Skip to end of metadata
Go to start of metadata

1. Määritelmä

Viestintä on virkailija- ja/tai järjestelmälähtöistä tiedon lähettämistä vastaanottajalle.

Oppijan palveluiden kautta voi lähettää mm. seuraavanlaisia viestejä: Muistutuksia, ilmoituksia, vahvistusviestejä, valintakoekutsukirjeitä, hyväksymis- ja hylkäyskirjeitä, jälkiohjauskirjeitä, lisätietopyyntökirjeitä, ohjeita ja tiedotteita.

Vaikka viestintä on virkailija- tai järjestelmälähtöistä, viestin vastaanottaja voi vaikuttaa siihen, mitä viestejä hän vastaanottaa ja mitä kanavaa/kanavia pitkin.

2. Ylätason vaatimuksia viestinnälle

Tavoitteena on parantaa tiedonkulkua palveluiden ylläpitäjien ja käyttäjien välillä siten, että käyttäjiä (esim. hakijoita) tiedotetaan haku- ja valintaprosessin etenemisestä entistä aktiivisemmin.

Lisäksi käyttäjille tarjotaan eri oppijan palveluihin integroituja kanavia sähköpostin ja kirjepostin rinnalle. Näitä ovat esimerkiksi asiointitili ja virkailijan sähköinen työpöytä, jotka ovat omia palveluitaan Oppijan verkkopalvelu -hankkeessa. Tutkitaan myös mahdollisuutta käyttää NetPostia.

Tavoitteena on myös automatisoida mahdollisimman suuri osa viestintäprosesseista niin, että esimerkiksi muistutukset tehtävistä toimenpiteistä voidaan lähettää ilman toistuvaa manuaalista työtä.

Vaatimuksia viestintäratkaisulle:

  • Keskitetty, normalisoitu, monikanavainen asiakasviestinnän ratkaisu ja palveluväylä kaikille Oppijan verkkopalvelu-hankkeen järjestelmille. ?
  • Ratkaisu tukee erilaisia lähettäviä järjestelmiä ja tiedostomuotoja sekä erilaisia viestintäkanavia.
  • Viestit voi lähettää joko manuaalisesti (esim. lisätietopyyntö) tai automaattisesti (esim. vahvistus vastaanotetusta hakulomakkeesta)
  • Kaikki viestit kulkevat viestintäratkaisun kautta
  • Hakijoille ja virkailijoille tulisi tarjota mahdollisuus valita mieluisin kanava (yksi tai useampi) sekä muuttaa kanavaa asiointiprosessin aikana ?

Palvelun täytyy mahdollistaa mm:
•    Yhtenäinen rajapinta eri järjestelmille
•    Uusien lähettäjien (järjestelmien, organisaatioiden) liittyminen käyttäjäksi ?
•    Kanavaohjaus vastaanottajan valitsemaan viestintätapaan (esim. paperi -> sähköposti).
•    Eri käyttäjäryhmien huomioonottaminen (oppilaitokset, hakijat, viranomaiset…)
•    Samalle vastaanottajalle menevien paperiviestien yhdistäminen
•    Mittarointi- ja raportointitiedon tuottaminen
•    Kaksisuuntainen viestintä (esim. tekstiviestikuittaukset takaisinpäin)
•    Viestien yksilöinti tunnisteen avulla

3. Viestien lähettäminen

  • virkailija lähettää viestin manuaalisesti tiettynä ajankohtana (Kirje/viestipohja luodaan viestintäpalvelussa)
  • virkailija tekee palveluun ajastuksen, jonka perusteella järjestelmä lähettää viestin tiettynä ajankohtana
  • asiakas tekee palveluun ajastuksen, jonka perusteella järjestelmä lähettää viestin tiettynä ajankohtana
  • "kovakoodatut" viestit: esim. vahvistusviesti vastaanotetusta hakemuksesta

Toisen asteen jälkiohjauskirjeet lähetetään määrättynä ajankohtana Itellan iPost-palveluun, jossa ne tulostetaan ja postitetaan hakijoille. Oppilaitokset lähettävät muut kirjeet. Joissakin tapauksissa OPH voi tulostaa ja lähettää jälkiohjauskirjeen hakijalle, joka ei syystä tai toisesta ole saanut kirjettä iPost-palvelun kautta (esim. tulosta korjattu jälkikäteen, väärät yhteystiedot hakemuksessa).

Viesti pitää voida lähettää suoraan palvelun kautta ja mielellään suoraan eri toimintojen kautta, esimerkiksi tarjontatietojen ylläpitonäytön kautta tai opiskelijavalintarekisterin ylläpidon kautta. Tätä toiminnallisuutta tarvitaan esimerkiksi silloin, kun kirjataan hakijan tietoihin liite saapuneeksi ja halutaan samalla kuitata liitteen saapuminen hakijalle.

Lähetetystä ja tulostetusta viestistä pitää jäädä merkintä tapahtumalokiin, jotta virkailijat voivat seurata kenelle kirjeitä on lähetetty. Kirjeitä lähetetään usein eri aikoina eri hakijoille sitä mukaa kun tulos valmistuu.

Esimerkkejä postituspalveluista:

  • iPost: Itella tulostaa ja kuorittaa kirjeet ja hoitaa jakelun organisaation puolesta. Jakelun voi hoitaa  myös sähköisesti vastaanottajan toiveiden mukaan.
  • NetPost: Itellan sähköinen tili, jolle asiakas voi vastaanottaa kirjeet sähköisessä muodossa. NetPostiin saapuneet

4. Viestien vastaanottaminen

Sähköisessä muodossa lähetettävä viesti voi saapua vastaanottajalle eri muodoissa riippuen siitä, minkä muodon/mitkä muodot vastaanottaja on ennalta valinnut (sähköposti, asiointitili, NetPosti).

Jos käyttäjä on luonut asiointitilin (rekisteröitynyt, heikosti tai vahvasti tunnistautunut), viestit saapuvat aina asiointitilille. Käyttäjä voi tilata ilmoituksen sähköpostiinsa asiointitilille saapuneista viesteistä. Jos käyttäjä on valinnut muun ensisijaisen yhteydenottotavan kuin asiointitilin, viestit lähetetään myös muualle, esimerkiksi sähköpostiin. Käyttäjä voi muuttaa valittua yhteydenottokanavaa milloin tahansa muuttamalla asiointitilin asetuksia  tai olemalla yhteydessä asiakaspalveluun. Jos käyttäjällä ei ole asiointitiliä, viestit siirtyvät hänen valitsemaansa ensisijaiseen kohteeseen. Henkilö, joka on hakenut koulutukseen ilmoittaa hakulomakkeella yhteystietonsa ja ensisijaisen yhteydenottotavan. (Tarkista: Mitä tapahtuu aiemmille viesteille, jos käyttäjä luo asiointitilin myöhemmin)

Virkailijoille suunnatut yhteiset tiedotteet saapuvat virkailijan sähköiselle työpöydälle. Virkailijalle tulee ilmoitus sähköpostiin työpöydällä julkaistuista viesteistä. Hän voi myös halutessaan poistaa ilmoitustilauksen. 

Viestin vastaanottajina voi olla joko

  • tiettyjen hakuehtojen mukaan valikoituvat henkilöt (ml. käyttäjähallinnon logiikan mukaiset yhdistelmät), vrt. Osoitejärjestelmä (”henkilöt, jotka eivät ole toimittaneet liitteitä”, ”virkailijat, joiden oppilaitos ei ole päivittänyt oppilaitostietoja päivämäärään x mennessä”, ”koulutukseen x hakeneet”, ”kaikki hyväksytyt”, ”kaikki vastuukäyttäjät”),
  • tietty ennalta luotu ryhmä (”opon omat oppilaat”),
  • järjestelmän kautta valittava yksittäinen vastaanottaja (esim. vastaanotettu liite on kirjattu hakijan tietoihin, hakijalle lähtee kuittaus)
  • tietty itse määriteltävä vastaanottaja (etunimi.sukunimi@organisaatio.fi). ?
  • vastaanottaja voi itse liittyä tiettyihin ryhmiin (ryhmäviestintä) ?

Vastaanottajaryhmä muodostetaan aina ko. palvelussa, esim. Osoitepalvelussa, Valinnoissa, Hakemuksella jne.


5. Viestipohjat

Virkailija voi tallentaa järjestelmään erityyppisiä viestipohjia, esim. muistutuksia, ilmoituksia, valintakoekutsuja, hyväksymis- tai hylkykirjeitä, jälkiohjauskirjeitä, lisätietopyyntöjä, ohjeita ja tiedotteita. Virkailija voi muokata niitä viestipohjia, jotka hän on itse tai hänen edustama organisaatio on luonut. Opetushallituksen virkailija voi muokata Opetushallituksen viestipohjia.

Virkailijan pitää voida määritellä tuloskirjeiden sisällöt haku- ja hakukohdekohtaisesti. Toisen asteen yhteishaussa on tietyt ennalta määritellyt tiedot kaikkien hakutoiveiden tuloksista, korkeakoulujen hauissa eri hakukohteilla voi olla eri avaintiedot, jotka pitää näyttää tuloskirjeessä. Toisen asteen yhteishaun tuloskirjeet sisältävät kaikkien hakutoiveiden tulokset, korkekoulujen tuloskirjeet voivat sisältää yhden tai useamman hakutoiveen tuloksen.

Virkailijan pitää myös voida valita se hakijajoukko, jolle kirjeen lähettää eri hakuehdoilla.

Viestit voivat olla joko määrämuotoisia tai vapaamuotoisia ja/tai modulaarisia. Määrämuotoisten viestien tulee sisältää tietyt pakolliset tiedot. Tiettyjen määrämuotoisten viestien tiettyjä osia voi muuttaa vain OPH virkailija (esim. jälkiohjauskirjeen yhteinen osio). Kun virkailija luo uuden viestipohjan ja valitsee viestityypin, järjestelmä ilmoittaa mitkä kentät ovat muokattavia ja mitkä eivät ole muokattavia.

Viesteihin voi liittää eri tietosisältöjä (esim. vastaanottajan yhteystiedot, lähettäjän yhteystiedot), liitteitä (esim. erittely hakijan saamista pisteistä ja tuloksista). Nämä tietosisällöt muodostuvat ko. palvelussa, esim. Valinnoissa.

Vanhoja, järjestelmään tallennettuja viestipohjia voi hakea järjestelmästä

  1. vapaalla sanahaulla,
  2. viestityypin mukaan,
  3. organisaation ja/tai hakukohteen mukaan,
  4. tallentajan mukaan (Omat/organisaation yhteiset),
  5. tallennusajankohdan mukaan,
  6. hakuajan, koulutustyypin (nuorten/aikuisten), hakutyypin tai kielen mukaan
  7. muu, mikä?

 

Kaikki viestipohjat eivät näy kaikkien käyttäjien listalla.

  1. OPH:n virkailija voi valita, tallentuuko viestipohja Oppijan yhteiselle, organisaation yhteiselle vai Omat viestit -listalle.
  2. Oppilaitoksen virkailija voi valita, tallentuuko viestipohja organisaation (koulutuksen järjestäjän/oppilaitoksen/opetuspisteen/ valintakoeyhteistyötä tekevien toimijoiden tms.) yhteiselle listalle vai Omat viestit -listalle

 

6. Esimerkkejä viesteistä

Viestityyppi

Määritelmä

Lähetysmuoto

Lisätiedot/tietosisällöt

automaattiviesti vastaanotetusta hakemuksesta

hakija saa automaattisen viestin tiedoksi vastaanotetusta hakemuksesta.

järjestelmä lähettää niille hakijoille, jotka ovat ilmoittaneet puhelinnumeronsa ja/tai sähköpostiosoitteensa

Virkailija voi muodostaa räätälöidyn viestipohjan ko. automaattiviesteille

Viestissä on hakemusnumero, hakijanumero, hakukohteet (koulutus ja oppilaitos) järjestyksessä

kutsu valintakokeeseen

Valintakoekutsukirje lähetetään hakijalle, joka kutsutaan valintakokeeseen.

oppilaitos lähettää kutsun postitse tai sähköisessä muodossa

OPH virkailija tekee pohjan, joka sisältää määrätyt perustiedot.

 

valintakokeen tulos

 

Tieto tuloksesta lähetetään hakijalle, joka on saanut kutsun kokeeseen

oppilaitos lähettää tiedon postitse tai sähköisessä muodossa

Nykytila: AMK:ssa tekstiviestipalvelu käytössä osalla. Hakija ottaa hakemuksella kantaa siihen, saako tuloksen lähettää tekstiviestillä.

valinnan tulos

Tieto tuloksesta lähetetään hakijalle, joka on hyväksytty (tai hylätty?) koulutukseen

oppilaitos lähettää tiedon postitse tai sähköisessä muodossa

 

jälkiohjauskirje valitsematta jääneille

Jälkiohjauskirje lähetetään hakijalle, joka ei tule valituksi yhteenkään niistä koulutuksista, joihin hän on hakenut yhteishaussa.

järjestelmä lähettää tiedoston Itellan iPost -palveluun tai oppilaitoksen virkailija lähettää paperimuotoisena

OPH virkailija tekee yhteisen osuuden. Alueen ohjaaja voi lisätä oman osuuden. Alueen ohjaaja määräytyy esim. vastaanottajan kotipaikkakunnan mukaan.

vapaamuotoiset viestit

mm.
- manuaalinen vahvistusviesti käsitellystä hakemuksesta
- hakemuksen täydennyspyynnöt
- muistutus hakuajan alkamisesta/päättymisestä (kaikille rekisteröityneille hakeutujille)
- tiedote ruuhka-ajoista, teknisistä ongelmista yms.
- eri hakuvaiheisiin liittyvät muistutukset ja ilmoitukset

virkailija lähettää järjestelmän kautta

Virkailija voi valita kohderyhmän hakuehtojen perusteella (kaikki, joiden hakemusta käsitelty tiettynä ajankohtana, kaikki, joiden pitää toimittaa liitteitä, kaikki, jotka ovat rekisteröityneet hakeutujiksi jne.)

koulutusmarkkinointi

 

oppilaitoksen lähettämä markkinointiviesti valitulle kohderyhmälle

oppilaitoksen virkailija lähettää järjestelmän kautta sähköisesti tai paperimuotoisena

Virkailija voi valita kohderyhmän hakuehtojen perusteella

ryhmäviestintä

virkailija voi luoda ryhmän, johon hän voi liittää jäseniä tai johon jäsenet voivat oma-aloitteisesti liittyä, esim. opot voivat luoda ryhmän omille oppilailleen ja heidän vanhemmille

 

Virkailija voi valita kohderyhmän hakuehtojen perusteella

muistutus koulutuksen järjestäjille

OPH lähettää muistutuksen esim. organisaatiotietojen päivitystarpeesta, tehtävästä toimenpiteestä

järjestelmä lähettää ajastuksen ja annettujen ehtojen perusteella

 

tiedotteen tai ohjeen lähetys koulutuksen järjestäjille

OPH lähettää tiedotteen tai ohjeen tietylle, ennalta määritellylle kohderyhmälle

virkailija lähettää virkailijan sähköiselle työpöydälle (ja sähköpostiin?)

Kohderyhmä määräytyy käyttäjähallinnon kautta (rooli, organisaatio) ja/tai muiden ehtojen perusteella

kuittaus vastaanotetusta liitteestä

Virkailija kuittaa hakijalle, että liite on vastaanotettu ja liitteen tiedot on kirjattu hakijan tietoihin

viestin lähetys tapahtuu opiskelijavalintajärjestelmässä olevien tietojen kautta

 

automaattiviesti uuden organisaation pääkäyttäjälle

organisaation luomista varten tarvitaan tieto sen pääkäyttäjästä (nimi, sähköposti), joka saa automaattiviestin, kun uusi organisaatio on luotu. Viestissä on ohjeet, miten anotaan pääkäyttäjätunnusta ( https://confluence.csc.fi/download/attachments/9309105/k%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4hallinta+p%C3%A4%C3%A4k%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4+rekister%C3%B6ityminen+14032012.pdf)

sähköposti järjestelmän kautta vastaanottajalle

minimivaatimus: pääkäyttäjän nimi ja sähköpostiosoite

----

  • No labels