Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Tässä osiossa kuvataan hakemusten käsittelyyn liittyvät toimenpiteet toisen asteen hauissa. Ongelmatilanteissa ota yhteyttä virkailija@opintopolku.fi tai soittamalla hakuneuvontaan 0295331010.

Hakemusten käsittely löytyy palvelun ylänavigaatiosta valitsemalla ylänavigaatiosta "Hakemukset ja valinnat" ja edelleen "Hakemusten käsittely".

1. Lähettävien tahojen opinto-ohjaajille
 1.1. Hae omien oppilaidesi hakemuksia

Hakemusten käsittelyssä voit hakea omien oppilaidesi hakemuksia.

(klikkaa kuvaa suuremmaksi)

 b) Hakemusten hakeminen

(klikkaa kuvaa suuremmaksi)

Hakemusten käsittely -näytöllä virkailija voi etsiä hakulomakkeita tarkempaa tarkastelua varten eri hakukriteerien perusteella. On suositeltavaa valita useita hakukriteerejä hakutulosten rajaamiseksi ja haun nopeuttamiseksi. "Tyhjennä"-painike tyhjentää valitut hakukriteerit ja "Hae"-painike taas tekee haun valittujen kriteerien mukaisesti.

Hakutuloslistauksen tulosta voi järjestää alenevaan tai ylenevään järjestykseen listauksen sarakeotsikoita (Nimi, Hakemusnumero ja Hakemuksen tila) klikkaamalla (1.). Jos virkailija haluaa tarkastella yksittäistä hakemusta, niin hänen pitää klikata hakemuksen hakemusnumeroa, josta kyseinen hakemus aukeaa. Virkailija voi myös valita ko. hakemuksen rastittamalla nimen vasemmalla puolella sijaitsevan ruudun ja painamalla "Avaa hakemus" -painiketta. Jos virkailija haluaa selailla laajempaa hakemusjoukkoa, voi hän rastittaa useampia hakemuksia kerrallaan ja siirtyä hakemuksiin "Avaa hakemus" -painikkeella.


Hakukriteerit:

Hae hakemuksia: Virkailija voi hakea hakemuksia hakijan nimellä (etunimi tai sukunimi), henkilötunnuksella, syntymäajalla, henkilönumerolla tai hakemusnumerolla (2.). Jos käyttää useampia kriteerejä esim. nimeä ja hakemusnumeroa, on kriteerit erotettava välilyönnillä.

Hakukausi ja –vuosi: Oletuksena on kuluva hakukausi- ja vuosi. (3.) Näillä kriteereillä rajataan hakujen määrää Haku-valikossa. Esim. Jos kaudeksi on valittu ”Kevät” ja vuodeksi ”2016”, niin listauksessa näytetään vain keväällä 2016 järjestettävät haut.  

Lähtökoulu ja -luokka: Tätä hakukriteeriä käyttävät lähinnä Opinto-ohjaajan käyttöoikeuden omaavat henkilöt. Tällä ehdolla opinto-ohjaaja voi rajata tuloslistauksen koskemaan vain oman koulunsa ja jopa tietyn luokan oppilaiden hakemuksia. Lähtökoulu-kenttään kirjoitetaan haettujen oppilaiden lähtökoulu ja luokka-kenttään kirjoitetaan luokan tunniste, esim. 9A. (4.)

Näytä ei-hakeneet: Opo-rooliin liittyvä hakukriteeri toisella asteella. Tällä haulla opo pääsee tarkastelemaan oman koulunsa tai tietyn luokan oppilaita, jotka eivät ole hakeneet esimerkiksi yhteishaussa. ”Haku” ja ”Koulu” ovat pakollisia kriteerejä tämän toiminnon onnistumiseksi. Ei-hakeneiden listaus avautuu Opiskeluoikeudet-näytölle, jossa opo voi tarkistaa ei-hakeneiden hakijoiden lukumäärän ja tiedot.

Haku: Haku-kriteerillä rajataan hakutulos koskemaan vain tiettyyn hakuun. Hakukausi ja -vuosi-kriteerit rajaavat hakujen määrää valikossa. Esim. jos kaudeksi on valittu ’Kevät’ ja vuodeksi ’2016’, niin listauksessa näytetään vain keväällä 2016 järjestettävät haut.  

Hakemuksen tila: ’Aktiivinen’: Tällä kriteerillä rajataan haku aktiivisiin hakulomakkeisiin. Tämä on oletusarvona.

    • ’Kaikki’: Tällä valinnalla hakemuksen tilaa ei käytetä hakukriteerinä ja haku palauttaa kaikki hakemukset tilasta riippumatta.
    • ’Passivoitu’: Tämä kriteeri rajaa haun passiivisiin hakemuksiin.
    • ’Puutteellinen’: Tämä valinta rajaa haun puutteelliseksi merkittyihin hakemuksiin. Hakemus muuttuu puutteelliseksi jos esimerkiksi siitä puuttuu jokin pakollinen tieto.
    • ’Yksilöimättä’: Tämä hakukriteeri rajaa haun hakemuksiin, joiden hakijaa ei ole yksilöity. Suurin osa näistä yksilöimättömistä hakijoista on henkilötunnuksettomia eli niin kutsuttuja hetuttomia hakijoita, jotka yksilöidään hakemusten vertailun yhteydessä. Toisen asteen hauissa OPH yksilöi hetuttomat hakijat, korkeakoulujen hauissa tämä työ on korkeakoulujen tehtävä. Hetulliset hakijat yksilöidään automaattisesti järjestelmän toimesta.
    • ’Hetuttomat’: Tämä valinta rajaa haun hakemuksiin, joiden hakijalla ei ole suomalaista henkilötunnusta. Toisin sanoen heillä on vain syntymäaika. OPH yhdistää ja vertaa kyseisten hakijoiden lomakkeet sekä yksilöi hakijat ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen yhteishaussa hakuajan päättymisen jälkeen. Korkeakoulujen hauissa korkeakoulujen virkailijat vastaavat tästä prosessista.  

Näytä vain harkinnanvaraisesti hakeneet: Tämä hakukriteeri liittyy toisen asteen hakuihin. Ruudun rastittaminen hakee kaikki harkinnanvaraisesti hakeneet, niiden hakukriteerien perusteella mitkä virkailija on valinnut.

Hakukohde: Hakukohde-kenttään virkailija voi kirjoittaa hakukohteen nimen tai koodin, minkä perusteella hakutulos rajataan koskemaan vain valittua hakukohdetta. Esimerkiksi koodilla 515 tulee valittavaksi hakukohde ’Tieto- ja viestintätekniikan perustutkinto, pk’ ja haku palauttaa kyseiseen tutkintoon hakeneiden hakijoiden hakemukset.

(Pohjakoulutus: Tämä hakukriteeri liittyy korkeakouluhakuihin.  Se aktivoituu vasta, kun hauksi on valittu jokin korkeakoulujen haku. Alasvetovalikosta virkailija voi valita hakukriteereiksi: ammatillinen perustutkinto, ammattitutkinto, avoimen korkeakoulun opinnot, korkeakoulututkinto, muu korkeakoulukelpoisuus, muualla kuin Suomessa suoritettu kansainvälinen ylioppilastutkinto, muualla kuin Suomessa suoritettu korkeakoulututkinto, Suomessa suoritettu kansainvälinen ylioppilastutkinto, ulkomainen tutkinto, ylioppilastutkinto, ylioppilastutkinto + ammatillinen perustutkinto (kaksoistutkinto). Voit valita useampia pohjakoulutuksia hakukriteereiksi. Pidä tällöin ctrl-painike pohjassa ja valitse halutut kriteerit.)

(Hakukohderyhmä: Tämä hakukriteeri liittyy korkeakouluhakuihin. Hakukenttään voidaan hakea organisaatio-palveluun tallennettuja hakukohderyhmiä. Tämän hakukriteerin avulla virkailija voi hakea kaikki tiettyyn hakukohderyhmään hakeneet.)

Ensisijaisesti hakeneet: Tällä hakukriteerillä virkailija voi hakea kaikki tiettyyn hakukohteeseen ensisijaisesti hakeneet. Hakukohde-tieto on siten pakollinen tämän kriteerin yhteydessä. Virkailijan on myös mahdollista hakea tiettyyn hakukohderyhmän hakukohteeseen ensisijaisesti hakeneet. Tällöin hakukohderyhmä on myös valittava.  

(Tiedot tarkistettu / Tiedot ei tarkistettu: Tämä hakukriteeri liittyy korkeakouluhakuihin. ’Tiedot tarkistettu’- hakukriteerillä virkailija voi hakea hakukohdekohtaisesti ne hakemukset, joiden tiedot ovat merkitty ’Tiedot tarkistettu’ -tilaan hakemuksen Hakukelpoisuus ja liitteet-osiossa. Tiedot ei tarkistettu- taas toimii käänteisesti.)


2. Hakemuksen käsittely ja muokkaaminen

Pääsääntöisesti yhteisten hakujen hakemusten käsittelystä vastaa OPH:n rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjä voi muuttaa hakijan henkilötietoja, pohjakoulutusta ja hakutoivejärjestystä. OPH:n rekisterinpitäjä vastaa tarvittaessa myös hetuttomien hakemusten yksilöinnistä ja hakemuksen passivoinnista.

Oppilaitosten opinto-ohjaajilla on oikeus muokata omien oppilaidensa hakemusten henkilötietoja ja lisätietoja. Muilla käyttäjärooleilla ei ole oikeutta muokata hakemusta.

 Hakemuksen käsittely ja muokkaaminen

Hae päivitettävä hakemus Hakemusten käsittelyn hakutoiminnolla (1, 2.). Valitse hakemuslistasta haluamasi hakemus ja klikkaa hakemusnumeroa (3.) tai rastita tarkasteltava ja klikkaa Avaa hakemus-painiketta (4.). Järjestelmä avaa hakemuksen tarkasteltavaksi.

 

Avaa hakemus

Hakemus rakentuu eri vaiheiden alle kootuista tiedoista. Tietoja voi päivittää vain yksi vaihe kerrallaan. Kun haluat muokata vaiheiden tietoja, klikkaa vaiheen kohdalla olevaa kynän kuvalla varustettua "Muokkaa"-linkkiä (4.). Järjestelmä avaa vaiheen muokattavaksi.

Muokkaa hakemusta

 

Muokkauksen jälkeen paina ”Tallenna”-painiketta näkymän alaosassa. Jos et tee muutoksia tietoihin, palaa edelliseen painamalla nuolipainiketta näkymän yläosassa.

Kannattaa huomioida, että yhden vaiheen muokkaaminen saattaa aiheuttaa sen, että hakemuksen myöhempiä vaiheita täytyy myös päivittää. Tällaisia muutoksia voivat olla esimerkiksi pohjakoulutuksen, äidinkielen tai opiskelukielen päivittäminen.

 

 

 

 Hakemuksen eri toimintoja

Hakijan henkilötietojen päivittäminen

Avaa muokattava hakemus ja klikkaa ”Henkilötiedot”-vaiheen kohdalla ”Muokkaa”-painiketta. Tee tarvittava muutos ja paina ”Tallenna”-painiketta näkymän alaosassa. Hakijan henkilötietoja voi muokata hakuaikana ja haun jälkeen valintoihin asti.

Hakijan pohjakoulutustietojen päivittäminen

Avaa muokattava hakemus ja ”Koulutustausta”-vaiheen kohdalla klikkaa ”Muokkaa”-painiketta. Tee tarvittava muutos ja paina ”Tallenna”-painiketta näkymän alaosassa.

Hakijan pohjakoulutuksen vaihtaminen voi vaikuttaa hakukohteiden tietoihin sekä arvosanoihin tai lisäkysymyksiin. Tarkista syntyikö muutoksesta virhettä hakemukselle.

Hakutoivejärjestyksen vaihtaminen

”Hakutoiveet”-vaiheen päivittäminen on mahdollista vain OPH:n rekisterinpitäjälle toisen asteen hauissa. Mikäli hakija on toivonut sinun päivittävän hakutoiveita, pyydä häntä ottamaan yhteyttä Opintopolun neuvontapalveluun neuvonta@opintopolku.fi.

 

 

  • No labels