Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Käyttötapauksen tila: Kesken

Tunniste

 

Käyttötapauksen nimi

Lähetä sähköpostiviesti määritellylle ryhmälle

Prosessi

 Viestintä

Toimijat

 Virkailijan sähköisen työpöydän käyttäjät

Tarkoitus

 Lähettää viesti yhdelle tai useammalle henkilölle/yhteystietotyypille palvelun kautta

Esiehdot

 Henkilöt/yhteystietotyypit on luotu järjestelmään

Jälkiehdot

 Viesti on lähetetty ja siitä jää merkintä lokiin

Tyypillinen työnkulku

  1. Virkailija (viestin lähettäjä) siityy ryhmäpostipalveluun ja valitsee:
    1. viestin tyypin (Viranomaisviestintä ja tiedotus, sähköpostimarkkinointi, muistutus...)
    2. kohderyhmän (hakuehdot, joiden perusteella ryhmä muodostetaan, ehtoja mm. järjestelmässä olevat yhteystietotyypit, käyttäjäroolit, hakijat eri ehtojen mukaan)
    3. kohderyhmän rajausehdot (organisaation kieli, oppilaitostyyppi, omistajatyyppi, vuosiluokat, koulutuksen järjestäjä, AVI, maakunta, kunta, koulutustarjonnan vuosi, koulutuksen kieli, koulutusaste, koulutus- ja opintoala, tutkintotyyppi, tutkinto, nuorten/aikuisten koulutus, tutkintotoimikunta (tarkista!), rooli toimikunnassa (tarkista!), rooli Opintppolussa, rooli AIPALissa (tarkista!), organisaatioryhmä
  2. Järjestelmä näyttää valitut rajausehdot kootusti
  3. Virkailija käynnistää haun (mahdollista myös positaa yksi tai useampi rajaustekijä ja poistaa kaikki rajaustekijät)
  4. Järjestelmä listaa kaikki yhteystiedot, jotka vastaavat hakuehtoja (tunniste, kohderyhmän nimi, mahdollinen koulutuksen järjestäjä, kunta, kieli, tyyppi, nimi, sähköpostiosoite) - tarkista, mitkä tarvitaan, ainakin kohderyhmän nimi ja sähköpostiosoite. Järjestelmä ilmaisee, jos listalla on puutteellisia yhteysttietoja.
  5. Virkailija valitsee toiminnon "kirjoita viesti valituille" (oletuksena kaikille listalla oleville yhteystiedoille; mahdollista myös poistaa yksi tai useampi yhteystieto listalta ja siirtää yhteysttiedot CSV-muotoon)
  6. Virkailija täyttää viestin tiedot
    1. Vastaanottaja on "Osoitelista", jonka voi avata ja nähdä kohdassa 4. listatut yhteystiedot. Virkailija voi valita, että osoitteet siirtyvät erilliseen osoiteraporttiin, jonka voi tallentaa myöhempää käyttöä varten
    2. Liitteet (selaa, liitä liite, maxkoko xxxx, poista valittu liite)
    3. Lähettäjä: Oletuksena Opetushallitus (muut vaihtoehdot???)
    4. Vastausosoite (oletuksena virkailijan sähköpostiosoite, muokattavissa)
    5. Viestin sisältö, saateteksti
  7. Virkailija painaa Lähetä (tai Peruuta)
  8. Vastaanottajat saavat viestin sähköpostiinsa (myöhemmin myös muut kanavat mahdollisia), eivät näe muita vastaanottajia
  9. Viestistä jää lokimerkintä, joka sisältää vastaanottajat, aikaleiman, viestin sisällön, lähettäjän tiedot muuta, mitä?

Vaihtoehtoinen työnkulku

 

Poikkeustilanteet

 

Tiedot

 

Erityisvaatimukset

 

Huomioita

 

  • No labels