Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Aika:                     3. marraskuuta 2017, klo 13-15

Paikka:                 CSC, Espoo, kokoustila Sessio, 7.kerros 

Osallistujat:

Oulun yliopistoEva Maria Raudasoja, pj. 
Itä-Suomen yliopistoErja Widgrén-Sallinen, vpj.Juha Eskelinen (poissa)
Aalto-yliopistoKatri Laaksonen
Markus Torkkeli (poissa)
HankenLinda GerkmanKuno Öhrman
Helsingin yliopistoSari ZittingTuomas Naakka (poissa)
Lapin yliopistoMerija Timonen (etä) Seija Nevala (poissa)

Lappeenrannan teknillinen yliopisto

Terho Lassila (etä)Maiju Järvensivu (poissa)
TaideyliopistoSanna Kotajärvi-Söderholm 
Liisa Huovinen
Vaasan yliopistoJukka KohtanenAri Hovila
CSCKaija Asp, sihteeri 
CSCKristiina Uolia, asiantuntijajäsen (poissa) 
CSCAntti Mäki 

 

Pöytäkirja

 

1.    Kokouksen avaus 

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13.11.


2.     Asialistan hyväksyminen, läsnäolijoiden ja kokouksen päätösvaltaisuuden toteaminen

Päätösesitys: Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksia ja päätösvaltaiseksi. Asialista hyväksyttiin. 

Päätös: Hyväksyttiin asialista ja todettiin läsnäolijat. Kokous on päätösvaltainen.


3.     Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen (Liite 1 )

Päätösesitys: Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin liitteen mukaisesti. 

Päätös: Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja.

 

4.    Tilannekatsaus ja vuoden 2017 budjettitilanne (Liite 2B ja Liite 3)

Päätösesitys: Johtoryhmä merkitsi tilannekatsauksen tiedoksi sekä loppuvuodelle 2017 käytettävissä olevan budjettisumman. 

Päätös: Merkittiin tilannekatsaus tiedoksi ja loppuvuodeksi käytössä oleva budjetti.

 

5.    Tietosuoja-asetus (Liite 4A ja Liite 4B, päivitetty)

Jukka Kohtasen vetämän tietosuoja-asetustyöryhmän työskentelyn pohjalta on laadittu raportti, jota ovat kommentoineet Helsingin yliopiston ja Aalto-yliopiston lakimiehet, kommentit on lisätty päivitettyyn raporttiin. 

Teknistä ratkaisua on testattu Acenetin ja CSC:n toimesta alustavasti WinOodilla, ja alustavien testien tulokset ovat lupaavia. Testaamista jatketaan ja testien jälkeen tuloksia sekä tarvittavien muutostöiden resurssitarvetta arvioidaan myös työryhmän laatiman raportin pohjalta. WebOodin testaukset tehdään WinOodin testien tulosten arvioinnin jälkeen.

Päätösesitys: Johtoryhmä keskusteli tietosuoja-asetuksesta ja raportista sekä testaamisen etenemisestä.

Päätös: Johtoryhmä keskusteli tietosuoja-asetuksesta, raportista sekä testaamisen etenemisestä. Lisäksi päätettiin seuraavista tietojen käsittelyyn liittyvistä linjauksista, jotka koskevat kaikkia Oodi-yliopistoja. Johtoryhmä oli päätöksissä yksimielinen. Johtoryhmä päätti, että

  1. Erotetaan arkaluonteiset tiedot. Arkaluonteiset tiedot eriytetään erilliseen paikkaan, niin että niiden käsitteleminen pystytään lokittamaan erikseen.
  2. Poistetaan esityksen mukaisesti väliaikaiset tiedot sekä rekisteriselosteessa poistettavaksi määrätyt tiedot. Muiden tietojen osalta poistamista suositellaan, mutta tarkemmin asiasta voidaan päättää toteutuksen yhteydessä.
  3. Henkilörekisteriotteen korjaaminen.

Lisäksi johtoryhmä päätti valtuuttaa Jukka Kohtanen muokkaamaan kokouksessa käsitellystä esityksestä julkiseen levitykseen sopivan version, joka sitten voidaan jakaa muille korkeakouluille.


6.    Vuoden 2018 toimintasuunnitelma/työlista ja budjetti (Liite 5 ja Liite 6)  

Päätösesitys: Johtoryhmä kävi läpi vuoden 2018 toimintasuunnitelman ja budjetin liitteiden mukaisesti. Johtoryhmä vahvisti vuoden 2018 toimintasuunnitelman ja budjetin työvaliokunnan ehdotuksen mukaisesti. 

Antti Mäki totesi, että jatkossa kehityspäällikön palkkakuluista 30 000 - 40 000 euroa kohdentuu vuosittain Oodi-työhön normaalin käytännön mukaisesti. Puheenjohtaja ja johtoryhmän jäsenet korostivat, että CSC:n sisäisistä johtamisratkaisuista pitää tulla Oodi-konsortiolle lisäarvoa, joka näkyy toiminnan kehittämisen kautta kustannustehokkuuden lisääntymisenä.

Päätös: Merkittiin vuoden 2018 toimintasuunnitelma, sen osa-alueet ja osa-alueiden sisältämät tehtävät sekä budjetti tiedoksi. Päätettiin vaihtaa kustannuspaikan nimike hallinto nimikkeeseen yhteiset palvelut. Päätettiin, että WebOodin versiotyöhön varataan 163 950 euroa ja WinOodin versiotyöhön 105 000 euroa. Lisäksi päätettiin, että muutosprosessityötä ei käynnistetä ennen kuin tietosuoja-asetuksen edellyttämä resurssitarve selviää.

 

7.     Oodista toiseen opintohallinnon järjestelmään siirtyminen, yliopistokohtaiset tilannekatsaukset

 Johtoryhmä kävi läpi jokaisen konsortioyliopiston tilanteen ja kuuli samalla Oodi-opintotietojärjestelmän käyttöasteen ja –tarpeen vuonna 2018.

Päätösesitys: Johtoryhmä keskusteli yliopistojen tilanteesta kokouksessa. 

Päätös: Johtoryhmä merkitsi tiedoksi, että Oodi on kaikissa yliopistoissa täysimääräisenä käytössä vuoden 2018.

    

8.    Vuoden 2018 kokoukset (Liite 7 )

Päätösesitys: Johtoryhmä hyväksyi liitteen mukaisesti kokousajat vuodelle 2018.

Päätös: Päätettiin, että keväällä 2018 pidetään johtoryhmän kokoukset seuraavasti:

  • perjantaina 16.2.2018 klo 13-15 (etäkokous)
  • perjantaina 20.4.2018 klo 13-15 (lähikokous, etäyhteys järjestetään)
  • perjantaina 1.6.2018 klo 13-15 (lähikokous, etäyhteys järjestetään)


9.    Muut asiat

  • Funidatan ja  Kati Kettusen kanssa sovitaan Sisu-opintotietojärjestelmän esittely sopivaan ajankohtaan jonkin johtoryhmän kokouksen loppuun.
  • Päätettiin, että Jukka Kohtaselle maksetaan Oodiin liittyvien edustustilaisuuksien matkakustannukset Oodin budjetista yhteisistä palveluista. Em. matkat hyväksytetään johtoryhmällä etukäteen ja Jukka Kohtanen laatii matkasta lyhyen kuvauksen seuraavaan kokoukseen. Kulut kohdennetaan yhteisiin palveluihin.
  • Sari Zitting: Helsingin yliopisto on saanut palautetta erityisryhmiin kuuluvilta opiskelijoilta tasa-arvovaltuutetun HY:n tasa-arvovastaavan kautta. Palautteessa todetaan, ettei saavutettavuus toteudu kaikissa palveluissa. WebOodissa saavutettavuus on huomioitu erityisesti keväällä 2017 toteutetun käyttöliittymäuudistuksen yhteydessä. Mikäli saavutettavuudessa havaitaan puutteita, yliopistot tekevät korjaustarpeista tiketit. Todettiin, että valmisteilla on kansallinen säädös, jonka valmistumista Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmä seuraa. Säädöksen valmistuttua tuodaan johtoryhmälle tilannekatsaus.
  • Antti Mäki tiedotti NordForum-seminaarista, joka pidetään Tukholmassa 16.-17.1.2018. Seminaarin sisältö liittyy opintohallinnon perusjärjestelmiin, joten seminaari on Oodi-konsortion asiantuntijoille hyvä foorumi tutustua naapurimaiden ratkaisuihin. Merkittiin tiedoksi, että yliopistot voivat halutessaan lähettää edustajat seminaariin. 

10.    Seuraava kokous

 Päätettiin, että seuraava kokous pidetään maanantaina 18.12.2017 klo 14-15 etäkokouksena.


11.  Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.03.


Jälkimerkintä

Sari Zitting tiedotti, että Helsingin yliopistossa on laadittu konsultti Ville Vilho Kolehmaisen toimesta raportti"Selvitys opetusohjelmien ja opetussuunnitelmien laadinnan tavoitetilasta” jossa mm. on määritelty opetussuunnittelutyön sanastoa. Raportti on julkinen ja se toimitetaan johtoryhmän jäsenille myöhemmin.


 

  • No labels