöryhmä työstää  Opetus- ja koulutussanaston (OKSA) yhteyteen varhaiskasvatuksen sanastoa. Viimeisin versio varhaiskasvatuksen sanastosta on saatavilla täältä. 

Expand
titleMilloin kunta vastaa yksityisten varhaiskasvatustoimijoiden puolesta tietojen tallentamisesta varhaiskasvatuksen tietovarantoon?

 Vuonna 2019 kunta vastaa niistä tietosisällöistä, joiden tallentamiseen ja siirtämiseen Opetushallitus ohjeistaa syksyllä 2018, lisätietoja löytyy tietoluettelosta. Tämä tarkoittaa myös niiden lasten tietoja, jotka on sijoitettu ostopalveluna toteutettuun varhaiskasvatukseen.

Expand
titleKun yksityinen varhaiskasvatustoimija tuottaa itse tiedon Vardaan, miten sen tekee yksityinen perhepäivähoitaja?

Tiedon tuottaa aina Y-tason varhaiskasvatustoimija. Mikäli yksityinen perhepäivähoitaja on Y-tunnustasoinen toimija, häntä koskee velvoite tuottaa tiedot Vardaan. Hän tuo tiedot Vardaan joko integraation kautta tai käyttöliittymän kautta.

Expand
titleEikö paikkalukuihin laiteta alkaen ja saakka päivää? Paikkaluvuthan muuttuvat aika ajoin.

Paikkalukuihin ei laiteta alku- tai päättymispäivää, vaan sen hetkinen varhaiskasvatuspaikkojen määrä. Tietoluettelossa on kuvattu tarkemmin, miten eri kriteerit vaikuttavat. Vardaan tuodaan/tallennetaan aina sen hetkinen varhaiskasvatuspaikkojen määrä.

Expand
titleTallennetaanko yksityisen hoidon tuella olevia toimipaikkojen ja lasten tietoja Vardaan?

Kyllä tallennetaan. Yksityisen hoidon tuella varhaiskasvatuksessa olevien lasten tiedot tallennetaan 1.1.2020 lähtien Vardaan.

Expand
titleMilloin voin mitätöidä Vardassa tietoja?

Vardassa mitätöidään ainoastaan tietoja, jotka ovat vääriä. Tämä tarkoittaa esimerkiksi tilannetta, jossa Vardaan siirtää epähuomiossa sellaisen lapsen tiedot, jonka varhaiskasvatuspäätös ei ole voimassa. Tilanteessa, jossa tiedot on siirretty oikein ja lapsi on esim. siirtynyt varhaiskasvatuksen jälkeen esiopetukseen, tietoja ei mitätöidä, sillä lapsen tiedot tulee säilyttää Vardassa varhaiskasvatuslaissa määritetty aika.

Expand
titleSaako Vardaan siirtää tietoa, joka ei vielä ole voimassa eli toteutuu vasta tulevaisuudessa?

Tulevaisuuden liittyvää tietoa ei saa siirtää/tallentaa Vardaan. Jos esimerkiksi toimipaikan varhaiskasvatuspaikkojen määrä muuttuu esim. elokuussa, saa tiedon syöttää vasta elokuussa, ei esim. toukokuussa.

Expand
titleVoiko Vardaan tuoda tietoa, josta puuttuu päätöspäivämäärä?

Päättymispäivämäärä ei ole pakollinen tieto. Päättymispäivämäärä täydennetään heti, kun tieto syntyy tai kun tieto on selvillä. 

 

Tietosisältö:varhaiskasvatuksen järjestäjä

 

Expand
titleMitä tarkoitetaan IP-osoitteella Vardan varhaiskasvatuksen järjestäjän tiedoissa? Tarkoitetaanko sillä kunnan julkista IP-osoitetta?

IP-osoitteella tarkoitetaan sitä osoitetta, josta kunnan tiedot Vardaan tulevat. Se voi olla kunnan julkinen IP-osoite esimerkiksi silloin, kun kunnan tiedot tulevat tiedonsiirtona kunnan omasta varhaiskasvatuksen järjestelmästä tai muualta kuin tiedossa olevien järjestelmätoimittajien varhaiskasvatusjärjestelmistä. 

 

Tietosisältö; toimipaikat

 

Expand
titleVoiko usealla toimipaikalla olla sama sähköpostiosoite?

Voi olla, esim. jos johtaja vastaa useasta toimipaikasta. Sähköpostiosoitteen tulee olla toimipaikan yhteiskäyttöinen sähköposti mikäli mahdollista, muussa tapauksessa toimipaikasta vastaavan tahon sähköpostiosoite.

Expand
titleTäytyykö jokaisella toimipaikalla olla jokin sähköpostiosoite?

Kyllä, jokaisen toimipaikan tietoihin kuuluu tallentaa toimipaikan sähköpostiosoite. Usealla toimipaikalla voi olla käytössä sama sähköpostiosoite, mikäli esimerkiksi johtaja vastaa useasta toimipaikasta.

Expand
titleOnko Vardan toimipaikan nimikentässä maksimimäärää?

Tällä hetkellä maksimimerkkimäärä on 200. 

Expand
titleMiten Vardaan merkitään toimipaikka, joka on hallinnollisesti yksi, mutta sijaitsee useassa osoitteessa?

Vardaan toimipaikan nimeksi annetaan tällöin toimipaikan nimi ja nimen perään annetaan toimipaikan katuosoite, esimerkiksi Päiväkoti Mansikka, Mansikkatie ja Päiväkoti Mansikka, Mustikkatie. Vardaan ei voi tallentaa yhden varhaiskasvatustoimijan alle kahta samannimistä toimipaikkaa, vaikka niillä olisi eri käyntiosoite.

Expand
titleOvatko postiosoite ja käyntiosoite Vardassa pakollisia?

Postiosoite on pakollinen. Jos käyntiosoitteen jättää tyhjäksi, se täydentyy postiosoitteen tiedoilla.

Expand
titleTarkoitetaanko tietoluettelossa olevalla perhepäiväkodilla sitä osoitetta, jossa perhepäivähoito järjestetään, jolloin osoitteeksi voi tulla hoitajan oma kotiosoite?

Kyllä. Tällöin perhepäiväkodin toimipaikkatieto on se osoite, jossa varhaiskasvatusta toteutetaan. Mikäli varhaiskasvatusta toteutetaan lapsen omassa kodissa, tulee tällöin kirjata lapsen oma koti. Mikäli perhepäivähoito on ns. kolmiperhepäivähoitoa, tulee tällöin kirjata yksi osoite. Ryhmäperhepäivähoidon osalta myös kirjataan toimipaikan osoitteeksi se osoite, jossa varhaiskasvatusta järjestetään.

Expand
titleKunnassamme järjestetään esiopetusta täydentävä varhaiskasvatus koulun tiloissa. Voiko koulu olla Vardassa toimipaikka?

Kun varhaiskasvatusta annetaan koulun tiloissa, koulu tallennetaan Vardaan omana toimipaikkanaan.

Expand
title Hyödyntääkö KOSKI Vardaan vietyjä varhaiskasvatuksen toimipaikkoja ja niiden tietoja? Voidaanko toimipaikkojen tiedot viedä vain toiseen järjestelmään?

Esiopetusta järjestetään perusopetuksen puolella sekä varhaiskasvatuksen toimipaikoissa. Vardan kautta tuodaan varhaiskasvatuksen toimipaikkojen tiedot Opetushallituksen Organisaatiopalveluun. KOSKI-palvelu hyödyntää Organisaatiopalvelusta varhaiskasvatuksen toimipaikkatietoja. 

Expand
titleOnko Vardassa mahdollista ilmoittaa kaksi toimintakieltä esimerkiksi kaksikielisten kuntien kohdalla?

Asiointikieliä voi ilmoittaa kaksi. Asiointikielellä tarkoitetaan ensisijaisesti henkilökunnan ja lasten välisessä kommunikaatiossa käytettävää kieltä, joka on myös kieli, jolla henkilökunta ja vanhemmat kommunikoivat. Asiointikielen lisäksi toimipaikassa voi olla kielipainotuksia, joilla tarkoitetaan pedagogisin perustein käytettyä muuta kuin asiointikieltä. Kielipainotus pitää sisällään kielisuihkut, -kylvyt tai -rikasteet. Toimipaikan osalta voi merkitä useamman kielipainotuksen.

Expand
titleMiten päivitämme kunnallisen perhepäivähoitajan tai muun toimipaikan tiedot, jos perhepäivähoitaja tai toimipaikka muuttaa?

Jos toimipaikka muuttaa joko pysyvästi tai väliaikaisesti ja sen osoite vaihtuu, toimipaikan osoitetiedot päivitetään. Osoitemuutoksen takia ei tarvitse luoda kokonaan uutta toimipaikkaa. Esimerkiksi jos kunnallinen perhepäivähoitaja muuttaa, niin tässä yhteydessä päivitetään vain perhepäivähoitajan uudet osoitetiedot toimipaikan tietoihin. Vastaavasti jos päiväkoti siirretään väliaikaisiin tiloihin, päiväkodin osoitetiedot päivitetään.

Expand
titleJos varhaiskasvatuksen toimipaikassa järjestetään kerhotoimintaa, viedäänkö toimipaikka Vardaan?

Jos toimipaikassa järjestetään vain kerhotoimintaa, toimipaikkaa ei viedä Vardaan. Jos toimipaikassa järjestetään myös varhaiskasvatusta ja/tai esiopetusta ja varhaiskasvatukseen osallistuu lapsia, joilla on voimassa oleva, aktiivinen varhaiskasvatuspäätös ja joiden tiedot viedään Vardaan, tulee toimipaikka viedä Vardaan. 

Expand
titleSaako varhaiskasvatuspaikkojen määrän laskemisessa käyttää kunnassa käytössä olevia kertoimia tai laskentasääntöjä?

Varhaiskasvatuspaikkojen määrä ilmoitetaan siten, kuin tietoluettelossa on ilmoitettu. Kertoimia tai kunnan omia laskentasääntöjä ei tule käyttää. 

Expand
titlePitäisikö varhaiskasvatuspaikkojen määrä ilmoittaa desimaalilukuna, sillä perhepäivähoitajilla varhaiskasvatuspaikkojen määrä voi olla desimaaliluku?

Varhaiskasvatuspaikkojen määrä ilmoitetaan siten kuin tietoluettelossa on ohjeistettu. Tietoluettelo löytyy täältä: Varda-ohjeistukset.

Expand
titleMikä on puhelinnumeron muodon tarkempi ohje? Tietoluettelon mukaan se annetaan +358XXXX.. muodossa. Voiko siihen jättää tyhjiä välejä?

Puhelinnumero tulee siirtää/tallentaa Vardaan muodossa: +358XXXXXXXXX. Puhelinnumeroon ei saa jäädä välejä.

Expand
titleMiksi varhaiskasvatuksen järjestämismuotoa kysytään Vardassa kahteen kertaan?

Järjestämismuotoa kysytään toimipaikan tietojen ja lapsen tietojen kohdalla. Järjestämismuotoja on Vardassa neljä: kunnan tai kuntayhtymän järjestämä, kunnan tai kuntayhtymän ostopalvelu, palvelusetelillä järjestetty ja yksityisen hoidon tuella järjestetty. Vardan avulla halutaan seurata, millä tavalla järjestetyssä varhaiskasvatuksessa kukin lapsi on. Vardan kautta halutaan lisäksi seurata järjestämismuoto toimipaikoittain, sillä yhdessä toimipaikassa on mahdollista järjestää varhaiskasvatusta useammalla tavalla. Tietojen pohjalta mm. muodostetaan tilastotietoa järjestämismuotoihin liittyen.

Expand
titleKunnassamme yksittäiset perhepäivähoitajat kuuluvat yhden toimipaikan alaisuuteen. Onko tämä riittävä tapa kirjata perhepäivähoitajat?

Vardassa toimipaikat ilmoitetaan tietoluettelon mukaisesti. Kukin perhepäivähoitaja on yksittäinen toimipaikka. Lisätietoja toimipaikkatiedoista löytyy sivustolta https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Toimipaikkatiedot.

Expand
titleMistä toimipaikkatiedot saadaan Vardaan?

Toimipaikkatiedot tulevat Vardaan tiedonsiirrolla kunnan käyttämästä operatiivisesta järjestelmästä. Ne kunnat, jotka eivät siirrä tietoja järjestelmän avulla, tallentavat ne manuaalisesti Vardan käyttöliittymän kautta.  

Expand
titleJos toimipaikka (päiväkoti) lopetetaan, miten toimitaan, jos toimipaikkaa ei voi poistaa?

Toimipaikalle voi antaa päättymispäivämäärän. Jos toimipaikka pitää poistaa (esim. näppäilyvirhe), olkaa yhteydessä Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi).

Expand
titleKunnassamme eri osoitteissa olevia Mustikka-ryhmiä on useita kymmeniä. Tuleeko näistä Vardassa omia mustikkanimisiä toimipaikkojaan?

Riippuu siitä, miten Mustikka-ryhmät on lähdejärjestelmään tallennettu. Mikäli ne on tallennettu sinne omina toimipaikkoinaan omilla osoitteillaan, ne siirtyvät tai ne tallennetaan myös Vardaan omina toimipaikkoinaan.

Expand
titleMistä saa toimipaikoille Organisaatio OID numeron?

Toimipaikat saavat OID-numeron siinä vaiheessa, kun toimipaikkatiedot siirtyvät/tallennetaan Vardaan. Opintopolun organisaatiopalvelu generoi jokaiselle toimipaikalle yksilöllisen OID-tunnuksen.

Expand
titleKunnassamme on parityöskentelyä perhepäivähoidossa. Tämä tarkoittaa, että kaksi perhepäivähoitajaa työskentelee yhdessä toisen hoitajan kotona ja hoidossa voi olla enintään kahdeksan alle kouluikäistä lasta. Miten paikkaluku ilmoitetaan tällaisessa tapauksessa?

Paikkaluvut menevät aina tietoluettelon mukaisesti. Kuntien omia laskentasääntöjä ei voi käyttää.

Expand
titleMeillä on kaksi toimipaikkaa samassa osoitteessa. Kuinka toimitaan?

Jos toimipaikoilla on eri nimet mutta sama osoite, tiedot tuodaan/tallennetaan Vardaan normaalisti. Toimipaikkatiedot-sivulla (https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Toimipaikkatiedot) kuvatut nimeämiskäytänteet koskevat toimipaikkoja, joilla on sama nimi, mutta eri osoite. 

Expand
titleOlenko ymmärtänyt oikein, että toimipaikkatietoja ylläpidetään vain Opetushallituksen Organisaatiopalvelussa? Eli eivät siirry automaattisesti järjestelmästä? Miten varhaiskasvatuksen toimipaikkatietoja ylläpidetään?

Tällä hetkellä toimipaikkatietoja ylläpidetään Vardassa, jonne ne siirtyvät joko integraation kautta tai käyttöliittymän kautta. Varda käyttää lisäksi Organisaatiopalvelussa olevia varhaiskasvatuksen järjestäjä-tietoja.

Expand
titlePitikö YTJ:hin käydä lisäämässä jotain kuntatietoja vai ovatko tiedot kuntien osalta jo kunnossa?

Teidän ei tarvitse käydä tallentamassa uusia tietoja YTJ:hin, mutta kunnan on huolehdittava, että tiedot ovat ajan tasalla YTJ.ssä. Opintopolun Organisaatiopalvelu ja Varda käyttävät YTJ:stä saatavaia tietoja varhaiskasvatuksen järjestäjästä.

Expand
titleJos toimipaikassa ei ole painotusta, miten tiedot ilmoitetaan, kun tietoja siirretään Vardaan integraation kautta?

Vardaan toimipaikkaan liittyy kytkinarvo ”ei painotusta” ja kielipainotuksessa on kytkinarvo "ei kielipainotusta". Suosittelemme käyttämään kytkinarvoa silloin, kun tiedot siirretään integraation välityksellä Vardaan. Vardan koodistossa on kaksi arvoa: 98 = ei painotusta, 99 = muu. Muu-koodia käytetään, jos käytössä on joku painotus, jota ei löydy valintalistasta. 

Expand
titleMiten väistötiloissa toimivien toimipaikkojen osoitetiedot ilmoitetaan?

Jos varhaiskasvatuksen toimipaikan väistötilat toimivat yhdessä osoitteessa, päivitetään toimipaikan osoitetiedot eli käyntiosoite ja tarvittaessa postiosoite. Mikäli toimipaikka jakautuu useaan eri väistötilaan, esimerkiksi useaan päiväkotiin, eikä toimipaikalle enää ole annettavissa yksiselitteistä käyntiosoitetta, annetaan käyntiosoitteeksi se osoite, johon toimipaikan posti ohjautuu. Tämä voi tarkoittaa myös sitä, että toimipaikalle ei anneta uutta osoitetta useaan eri väistötiloihin siirtymisen vuoksi. Osoite päivitetään kunnan/kuntayhtymän käyttämään varhaiskasvatusjärjestelmään, josta tieto siirtyy Vardaan tai käyttöliittymää käytettäessä suoraan Vardaan. 

 

Tietosisältö; lapsi

 

Expand
titleMiten toimimme, jos varhaiskasvatussuhteeseen tai varhaiskasvatuspäätökseen tulee muutos?

Mikäli lapsen varhaiskasvatusoikeutta muutetaan, tulee sitä päätöstä, josta oikeus ilmenee, muuttaa. Samoin mikäli jokin muu varhaiskasvatukseen liittyvä päätetty tai sovittu seikka muuttuu, tulee päätös tai sopimus, eli ns. tiedon lähdeasiakirjakin päivittää. Tämä ei niinkään ole Vardaan, vaan lapsen varhaiskasvatusoikeuteen, päätöstietojen oikeellisuuteen ja sopimusten sitovuuteen liittyvä asia. Lähtökohtana on, että rajapintojen kautta Vardaan siirtyy ajantasaista tietoa ajan tasalla olevista lähdejärjestelmistä ja asiakirjoista.

Expand
titleMistä ja miten lapsi saa oppijanumeron?

Oppijanumero muodostuu automaattisesti Opetushallituksen oppijanumerorekisterissä, kun lapsen tiedot ovat tallentuneet ensimmäisen kerran Vardaan. Sama oppijanumero seuraa lasta koko hänen oppijan polkunsa ajan. 

Expand
titleMitkä tuntimäärät viikossa ovat kokopäiväistä varhaiskasvatusta ja mitkä osapäiväistä varhaiskasvatusta?

Tiedot on määritelty Vardan tietoluettelossa. Jos lapsi ei ole vuorohoidossa, Vardaan tulee syöttää tieto siitä, onko lapsi kokopäiväisessä vai osapäiväisessä varhaiskasvatuksessa. Lapsi on kokopäiväisessä varhaiskasvatuksessa, jos varhaiskasvatusaika on yli viisi tuntia päivässä (5.01) ja varhaiskasvatus tapahtuu arkipäivinä (ma-pe). Lapsi on osa-päiväisessä

varhaiskasvatuksessa, jos varhaiskasvatusaika on viisi tuntia (5.0) tai alle päivässä ja varhaiskasvatus tapahtuu arkipäivinä (ma-pe).

Expand
titleMiten tiedot hoitoajasta tulee tallentaa Vardaan tilanteessa, jossa hoitoaikoja ilmoitetaan eri tavoin eri kunnissa?

Hoitoajan eli varhaiskasvatusajan määrittelyjä ei kunnissa tarvitse Vardan vuoksi muuttaa, mutta vaadittu tieto pitää pystyä tuottamaan Vardaan. Kuntien tueksi tuotetaan vuoden 2018 aikana lista siitä, miten kuntien keräämä hoitoaikatieto muutetaan Vardan vaatimaan muotoon. 

Expand
titlePitääkö kunnan muuttaa varhaiskasvatuspäätöksiä Vardan mukaisiksi esimerkiksi hoitoajan suhteen?

Kuntia ei edellytetä tekemään päätöksiä eri tavoin Vardan vuoksi.

Expand
titleSäilyykö oppijanumero samana, kun lapsi siirtyy esiopetukseen ja lapsen tiedot tallennetaan KOSKI-palveluun?

Kyllä säilyy, oppijanumero luodaan lapselle Opetushallituksen Oppijanumerorekisterissä ja sitä voidaan hyödyntää Opetushallituksen palveluissa kuten Vardassa ja KOSKI-palvelussa.

Expand
titleMillaiset tunnukset ilman henkilötunnusta olevien lasten tietojen tallentamiseen Vardaan tarvitaan?

Ilman henkilötunnusta olevien lasten kanssa työskentelevät (esimerkiksi päiväkodin johtaja/varajohtaja) syöttävät lapsen tiedot Vardaan käsin Opintopolun käyttöliittymän kautta ensimmäisellä tallennuskerralla. Tällöin työntekijä varmentaa lapsen henkilöllisyyden. Varmennuksen jälkeen ilman henkilötunnusta oleva lapsi saa oppijanumerorekisteristä oppijanumeron (OID), joka tulee syöttää kunnan käytössä olevaan varhaiskasvatusjärjestelmään ilman henkilötunnusta olevan lapsen tietoihin. Tämän jälkeen varhaiskasvatusjärjestelmästä voidaan tuoda ilman henkilötunnusta olevan lapsen tiedot Vardaan OID:n perusteella sekä integraatiolla että käyttöliittymän kautta. Kun henkilötunnukseton lapsi myöhemmin saa henkilötunnuksen, Varda-pääkäyttäjän tai Varda-tallentajan täytyy päivittää henkilötunnus lapsen tietoihin Opintopolun Oppijanumerorekisterissä. Tarkemmat ohjeet löytyvät täältä: Henkilötunnuksettoman henkilötietojen muokkaus.

Expand
titleVarhaiskasvatuspäätöksessä ei kunnassamme ole saakka-päivämäärää, vaan päätös on toistaiseksi voimassa. Pitääkö saakka-päivämäärä silti ilmoittaa?

Päätöksen alkamispäivämäärä on pakollinen tieto. Mikäli päätökselle ei ole määritelty päättymispäivämäärää, voidaan päättymispäivämäärätieto jättää tyhjäksi. Mikäli päättymispäivämäärä on tyhjä, päätös on aktiivinen (voimassa oleva). Päätöksiä voi olla yhtä aikaa aktiivisena maksimissaan kolme.  

Expand
titleJos kunnassa ei ole käytössä tuntiperusteista hoitoajan laskutusta, miten viikottainen tuntimäärä ilmoitetaan?

Vardan vuoksi maksupäätöskäytäntöjä ei tarvitse muuttaa. Vardan kannalta keskeistä on saada tietoon lapsen varhaiskasvatusoikeuteen liittyvä varhaiskasvatusaika viikossa. Vardaan ei siis kerätä toteutuneita varhaiskasvatusaikoja.  Mikäli aika on kunnassa ilmoitettu muulla tavoin kuin muodossa h/vko, tulee oikeus muuntaa muotoon h/vko tavalla, joka on ohjeistettu osoitteessa sivulla Varhaiskasvatusaika.

Expand
titleJos kunta ei tuota lapsen varhaiskasvatuspäätöstä Vardan vaatimassa tuntia/viikossa -muodossa, miten tiedot tallennetaan Vardaan?

Varhaiskasvatusaika tulee ilmoittaa tavalla, joka on ohjeistettu sivulla Varhaiskasvatusaika.

Expand
titleJos kunta on tehnyt päätöksen, että normaali varhaiskasvatuksen hoitoaika alkaa klo 5.30, onko tämä Vardan näkökulmasta kuitenkin vuorohoitoa?

Mikäli varhaiskasvatustoimija katsoo lapsen olevan ns. normaalin varhaiskasvatusajan puitteissa, ei lasta merkitä tällöin vuorohoidon piiriin kuuluvaksi. Varhaiskasvatuksen sanastossa vuorohoidon määrittelyssä käytettiin normaalin varhaiskasvatusajan rajoina aikavälinä 06.00 - 18.00. Mikäli paikallisesti on tehty joustoja varhaiskasvatukseen tuomisen tai hakemisen osalta, kuitenkin siten että pääasiallinen varhaiskasvatus tapahtuu arkipäivinä em. aikavälillä, voidaan tulkita lapsen olevan silloin normaalin varhaiskasvatuksen piirissä. 

Expand
titleOvatko lapsen varhaiskasvatuspäätöksen tiedot päivittäinen varhaiskasvatus ja kokopäiväinen varhaiskasvatus pakollisia tietoja?

Pakollisuus riippuu siitä, onko lapsi vuorohoidossa. Vardaan tulee kirjata lapsen varhaiskasvatusajasta varhaiskasvatuspäätöksen varhaiskasvatusoikeuden laajuutta kuvaavat tiedot. Kaikista lapsista kirjataan tieto, kuinka monta tuntia viikossa lapsi on varhaiskasvatuksessa sekä tieto, onko lapsi vuorohoidossa. Jos lapsi ei ole vuorohoidossa, varhaiskasvatusajasta pitää kirjata myös, onko lapsi päivittäisessä varhaiskasvatuksessa (tieto on muodossa kyllä/ei) sekä onko lapsi kokopäiväisessä varhaiskasvatuksessa (tieto on muodossa kyllä/ei). Nämä tiedot ovat siis pakollisia, jos lapsi ei ole vuorohoidossa. Tämän takia tietojen pakollisuus on merkitty tietoluetteloon numeroilla 0..1.

Expand
titleKuntamme on mukana 5-vuotiaiden maksuttomassa varhaiskasvatuksen kokeilussa. Merkitäänkö kokeilussa mukana olevien lasten tiedot Vardaan?

Jos lapsi osallistuu opetus- ja kulttuuriministeriön maksuttomaan varhaiskasvatuksen kokeiluun 5-vuotiaana, on kyseessä edelleen osallistuminen varhaiskasvatukseen. Tällöin lapselle on tehty varhaiskasvatuspäätös ja lapsen tiedot tallennetaan Vardaan.

Expand
titleTallennetaanko tilapäisessä hoidossa olevien lasten tiedot Vardaan?

Jos tilapäisessä hoidossa olevien lasten tiedot on tallennettu varhaiskasvatusjärjestelmään ja kunta tekee tilapäisestä hoidosta varhaiskasvatuspäätöksen, tilapäisessä hoidossa olevien lasten tiedot tulee viedä Vardaan. Mikäli kunta ei tee tilapäisestä hoidosta päätöstä, tilapäisessä hoidossa olevan lasten tietoja ei viedä Vardaan.

Expand
titleTuottaako varhaiskasvatustoimija tiedon pikakäsittelystä?

Pikakäsittelytieto muodostetaan Vardassa hakemuksen saapumisajasta sekä päätöspäivämäärästä, varhaiskasvatustoimijan tulee siis tuottaa vain nämä kaksi tietoa, jonka perusteella tieto pikakäsittelystä tuotetaan automaattisesti. 

Expand
titleJos lapsi on sekä esiopetuksessa perusopetuksen alla, että päiväkodissa päivähoidossa vaikka iltapäivisin, kumpaan tiedot laitetaan Vardaan vai KOSKI-palveluun?

Esiopetuksen osalta tiedot tallennetaan KOSKI-palveluun ja varhaiskasvatuksen osalta Vardaan.

Expand
titleMiten toimimme, jos lapsen varhaiskasvatushakemuksen päivämäärää ei ole sähköisessä järjestelmässä vaan se on saatavilla vain paperimuotoisessa päätöksessä ja on todennäköisesti usean vuoden takaa?

Varhaiskasvatustoimija siirtää 1.1.2019 lähtien tiedon varhaiskasvatushakemuksen saapumispäivämäärästä ja nämä päivämäärät voivat olla 2019 vuotta edeltävältä ajalta. Mikäli päätös on vain paperisena ja useamman vuoden takaa, tulee varhaiskasvatustoimijan tällöin kirjata päivämääräksi esim. 1.1.2007.

Expand
titleMitä teemme, jos kunnassamme lapselle ei kirjata päätökseen päättymispäivämäärää? Päättymispäivämäärä kirjataan lapsen sijoitukselle mutta ei päätökselle.

Jos päätös on toistaiseksi voimassa, päättymispäivämäärän voi jättää sekä päätöksen että sijoituksen osalta tyhjäksi. Päättymispäivämäärä kuuluu kuitenkin asettaa lapsen päätökselle sekä lapsen sijoitukselle eli varhaiskasvatussuhteelle heti, kun se on tiedossa. Näin varmistetaan, että Vardaan ei jää lapsia, jotka ovat esimerkiksi jo aloittaneet perusopetuksen ja siirtyneet pois varhaiskasvatuksen piiristä. 

Expand
titleSiirretäänkö esiopetusta täydentävän varhaiskasvatuksen tiedot myös Koskeen?

Esiopetusta täydentävät varhaiskasvatustiedot siirretään Vardaan, ei Koskeen. Kunta siirtää varhaiskasvatustiedot Vardaan ja esiopetustiedot Koskeen.

Expand
titleKunnassamme viikottainen keskimääräinen tuntimäärä valitaan neljästä eri vaihtoehdosta: enintään 20h/vko, yli 20h mutta enintään 25h/vko, yli 25h mutta alle 35h/vko sekä vähintään 35h/vko. Mikä tuntimäärä ilmoitetaan Vardaan näissä porrastetuissa vaihtoehdoissa?

Jos kunnassa varhaiskasvatusaika kirjataan näin, Vardaan kirjataan tämän lapsen varhaiskasvatusajaksi välin ylin arvo, eli esimerkiksi 25h/vko, jos lapsen varhaiskasvatuksen tarve on yli 20h mutta enintään 25h/vko. Varhaiskasvatusajan merkitsemisestä on ohjeistettu tarkemmin täällä: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatusaika.

Expand
titleMiten ilmoitetaan tuntimäärät sijoituksessa, kun meillä on leikkitoiminassa tunnit ovat alle 3h/pv, 3-4h/pv ja 4-5h/pv?

Jos on kyseessä toiminta, josta tehdään varhaiskasvatuspäätös, tiedot viedään Vardaan. Jos päätöstä ei tehdä, tietoja ei viedä Vardaan. Liukuvissa ajoissa tieto viedään suuremman tuntimäärän mukaan.

Tietosisältö; henkilöstö

 

Expand
titleTallennetaanko Vardaan tiedot vain vakituisesta henkilöstöstä?

Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardaan tallennetaan tiedot vakituisesta ja määräaikaisesta henkilöstöstä sekä vuokratyövoimasta. Tietojen tallennus alkaa 1.9.2019.

Expand
titleIlmoitetaanko henkilöstön osalta täydennyskoulutus takautuvasti?

Vardaan tallennetaan tiedot henkilöstön osalta 1.9.2019 lähtien, ei takautuvasti.

Expand
titleMinkä järjestelmän kautta tiedot henkilöstöstä tallennetaan Vardaan?

Työntekijätiedot tallennetaan Vardaan 1.9.2019 lähtien. Henkilökunnan tiedot tallennetaan integraatioiden kautta kuntien HR-järjestelmistä tai muusta järjestelmästä, jossa tiedot ylläpidetään. Mikäli käytössä ei ole järjestelmää, tiedot tallennetaan käsin käyttöliittymän kautta Vardaan.

Expand
titleKuinka tarkalla tasolla tiedot täydennyskoulutuksesta kerätään Vardaan?

 Alustavan tietoluettelon mukaan Vardaan ilmoitetaan vain suorituspäivämäärä ja montako koulutuspäivää yksittäinen täydennyskoulutus pitää sisällään. Tallennettavista tuntimääristä kerrotaan tietoluettelon luonnoksessa, joka löytyy osoitteesta https://confluence.csc.fi/download/attachments/78154133/Varhaiskasvatuksen%20henkil%C3%B6st%C3%B6%C3%A4%20koskevat%20tietosis%C3%A4ll%C3%B6t%20-%20alustava%20m%C3%A4%C3%A4rittelyiden%20luettelo.pdf?version=1&modificationDate=1545312974535&api=v2).

Expand
titleVoiko työntekijä kieltää tietojensa siirtämisestä Vardaan?

Rekisteröity, esim. varhaiskasvatuksen henkilöstöön kuuluva henkilö, ei voi kieltää omien tietojensa siirtämistä Vardaan, koska Vardassa kyse on lakisääteisestä viranomaistoiminnasta.  

 

Tietosisältö; ostopalvelu, palveluseteli 


Expand
titleKunnassamme on käytössä palveluseteli, ja palvelusetelipäiväkodissa on käytössä eri tietojärjestelmä kuin kunnassamme. Miten varmistamme tiedon oikeellisuuden ja sen, että Varda hakee lapsen tiedot oikeasta tietojärjestelmästä vuonna 2020?

Mikäli kunta/kuntayhtymä järjestää varhaiskasvatusta palvelusetelillä, kunnan tulee huolehtia lasten tietojen siirrosta/tallentamisesta Vardaan 1.1.2019 lähtien.  Suosittelemme, että mikäli kunnassa/kuntayhtymässä on 1.1.2020 alkaen riski siirtää kahteen kertaa varhaiskasvatustietoja Vardaan, kunta/kuntayhtymä sopii Varda-tietovastaavan ja Varda-järjestelmävastaavan sekä palveluntuottajan kanssa tiedonsiirtoon liittyvistä yksityiskohdista.

Expand
titleKunnassamme on käytössä palveluseteli. Mitä tietoja palvelusetelillä tuotetusta varhaiskasvatuksesta kunnan pitää viedä Vardaan?

Kunta tallentaa palvelusetelillä tuotetussa varhaiskasvatuksessa olevien lasten tiedot Vardaan 1.1.2019 alkaen. Lasten tiedot tuotetaan Vardaan varhaiskasvatustoimijatasoisesti. Lapsen sijoittuminen toimipaikkaan tallennetaan varantoon 1.1.2020 alkaen. 

Tämän lisäksi kunta on vastuussa lasten huoltajien ja maksutietojen tallentamisesta Vardaan 1.9.2019 alkaen. Yksityinen palveluntuottaja tallentaa tiedot toimipaikasta, jossa lapsen varhaiskasvatus järjestetään, 1.1.2020 alkaen.

Expand
titleKuntamme ostaa ostopalveluna varhaiskasvatusta yksityiseltä varhaiskasvatuksen palveluntuottajalta. Mitä tietoja ostopalveluna hankitusta varhaiskasvatuksesta kunnan pitää viedä Vardaan?

Kunta tallentaa ostopalveluna hankkimastaan varhaiskasvatuksesta varhaiskasvatuksessa olevien lasten tiedot Vardaan 1.1.2019 alkaen. Tämän lisäksi kunta on vastuussa lasten huoltajien ja maksutietojen tallentamisesta Vardaan 1.9.2019 alkaen. Yksityinen palveluntuottaja tallentaa 1.1.2020 alkaen tiedot toimipaikasta, jossa lapsen varhaiskasvatus järjestetään.

Expand
titleMeillä on kunnassa käytössä yksityisten kanssa palveluraha. Käsitelläänkö palvelurahaa kuten palveluseteliä ja koskeeko sitä sama aikataulu kuin palveluseteliä?

Mikäli palvelusetelin ja palvelurahan välinen ero on pelkästään termin tasolla, tällöin palvelurahaa koskee sama aikataulu kuin palvelusetelillä tuotettua varhaiskasvatusta.

Expand
titleMiten kunta ilmoittaa ostopalveluna ja palvelusetelin avulla tuotetun varhaiskasvatuksen Vardaan?

Kunta on velvollinen tuottamaan Vardaan tiedon ostopalveluna ja palvelusetelillä tuotetusta varhaiskasvatuksesta. Nämä lapset lisätään Vardassa vuoden 2019 aikana väliaikaiseen toimipaikkaan, koska yksityisten palveluntuottajien toimipaikat tallennetaan vasta 1.1.2020 alkaen. Jokaiselle kunnalle on lisätty Vardaan valmiiksi väliaikainen toimipaikka, joka on nimetty muodossa ”Palveluseteli ja ostopalvelu Kunta”. Kaikki palvelusetelillä ja ostopalveluna tuotetussa varhaiskasvatuksessa olevat lapset lisätään tähän toimipaikkaan.  Ostopalveluina ja palvelusetelillä tuotettu varhaiskasvatus saa toimipaikat vuonna 2020, kun varhaiskasvatuslain mukaisesti yksityiset varhaiskasvatustoimijat lisäävät tietonsa Vardaan. Opetushallitus ohjeistaa kuntia ja kuntayhtymiä sekä varhaiskasvatusjärjestelmien toimittajia vuoden 2019 aikana vuoden 2020 tilanteeseen valmistautumisessa.

Expand
titleKun kunta ostaa lapselle varhaiskasvatusta toisesta kunnasta, käsitelläänkö sitä ostopalveluna?

Kyllä. Tiedot Vardaan siirtää tai tallentaa se kunta, joka tekee lapsesta varhaiskasvatuspäätöksen.

Expand
titleKunnassamme/kuntayhtymässämme ei ole Vardan vaatimia tietoja ostopalveluna ja/tai palvelusetelillä tuotetussa varhaiskasvatuksessa olevista lapsista. Voiko organisaatio, joka tuottaa ostopalveluna ja/tai palvelusetelillä toteutetun varhaiskasvatuksemme, viedä tiedot kuntamme/kuntayhtymämme puolesta Vardaan?

Vuoden 2019 osalta kunta on velvollinen tuottamaan kaikki Vardan tarvitsemat tiedot ostopalveluna ja palvelusetelillä tuotetussa varhaiskasvatuksessa olevista lapsista. Mikäli kunnalla/kuntayhtymällä ei ole tietoja näistä lapsista, on kunta velvollinen hankkimaan tiedot organisaatiolta, joka tuottaa ostopalveluna ja palvelusetelillä toteutetun varhaiskasvatuksen. Kunnan/kuntayhtymän ostopalveluna ja palvelusetelillä toteutetussa varhaiskasvatuksessa olevien lasten tiedot siirretään integraatiolla tai tallennetaan käyttöliittymässä Vardassa toimipaikkaan, jonka nimi on muotoa ”Palveluseteli ja ostopalvelu Kunta”. Vuonna 2020, jolloin Vardaan tallentavat tietoja myös yksityiset varhaiskasvatustoimijat, on mahdollista tehdä tietojen siirtämis-/tallentamistehtävästä Vardaan sopimus sen organisaation kanssa, jolta kunta/kuntayhtymä hankkii ostopalveluna ja palvelusetelillä toteutetun varhaiskasvatuksen. Tällaisessa tilanteessa kunnalla/kuntayhtymällä on edelleen tietojen siirtämis-/tallennusvastuu Vardaan, mutta siirtämis-/tallentamistehtävän Vardaan voi toteuttaa organisaatio, joka tuottaa kunnan/kuntayhtymän ostopalveluna ja palvelusetelillä toteutetun varhaiskasvatuksen.

 

Tiedonsiirto; aikataulut

 

Expand
titleMilloin tietojen siirto Vardaan alkaa?

Siirtymäajat on määritelty uudessa varhaiskasvatuslaissa ja esiopetustietojen osalta laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä:

  • Kunnat aloittavat tietojen siirron varhaiskasvatuksen tuottajan ja sen toimipaikkojen sekä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tietojen osalta 1.1.2019 alkaen

  • Varhaiskasvatuksen toimipaikassa esiopetuksessa olevien lasten tiedot on tallennettava KOSKI-palveluun 1.1.2019 lähtien. Lisätietoja esiopetustiedoista löytyy täältä.

  • Kunnat tallentavat Vardaan henkilöstöään koskeva tiedot sekä varhaiskasvatuksessa olevan lapsen vanhempien tai muiden huoltajien tiedot 1.9.2019 alkaen

  • Yksityiset palveluntuottajat aloittavat tietojen siirron varhaiskasvatuksen tuottajan ja sen toimipaikkojen sekä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tietojen osalta 1.1.2020 alkaen

  • Yksityiset palveluntuottajat tallentavat Vardaan henkilöstöään koskeva tiedot sekä varhaiskasvatuksessa olevan lapsen vanhempien tai muiden huoltajien tiedot 1.9.2020 alkaen.

Expand
titleTallennetaanko käyttöliittymän kautta tiedot Vardaan yksi vai kaksi kertaa kuukaudessa?

Opetushallituksen määräyksen mukaan Vardaan tallennetaan tiedot 15. päivään mennessä ja kuukauden viimeiseen päivään mennessä. Tiedot tulee siis tallentaa käyttöliittymän kautta vähintään kaksi kertaa kuukaudessa. Varhaiskasvatustoimija voi halutessaan tallentaa tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta myös useammin kuin kaksi kertaa kuukaudessa.

Expand
titleOnko KOSKI-palveluun siirrettävillä tiedoilla sama siirtymäaika kuin Vardassa?

Laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä määrätään tallentamaan varhaiskasvatuksen toimipaikassa olevien lasten tiedot KOSKI-palveluun 1.1.2019 lähtien. Jotta KOSKI-palveluun voi tallentaa esiopetustietoja, on Organisaatiopalvelussa oltava kaikki organisaation toimipaikat, joissa esiopetusta järjestetään. Kunnan ja kuntayhtymän varhaiskasvatuksen toimipaikat Opetushallituksen Organisaatiopalveluun saadaan 1.1.2019 lähtien Vardan kautta. Tämä tarkoittaa, että esiopetustietojen tallentaminen varhaiskasvatuksen toimipaikoissa järjestettävän esiopetuksen osalta onnistuu KOSKI-palveluun sen jälkeen, kun varhaiskasvatusjärjestelmästä tulevat vaaditut toimipaikkatiedot on tallennettu Vardaan. Vardaan kunnan/kuntayhtymän on Opetushallituksen määräyksen mukaan tallennettava tiedot ensimmäistä kertaa 30.4.2019 mennessä ja tämän jälkeen kerrotun frekvenssin mukaisesti. Aikataulullisesti tämä kokonaisuus voi tarkoittaa sitä, että kunta/kuntayhtymä voi tallentaa tietoja KOSKI-palveluun vasta 30.4.2019 lähtien. Suosittelemme, että kunta/kuntayhtymä käy sisäisesti keskustelua Varda-tietovastaavan ja -järjestelmävastaavan sekä kunnan KOSKI-pääkäyttäjien kanssa tietojen Vardaan ja KOSKI-palveluun tallentamisen aikatauluista. Vaikka tietojen tallentamisen käytännön toteutus jäisi myöhäisempään ajankohtaan kuin 1.1.2019, on tiedot varhaiskasvatuksen toimipaikassa järjestettävän esiopetuksen osalta tallennettava KOSKI-palveluun 1.1.2019 lähtien.

Expand
titleMihin kellonaikaan tiedot siirtyvät Vardaan päivittäin?

Järjestelmätoimittajat vastaavat tietojen automatisoidusta siirrosta Vardaan. Varhaiskasvatustoimija voi siis sopia asiasta järjestelmätoimittajansa kanssa. 

Expand
titleSiirtyykö Vardaan päivittäin vain kyseisen päivän tiedot vai siirretäänkö tietoja takautuvasti useamman päivän osalta?

Järjestelmätoimittajia on ohjeistettu siirtämään Vardaan vain muuttuneet tiedot ja tiedonsiirtojen käynnistyttyä muuttuneet tiedot siirtyvät Vardaan päivittäin. Tietojen siirto useamman päivän osalta takautuvasti voi tulla kuitenkin kysymykseen, jos kunnan tietojen siirto Vardaan aloitetaan esimerkiksi 1.4.2019. Varhaiskasvatuslain mukaan Vardaan kuuluu siirtää tiedot 1.1.2019 lähtien, joten tässä tapauksessa tietojen alkusyötössä tiedot lähetetään takautuvasti ajalta 1.1.2019-31.3.2019.

Expand
titleSiirtyvätkö tiedot integraatioiden kautta Vardaan myös viikonloppuna?

Opetushallituksen määräyksen mukaan tiedot tulee integraatioiden kautta siirtää Vardaan kerran vuorokaudessa. 

 

Tiedonsiirto integraation välityksellä

 

Expand
titleMiten Vardaan siirretään tietoa?

Tietoa siirretään kahdella eri tavalla: 

  1. Automatisoidusti: 

    Ne varhaiskasvatuksen järjestäjät, joilla on käytössään Abilitan, Daisyn, Effican, Visman järjestelmän tai ProConsonan kaltainen varhaiskasvatuksen operatiivinen järjestelmä, ovat automatisoidun tiedonsiirron piirissä. Vardan ja varhaiskasvatuksen järjestelmien välisten integraatioiden avulla varhaiskasvatuslakiin kirjatut tietosisällöt siirtyvät automaattisesti varhaiskasvatuksen tietovarantoon Opetushallituksen määrittelemän tiedonsiirtofrekvenssin mukaisesti.

  2. Varda-käyttöliittymän välityksellä: 

    Ne varhaiskasvatuksen järjestäjät, joilla ei ole käytössä Vardaan integroituvaa tietojärjestelmää, voivat käyttää Vardan helppokäyttöistä käyttöliittymää. Vardan käyttöliittymä on verkkopalvelu, joka toimii internetselaimessa. Käyttöliittymää varten ei tarvitse asentaa erikseen järjestelmää. Käyttöliittymässä virkailija syöttää käsin varhaiskasvatuslain 70 §:n vaatimat tiedot Vardaan.

Expand
titleVoimmeko käyttää käyttöliittymää joidenkin tietojen siirtoon, vaikka meillä on käytössä myös Vardaan integroituva tietojärjestelmä?

Varhaiskasvatuksen järjestäjän pitää valita, kumpaa tapaa tiedonsiirtoihin käytetään. Varhaiskasvatuksen järjestäjä ei voi käyttää sekä käyttöliittymää että siirtää tietoja Vardaan automatisoidusti samaan aikaan.

Expand
titleKunnassamme on käytössä varhaiskasvatuksen tietojärjestelmä. Mitä meidän pitää tehdä, jotta voimme aloittaa siirrot 1.1.2019?

Jos kunnan varhaiskasvatuksen tietojärjestelmä on Effica, Abilita, Daisy, ProConsona tai Visman järjestelmä, tiedot voidaan siirtää automatisoidusti integraation kautta Vardaan.

  1. Nimetä Varda-järjestelmävastaava ja Varda-tietovastaava

  2. Osallistua Varda-järjestelmävastaavalle ja Varda-tietovastaavalle suunnattuihin webinaareihin syyskuussa 2018

  3. Varmistaa järjestelmätoimittajanne kanssa, että Opetushallituksen tietoluettelossa mainitut tiedot löytyvät järjestelmästänne / järjestelmätoimittajan Varda-versio saadaan päivitettyä hyvissä ajoin ennen vuoden vaihdetta

  4. Varmistaa, että tietoluettelossa mainitut tiedot kirjataan tietoluettelon ohjeiden mukaisesti tietojärjestelmään ja viestiä kirjaamistavoista kunnan toimijoille

  5. Järjestää kuntanne Varda-järjestelmävastaavalle ja Varda-tietovastaavalle käyttöoikeudet Vardaan. Käyttöoikeuksista viestitään kunnan Varda-järjestelmävastaavalle ja Varda-tietovastaavalle tarkemmin loppusyksystä.

  6. Tammikuu 2019: Aloittaa tiedonsyöttö varantoon ja tehdä kunnan Varda-tietojen hyväksyntätestaus

Expand
titleMiten saan tiedon varhaiskasvatustietojen onnistuneesta automaattisesta (järjestelmien välisestä) siirrosta Vardaan?

Varda-järjestelmävastaavan ja Varda-tietovastaavan tehtävänä on tarkistaa tietojen siirron onnistuminen. Varda-käyttöliittymään tulee ns. katselunäkymä, josta Varda-tietovastaava näkee Vardaan onnistuneesti tallennetut tiedot. Mikäli tiedonsiirroissa on teknisiä ongelmia, Varda-järjestelmävastaava vastaa virheiden raportoinnista eteenpäin kunnan järjestelmätoimittajalle.

Expand
titleMiten integraation kautta tietoa syöttävä kunta voi korjata Vardaan virheellisesti syötetyn tiedon, jos kunnalla on tässä tapauksessa käytössä vain katseluoikeudet Vardaan?

Tieto korjataan varhaiskasvatuksen operatiiviseen järjestelmään, josta korjattu tieto siirtyy Vardaan. Integraation yli tietoa syöttävä kunta ei siis korjaa tietoja Vardan käyttöliittymässä

Expand
titleVoiko kunta valita itse, tallentaako se tiedot Vardaan järjestelmäintegraatioiden kautta vai käyttöliittymän kautta?

Kyllä voi. Tallennustavan valinnassa kannattaa huomioida siirrettävän tiedon määrä eli isoja tietomääriä kannattaa tallentaa Vardaan integraation kautta, mikäli se on mahdollista. Pientien määrien tallentamiseen ja päivittämiseen voi käyttää käyttöliittymää. Tietojen siirtämisessä/tallentamisessa käytetään systemaattisesti valittua tapaa (integraatio tai käyttöliittymä). Opetushallitukselle on hyvä ilmoittaa (varda@opintopolku.fi) valittu tapa, jotta Opetushallitus voi tarvittaessa kohdistaa tallentamistapaan liittyvää viestintää oikeaan kuntaan/kuntayhtymään.

Expand
titleMitä teemme, jos tietojen siirto Vardaan ei onnistu?

Kunnan Varda-järjestelmävastaava on vastuussa teknisen tiedonsiirron virheiden seurannasta ja niiden raportoinnista eteenpäin. Virhetilanteessa järjestelmävastaavan kuuluu selvittää, mitkä tiedot eivät välity Vardaan ja milloin tiedonsiirto-ongelmat alkoivat. Varda-järjestelmävastaavan tehtävänä on olla asiasta yhteydessä kunnan/kuntayhtymän käyttämän varhaiskasvatusjärjestelmän järjestelmätoimittajaan. Mikäli virhe johtuu väärinkirjatusta tiedosta, järjestelmävastaavan tulee olla yhteydessä kunnan Varda-tietovastaavaan, jonka tehtävänä on Vardan kirjauskäytänteiden jalkauttaminen kunnan sisällä.

Expand
titleMiten varhaiskasvatustoimijat saavat tietoa virheestä tiedonsiirrossa tai virheellisesti syötetystä tiedosta?

Vardaan toteutetaan raportointi, jossa varhaiskasvatustoimija käyttöliittymän avulla näkee liikennevalo-mallin mukaisesti tiedot ja tiedon siirtymisen tilanteen. 

Expand
titleJos kunta ostaa varhaiskasvatuspalveluita toiselta kunnalta, kumpi kunta siirtää lapsen tiedot Vardaan?

Se kunta, joka tekee varhaiskasvatuspäätöksen lapselle, siirtää tiedot Vardaan.

Expand
titleMiten integraatiot henkilöstöhallinnon järjestelmiin tapahtuvat?

Henkilöstöön liittyvät tietosisällöt tuotetaan niistä järjestelmistä, joissa varhaiskasvatustoimija niitä ylläpitää. Pääsääntöisesti näitä järjestelmiä ovat HR-järjestelmät. Näihin järjestelmiin tehtävät tarpeelliset muutostyöt toteutetaan keväällä 2019 yhteistyössä ko. järjestelmien toimittajien kanssa. Opetushallitus viestii kuntiin henkilötietojen tallentamisesta Vardaan.

Expand
titleVoiko Vardasta poistaa tietoja eli miten tiedonsiirrossa rajapinnan kautta on huomioitu virheellisen tiedot mitätöinti?

Jos Vardaan syötetään virheellinen tieto, jota ei saa korjattua muuten kuin sen poistamalla, tiedon voi Vardassa mitätöidä. Mitätöityä tietoa ei saa palautettua, joten jos tiedon mitätöi virheellisesti, tieto pitää siirtää/tallentaa uudelleen Vardaan

 

Tiedon tallentaminen käyttöliittymällä

 

Expand
titleMistä Vardan käyttöliittymä löytyy?

Vardan käyttöliittymä löytyy varhaiskasvatustoimijalle Opetushallituksen Opintopolun virkailijanäkymästä osoitteesta https://virkailija.opintopolku.fi 1.1.2019 lähtien ja kansalaiselle omien tai huollettavien tietojen katseluun Oma Opintopolku -palvelusta 1.5.2019 lähtien. HUOM! Tuettuja selaimia ovat Chrome, Firefox ja Edge. Internet Explorer ei toimi.

Expand
titleKuntamme varhaiskasvatuksessa ei ole käytössä tietojärjestelmää. Miten siirrämme tiedot Vardaan?

Ne varhaiskasvatuksen järjestäjät, joilla ei ole käytössä Vardaan integroituvaa tietojärjestelmää, voivat käyttää Vardan helppokäyttöistä käyttöliittymää.

Vardan käyttöliittymä on verkkopalvelu, joka toimii internetselaimessa. Käyttöliittymää varten ei tarvitse asentaa erikseen järjestelmää. Käyttöliittymässä virkailija syöttää käsin varhaiskasvatuslain 70 §:n vaatimat tiedot Vardaan. Käyttöliittymän avulla syötetyt tiedot luodaan kerran, jonka jälkeen tietojen syöttäjän tulee huolehtia ainoastaan muuttuneiden tietojen päivittämisestä.

Expand
titleKuntamme syöttää tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta. Mitä meidän pitää tehdä, jotta voimme aloittaa siirrot 1.1.2019?
  1. Nimetä Varda-järjestelmävastaava ja Varda-tietovastaava

  2. Osallistua käyttöliittymäkunnille suunnattuun koulutukseen syyskuussa 2018

  3. Varmistaa, että tietoluettelossa mainitut tiedot kirjataan Opetushallituksen tietoluettelon ohjeiden mukaisesti käyttöliittymään ja viestiä kirjaamistavoista kunnan käyttöliittymän käyttäjille

  4. Järjestää kuntanne Varda-järjestelmävastaavalle ja Varda-tietovastaavalle käyttöoikeudet Vardan käyttöliittymään. Käyttöoikeuksista viestitään kunnan Varda-järjestelmävastaavalle ja Varda-tietovastaavalle tarkemmin loppusyksystä.

  5. Tammikuu 2019: Aloittaa tiedonsyöttö varantoon käyttöliittymän kautta 

Expand
titleMitä Vardan käyttöliittymäkäyttö maksaa?

Vardan käyttöliittymän käyttö on maksutonta.

Testaus ja laadunvarmistus

 

Expand
titleMikä kunnan rooli Vardan testauksessa on?

Vardan integraatiotestausta on tehty järjestelmätoimittajien kanssa. Tämän lisäksi testaamme tiedonsiirtoja muutaman kunnan kanssa, joilla on käytössä testiympäristö ja testidataa, joka ei sisällä esim. henkilöiden oikeita henkilötunnuksia. Kuntien rooli testauksessa alkaa vuoden alussa, kun tiedonsyöttö Vardaan aloitetaan. Tällöin kuntien Varda-tietovastaavien vastuulla on suorittaa tiedon laadun testaus joulukuun webinaareissa annetun ohjeistuksen mukaisesti. Tuotamme myös raporttinäkymän Vardan käyttöliittymään, jonka avulla tiedon laadun tarkistukset hoidetaan.

Expand
titleKuka organisoi ja tiedottaa tiedon laadun testauksesta kuntiin?

Opetushallitus huolehtii Vardaan tallennettujen tietojen laadun testauksen organisoinnista ja viestinnästä kuntiin. Tiedon laadun testauksella tarkoitetaan sitä, että kunnan Varda-tietovastaava käy läpi, että kaikki integraation kautta Vardaan tallennetut tiedot ovat siirtyneet oikein Vardaan ja ovat sisällöltään oikeita.

Expand
titleMilloin varhaiskasvatuksen tietovarantoa on mahdollista testata?

Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardaa testataan jatkuvasti integraatioiden rakentamisen osalta järjestelmätoimittajien kanssa.

Expand
titleMiten kunta varmistaa, että tiedot siirtyvät oikein Vardaan?

Järjestelmätoimittajat tekevät oman järjestelmänsä ja Vardan välisiä integraatiotestauksia vuoden 2018 aikana. Kunnat tekevät Vardaan tallennetun tiedon osalta laadunvarmistuksen tallennuksen jälkeen alkuvuodesta 2019. Kunnille tuotetaan ohjeistus laadunvarmistusta varten.

Expand
titleKoskeeko 1.1.2019 alkava tiedon laadun testaus kaikkia kuntia?

Kyllä, tiedon laadun testaus koskee kaikkia kuntia. Testaus aloitetaan, kun kuntasi/kuntayhtymäsi aloittaa tiedon siirrot Vardaan. Tiedon laadun testauksesta kerrotaan sivulla Tiedon laadun testaus.

Expand
titleSaavatko kunnat testiohjeen tietojen laadun tarkistamisen pohjaksi?

Kyllä, ohje tiedon laadun testausta varten löytyy täältä: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Tiedon+laadun+testaus

Expand
titleOnko integraatiota mahdollista testata esimerkiksi jotain Varda testivarantoa vasten, ennen varsinaista käyttöönottoa?

Voitte testata tietojen siirtymistä Vardaan Opintopolun QA-testiympäristössä (https://virkailija.testiopintopolku.fi/).  Ohjeet integraatiotestausta varten löytyvät täältä: https://wiki.eduuni.fi/display/CscVarda/Integraatiotestaus. Pyytäkää tarvittaessa lisäohjeistusta Vardan asiakaspalvelusta varda@opintopolku.fi.

Expand
titleRiittääkö vaikka vain yhden lapsen tiedoilla testisiirron teko?

Integraatiotestausta varten voitte testata tiedonsiirtoa yhden tai useamman lapsen tiedoilla. Suosittelemme kuitenkin, että testaatte tiedonsiirtoa useamman lapsen ja toimipaikan tiedoilla. Ohje tiedon laadun testausta varten löytyy täältä: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Tiedon+laadun+testaus

Tiedon elinkaaren hallinta Vardassa

 

Expand
titleMiten Vardassa käsitellään vanhenevaa tietoa, joka ei ole enää aktiivista?

Jos Vardassa oleva tieto vanhenee eikä ole enää voimassa, vanhentuneen tiedon voi päättää asettamalla tiedolle päättymispäivämäärän.

  • Esimerkki 1: jos toimipaikan englanninkielinen ryhmä lakkautetaan, toimipaikan kielipainotus päätetään asettamalla kielipainotukselle päättymispäivämäärä.
  • Esimerkki 2: jos lapsi lopettaa varhaiskasvatuksen päiväkodissa, lapsen varhaiskasvatussuhteelle asetetaan päättymispäivämäärä. Tietoja ei saa mitätöidä, sillä lapsen tiedot säilytetään Vardassa viiden vuoden ajan.
  • Esimerkki 3: jos lapsi lopettaa varhaiskasvatuksen kunnassa, lapsen varhaiskasvatuspäätökselle asetetaan päättymispäivämäärä. Päättymispäivämäärän voi asettaa vain jos lapsella ei ole voimassa olevia varhaiskasvatussuhteita. Päättymispäivämäärän jälkeen lapsi ei ole enää aktiivinen Vardassa, mutta lapsen tiedot säilyvät Vardassa viiden vuoden ajan. Tietoja ei saa mitätöidä.
  • Esimerkki 4: jos päiväkoti lopettaa toimintansa, päiväkodille asetetaan päättymispäivämäärä. Kun toimipaikalle annettu päättymispäivä umpeutuu, tieto toimipaikasta jää Vardaan, mutta toimipaikka ei ole enää aktiivinen. Toimipaikan, jonka toiminta on päättynyt, voi ottaa uudelleen käyttöön ja aktiiviseksi.

 


Esiopetus

 

Expand
titleKunnassamme on lapsia, joiden esiopetus järjestetään päiväkodin tiloissa. Miten näiden lasten esiopetustietojen osalta toimitaan?

Esiopetuksesta ei säädetä varhaiskasvatuslaissa. Lain valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä ( 884/2017 ) mukaan tiedot varhaiskasvatuksen yhteydessä järjestetystä esiopetuksesta on tallennettava perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnalliseen KOSKI-tietovarantoon 1.1.2019 lukien. Kunta vastaa esiopetustietojen välittämisestä lain (884/2017) mukaisesti kuten lain 2. luvussa on kirjattu. Kunta voi edellyttää esiopetuksen hankintasopimuksessa, että ostopalvelutoimittaja vastaa tietojen välittämisestä. Mikäli tästä ei sovita, ensisijaisesti vastuussa tiedon toimittamisesta on kunta, ei ostopalvelutoimittaja.

Jos esiopetusta järjestetään varhaiskasvatuksen tiloissa ja esiopetuksen järjestäjä tallentaa esiopetustiedot varhaiskasvatustoimijan omaan tietojärjestelmään (esim. Effica, Proconsona, Abilita tmv), on ne tallennettava lain (884/2017) mukaisesti KOSKI-tietovarantoon. Koskeen vietävä tietosisältö on määritelty lain (884/2017) 7 §:ssä. Lisätietoja esiopetustietojen tallentamista KOSKI-palveluun saa KOSKI-tiimiltä sähköpostitse osoitteesta koski@opintopolku.fi. 

Expand
titleMiten toimimme, jos esiopetustiedot sijaitsevat kunnassa sekä perusopetuksen että varhaiskasvatuksen tietojärjestelmissä? Miten esimerkiksi varmistamme sen, että samaa lasta tai lapsen esiopetustietoja ei päivitetä kahdesta eri järjestelmästä?

Kunnan/kuntayhtymän tulee huolehtia siitä, että sekä Vardaan että KOSKI-palveluun tuodaan oikeat tiedot eikä samoja tietoja siirretä useaan kertaan. KOSKI-palveluun siirretään jo perusopetuksen yhteydessä esiopetuksessa olevien lasten tiedot. Mikäli myös varhaiskasvatuksen toimipaikassa esiopetuksessa olevien lasten tiedot sijaitsevat samassa perusopetuksen järjestelmässä, voi ne jatkossa siirtää saman integraation kautta Vardaan, kun Vardan kautta on ensin saatu kunnan/kuntayhtymän varhaiskasvatuksen toimipaikat.

Mikäli esiopetuksessa varhaiskasvatuksen toimipaikassa olevien lasten tiedot säilytetään varhaiskasvatuksen järjestelmässä, tulee ne huolehtia erikseen KOSKI-palveluun.

Suosittelemme, että mikäli kunnassa/kuntayhtymässä on riski siirtää kahteen kertaa esiopetustietoja KOSKI-palveluun, kunta/kuntayhtymä käy sisäisesti keskustelua Varda-tietovastaavan ja -järjestelmävastaavan sekä kunnan KOSKI-pääkäyttäjien kanssa siitä, mistä järjestelmästä esiopetustietoja KOSKI-palveluun siirretään.

Expand
titleJoko KOSKI-palveluun voi siirtää kaikki esiopetuksen tiedot?

Jos esiopetus järjestetään perusopetuksen yhteydessä, tiedot voidaan jo siirtää Koskeen. Mikäli esiopetus järjestetään varhaiskasvatuksen toimipaikoissa, Koski-palvelu tarvitsee toimipaikkojen tietoja Vardalta. Nämä tiedot saadaan, kun tiedot on siirretty ensimmäisen kerran Vardaan.  

Tietojen hyödyntäminen ja tietoluovutukset

 

Expand
titleMiten voimme hyödyntää Vardaan tallennettua tietoa?

Vardan kehittämisessä päävastuullinen tietojen raportoinnin osalta on opetus- ja kulttuuriministeriö. Vardan tietoja on tulossa käyttöön Opetushallituksen Vipunen palveluun vuonna 2019. Lisäksi tietyt viranomaiset saavat pääsyn omaan tehtävänsä hoitamiseen liittyvään raportointinäkymään sekä kunnat oman kuntansa tietoihin.

Expand
titleKuka voi saada tietoja Vardasta?

Eri viranomaistahot, kuten opetus- ja kulttuuriministeriö, Opetushallitus, aluehallintovirastot, kunnat, Kela ja Tilastokeskus, voivat hyödyntää varhaiskasvatuksen tietovarannon tietoja omien lakiperustaisten tietotarpeiden puitteissa. Uuden varhaiskasvatuslain mukaisesti viranomaiset hakevat luvan varannon tietojen käsittelyyn Opetushallitukselta.

Huoltajalla on mahdollisuus huollettavan lapsensa tietojen tarkasteluun. Lapsen tietojen katselu järjestetään Opetushallituksen Oma Opintopolku -palvelun kautta.

Expand
titleVardan tietoja tullaan käyttämään eri tilastoissa. Näkyvätkö päiväkodin sivutoimipisteet, jotka sijaitsevat eri osoitteessa kuin hallinnollinen päiväkoti, varhaiskasvatuksen tilastossa omina päiväkoteinaan?

Kyllä, tilastollisesti jokainen eri fyysisessä paikassa sijaitseva toimipaikka näkyy erillisenä toimipaikkana tilastossa. Jos päiväkodin sivustoimipisteet on tallennettu erikseen Vardaan, ne näkyvät erillään. Jos niitä ei ole eritelty, ne eivät näy erikseen. Toimipaikkatietojen syöttämisestä löytyy tarkempi ohjeistus täältä: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Toimipaikkatiedot.

Tietosuoja ja rekisteröityjen informointi

 

Expand
titleTuottaako Opetushallitus kuntiin perheitä varten asiakastiedotteen Vardasta?

Varda-palvelun tietosuojaseloste löytyy osoitteesta: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/varda-palvelun-tietosuojaseloste/. Perheiden informoimista varten Opetushallitus on tuottanut kunnille ja kuntayhtymille mallilausekkeet ja mallitiedotteen Vardaan liittyen.Varda-ohjeistukset

Expand
titleMitä käytännössä tarkoittaa, että varhaiskasvatuksen järjestäjä (kunta, kuntayhtymä tai yksityinen varhaiskasvatuksen järjestäjä) toimii EU:n tietosuoja-asetuksessa määritellyssä rekisterinpitäjän roolissa?

Varhaiskasvatustoimija on tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 7 kohdassa tarkoitettu rekisterinpitäjä käsitellessään henkilötietoja varhaiskasvatuksen järjestämiseksi. Rekisterinpitäjä on vastuussa siitä, että henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja että se pystyy osoittamaan henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuden. Varhaiskasvatustoimijat ovat varhaiskasvatuslain nojalla vastuussa myös laissa tarkoitettuun varhaiskasvatuksen tietovarantoon tallennettavista tiedoista.

Kukin varhaiskasvatustoimija (kunta, ky, yksityinen palveluntuottaja) on rekisterinpitäjänvastuussa lain nojalla tallentamiensa tietojen osalta ja vastuussa siitä, että varhaiskasvatuksen tietovarantoon siirretään aina yhteisten kirjauskäytäntöjen mukainen, ajantasainen ja oikea tieto. Yhteinen kirjauskäytäntö määritellään Opetushallituksen syksyllä 2018 lähettämän määräyksen liitteenä toimitetuissa ohjeissa ja tietoluettelossa.

Expand
titlePitääkö kuntien omissa tietosuojaselosteissa tehdä muutoksia Vardan vuoksi?

Kuntien tulee huolehtia itse tietosuojaselosteisiin tarvittavat muutokset. Opetushallitus tuottaa kuntien tueksi tietoa rekisteröityjen informoimiseen.

Expand
titleVoiko huoltaja kieltää lapsen/omien tietojensa siirtämisen Vardaan

Varhaiskasvatus ja varhaiskasvatuksen tietovaranto ovat viranomaistoimintaa. Niitä tarvitaan, jotta toimintaa voidaan järjestää. Varhaiskasvatuksesta ja varhaiskasvatuksen tietovarannosta määrätään varhaiskasvatuslaissa (https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2018/20180540).

Expand
titleJulkaiseeko Opetushallitus henkilöstön informoimisesta mallitiedotteen ja -lauseet?

Opetushallitus on julkaissut mallitiedotteen ja mallilausekkeet sekä henkilöstön että huoltajien informoimiseksi kunnissa. Mallitiedote ja mallilauseke löytyvät täältä: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Ajankohtaista. Kunnan tietosuojavastaava voi ohjeistaa rekisteröityjen informoimisen käytännön järjestelyissä omassa kunnassa. 

Expand
titlePitääkö selaimen välimuisti tyhjentää, kun päätän Vardan käyttöliittymäkäytön?

Tyhjennä selaimesi välimuisti poistuessasi Vardan käyttöliittymästä etenkin, jos käytät yhteiskäytössä olevaa tietokonetta verkkoyhteydellä esimerkiksi varhaiskasvatuksen toimipaikassa. Välimuistin tyhjentämisellä varmistat itsellesi palvelun käytön turvallisuuden. Selaimen ollessa auki voit kokeilla näppäinyhdistelmää Ctrl + Shift + Delete välimuistin tyhjentämiseksi.

 

Kuntienvarhaiskasvatusjärjestelmät

 

Expand
titleMiten lisäämme kunnassamme käytössä olevaan järjestelmään ne Vardaan tallennettavat tiedot, joita ei tällä hetkellä ole tiedossa? Tallennetaanko nämä tiedot kaikkien lasten kohdalla vai vasta uusien varhaiskasvatukseen tulevien lasten kohdalla?

Varhaiskasvatustoimijan tiedon syötön velvoite varantoon alkaa kaikkien varhaiskasvatuksessa olevien lasten osalta 1.1.2019 alkaen. Ennen 1.1.2019 varhaiskasvatuksessa aloittaneiden lasten tietojen tulee olla kirjattu Vardaan varhaiskasvatuslaissa määriteltyjen tietosisältöjen osalta 1.1.2019 lukien.

Expand
titleEn näe oman kuntani käyttämässä järjestelmässä lapsen varhaiskasvatushakemusta enää sitten, kun päätös on tehty. Miten tällöin voin tallentaa tiedon hakemuksen toimittamispäivän Vardaan?

Vaikka kunnan varhaiskasvatusjärjestelmän käyttäjä ei välttämättä näekään hakemuksen toimittamispäivää, on tieto edelleen olemassa varhaiskasvatusjärjestelmässä. Järjestelmätoimittaja toimittaa tiedon integraation kautta Vardaan. Kunnan virkailija, jolla on Vardan käyttöoikeudet, voi käydä katselemassa Vardaan syötettyjä tietoja myös Vardan käyttöliittymän tietojen katselunäkymässä. 

Expand
titleOnko Vardaan integroituvilla järjestelmätoimittajilla tarkka tieto Vardaan tulevasta tietosisällöstä?

Kyllä on. Opetushallitus on julkaissut 1.1.2019 tallennettavien tietojen osalta tietoluetton, josta löytyvät tallennettavat tiedot. Vardaan integroituville järjestelmätoimittajille on lisäksi viestitty Vardaan tulevasta tietosisällöstä hyvissä ajoin. Järjestelmätoimittajien ja Vardan välisessä integraatiotestauksessa on myös käyty läpi tietosisällöt. Järjestelmätoimittajien tehtävänä on kertoa asiakaskunnilleen, miten ja missä vaiheessa Varda-integraatiota tukeva järjestelmäversio on kunnassa käytössä.

Expand
titleKuka vastaa varhaiskasvatuksen tietojärjestelmämuutosten rahoittamisesta?

Varda-hankkeen yhteydessä on toteutettu pilotteja pääasiallisiin varhaiskasvatuksen tietojärjestelmiin. Pilottiin osallistumisessa on edellytetty kunnan ja sen käytössä olevan tietojärjestelmän toteuttajatahon mukaantuloa. Näiden pilottien yksi tavoite on ollut testata Vardan mukaista tiedontuottamisen tapaa. Lisäksi pilotista aiheutuneita kustannuksia korvataan pilottiin osallistuneille kunnille. Pilotissa valmistuneet integrointipalvelut varhaiskasvatuksen tietojärjestelmiin voidaan skaalata järjestelmiä käyttäville asiakaskunnille kohtuullisimmilla kustannuksilla. Kustannuksia muodostuu kunnille riippuen tietojärjestelmätuottajan käytännöistä. Jatkossa kuntien tulisi kilpailutusta järjestäessään edellyttää järjestelmältä Varda-yhteentoimivuutta. Kilpailutuksessa on mahdollista hyödyntää oph.fi/varda -sivuston kautta löydettävää dokumentaatiota. 

Expand
titleMitkä järjestelmätoimittajat ovat mukana Vardassa?

Mukana ovat varhaiskasvatuksen järjestelmätoimittajat Abilita, Tieto (Effica)), WhileOnTheMove (Daisy), CGI (Pro Consona), Visma (Primus), tulossa myös Espoon kaupunki (eVaka) ja Altostratus Oy (Juulia). HR-järjestelmätoimittajat tulevat mukaan vuoden 2019 aikana.

Expand
titleMikäli kunta vaihtaa syksyllä 2019 tietojärjestelmää, tehdäänkö tietojen syöttö kahteen kertaan?

Mikäli varhaiskasvatustoimija vaihtaa tietojärjestelmää 1.1.2019 jälkeen, tulee kunnan tilaajana huolehtia että järjestelmä on "Varda-yhteentoimiva". Kysymyksen mukaisessa tilanteessa kunta hoitaa tietojen tallentamisen ja siirtämisen alkuvuonna olemassa olevasta järjestelmästä ja syksystä 2019 alkaen uudesta tietojärjestelmästä. Järjestelmästä toiseen siirtyessä on hyvä huolehtia tarkasta päivämäärästä, jolloin siirto vanhasta järjestelmästä lopetetaan ja siirto uudesta järjestelmästä aloitetaan.

Expand
titleMillä logiikalla Effica siirtää tietoja Vardaan?

Kukin varhaiskasvatusjärjestelmätoimittaja rakentaa integraation Vardaan. Tiedonsiirtojen toimivuudesta voitte tarvittaessa kysyä lisätietoja omalta järjestelmätoimittajaltanne.

Webinaarit ja koulutukset

 

Expand
titleOvatko webinaarit 4.12. ja 5.12. samansisältöiset?

4.12. webinaari on suunnattu integraatioita tallentamisessa käyttäville kunnille ja 5.12. käyttöliittymän kautta tiedot tallentaville kunnille. Muutoin webinaarien sisältö on sama, mutta näkökulma (integraatio/käyttöliittymä) vaihtuu. Osallistu siihen webinaariin, joka on kuntasi/kuntayhtymäsi tietojen Vardaan tallentamisen (integraatio/käyttöliittymä) näkökulmasta sinulle oikea.

Expand
titleTiedättekö järjestävätkö eri järjestelmien toimittajat omia koulutuksia Vardaan tehtäviin tiedonsiirtoihin liittyen?

Tietojemme mukaan järjestelmätoimittajat järjestävät omia koulutuksia. Tästä kannattaa tiedustella lisää suoraan järjestelmätoimittajalta.