Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Aika: Perjantai 20.1.2017 klo 13-14.30

Nauhoite: https://connect.funet.fi/p2ncpjsw313/

 

Asiat

Ajankohtaiset asiat

  1. Tilannekatsaus

    1. VIRTA-julkaisutietopalveluun liittyneet organisaatiot, tilanne
      - Kevään julkaisutiedonkeruuseen osallistuvien tulee siirtää dataa VIRTA-julkaisutietopalveluun helmikuun loppuun mennessä.
      -Pilottiympäristö ei enää käytännössä, tiedot siirretään tuotantoympäristöön - asiasta lähetetty sähköpostia piloteille.
      -Kysymys (ÅA): Jos pitää poistaa julkaisu, miten toimitaan?
      • Vastaus: Sama julkaisutieto lähetetään julkaisun tila -koodilla -1 (julkaisun tunnus täytyy olla sama). Riittää, että julkaisulla pakolliset tiedot, jotta menee validoinnista läpi.
      -Kysymys (ÅA): Kuinka usein tiedostoja siirretään? Voiko siirtää koko datan aina uudestaan kerralla?
      • Vastaus: Siirtotiheyden voi valita itse. Osa siirtää joka yö, mutta minimi on kerran vuodessa julkaisutiedonkeruun yhteydessä. Esimerkiksi Akatemian raportoinnin kannalta kuitenkin hyödyllisintä, jos Virrassa ajantasainen tieto. Suositellaan siirtämään vain uudet tai muuttuneet julkaisut, sillä kun julkaisun tuo uudestaan, tietovarannossa näyttää, että sitä olisi päivitetty.
      -Kysymys (ÅA): Miten näkee viimeisimmän datan oman organisaation osalta?
      • Vastaus: Käyttökelpoisin on Extra-Vipunen, kunhan se saadaan CSC:n päässä automaattisesti päivittymään - tavoitteena, että tammikuun loppuun mennessä päivittyvät joka päivä. Voidaan toimittaa tarvittaessa lista myös sähköpostilla.
      -Kysymys (OY): Mitä ISBN-numeroista tarkistetaan? Ongelmia saada ISBN-numeroita läpi, vaikka sama tieto kuin julkaisussa. Lisäksi tapauksia että A4 tietueessa on vain ISSN, jonka pitäisi riittää.
      • Vastaus: ISSN- ja ISBN-tunnisteet tarkistetaan regular expression -lauseketta vasten. Ollut puhetta, että pitkä väliviiva pitäisi sallia. Tutkitaan mahdolisuutta. (OY: Ei pitäisi olla pitkiä viivoja. Syöttö on määrämuotoinen.) Tarkistenumero tarkistetaan. Sallii ISBN:n sekä välilyöntien kanssa että ilman niitä, mutta ei molempia.
      • A4-tietueessa ISSN-tunnisteen pitäisi riittää. Selvitetään, onko tarkistuksessa virhe.
      -Kysymys (TTY): Julkaisun jufo-taso ei aina tunnistu Virrassa oikein, jos ISBN on ilman väliviivoja.
      • Vastaus: JUFO-tason tunnistus ei onnistu, jos ISBN:ssä ei väliviivoja. Selvitetään mahdollisuutta tunnistukseen. Joka tapauksessa ne, joille JUFO-tasoa ei tunnisteta mekaanisesti, menee manuaaliseen tunnistukseen Julkaisufoorumille.
      -Kysymys (OY): Entä jos kustantaja on julkaissut väärällä ISBN-numerolla. Ei kai korkeakouluja voi laittaa siitä vastuuseen?
      • Vastaus: Ei pystytä tällöin CSC:lläkään tunnistamaan. Voi olla, että jUFO-taso menee väärin tai julkaisu ei validoidu. Täytyy katsoa tapauskohtaisesti, miten toimitaan.

      -Kysymys (OY): ISBN voi olla oikea kustantajaan asti. Miten sellaiset saa läpi Virtaan? Pitäisi olla jokin koodi, jolla tarkistuksen voi ohittaa.

      • Vastaus: Ainakin tiedonkeruussa voidaan katsoa manuaalisesti läpi tällaiset tapaukset. Ei jää sen vuoksi ottamatta huomioon tiedonkeruussa.

      -Kysymys (TaY): Jos ISBN väliviivaton jääkö jufo-luokka kokonaan tunnistamatta?

      • Vastaus: Tarkistetaan jossain vaiheessa joka tapauksessa, vaikka ei automaattisesti tarkisteta. Väliviivattomille tunnistus ei kuitenkaan tapahdu välittömästi.

      •  Kommentti (OKM): Uudenlaisia käytäntöjä ollaan nyt ottamassa julkaisutiedonkeruussa käyttöön ja volyymit suuria. Yliopistojen kannattaa myös huolehtia itse tietojensa oikeellisuudesta.

      • Kommentti (CSC): Voi tulla esille ongelmatapauksia, joita ei ole osattu ottaa huomiooon. Selvitetään niitä parhaan mukaan.

         
       
    2. Uusitun JUULIn testiversio: http://juuli2-kk.lib.helsinki.fi/
      -Virran tietosisältö viety, mutta automaattipäivitys ei vielä päällä. Tehdään tarkistuksia parhaillaan sekä JUULIn että Virran päässä.
      -Tehty VUFindin versiopäivitys ja muutamia muita muutoksia. Mm. organisaatiot ryhmitelty sektoreittain, julkaisutyypit ja tieteenalat pääluokittain. Tietosisältöä vielä puuttuu.
      -Jatkossa päivittyy joka yö.

    3. Vuoden 2015 tiedot kaikilta sektoreilta julkaistu Vipusen t&k-osiossa: https://vipunen.fi/fi-fi/korkeakoulutuksen-yhteiset-ja-tk-toiminta

      -Julkaisut -osiossa korkeakoulujen, tutkimuslaitosten ja yliopistosairaaloiden tiedot vuodelta 2015.
      -Korkeakoulujen osalta tiedot löytyvät myös yliopisto- ja ammattikorkeakoulutus-osioista
      -Myöhemmin keväällä tuodaan myös 2011-14 tiedot sekä mm. yhteisjulkaisuja koskevia raportteja.


  1. VIRTA-julkaisutietojen poiminta Suomen Akatemian rahoitusraportoinnissa keväällä 2017
    • Reino Viita esitteli: Julkaisutiedot Virrasta raportille.pptx
      -Pilotissa syksyllä noin 100 tutkijatohtoria. Mahdollisuus poimia verkkosasioinnin raportointilomakkeelle julkaisut Virrasta.
      -Raportointi tehdään per rahoituspäätös tai joukko päätöksiä. Voi tehdä väliraportteja
      -Haku suku- ja etunimellä. ORCIDilla ei Virrasta tällä hetkellä löydy juuri mitään, joten jätettäneen pois hausta niin kauan kunnes alkaa palauttamaan julkaisuja.
      -684 julkaisusta löytyi 267 julkaisua. Jatkossa tutkitaan, pitäisikö haku kohdistaa myös kaikki tekijät - kenttään.
      -Prosessia vielä kehitetään. Käyttöönotto huhtikuussa 2017. Kevään aikana palvelussa tehdään lähes 1 000 raporttia.
      -Jatkossa mahdollista tehdä  väliraportteja ja täydentää niitä hankkeen aikana.
      -Kommentti (CSC): CSC:hen kannattaa olla yhteydessä, jos huomataan virheitä rajapinnassa tms.
      -Kommentti (OKM): ORCID-tunnisteen käyttö lisääntymässä, joten ei välttämättä kannata poistaa. Kommentti (SA): Ei poisteta kokonaan, mutta hausta toistaiseksi pois, sillä aiheuttaa muuten virhetilanteita. Kommentti (CSC): Viime vuonna ei tullut vielä yhtään ORCID-tunnistetta VIRTAan, joten kannattanee olla lomakkeella, mutta ei vielä VIRTA-poiminnassa.
      -Kommentti (CSC): Toiveena korkeakouluille, että keväällä myös tuoreempia julkaisuja VIRTAan, jolloin Akatemian palvelussa käytettävissä mahdolisimman ajantasaiset tiedot.

    1. Tiedonluovutuslupapyyntö korkeakouluille
      -Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmässä keskusteltu  tietojen avaamisesta rajapinnan kauttamuihin palveluihin.Tullaan pyytämään korkeakouluilta tiedonluovutuslupa Akatemialle samaan tapaan kuin VIRTA-opintotietopalvelussa on pyydetty tietoja hyödyntäville tahoille.
      -Tietoja luovutettu rajapinnan kautta JUULIlle ja JUFOlle (JUFO ei hae tekijätietoja) sekä muutamille korkeakouluille (käyttävät omia tietojaan).
      -Jatkossa tarkoitus selvittää, onko tarpeen pyytää tiedonluovutuslupia, vai voitaisiinko edetä kevyemmällä prosessilla tietojen hyödyntämisessä.

  2. Julkaisutiedonkeruun 2016 aikataulu

 Tiedonkeruu 2016 etenemissuunnitelma.pdf

-Tiedonsiirron testaus helmikuun loppuun mennessä kaikista korkeakouluista, tutkimuslaitoksista ja sairaaloista.

-15.3. kaikilla julkaisutiedonkeruun deadline (amk-kirjeessä virheellisesti 13.3.). Sen jälkeen ei voi enää lisätä julkaisuja tiedonkeruuseen.

-Julkaisutyyppien ristiriitaisuudet extra-vipusessa. Aikaa korjata ne 5.4. asti. Jos organisaatio tiedon, se poistuu myös muiden virheraporteilta. Prosessi tällä tapaa nyt ensimmäistä kertaa käytössä. Katsotaan, kuinka se toimii. Jos jää vielä määräajan jälkeen ristiriitaisuuksia, OKM katsoo ne läpi ja ne korjataan suoraan tietokantaan. Parempi kuitenkin, että korjattaisiin suoraan lähdejärjestelmiin.

-Jäädytetty aineisto julkaistaan Vipusessa 30.4. mennessä. Puuttuvat JUFO-tasot arvioidaan paneeleissa ja päivitetään VIRTAan toukokuun loppun mennessä, minkä jälkeen ne täydennetään myös Vipuseen.

-JUULI päivittyy automaattisesti, joten ei enää jatkossa vastaa Vipusen julkaisumääriä.

-Kommentti (OKM): Ei ole vielä määritetty, missä vaiheessa JUFO-luokan määrittämisen kannalta puutteelliset tiedot täytyy korjata. Ehdotus, että samalla aikataululla kuin duplikaattien ja julkaisutyypien tarkistus 5.4. mennessä. Kommentti (CSC): Täytyy varmistaa vielä Julkaisufoorumilta, kauanko menee aineiston käsittelyyn. Voi olla esim. tapauksia, joissa ISSN näppäilty väärin, eikä sen vuoksi tunnistu, vaikka kanava olisi jo arvioitu. Täydennetään aikataulua vielä sen osalta.

4. Taidealan julkaisut VIRTA-julkaisutietopalveluun

Taidealan_julkaisut VIRTAan 20-1-2017.pptx

-F-, H- ja I-tyyppejä ei ole toistaiseksi viety VIRTA-julkaisutietopalveluun, vaan lukumäärätiedot raportoidaan KOTA-alustan kautta

-Metatietojen määrittelyä tehty JURE-ryhmässä 2011 ja OKM:n taiteellisen toiminnan työryhmä tarkentanut julkaisuohjeistusta 2015

-CSC tekee pohjaehdotuksen käsiteltäväksi VIRTA-julkaisuyhteyshenkilökokouksissa sekä TUHAn taidealan julkaisuryhmässä. Ehdotus voidaan käsitellä uusissa ohjausrakenteissa.

-Tavoitteena, että organisaatio voi halutessaan raportoida 2017 taidealan julkaisut (julkaisutyyppi F) VIRTAan sekä JUSTUS-palveluun. Edelleen mahdollista raportoida vain lukumäärätiedot 2019 asti. H- ja I-julkaisujen osalta etenemistä selvitetään 2017 aikana.

-Kommentti (LY): JURE-ryhmän ratkaisu ongelmallinen ja jäsentymätön erityisesti kategorioiden osalta, kun osa niistä kuvaa teosta (esim. sarjakuva), osa tekijän roolia (esim. elokuvan ohjaus). Useat yliopistot ovat ottaneet käyttöönsä kirjaustavan, jossa määritellään ensin teos ja sitten tekijän roolin siinä.  Toivotaan, että pohjatyössä otettaisiin huomioon, miten esim. Aallossa julkaisut kirjataan.

-Kommentti (CSC): Jos on hyviä toimintamalleja ja ratkaisuja jo käytössä, hyödynnetään niitä. Voitaisiin kerätä kuvaukset sisältökentistä niiltä, joilla taidealan julkaisuja kerätään. Kuinka moni organisaatio kerää? 

Vastaus: TaiY, ÅA, TurunAMK, OY, LaY, Aalto, TAMK, TY, TTY, Arcada 
-Kommentti (CSC): Lähetetään CSC:ltä jonkinlainen yksinkertainen kysely. Parempi edetä näin, jolloin ei tehdä turhaa työtä. CSC.ltä Walter Rydman on yhteydessä TUHA-taidejulkaisuryhmään
-Kommentti (OKM): Tavoitteena : 1) Tietojen laadun parantaminen ja yhdenmukaistaminen etenkin amk:ien osalta, joilla ne vaikuttavat rahoitusmallin. 2) Näiden tietojen näkyvyys lisää taiteellisen toiminnan näkyvyyttä ja vaikuttavuutta.

-Kommentti (TaiY): Taideyliopisto on mielellään mukana valmistelussa.

-Kommentti (Aalto ARTS):  Aallossa kerätään myös metatietoja. Uuden järjestelmän myötä on harkitusti uudistettu kenttiä. Mieluusti mukana valmistelussa.

5. Kysymykset

 

Tampereen yliopistosta etukäteen lähetetyt kysymykset:

 

Kun aikaisempien vuosien julkaisutietoja on korjattu tai tietoja on  lisätty, pitäisikö julkaisutiedot siirtää VIRTA-julkaisutietopalveluun jotta tiedot näkyisivät oikein myös Juuli-portaalissa? Miten tietojen siirto tapahtuisi, koska nythän esimerkiksi vuosien 2015 ja 2016 lataustiedot eivät ole enää yhteensopivia?

Vastaus (CSC): Jos päivitetään olemassaolevaa julkaisua, jolle ilmoitusvuosi on jo annettu, tarkistukset menevät ilmoitusvuoden mukaan. Jos esim. 2015 julkaisuvuoden julkaisu on raportoitu aikanaan ajallaan, tarkistukset menevät 2015 kriteerien mukaan, vaikka tietoja korjattaisiin jälkeenpäin. Jos ilmoitusvuotta ei voida määrittää, menee julkaisuvuoden mukaan

Kysymys (TaY): Jos julkaisuissa vuonna 2015 on määritelty open access eri tavalla kuin nyt, pitääkö siirto tehdä vanhoilla tiedoilla?

Vastaus (CSC): Koodiarvolla eri merkitys eri vuosina. Koodi määrittyy ilmoitusvuoden mukaan.

 

Kiinnostaisi tietää miten julkaisujen duplikaatit haetaan VIRTA-julkaisutietopalvelussa, lähinnä se, mitkä ovat käytettävissä olevat kriteerit, jotta julkaisu tulkitaan duplikaatiksi?

Vastaus (CSC): Tällä hetkellä duplikaattitunnistuohjelma tarkistaa kannasta löytyviä julkaisuja vasten tiettyihin kenttiin perustuen. Mahdollisista virheistä kannattaa olla yhteydessä, jolloin tunnistusohjelmaa voidaan tarvittaessa korjata.  Voidaan CSC:ltä myös julkaista kriteerit duplikaattin, yhteisjulkaisujen ja JUFO-tasojen osalta. Otetaan työlistalle.


Muut asiat

Muita asioita voit ehdottaa tämän sivun alaosan kommenttikenttään "Write a comment..." tai sähköpostitse virta-julkaisut@postit.csc.fi

Tiedoksi

  • TUHA-seminaari 19.4.2017 Helsingin yliopiston Minerva-torilla

Seuraavat kokoukset

    • Pe 17.2.2017 klo 13-14.30
    • Pe 17.3.2017 klo 13-14.30
    • Pe 28.4.2017 klo 13-14.30 (huom. muutettu, edellinen ehdotus osui pääsiäiselle)
    • Pe 26.5.2017 klo 13-14.30

 

 

 

 

 

  • No labels

4 Comments

  1. Hei!

    Tampereen yliopistosta pari kysymystä:

    Kun aikaisempien vuosien julkaisutietoja on korjattu tai tietoja on  lisätty, pitäisikö julkaisutiedot siirtää VIRTA-julkaisutietopalveluun jotta tiedot näkyisivät oikein myös Juuli-portaalissa? Miten tietojen siirto tapahtuisi, koska nythän esimerkiksi vuosien 2015 ja 2016 lataustiedot eivät ole enää yhteensopivia?

    Kiinnostaisi tietää miten julkaisujen duplikaatit haetaan VIRTA-julkaisutietopalvelussa, lähinnä se, mitkä ovat käytettävissä olevat kriteerit, jotta julkaisu tulkitaan duplikaatiksi?

    Terveisin

    Sirpa Hangasmäki

     

     

    1. Kiitos kysymyksistä!

      Käsitellään nämä asiat kokouksessa.

      t. Hanna-Mari

  2. Anonymous

    Pitäisikö Juulista löytyä vuoden 2016 julkaisut? Aikarajauksessa ei ole vuotta 2016.