Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Aika: Perjantai 11.12.2015 klo 13-14.30

ACP:https://connect.funet.fi/virta-julkaisu


Osallistujat: Anneli Vartio TTL, Eeva-Maria Suojärvi Xamk, Fredrik Finnberg CSC, Hanna-Mari Puuska CSC, Heile Tofferi VSSHP, Ilkka Nokelainen LTY, Janne Pölönen TSV, Jenni Kokko JY,  Johanna Viljanen TurkuAMK, Jukka Haapamäki OKM, Jukka Rantasaari TY, Kaisu Piiroinen OKM, Katri Hollo HAAGA-HELIA, Maria von Hertzen Arcada, Marja Pernu Lapin amk, Milja Nevalainen Uniarts, Minna Karvonen SeAMK, Mira Juppi FIMEA,  Neea Salo OAMK, Olli-Pekka Kaurahalme TY, Raimo Körkkö OY, Raine Rapo CSC, Sirpa Riikkinen LUT,  Tampereen yliopiston ryhmä, Tarja Laakkonen Laurea, Tiina Kenttälä-Koivumäki TAMK, Tiina Suikkanen TY, Tua Hindersson-Söderholm Hanken,  Vaasan yliopiston ryhmä, Virpi Miettinen OY, Yrjö Lappalainen TTY


Nauhoite: https://connect.funet.fi/p6obx9067d2/

Ajankohtaiset asiat

 

1.Tilannekatsaus

  • Lukurajapinnan kehitys aloitettu, viimeistään loppiaisen jälkeen testattavissa (voi lukea tietoja ulospäin)
  • Joulun jälkeen tietojen siirron testaaminen mahdollista
  • Tarkistusrutiinit, validoinnit ja virheraportit parhaillaan työn alla
  • Kysymys: Laitetaanko xml-tiedostot palvelimelle samaan paikkaan kuin muutkin virta-tiedostot?
    • Vastaus: Tulee oma sftp-palvelin

 

2. Yhteisjulkaisujen hallinta

  • Kun useasta organisaatiosta tulee sama julkaisu, alkuperäiset tiedot sisällytetään ja uudet tiedot viedään yhteisjulkaisulle muodostettavaan tietueeseen.
  • Useasta organisaatiosta tulleiden julkaisujen käsittelyprosessi on kuvattu täällä.
  • Jokaisen kentän osalta kuvattu, miten näkyy JUULIssa – esim. julkaisun nimeksi valitaan pienin, julkaisuvuodeksi ensin ilmoitettu. Mekaanisessa tarkistuksessa ei mahdollista tunnistaa, mikä tieto on oikea.
  • Jos ristiriitaisia tietoja, tieto menee tiedoksi jokaiseen raportoineeseen organisaatioon.
  • Yhteisjulkaisutietue kuten normaali julkaisu, mutta
    • Organisaatiokohtaiset tunnukset korvataan yhteisjulkaisutietueessa tunnuksella YJ
    • Julkaisun tila -koodistoon uusi arvo, joka niin ikään kertoo, että kyseessä yhteisjulkaisu.
    • Tieteenalakoodit siten, että eniten esiintyvä ensimmäiseksi jne.
    • Tekijäkenttään vain 1 tekijä per organisaatio.
    • Yhteisjulkaisutietueessa luetellaan ne julkaisut, joista tietue muodostettu. Rajapinnasta voi hakea alkuperäiset tiedot (esim. kaikki tekijätiedot).
    • Alkuperäiseen julkaisuun lisätään elementti, jolla pääsee käsiksi yhteisjulkaisuun.
  • Kysymys: Missä yhteisjulkaisua käytetään?
    • Vastaus: Yhteisjulkaisu näkyy yhtenä JUULIssa (kuten nytkin), mutta se poimii alkuperäisistä julkaisuista esim. tekijätiedot. Riippuu palvelusta, joka tietoja lukee, käyttääkö yhteisjulkaisun vai alkuperäisten tietoja.
  • Kysymys: Mitä tarkoittaa ensin raportoitu? Entä jos tietoa korjattu jälkeenpäin?
    • Vastaus: Tarkoittaa ensin VIRTAan raportoitua. Korjattu tieto päivittyy sekä alkuperäiseen että yhteisjulkaisuun. Voi käydä niinkin, että korjausten jälkeen ei olekaan enää yhteisjulkaisu, jolloin yhteisjulkaisu purkautuu
  • Kysymys: Voiko organisaatio liittyä julkaisuun liittämällä vain omat tekijänsä? Esim. raportoimalla pelkästään DOIn ja omat tekijänsä?
    • Vastaus: Mahdollista tällä hetkellä siten, että hakee VIRRAsta XML-tiedon ja muokata (tekstipohjaista tietoa helppo muokata) ja siirtää muokatun tiedon VIRTAan.
    • Pelkkä DOIn ilmoittaminen ei kuitenkaan ainakaan toistaiseksi riitä.Vaikka joku muu organisaatio olisi vienyt VIRTAan, täytyy toistaiseksi viedä täydelliset tiedot julkaisusta
    • Nykyisin OKM:n tiedonkeruu hoidetaan alkuperäisistä tiedoista, Yhteisjulkaisutietoja on käytetty vain, kun on korjattu ristiriitaisia julkaisutyyppejä.
    • Ei varsinaista linjausta, mutta toistaiseksi ei teknisesti mahdollista. Palvelulla voisi kuitenkin olla jatkossa käyttöä.
    • Periaatteessa olisi mahdollista perustaa jatkokehitysvaiheessa tällainen palvelu, johon voisi hakea julkaisutiedot ja niitä hieman muokkaamalla liittyä jo raportoituihin julkaisuihin.
  • Kysymys: Kuinka hoidetaan julkaisutyyppien korjaaminen yhdenmukaisiksi OKM:n tiedonkeruussa?
    • Vastaus: Nyt tiedonkeruutiedot tulevat aika lähellä tiedonkeruuajankohtaa, joten ensi keväänä vielä OKM antaa tiedoksi ristiriitaiset julkaisutyypit tiedoksi samaan tapaan kuin edellisessä tiedonkeruussa. VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta julkaisunsa tuovat organisaatiot voivat tehdä korjaukset suoraan VIRRAn kautta.
    • Jatkossa julkaisutyyppejä voi korjata pitkin vuotta ja prosessia voidaan nopeuttaa ja automatisoida. Prosessi tarkentuu ennen keväällä 2017 toteutettavaa tiedonkeruuta.

  • Ehdotuksia elementtien käsittelystä yhteisjulkaisussa voi laittaa kommenttikenttään

3. Virheraportit

  • Ensi vaiheessa virheraportit lähetetään sähköpostitse.
    • Esimerkkejä tarkastuksista:  https://confluence.csc.fi/display/VIR/Latausajossa+tarkistettavat+tiedot
    • Sähköpostitse lähetettävät raportit samankaltaisia kuin VIRTA-opintotietopalvelussa.
    • Organisaatio etsii julkaisun omasta järjestelmästään / excelistään ja tekee tarvittavat korjaukset
    • Sovittiin, että virheraportille julkaisun tunnisteeksi laitetaan organisaatiokohtainen tunnus ja julkaisun nimi (ainakin 50–100 ensimmäistä merkkiä)
    • Piloteilta tarvitaan sähköpostiosoitteet virheraportteja varten.

 

  • Jatkossa virheraportit käyttäjäystävällisemmässä muodossa web-palvelun kautta.
    • Suunnitelmissa, että virhetiedot ja tilannetiedot Extra-Vipunen-palvelussa luettavammassa muodossa rajatulle käyttäjäkunnalle
    • Tavoiteaikataulu syksy 2016.
    • Alustavasti:
      • Kunkin organisaation virheet näkyvät vain ko. organisaatiolle.
      • Lisäksi tiedot, kuinka paljon ladattu julkaisuja kustakin organisaatiosta, alustavasti näkyvillä kaikille organisaatioille Extra-Vipusessa.
      • Ehdotusta ei vastustettu

4. Organisaatioiden alayksikkökoodistojen ylläpito

  • Vuoden 2014 tiedonkeruussa alayksikkökoodisto raportoitiin ensimmäistä kertaa tiedonkeruun yhteydessä
  • Jatkossa alayksikkökoodistojen ajantasainen tarkistaminen ja ylläpito VIRRAssa edellyttäisi vuosittaisten koodistojen toimittamista etukäteen (ennen tiedonkeruuvuoden alkamista)
  • Lisäksi jatkossa koulutusalat korvaavat OKM:n ohjauksen alat kerätään alayksikkökoodistojen mukana
  • Yliopiston vaikea tietää joulukuussa seuraavan vuoden alayksikköjä ja näiden ohjausaloja - voitaisiin toimittaa kattavasti esim. tiedonkeruuvuoden marraskuussa
  • Yksi vaihtoehto on, että ei pakoteta koodiston mukaisiksi, vaan tarkistetaan tiedot jälkikäteen ja raportoidaan organisaatioille, jos raportoitu koodistoa vastaamattomia koodeja
    • Tällöin JUULIssa näkyvät koodeina (tai eivät näy lainkaan), ellei koodille ole vielä raportoitu selitettä
    • Näin toimitaan ainakin vuoden 2016 osalta.
    • Samaan koodiin liittyvän laitoksen nimi voi olla eri vuosina eri
    • OKM: Mielellään ei käytetä edellisen vuoden koodistoja. Voidaan myös tehdä niin, että organisaation nimi ilmoitetaan aikaisemmin ja ohjausaloja voidaan täydentää loppuvuodesta.  Ohjausalatietoa tuskin käytetään julkaisujen osalta kesken vuoden.
  • Kysymys: Onko olemassa/tulossa mitään ohjeistusta, millaisia organisaation alayksikköjen olisi hyvä olla?
    • OKM: Jotta OKM-ohjauksen alajakaumat riittävän tarkkoja, raekoko ei liian iso, mutta käytettävyyden kannalta ei liian pieni. 20-150 yksikköä ehkä sopiva.
  • Kysymys: Käytetäänkö samoja alayksikköjä henkilöstötiedonkeruussa? HR-järjestelmä rajoittaa, mitä yksiköt voivat olla.
    • OKM: Täytyy olla samoja, joten sieltä tulee todennäköisesti tiettyjä rajoitteita. Myös Tilastokeskuksen T&K-tiedonkeruussa käytetään samoja alayksiköitä.


5. Tiedot VIRRAsta OpenAIREen

  • TY: Tod.näk. tutkijoiden vastuulla. Parasta olisi jos tarvittaisiin vain yksi integraatio VIRRA:sta.
  • JY: Hankkeita tulossa, mutta ei vielä tehty asialle mitään. Vaikkei tulisikaan VIRRAn kautta, olisi apua, jos yhteinen selvitys siitä, miten asia tulisi hoitaa.
  • LTY: LUT:ssa on tällä hetkellä pilotoitu Dorian kautta tiettyjen julkaisujen haravoitumista OpenAireen, mutta sen tarkempaa tietoa ei OpenAiresta.
  • Perustetaan pieni ryhmä selvittämään mahdollisuuksia tietojen poimimiseen VIRRAsta. Ryhmä kokoontuu alkuvuodesta 1-2 kertaa. Kootaan edustajat CSC:ltä, LUTista (Ilkka Nokelainen), HY:sta ja Kansalliskirjastosta.

6.Tiedoksi

 

7. Muut asiat

  • Kysymys: Tieteellisissä lehdissä julkaistujen väitöslektioiden kirjaaminen?
    • TaY: Kirjattu B1:een.
    • OKM: B1 tai A1 voisivat olla oikeita paikkoja. Tarkennetaan ohjeistukseen.

 

Seuraavat kokoukset

 

Kevään 2016 kokousajat

To 21.1. klo 13-14.30

Pe 12.2. klo 13-14.30

Pe 4.3. klo 13-14.30

Pe 1.4. klo 13-14.30

Pe 29.4. klo 13-14.30

Pe 3.6. klo 13-14.30

 

 

  • No labels