Skip to end of metadata
Go to start of metadata
På denna sida samlar vi vanliga frågor som berör informationsresursen inom småbarnspedagogiken.

Sök innehåll från sidan

Tryck Ctrl-A (Välj allt) och därefter Ctrl+F (Sök) och skriv sökordet i rutan som öppnar sig på sidan.

 

Syftet med Varda

 

 Vem administrerar Varda?
  • Utbildningsstyrelsen ansvarar för den tekniska administrationen av informationsresursen inom småbarnspedagogiken.
  • Utbildningsstyrelsen ansvarar för tillståndsförfaranden som gäller överföring av uppgifter till informationsresursen inom småbarnspedagogiken.
  • Datainnehållet i informationsresursen inom småbarnspedagogiken definieras i 70 § i den nya lagen om småbarnspedagogik. Vardas datamodell och kodsystem definieras utifrån 70 §.
 Hur mycket formbundna uppgifter kommer Varda att innehålla?

De uppgifter som ska föras in i Varda beskrivs i Vardas uppgiftsförteckning.

 Hur kommer Varda i framtiden att minska behovet av att svara på olika enkäter och statistikförfrågningar?

Målet med Varda är att minska behovet av att svara på olika enkäter från myndigheternas sida. I det första skedet är målet att Varda ska ersätta en del av FPA:s informationsbehov samt det behov av information Institutet för hälsa och välfärd har för sin rapport om småbarnspedagogik. Varda kommer emellertid inte att eliminera allt behov av separata enkäter, men då enkäter genomförs av myndigheter är det möjligt att använda de uppgifter som samlats in i Varda som basuppgifter.

 Vad kräver Varda i fortsättningen efter det första införandet av uppgifter?

Om kommunen använder ett av de allmänna informationssystemen som används inom småbarnspedagogik (Abilita, Effica, ProConsona, Daisy) sker dataöverföringen automatiskt efter den första överföringen. Om kommunen inte har ett informationssystem ska uppgifter som ändras matas in via Vardas användargränssnitt senast den 14:e eller 31:a dagen varje månad.

 Jag ansvarar för datahanteringen i ett privat daghem. Vi är inte en servicesedel- eller köptjänstaktör inom kommunen. Vilka skyldigheter medför informationsresursen för oss och när tas den i bruk? Hur sparas uppgifterna i Varda?

I lagen om småbarnspedagogik ingår en tidpunkt för ikraftträdande, enligt vilken kommunen från och med 1.1.2020 är skyldig att i informationsresursen föra in de uppgifter som ingår i 70 § om verksamhetsställen och barn. Uppgifter om personal och vårdnadshavare ska föras in från och med 1.9.2020.

Privata aktörer har tillgång till liknande överföring av uppgifter som genomförs via gränssnitt eller alternativt ett webbläsarbaserat användargränssnitt som de kommunala aktörerna. Användningen av Vardas webbläsarbaserade användargränssnitt är avgiftsfri.

Enligt lagen om småbarnspedagogik verkar privata serviceproducenter i rollen som personuppgiftsansvariga enligt EU:s dataskyddsförordning i fråga om de uppgifter som de för in.

 Jag ansvarar för datahanteringen i ett kommunalt daghem. Vilka skyldigheter medför informationsresursen för oss och när tas den i bruk?

I lagen om småbarnspedagogik ingår en tidpunkt för ikraftträdande, enligt vilken kommunen från och med 1.1.2019 är skyldig att i informationsresursen föra in de uppgifter som ingår i 70 § om verksamhetsställen och barn. Uppgifter om personal och vårdnadshavare ska föras in från och med 1.9.2019.

Målet är att överföringen av uppgifter till informationsresursen inom småbarnspedagogiken görs så automatiserat som möjligt.

Om kommunen har tillgång till ett operativt system för småbarnspedagogik, skapas mellan småbarnspedagogikens operativa system och Varda-tjänsten en integration, genom vilken den automatiska överföringen genomförs och varvid behovet av manuellt införande av uppgifter minskar (till exempel ifyllande av separata enkäter/blanketter för statistiska uppgiftsbehov).

Om kommunen inte har tillgång till ett operativt system för småbarnspedagogik, ska uppgifterna enligt 70 § i lagen om småbarnspedagogik föras in i informationsresursen inom småbarnspedagogiken via Varda-användargränssnittet från och med 1.1.2019.

Enligt lagen om småbarnspedagogik verkar kommunen i rollen som personuppgiftsansvarig enligt EU:s dataskyddsförordning i fråga om de uppgifter som kommunen för in.

 Om systemleverantören överför uppgifterna till Varda, vad behöver kommunen då göra?

Kommunens uppgift är att se till att uppgifterna är i den form i kommunens system att de kan överföras till Varda. Om det i kommunen sker ändringar i processen kring registreringen av uppgifter i Varda, ska kommunen vid behov informera systemleverantören om ändringarna. Kommunen ansvarar också för att skapa användarnamn till Vardas användargränssnitt, identifiera barn som saknar personbeteckning samt för att testa uppgifternas kvalitet. Vi rekommenderar också att personerna som överför/sparar uppgifter i Varda deltar i de Varda-utbildningar som Utbildningsstyrelsen ordnar.

 

Användaradministration, inloggning och Varda-kontaktpersoner

 

 Hur får jag reda på vem som är huvudanvändaren för Studieinfo i min kommun, dvs. den person som beviljar användarrättigheter till Varda?

Utbildningsstyrelsen är personuppgiftsansvarig för behörighetstjänsten och har tillgång till uppgifterna om kommunernas huvudanvändare. I sådana fall kan Utbildningsstyrelsen kontaktas via adressen yhteisetpalvelut@opintopolku.fi

 Vad är skillnaden mellan den Varda-systemansvariga och den Varda-uppgiftsansvariga?

Den Varda-systemansvariga (den tidigare Varda-administratören) och den Varda-uppgiftsansvariga (den tidigare ansvariga Varda-användaren) är aktörsroller för vilka man har definierat egna, separata uppgifter. Aktörerna inom småbarnspedagogik utser en person/personer till aktörsrollerna enligt sitt eget behov.

Den uppgiftsansvariga samordnar och ansvarar för att förfaringssätten för att spara uppgifter inom småbarnspedagogiken förankras i organisationen som tillhandahåller småbarnspedagogik. Den uppgiftsansvariga ser till att uppgifter som ska överföras till Varda förs in i systemet som aktören inom småbarnspedagogik använder eller i Vardas användargränssnitt i enlighet med Utbildningsstyrelsens föreskrifter, anvisningar och uppgiftsförteckning. Dessutom testar den uppgiftsansvariga kvaliteteten på uppgifterna i Varda i januari–februari 2019, dvs. jämför de uppgifter som aktören inom småbarnspedagogik har med uppgifterna som förts in i Varda och kontrollerar att uppgifterna i Varda är korrekta. Den uppgiftsansvariga utnyttjar även uppgifterna i Varda med hjälp av rapporteringsverktyg, t.ex. Utbildningsstyrelsens Vipunen-tjänst.

Den systemansvariga samordnar och ansvarar för de tekniska förberedelserna för ibruktagandet av Varda. Om organisationens uppgifter förs in i Varda genom en systemintegration, samordnar och ansvarar den systemansvariga i fortsättningen för kontakten med den tekniska administrationen gällande leverantören för systemet för småbarnspedagogik samt Utbildningsstyrelsen.

 Kan den Varda-uppgiftsansvariga och Varda-systemansvariga vara en och samma person?

Aktörer inom småbarnspedagogik kan ordna den Varda-uppgiftsansvarigas och den Varda-systemansvarigas rollfördelning så som de själva önskar. Till exempel i en liten kommun kan den uppgiftsansvariga och den systemansvariga vara en och samma person, men i en större kommun kan det däremot behövas flera uppgiftsansvariga och systemansvariga. Det är viktigt att rollfördelningen är tydlig inom organisationen och att Utbildningsstyrelsen alltid har aktuella uppgifter om vem som är organisationens Varda-uppgiftsansvariga och -systemansvariga. Uppgifter om ansvariga personer kan skickas till adressen varda@opintopolku.fi.

 Kan kommunen ha flera Varda-uppgiftsansvariga eller kan kommunen utse en vice uppgiftsansvarig?

Ja. Kommunen kan besluta att välja flera ansvariga personer i en situation då en utsedd uppgiftsansvarig inte är verksam i kundgränssnittet och eventuellt inte kan ha hand om att kontrollera uppgifternas kvalitet. Uppgifter om ansvariga personer kan skickas till adressen varda@opintopolku.fi.

 Vad är ett tjänsteanvändarnamn och vad ska man ta hänsyn till när man använder det?

Användarnamnet behövs när uppgifter överförs från kommunens system för småbarnspedagogik till Varda med hjälp av en systemintegration. Användarnamnet skapas för systemet för småbarnspedagogik (organisationsspecifikt), det är inte personligt och det ska inte skapas i någon persons namn. Den uppgiftsansvariga i Varda för en aktör inom småbarnspedagogik (kommun/samkommun) skapar en tjänsteanvändare i Studieinfo-tjänsten och definierar ett lösenord och en giltighetstid för lösenordet. Leverantören av systemet för småbarnspedagogik eller utbildningsaktörens uppgiftsansvariga i Varda sparar användarnamnet och lösenordet i systemet för småbarnspedagogik beroende på hur helheten genomförs i systemet samt på systemleverantörens anvisningar. Om lösenordet för tjänsteanvändaren byts ut, ska lösenordet även bytas ut för systemet för småbarnspedagogik.

 Hur loggar jag in i Varda?

Ja, du loggar in i Vardas användargränssnitt via Studieinfo-tjänsten (https://virkailija.opintopolku.fi). I Studieinfo ser du de tjänster (t.ex. Varda, KOSKI) som du har användarrättigheter till.

 Har privata aktörer inom småbarnspedagogiken egna Varda-uppgiftsansvariga och -systemansvariga kontaktpersoner eller svarar kommunen för Varda också till den del som berör de privata producenterna?

Utbildningsstyrelsen kommer att be de privata aktörerna inom småbarnspedagogiken utse sina egna kontaktpersoner, det vill säga Varda-uppgiftsansvariga och -systemansvariga för ibruktagandet av Varda hos privata aktörer år 2020.

 Ska man skapa ett skilt tjänsteanvändarnamn för varje verksamhetsställe inom småbarnspedagogik eller räcker det med ett gemensamt tjänsteanvändarnamn för dessa?

Det räcker med ett tjänstanvändarnamn per anordnare av småbarnspedagogik.

 Kan kommunens Varda-uppgiftsansvariga eller Varda-systemansvariga beviljas användarrättighet som Varda-administratör?

Ja, det är möjligt om kommunen själv ansvarar för att administrera användarrättigheterna. Kommunerna ska noggrant överväga hur användarrättigheterna till Varda beviljas. Kommunen ansvarar för egen del för att endast de personer som behöver Varda för att sköta sitt arbete har tillgång till systemet.

 Är det redan möjligt att bevilja användarrättigheter till Varda i Studieinfo?

Ja, det är möjligt men för närvarande kan användarrättigheter endast beviljas på nivån anordnare av småbarnspedagogik, inte ännu för enskilda verksamhetsställen.

 I vår kommun behandlar servicekoordinatorer barnens ansökningar. Ska utbildningsaktörens ansvariga användare då skapa administratörsrättigheter till Varda för alla dessa, eftersom Varda-administratören endast kan skapa rättigheter för Varda-läsare? Eller kan kommunen ha två ansvariga användare, av vilka en beviljar aktörerna inom småbarnspedagogiken administratörsrättigheter? Klarar sig en stor kommun ens med endast en ansvarig användare?

Både Varda-administratörer och Varda-registrerare kan identifiera barn som saknar personbeteckning. Varda-administratören kan skapa användaruppgifter för övriga Varda-användare (Varda-administratörer, -registrerare och -läsare) i sin kommun. Kommunen eller någon annan utbildningsaktör/aktör inom småbarnspedagogik kan utse mellan två och sex ansvariga användare.

 Finns det information om användarrollerna i Varda?

Information om användarrollerna i Varda finns här:https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=78156789

 

Datainnehåll

 

 Vilka uppgifter förs in i informationsresursen inom småbarnspedagogiken?

I informationsresursen inom småbarnspedagogiken kan man spara de uppgifter som definieras i 70 § i lagen om småbarnspedagogik (540/2018).

Utbildningsstyrelsen utfärdar hösten 2018 en föreskrift, en anvisning och en uppgiftsförteckning som utgår från 70 § i lagen om småbarnspedagogik. I uppgiftsförteckningen definieras närmare i vilken form och hur ofta uppgifter ska föras in i Varda.

För att ta fram informationsresursen inom småbarnspedagogiken skapas ett gränssnitt mellan informationssystemet för småbarnspedagogik och informationsresursen.

 Hur införs grunduppgifter om en person i Varda?

Den första gången skickar man från kommunens system (till exempel kommunens HR-system eller system för småbarnspedagogik) personens personbeteckning, förnamn, efternamn och tilltalsnamn. Därefter överförs från befolkningsdatasystemet till Varda personens kontaktuppgifter och från Studentnummerregistret personens studentnummer. I uppgiftsförteckningen beskrivs hur uppgifterna om en person bildas.

 Hur införs uppgifter om personer som inte har finsk personbeteckning i Varda?

Identifiering av personer som inte har en finländsk personbeteckning sker med Utbildningsstyrelsens studentnummer. Kommunen/samkommunen svarar för att ett barn utan personbeteckning identifieras och för att ett barn som inte har personbeteckning får ett studentnummer i Utbildningsstyrelsens studentnummerregister med hjälp av användargränssnittet. Mer information om identifiering av personer finns på sidan Oppijatietojen hallinta(på finska).  

 Samlar man i Varda in uppgifter om verksamhet i öppna daghem?

Uppgifter som gäller öppen småbarnspedagogik samlas inte i Varda.

 Vem för in uppgifter i Varda?

Lagen om småbarnspedagogik förpliktar kommuner, samkommuner och privata serviceproducenter att i fråga om den tjänst de tillhandahåller föra in i Varda de uppgifter som avses i 70 §. I 68 § i lagen föreskrivs närmare om ansvaret för införande av uppgifter. Mer information om ansvar att införa uppgifter till exempel i fråga om servicesedel- och köptjänstaktörer finns nedan.

Alla aktörer inom småbarnspedagogiken har ett eget FO-nummer. I Varda-tjänsten ses varje aktör inom småbarnspedagogiken som har ett FO-nummer som en separat uppgiftsproducent inom informationsresursen och de registrerar sig i tjänsten med sina egna användarnamn. 

Varje kommunalt daghem, gruppfamiljedaghem och familjedagvårdare utgör ett eget verksamhetsställe inom kommunen. Det är således kommunen som är anordnare för småbarnspedagogik för den kommunala familje- och gruppdagvården.

En privat familjedagvårdare däremot fungerar som anordnare av småbarnspedagogik, dvs. för i Varda in sina uppgifter om anordnande av småbarnspedagogik på FO-nummernivå, uppgifter om sitt verksamhetsställe och övriga uppgifter som definieras i 70 § i lagen om småbarnspedagogik.

Församlingarnas barnverksamhet utgör inte småbarnspedagogik, och därför omfattas församlingarna inte av skyldigheten att registrera uppgifter. Samma gäller även annan småbarnspedagogik som hör till öppen småbarnspedagogisk verksamhet.

 Hur länge förvaras uppgifter i Varda?

Uppgifterna förvaras i informationsresursen inom småbarnspedagogiken i fem år efter utgången av det kalenderår då barnet inte längre omfattas av småbarnspedagogik eller då anställningsförhållandet för en person inom småbarnspedagogik upphör. I 72 § i lagen om småbarnspedagogik föreskrivs om tiden för förvarande av uppgifter.

 När tas uppgifter om personal och vårdnadshavare med i uppgiftsförteckningen?

Dessa uppgifter produceras för uppgiftsförteckningens nästa version som ges ut på våren 2019.

 Sparas uppgifter i informationsresursen inom småbarnspedagogiken retroaktivt?

I Varda förs in uppgifter om alla de barn vars beslut om småbarnspedagogik är i kraft 1.1.2019, även om det datum då beslutet börjar gälla skulle ha antecknats för ett tidigare datum. Uppgifter om beslut om småbarnspedagogik som upphört eller fått avslag före 1.1.2019 förs inte in i Varda.

 Var får jag mer information om de termer och den terminologi som används i Varda?

De uppgifter som ska föras in i Varda beskrivs i Vardas uppgiftsförteckning. Dessutom håller en terminologiarbetsgrupp som leds av undervisnings- och kulturministeriet på att utarbeta terminologi för småbarnspedagogik i samband med Undervisnings- och utbildningsordlistan (OKSA). Den senaste versionen av listan över terminologi som berör småbarnspedagogik finns här.

 När ansvarar kommunen i stället för privata aktörer inom småbarnspedagogiken för införande av uppgifter i Varda?

Under 2019 ansvarar kommunen för det innehåll som Utbildningsstyrelsen ger anvisningar om i fråga om införande och överföring under hösten 2018. Mer information finns i uppgiftsförteckningen. Detta gäller även uppgifter om barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet som genomförs som köpt tjänst.

 Ska uppgifterna om småbarnspedagogik som kompletterar förskoleundervisning också föras in i KOSKI?

Uppgifterna om småbarnspedagogik som kompletterar förskoleundervisningen ska föras in i Varda, inte i KOSKI. Kommunen ska föra in uppgifterna om småbarnspedagogik i Varda och uppgifterna om förskoleundervisning i KOSKI.

 Ska man i Varda föra in uppgifter om verksamhetsställen och barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet som ordnas med hjälp av stödet för privat vård av barn?

Ja, dessa uppgifter ska sparas i Varda. Uppgifter om barn som deltar i småbarnspedagogik som ordnas med hjälp av stödet för privat vård av barn förs in i Varda från och med 1.1.2020.

 En privat aktör inom småbarnspedagogik för själv in uppgifterna i Varda, hur gör då en privat familjedagvårdare?

Uppgifterna förs alltid in av en aktör med FO-nummer. Om den privata familjedagvårdaren är en aktör med FO-nummer har hon skyldighet att föra in uppgifter i Varda. Den privata familjedagvårdaren registrerar då uppgifterna i Varda antingen genom en systemintegration eller genom att manuellt spara dem i användargränssnittet.

 

Datainnehåll, verksamhetsställen

 

 Kan flera verksamhetsställen ha samma e-postadress?

Ja, till exempel om föreståndaren ansvarar för flera verksamhetsställen. Om möjligt ska e-postadressen vara verksamhetsställets gemensamma e-postadress, i annat fall ska adressen vara till den instans som ansvarar för verksamhetsstället.

 Måste varje verksamhetsställe ha en e-postadress?

Ja, verksamhetsställets e-postadress ska sparas i uppgifterna för varje verksamhetsställe. Flera verksamhetsställen kan använda samma e-postadress om till exempel föreståndaren ansvarar för flera verksamhetsställen.

 Har innehållsfälten för uppgiften om verksamhetsställe i Varda ett maximalt antal tecken?

För närvarande tillåts högst 200 tecken.

 Hur anger man i Varda ett verksamhetsställe som administrativt är ett verksamhetsställe, men som befinner sig på flera adresser?

I sådana fall anges i Varda verksamhetsställets namn som verksamhetsställets namn och efter namnet anges verksamhetsställets gatuadress, till exempel Daghemmet Jordgubben, Jordgubbsvägen och Daghemmet Jordgubben, Blåbärsvägen. I Varda kan man inte föra in två verksamhetsställen med samma namn under en och samma aktör inom småbarnspedagogik, även om verksamhetsställena skulle ha olika besöksadresser.

 Är postadress och besöksadress obligatoriska uppgifter i Varda?

Postadressen är obligatorisk. Om fältet för besöksadress lämnas tomt kompletteras det med postadressen.

 Avses med familjedaghem i uppgiftsförteckningen den adress där familjedagvården ordnas, varvid adressen kan vara familjedagvårdarens hemadress?

Ja. Då är uppgiften om familjedaghemmets verksamhetsställe den adress där den småbarnspedagogiska verksamheten ordnas. Om småbarnspedagogiken genomförs i barnets eget hem ska man införa barnets eget hem. Om familjedagvården är så kallad trefamiljsdagvård ska man ange endast en adress. I fråga om gruppfamiljedagvård anges som verksamhetsställets adress den adress där småbarnspedagogik ordnas.

 I vår kommun ordnas småbarnspedagogik som kompletterar förskoleundervisningen i skollokaler. Kan en skola vara ett verksamhetsställe i Varda?

När småbarnspedagogisk verksamhet ordnas i skollokaler införs skolan som ett eget verksamhetsställe i Varda.

 Använder KOSKI uppgifter om verksamhetsställen för småbarnspedagogik som förts in i Varda? Kan verksamhetsställenas uppgifter endast föra in i ett system?

Förskoleundervisning ordnas inom den grundläggande utbildningen samt på verksamhetsställen för småbarnspedagogik. Uppgifter om verksamhetsställen för småbarnspedagogik förs in i Utbildningsstyrelsens organisationstjänst via Varda. KOSKI-tjänsten utnyttjar uppgifterna om verksamhetsställen för småbarnspedagogik med hjälp av organisationstjänsten.

 Är det möjligt att ange två verksamhetsspråk i Varda till exempel i fråga om tvåspråkiga kommuner?

Man kan ange två kontaktspråk. Med kontaktspråk avses i första hand det språk som används i kommunikationen mellan personalen och barnen. Det är också det språk som personalen och föräldrarna använder för att kommunicera. Förutom kontaktspråket kan verksamhetsstället betona olika språk i sin verksamhet, vilket avser ett annat språk än kontaktspråket som används i pedagogiska syften. I språkprioritering ingår språkdusch och -bad eller språkberikad undervisning. För ett verksamhetsställe kan anges flera språk som betonas.

 Hur uppdaterar vi uppgifterna för en kommunal familjedagvårdare eller ett annat verksamhetsställe, om familjedagvårdaren eller verksamhetsstället flyttar?

Om verksamhetsstället flyttar antingen permanent eller tillfälligt och om dess adress ändras, ska man uppdatera verksamhetsställets adressuppgifter. Man behöver inte skapa ett helt nytt verksamhetsställe på grund av adressändring. Om till exempel en kommunal familjedagvårdare flyttar, ska man i detta sammanhang endast uppdatera familjedagvårdarens nya adressuppgifter i verksamhetsställets uppgifter. Likaså om ett daghem flyttar till tillfälliga lokaler, uppdateras daghemmets adressuppgifter.

 Om det ordnas klubbverksamhet på det småbarnspedagogiska verksamhetsstället, förs verksamhetsstället in i Varda?

Om verksamhetsstället endast ordnar klubbverksamhet förs verksamhetsstället inte in i Varda. Om verksamhetsstället även ordnar småbarnspedagogik och/eller förskoleundervisning och om barn med ett gällande, aktivt beslut om småbarnspedagogik, och vars uppgifter förs in i Varda, deltar i småbarnspedagogik, ska verksamhetsstället föras in i Varda.

 Får man då man räknar antalet platser inom småbarnspedagogiken använda de koefficienter eller beräkningssätt som används i kommunen?

Antalet platser inom småbarnspedagogiken anges enligt vad som meddelas i uppgiftsförteckningen. Man ska inte använda kommunens egna koefficienter eller beräkningssätt. 

 Borde vi meddela antalet platser i småbarnspedagogiken som decimaltal eftersom antalet platser hos familjedagvårdare kan vara ett decimaltal?

Antalet platser i småbarnspedagogiken meddelas i den form som angivits i uppgiftsförteckningen. Uppgiftsförteckningen finns här: Varda-ohjeistukset.

 Vilken är den mer exakta formen för telefonnumret? Enligt uppgiftsförteckningen ska den anges i formen +358XXXX. Kan man lämna mellanslag emellan?

Telefonnumret ska överföras/sparas i Varda i formen  +358XXXXXXXXX utan mellanslag.

 Varför ska uppgifter om formen för anordnandet av småbarnspedagogik föras in två gånger i Varda?

Formen för anordnandet av småbarnspedagogiken efterfrågas i samband med uppgifterna om verksamhetsstället och uppgifterna om barnet. I Varda finns fyra olika former för hur småbarnspedagogiken ordnas: av en kommun eller samkommun, som en köpt tjänst av en kommun eller samkommun, med servicesedel eller med stöd för privat vård. Med uppgifterna i Varda vill man följa upp hur småbarnspedagogiken som respektive barn deltar i ordnas. Därtill vill man följa upp formen för anordnandet per verksamhetsställe, eftersom det på ett verksamhetsställe är möjligt att ordna småbarnspedagogik på flera sätt. Utifrån uppgifterna får man statistik bland annat om de olika sätten att ordna småbarnspedagogik.

 I vår kommun lyder de privata familjedagvårdarna under ett och samma verksamhetsställe. Är det ett tillräckligt sätt att ange uppgifter om familjedagvårdarna?

Uppgifterna om verksamhetsställen förs in i Varda på det sätt som anges i Vardas uppgiftsförteckning. Varje familjedagvårdare bildar ett eget verksamhetsställe. Mer information om verksamhetsställen finns här: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Toimipaikkatiedot.

 Hur förs uppgifterna om verksamhetsställen in i Varda?

Uppgifterna om verksamhetsställen inom småbarnspedagogik förs in i Varda från kommunernas operativa informationssystem via en systemintegration. De kommuner som inte överför uppgifter med hjälp av en systemintegration för manuellt in uppgifterna i Vardas användargränssnitt.

 Om verksamheten på ett verksamhetsställe (daghem) upphör, hur går man till väga om verksamhetsstället inte kan raderas ur Varda?

Det är möjligt att i Varda ange ett slutdatum för ett verksamhetsställe. Om man behöver radera ett verksamhetsställe (till exempel på grund av ett skrivfel) ska man kontakta Vardas kundtjänst varda@opintopolku.fi.

 I vår kommun finns det tiotals grupper som har samma namn, Blåbäret, men som är på olika adresser. Ska dessa föras in i Varda som skilda verksamhetsställen med namnet Blåbäret?

Det beror på hur grupperna har angetts i källsystemet. Om de där har förts in som egna verksamhetsställen med egna adresser, ska de också i Varda föras in som egna verksamhetsställen med egna adresser.

 Varifrån får verksamhetsstället en OID-kod?

Verksamhetsstället får sitt OID-nummer i det skede då uppgifterna om verksamhetsstället överförs/sparas i Varda. Studieinfos organisationstjänst skapar en egen OID-kod för varje verksamhetsställe.

 I vår kommun arbetar man i arbetspar inom familjedagvården. Det innebär att två familjedagvårdare arbetar tillsammans hemma hos den ena familjedagvårdaren. I den småbarnspedagogiska verksamheten i familjedaghemmet får delta högst åtta barn. Hur ska antalet platser anges i sådana här fall?

Antalet platser inom småbarnspedagogik uppges alltid enligt vad som anges i uppgiftsförteckningen. Kommunen kan inte använda sina egna beräkningsgrunder.

 Ska inga datum anges för antalet platser inom småbarnspedagogiken? De kan ju ändra.

För uppgiften om antalet platser anges inget start- och slutdatum, utan endast det antal platser verksamhetsstället för stunden har. I uppgiftsförteckningen redogörs närmare för hur olika kriterier inverkar. I Varda registreras alltid det antalet platser inom småbarnspedagogik som gäller då uppgiften förs in.

 Vi har två verksamhetsställen på samma adress? Hur ska vi gå till väga?

Om verksamhetsställena har olika namn men samma adress ska uppgifterna föras in helt normalt i Varda. I anvisningarna om verksamhetsställe (https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Toimipaikkatiedot) redogörs för hur man går till väga om verksamhetsstället har samma namn men olika adresser.

 Har jag förstått det rätt att uppgifterna om verksamhetsställen endast upprätthålls i Utbildningsstyrelsens Organisationstjänst? Det vill säga att inga uppgifter automatiskt överförs från systemet? Hur upprätthålls uppgifterna om verksamhetsställen inom småbarnspedagogiken?

Uppgifter om verksamhetsställen upprätthålls i Varda, dit de överförs antingen med en systemintegration eller via användargränssnittet. Varda använder också de uppgifter om anordnarna av småbarnspedagogik som finns i Organisationstjänsten.

 Krävs det att ytterligare uppgifter om kommunen sparas i Företags- och organisationsdatasystemet YTJ, eller finns de uppgifter som är nödvändiga i fråga om kommunerna?

Ni behöver inte spara ny information i YTJ, men kommunen ska se till att uppgifterna som finns där är aktuella. Studieinfos organisationstjänst och Varda använder de uppgifter som finns i YTJ om anordnarna av småbarnspedagogik.

 

Datainnehåll, barnet

 

 Vilket timantal per vecka räknas som heldagsverksamhet inom småbarnspedagogiken och vilket räknas som halvdagsverksamhet inom småbarnspedagogiken?

Uppgifterna anges i Vardas uppgiftsförteckning. Om barnet inte omfattas av skiftomsorg ska man i Varda ange om barnet deltar i heldags- eller halvdagsverksamhet inom småbarnspedagogiken. Barnet deltar i heldagsverksamhet om tiden överstiger fem timmar per dag (5.01) och verksamheten äger rum på vardagar (mån–fre). Barnet deltar i halvdagsverksamhet inom småbarnspedagogiken om tiden är fem timmar per dag (5.0) eller mindre och verksamheten äger rum på vardagar (mån–fre).

 Hur ska uppgifter om vårdtid sparas i Varda i situationer där vårdtider meddelas på olika sätt i olika kommuner?

Hur vårdtiden eller tiden för småbarnspedagogik definieras behöver inte ändras i kommunerna på grund av Varda, men den uppgift som krävs ska kunna föras in i Varda. Som stöd för kommunerna tas under 2018 fram en förteckning över hur de uppgifter om vårdtid som kommunerna samlar in ändras till det format som Varda förutsätter.

 Måste kommunen ändra beslut om småbarnspedagogik så att de är förenliga med Varda till exempel i fråga om vårdtid?

Det förutsätts inte att kommunerna på grund av Varda ska fatta beslut på ett annat sätt.

 Har barnet samma studentnummer då barnet går vidare till förskoleundervisningen och barnets uppgifter sparas i KOSKI-tjänsten?

Ja, numret skapas för barnet i Utbildningsstyrelsens studentnummerregister och det kan utnyttjas i Utbildningsstyrelsens tjänster såsom i Varda och KOSKI-tjänsten.

 Hurdant användarnamn behövs för att föra in uppgifter om barn utan personbeteckning i Varda?

De som arbetar med barn utan personbeteckning (till exempel daghemsföreståndaren/vice föreståndaren) för manuellt in barnets uppgifter i Varda första gången som uppgifter förs in. Då verifierar den anställda barnets identitet. Efter verifieringen får barn utan personbeteckning ett studentnummer (OID) från studentnummerregistret som ska sparas i uppgifterna i det system som kommunen använder för småbarnspedagogiken. Därefter kan man överföra uppgifterna om barn utan personbeteckning från systemet för småbarnspedagogik till Varda utifrån OID-numret både via systemintegrationen och användargränssnittet.

 I vår kommun har beslutet om småbarnspedagogik inget slutdatum, utan beslutet gäller tills vidare. Ska man emellertid ange ett datum då beslutet upphör att gälla?

Datum då beslutet börjar gälla är en obligatorisk uppgift. Om beslutet inte har ett datum då det slutar gälla, kan denna punkt lämnas tom. Om inget datum har angetts för när beslutet slutar gälla innebär det att beslutet är aktivt (i kraft). Samtidigt kan man ha högst tre aktiva beslut. 

 Om kommunen inte använder timbaserad fakturering av vårdtid, hur meddelas antalet timmar per vecka?

Rutinerna för avgiftsbeslut behöver inte ändras på grund av Varda. Centralt med tanke på Varda är uppgiften om barnets tid inom småbarnspedagogiken som anknyter till barnets rätt till småbarnspedagogik. I Varda ska således inte anges den tid som barnet har deltagit i småbarnspedagogisk verksamhet. Om tiden inom småbarnspedagogik anges i kommunen på ett annat sätt än i formatet h/vecka, ska den omvandlas till formatet h/vecka enligt anvisningarna på sidan Varhaiskasvatusaika (på finska).

 Om kommunen inte anger tiden inom småbarnspedagogik enligt barnets beslut om småbarnspedagogik i det format (timme/vecka) som krävs för Varda, hur förs uppgifterna in i Varda?

Tiden inom småbarnspedagogik ska anges enligt anvisningarna på sidan Varhaiskasvatusaika (på finska).

 Om kommunen har fattat beslutet att den normala vårdtiden inom småbarnspedagogik börjar klockan 5.30, ses detta ändå som skiftomsorg i Varda?

Om en aktör inom småbarnspedagogik anser att barnet omfattas av s.k. normal tid för småbarnspedagogisk verksamhet, ska man inte ange att barnet får skiftomsorg. För att definiera skiftomsorg används som tidsintervall för normal småbarnspedagogiktid 06.00–18.00. Om det förekommer lokal flexibilitet i fråga om att lämna och hämta barnen, ändå så att den huvudsakliga småbarnspedagogiken sker vardagar under ovan nämnda tidsintervall, kan man då tolka att barnet omfattas av småbarnspedagogik som ordnas mellan 6 och 18.

 Är uppgifterna daglig småbarnspedagogik och småbarnspedagogik som heldagsvård i barnets beslut om småbarnspedagogik obligatoriska uppgifter?

Om det är obligatoriskt beror på om barnet omfattas av skiftomsorg. I Varda ska man föra in de uppgifter om barnets tid inom småbarnspedagogik som finns i beslutet om småbarnspedagogik och som beskriver vilken omfattning rätten till småbarnspedagogik innebär. För alla barn ska anges hur många timmar per vecka barnet omfattas av småbarnspedagogik samt om barnet omfattas av skiftomsorg. Om barnet omfattas av skiftomsorg, ska man i fråga om tiden inom småbarnspedagogik ange om barnet deltar i daglig småbarnspedagogik (uppgiften anges i formatet ja/nej) samt om barnet deltar i småbarnspedagogik på heltid (uppgiften anges i formatet ja/nej). Dessa uppgifter är således obligatoriska, om barnet inte är i skiftomsorg. Därför har de obligatoriska uppgifterna antecknats i uppgiftsförteckningen med siffrorna 0..1.

 Vår kommun deltar i försöket med avgiftsfri småbarnspedagogik för femåringar. Förs uppgifterna för de barn som deltar i försöket in i Varda?

Om barnet deltar i undervisnings- och kulturministeriets försök med avgiftsfri småbarnspedagogik för femåringar, är det fortfarande fråga om deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet. Då förs beslutet om småbarnspedagogik för barnet och barnets uppgifter in i Varda.

 Förs uppgifterna för de barn som deltar i tillfällig vård in i Varda?

Om uppgifter för barn som deltar i tillfällig vård har förts in i småbarnspedagogiksystemet och om kommunen fattar ett beslut om småbarnspedagogik för den tillfälliga vården, ska uppgifter om barn i tillfällig vård föras in i Varda. Om kommunen inte fattar ett beslut om tillfällig vård, ska uppgifterna om barn i tillfällig vård inte föras in i Varda.

 Producerar aktören inom småbarnspedagogik uppgiften om brådskande handläggning?

Uppgift om brådskande handläggning bildas i Varda utifrån det datum då ansökan anländer samt det datum då beslutet fattas. Aktören inom småbarnspedagogik ska därmed endast ange dessa två uppgifter, utifrån vilka uppgiften om brådskande handläggning automatiskt uppkommer.

 Om barnet deltar i både förskoleundervisning som ingår i den grundläggande utbildningen och i dagvård på ett daghem till exempel på eftermiddagarna, ska uppgifterna då föras in i Varda eller KOSKI-tjänsten?

Uppgifterna som berör förskoleundervisningen förs in i KOSKI-tjänsten och uppgifterna om småbarnspedagogiken förs in i Varda.

 Hur gör vi om datumet för barnets ansökan om småbarnspedagogik inte finns i det elektroniska systemet, utan endast i beslutet i pappersformat som troligtvis är flera år gammalt?

Från och med 1.1.2019 överför aktörer inom småbarnspedagogik uppgiften om det datum då småbarnspedagogikansökan anlänt och detta datum kan vara från tiden före 2019. Om beslutet endast finns i pappersformat och om det är flera år gammalt, ska aktören inom småbarnspedagogik antingen lämna fältet tomt eller ange som datum till exempel 1.1.2007.

 Vad gör vi om vår kommun inte brukar ange ett slutdatum i barnets beslut om småbarnspedagogik? Ett slutdatum anges för barnets deltagande i småbarnspedagogik på verksamhetsstället men inte för beslutet?

Om beslutet är i kraft tills vidare kan uppgiften om slutdatum både i fråga om beslutet och barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet lämnas tom. Meningen är ändå att ett slutdatum ska anges för såväl barnets beslut som för barnets deltagande i småbarnspedagogik så fort datumet är känt. På det här sättet kan man säkerställa att det i Varda finns uppgifter om barn som till exempel redan har övergått till den grundläggande utbildningen och inte längre deltar i småbarnspedagogisk verksamhet.

 I vår kommun finns fyra alternativ för ett barns genomsnittliga timantal inom småbarnspedagogik: högst 20 h /vecka, över 20 h men högst 25 h/vecka, över 25 men mindre än 35 h/vecka och minst 35 h/vecka. Vilket timantal anges i sådana här fall i Varda?

Om timantalet inom småbarnspedagogik anges så här ska man i Varda skriva in det högsta timantalet som barnet har rätt till, det vill säga till exempel 25 h/vecka om barnet har behov av att delta i småbarnspedagogisk verksamhet minst 20 h/vecka men högst 25 h/ vecka. Närmare anvisningar om hur barnets tid inom småbarnspedagogik ska anges i Varda finns här: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatusaika.

 Hur ska timantalet anges då timmarna inom lekverksamhet i vår kommun är mindre än 3 h/dag, 3–4 h /dag och 4–5 h/dag?

Om det är frågan om verksamhet för vilken fattas ett beslut om småbarnspedagogik ska uppgifterna föras in i Varda. Om det inte finns något beslut förs uppgifterna inte in i Varda. Timantalet anges enligt det högsta alternativet.

 

Datainnehåll, personal

 

 Ska endast uppgifter om ordinarie personal föras in i Varda?

I informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda sparas uppgifter om ordinarie och visstidsanställd personal samt hyrd arbetskraft. Uppgifterna ska sparas från och med 1.9.2019.

 Meddelas fortbildning som gäller personalen retroaktivt?

Uppgifter om personalen sparas i Varda från och med 1.9.2019, inte retroaktivt.

 Via vilket system sparas uppgifter om personal i Varda?

Uppgifter om personal sparas i Varda från och med 1.9.2019. Uppgifter om personalen förs in i Varda via integrationer från kommunernas HR-system eller ett annat system där uppgifterna sparas. Om man inte använder något system ska uppgifterna föras in manuellt via användargränssnittet i Varda.

 

Datainnehåll, köptjänst, servicesedlar

 

 I vår kommun använder vi servicesedel. Vilka uppgifter om småbarnspedagogik som tillhandahålls med servicesedel ska kommunen föra in i Varda?

Kommunen för in uppgifter om de barn som omfattas av småbarnspedagogik som tillhandahålls med servicesedel i Varda från och med 1.1.2019. Dessutom ansvarar kommunen för införande av uppgifter om barnens vårdnadshavare och betalningsuppgifter i Varda från och med 1.9.2019. Privata serviceproducenter för från och med 1.1.2010 in uppgifter om det verksamhetsställe där barnets småbarnspedagogik ordnas.

 Vår kommun köper småbarnspedagogik som en köpt tjänst från en privat serviceproducent av småbarnspedagogik. Vilka uppgifter om småbarnspedagogik som skaffats som köpt tjänst ska kommunen föra in i Varda?

Kommunen för in uppgifter om de barn som omfattas av småbarnspedagogik som skaffas som köpt tjänst i Varda från och med 1.1.2019. Dessutom ansvarar kommunen för införande av uppgifter om barnens vårdnadshavare och betalningsuppgifter i Varda från och med 1.9.2019. Privata serviceproducenter för från och med 1.1.2010 in uppgifter om det verksamhetsställe där barnets småbarnspedagogik ordnas.

 I kommunen använder vi servicepeng med privata aktörer. Behandlas servicepeng som servicesedel och gäller samma tidtabell för servicepeng som för servicesedel?

Om skillnaden mellan servicesedel och servicepeng endast är en termfråga, gäller samma tidtabell för småbarnspedagogik som produceras med servicepeng och servicesedel.

 Hur meddelar kommunen uppgifter om småbarnspedagogik som produceras som köpt tjänst och med servicesedel i Varda?

Kommunen är skyldig att i Varda föra in uppgifter om småbarnspedagogik som produceras som köpt tjänst och med servicesedel. Uppgifter om barn som deltar i sådan småbarnspedagogisk verksamhet förs under 2019 in i Varda under ett tillfälligt verksamhetsställe, eftersom privata serviceproducenters verksamhetsställen förs in först från och med 1.1.2020. 

För varje kommun har man i Varda färdigt lagt till ett tillfälligt verksamhetsställe som går under namnet ”Servicesedel och köpt tjänst Kommun”. Alla barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet som produceras med servicesedel och som köpt tjänst förs in under detta verksamhetsställe.

Småbarnspedagogik som produceras som köpt tjänst och med servicesedel får verksamhetsställen under 2020, då privata aktörer inom småbarnspedagogiken för in sina uppgifter i Varda enligt lagen om småbarnspedagogik. Utbildningsstyrelsen ger instruktioner åt kommuner och samkommuner samt leverantörer av system för småbarnspedagogik under 2019 för att de ska kunna förbereda sig inför situationen under 2020.

 I vår kommun används servicesedel och inom daghemsverksamheten som ordnas med servicesedel använder man ett annat informationssystem än det som används i kommunen. Hur säkerställer vi att uppgifterna är korrekta och att Varda hämtar uppgifterna om ett barn från rätt informationssystem år 2020?

Om kommunen/samkommunen ordnar småbarnspedagogik med servicesedel ska kommunen se till att uppgifterna om barnen som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet förs in i Varda från och med 1.1.2019. Om det i kommunen/samkommunen förekommer en risk att uppgifter om småbarnspedagogiken från och med 1.1.2020 förs in i Varda två gånger, rekommenderar vi att kommunen/samkommunen kommer överens om detaljerna kring dataöverföringen med den Varda-uppgiftsansvariga, den Varda-systemansvariga och serviceproducenten.

 Är det fråga om en köpt tjänst i Varda då kommunen köper småbarnspedagogisk verksamhet av en annan kommun?

Ja, uppgifterna överförs till/sparas i Varda av den kommun som fattat beslutet om barnets småbarnspedagogik.

 

Överföring av uppgifter, tidtabeller

 

 När börjar överföringen av uppgifter till Varda?

Övergångsperioderna definieras i den nya lagen om småbarnspedagogik:

  • Från och med 1.1.2019 för kommunerna in uppgifter om anordnare av småbarnspedagogik, verksamhetsställen och om de barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet
  • Från och med 1.9.2019 för kommunerna in uppgifter om personalen inom småbarnspedagogiken och om föräldrar eller andra vårdnadshavare till barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet
  • Från och med 1.1.2020 för privata anordnare av småbarnspedagogik/serviceproducenter in uppgifter om anordnare av småbarnspedagogik/serviceproducenter, verksamhetsställen och om de barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet
  • Från och med 1.9.2020 för privata anordnare av småbarnspedagogik/serviceproducenter in uppgifter om personalen inom småbarnspedagogiken och om föräldrar eller andra vårdnadshavare till barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet
 Införs uppgifter via användargränssnittet i Varda en eller två gånger i månaden?

Enligt Utbildningsstyrelsens föreskrift införs uppgifter i Varda senast månadens 15:e och månadens sista dag. Därmed ska uppgifterna införas via användargränssnittet minst två gånger i månaden. Aktörer inom småbarnspedagogik kan om de så vill även föra in uppgifter i Varda via användargränssnittet oftare än två gånger i månaden. 

 Har de uppgifter som ska överföras till KOSKI-tjänsten samma övergångstid som i Varda?

I lagen om nationella studie- och examensregister föreskrivs att uppgifter om barn som deltar i förskoleundervisning på ett verksamhetsställe för småbarnspedagogik ska föras in i KOSKI-tjänsten från och med 1.1.2019. För att man ska kunna föra in uppgifter om förskoleundervisning i KOSKI-tjänsten ska organisationens samtliga verksamhetsställen där förskoleundervisning ordnas finnas i organisationstjänsten. Från och med 1.1.2019 överförs information om kommunens och samkommunens samtliga verksamhetsställen till Utbildningsstyrelsens organisationstjänst via Varda. Det betyder att det går att föra in uppgifter i fråga om förskoleundervisning som ordnas på ett verksamhetsställe för småbarnspedagogik i KOSKI-tjänsten efter att uppgifterna som förutsätts om verksamhetsstället och som fås från systemet för småbarnspedagogik har förts in i Varda. Enligt Utbildningsstyrelsens föreskrift ska kommunen/samkommunen föra in uppgifter i Varda första gången senast 30.4.2019 och därefter enligt den angivna frekvensen. I fråga om tidtabellen kan det betyda att en kommun/samkommun kan föra in uppgifter i KOSKI-tjänsten först från och med 30.4.2019. Vi rekommenderar att kommunen/samkommunen för ett internt samtal med de Varda-uppgiftsansvariga och -systemansvariga samt med kommunens KOSKI-administratörer om tidtabellen för införandet av uppgifter i Varda och KOSKI. Även om det praktiska genomförandet av att föra in uppgifter skulle ske senare än 1.1.2019, ska uppgifter i fråga om förskoleundervisning som ordnas på ett småbarnspedagogiskt verksamhetsställe föras in i KOSKI-tjänsten från och med 1.1.2019.

 Vid vilken tidpunkt på dygnet överförs uppgifterna till Varda dagligen?

Systemleverantörerna svarar för den automatiska överföringen av uppgifter till Varda. Aktören inom småbarnspedagogik kan därmed avtala om detta med systemleverantören. 

 Överför man dagligen till Varda endast uppgifter för dagen i fråga eller överför man uppgifter retroaktivt för flera dagar?

Systemleverantörerna har blivit anvisade att till Varda endast överföra ändrade uppgifter och efter att uppgiftsöverföringarna inletts överförs ändrade uppgifter till Varda dagligen. Överföring av uppgifter retroaktivt för flera dagar kan emellertid bli aktuellt, om överföringen av kommunens uppgifter inleds till exempel 1.4.2019. Enligt lagen om småbarnspedagogik ska uppgifter överföras till Varda från och med 1.1.2019, så i detta fall skickas uppgifter vid den inledande överföringen retroaktivt för tiden 1.1.–31.3.2019.

 Överförs uppgifterna som förs in i Varda genom en systemintegration också under veckosluten?

Enligt Utbildningsstyrelsens föreskrift ska uppgifterna som överförs via en integration föras in i Varda en gång per dygn.

 

Överföring av uppgifter med hjälp av integrationer

 

 Hur överförs uppgifter till Varda?

Uppgifter överförs på två olika sätt:

  1. Automatiserat: 
    De anordnare av småbarnspedagogik som använder system som Abilita, Daisy, Effica eller Visma eller ett likartat operativt system för småbarnspedagogik som ProConsona omfattas av automatiserad överföring av uppgifter. Med hjälp av integrationer mellan Varda och systemen för småbarnspedagogik överförs de uppgifter som anges i lagen om småbarnspedagogik automatiskt till informationsresursen inom småbarnspedagogiken enligt den frekvens för överföring av uppgifter som Utbildningsstyrelsen definierat.
  2. Via Varda-användargränssnittet: 
    De anordnare av småbarnspedagogik som inte använder ett datasystem som integreras i Varda, kan använda Vardas lättanvända användargränssnitt. Vardas användargränssnitt är en nättjänst som fungerar i en webbläsare. Man behöver inte installera ett separat system för användargränssnittet. I användargränssnittet matar den anställda manuellt in de uppgifter som 70 § i lagen om småbarnspedagogik förutsätter i Varda.
 Kan vi använda ett användargränssnitt för överföring av vissa uppgifter, även om vi använder ett datasystem som integreras i Varda?

Anordnaren av småbarnspedagogik måste välja vilket sätt som ska användas för överföring av uppgifter. Anordnaren av småbarnspedagogik kan inte samtidigt både använda användargränssnittet och automatisk överföring av uppgifter till Varda.

 Vår kommun använder ett datasystem för småbarnspedagogik. Vad måste vi göra för att vi ska kunna börja överföra uppgifter 1.1.2019?

Om kommunens datasystem för småbarnspedagogik är Effica, Abilita, Daisy, ProConsona eller Vismas system, kan uppgifterna överföras automatiserat via en integration till Varda.

  1. Utse en Varda-systemansvarig och Varda-uppgiftsansvarig.
  2. Delta i webbinarier som är avsedda för Varda-systemansvariga och Varda-uppgiftsansvariga i september 2018.
  3. Ta reda på hos er systemleverantör att de uppgifter som anges i Utbildningsstyrelsens uppgiftsförteckning finns i ert system / att systemleverantörens Varda-version uppdateras i god tid före årsskiftet.
  4. Se till att de uppgifter som anges i uppgiftsförteckningen förs in enligt anvisningarna i informationssystemet samt informera om sättet att föra in uppgifter till kommunens aktörer
  5. Se till att de systemansvariga och uppgiftsansvariga i Varda i er kommun får användarrättigheter till Varda. Kommunens systemansvariga och uppgiftsansvariga i Varda får närmare information om användarrättigheter i slutet av hösten.
  6. Januari 2019: Börja mata in uppgifter i informationsresursen och genomföra kommunens testning för godkännande av Varda-uppgifter.
 Hur får jag information om en lyckad automatisk överföring (som sker mellan system) av uppgifter om småbarnspedagogik till Varda?

Den Varda-systemansvariga och Varda-uppgiftsansvariga har i uppgift att kontrollera att överföringen av uppgifter lyckas. Varda-användargränssnittet får en vy där den uppgiftsansvariga kan se de uppgifter som sparats i Varda. Om det förekommer tekniska problem med överföringen av uppgifter är det på den systemansvarigas ansvar att rapportera om felen till kommunens systemleverantör.

 Hur kan en kommun som för in uppgifter via integrationen rätta till en felaktig uppgift i Varda, om kommunen i detta fall endast har behörighet att se uppgifter i Varda?

Uppgiften korrigeras i det operativa systemet för småbarnspedagogik, varifrån den korrigerade uppgiften överförs till Varda. En kommun som för in uppgifterna med hjälp av en systemintegration korrigerar därmed inte uppgifterna direkt i Vardas användargränssnitt.

 Kan kommunen själv välja om den för in uppgifter i Varda genom systemintegrationer eller användargränssnittet?

Ja. Vid val av sättet att föra in uppgifter lönar det sig att beakta volymen på de uppgifter som ska överföras, dvs. det lönar sig att överföra stora uppgiftsvolymer genom en systemintegration, om det är möjligt. Man kan använda användargränssnittet för att föra in och uppdatera små volymer. Vid överföring/införande används systematiskt det sätt som valts (integration eller användargränssnitt). Det är bra att meddela Utbildningsstyrelsen (varda@opintopolku.fi) vilket sätt man valt, så att Utbildningsstyrelsen vid behov kan skicka information och anvisningar om sättet att överföra/föra in uppgifter till rätt kommun/samkommun.

 Vad gör vi om det inte går att överföra uppgifter till Varda?

Kommunens Varda-systemansvariga svarar för att följa upp fel i den tekniska överföringen av uppgifter och för att rapportera dem vidare. I felsituationer ska den systemansvariga utreda vilka uppgifter som inte överförs till Varda och när problemen började. Den systemansvarigas uppgift är att kontakta leverantören för det informationssystem som kommunen/samkommunen använder för småbarnspedagogik. Om felet beror på en felaktigt införd uppgift ska administratören kontakta kommunens Varda-uppgiftsansvariga, vars uppgift är att se till att förfaringssätten för att spara uppgifter i Varda förankras i kommunen.

 Hur får aktörer inom småbarnspedagogiken information om ett fel i överföringen av uppgifter eller felaktigt införda uppgifter?

I Varda genomförs en rapportering, där aktören inom småbarnspedagogik med hjälp av användargränssnitten ser uppgifterna samt situationen för överföring av uppgifter enligt en trafikljusmodell.

 Om en kommun vill köpa småbarnspedagogiktjänster från en annan kommun, vilken kommun överför då barnets uppgifter till Varda?

Den kommun som fattar beslut om småbarnspedagogik för barnet överför uppgifterna till Varda.

 Hur genomförs integrationer i personalförvaltningens system?

Uppgifter om personalen hämtas från de system där aktörerna inom småbarnspedagogik upprätthåller dem. I regel är HR-systemen sådana system. Nödvändiga ändringar som görs i dessa system genomförs under våren 2019 i samarbete med leverantörerna för systemen i fråga. Utbildningsstyrelsen informerar kommunerna om införandet av personuppgifter i Varda.

 Kan man radera uppgifter i Varda, dvs. hur har man tagit hänsyn till makulering av felaktiga uppgifter vid överföring av uppgifter via gränssnittet?

Om man för in en felaktig uppgift som man inte kan korrigera på något annat sätt än genom att radera den, kan man makulera uppgiften i Varda. Det går inte att återställa en uppgift som tagits bort, så om man tar bort en uppgift felaktigt, måste uppgiften överföras/föras in på nytt i Varda.

 

 

Överföring av uppgifter med hjälp av användargränssnittet

 

 Var hittar man Vardas användargränssnitt?

Vardas användargränssnitt för aktörer inom småbarnspedagogiken finns från och med 1.1.2019 i myndighetsvyn på webbplatsen Studieinfo under adressen https://virkailija.opintopolku.fi som upprätthålls av Utbildningsstyrelsen. Vardas användargränssnitt för medborgare som kan användas för att se sina egna eller sina barns uppgifter finns i Studieinfo-tjänsten från och med 1.5.2019. Webbläsare som kan användas är Chrome, Firefox och Edge. Obs. Internet Explorer fungerar inte.

 Småbarnspedagogiken i vår kommun använder inte ett datasystem. Hur överför vi uppgifterna till Varda?

De anordnare av småbarnspedagogik som inte använder ett datasystem som integreras i Varda, kan använda Vardas användargränssnitt som är lätt att använda.

Vardas användargränssnitt är en nättjänst som fungerar i en webbläsare. Man behöver inte installera ett separat system för användargränssnittet. I användargränssnitten matar den anställda manuellt in de uppgifter som 70 § i lagen om småbarnspedagogik förutsätter i Varda. De uppgifter som matats in med hjälp av användargränssnittet skapas en gång, varefter den som matar in uppgifter endast ska se till att uppgifter som ändras blir uppdaterade.

 Vår kommun matar in uppgifter via Vardas användargränssnitt. Vad måste vi göra för att vi ska kunna börja överföra uppgifter 1.1.2019?
  1. Utse en systemansvarig i Varda och en uppgiftsansvarig i Varda.
  2. Delta i en utbildning för kommuner med användargränssnitt i september 2018.
  3. Se till att de uppgifter som anges i uppgiftsförteckningen förs in enligt Utbildningsstyrelsens anvisningar med hjälp av användargränssnittet samt informera hur de som använder användargränssnittet i kommunen ska föra in uppgifter.
  4. Se till att de systemansvariga och uppgiftsansvariga i Varda  i er kommun får användarrättigheter till Vardas användargränssnitt. Kommunens systemansvariga och uppgiftsansvariga i Varda får närmare information om användarrättigheter i slutet av hösten.
  5. Januari 2019: Börja överföra uppgifter i informationsresursen via användargränssnittet.
  Vad kostar det att använda Vardas användargränssnitt?

Användningen av Vardas användargränssnitt är avgiftsfri.

 

Testning och kvalitetssäkring

 

 Vilken roll har kommunen i testningen av Varda?

Integrationstestningen av Varda har genomförts tillsammans med systemleverantörerna. Dessutom testar vi överföringen av uppgifter med några kommuner som har tillgång till en testmiljö och sådan testdata som till exempel inte innehåller personers riktiga personbeteckningar. Kommunernas roll i testningen tar vid i början av året då uppgifter börjar föras in i Varda. Då ligger det på kommunernas Varda-uppgiftsansvarigas ansvar att testa uppgifternas kvalitet enligt de anvisningar som givits i webbseminarierna i december. Vi tar även fram en rapporteringsvy för Vardas användargränssnitt, och kontroller av uppgifternas kvalitet genomförs via den.

 Vem organiserar och informerar kommunerna om testning av uppgifternas kvalitet?

Utbildningsstyrelsen ansvarar för att organisera testningen av kvaliteteten på uppgifter som förs in i Varda samt för att informera kommunerna om detta. Med testning av uppgifternas kvalitet avses att kommunens Varda-uppgiftsansvariga går igenom att alla de uppgifter som förts in i Varda via integrationen har överförts korrekt samt att uppgifterna är korrekta.

 När är det möjligt att testa Varda?

Informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda testas kontinuerligt med systemleverantörerna då det gäller att skapa integrationer mellan systemen.

 Hur försäkrar sig kommunen om att uppgifterna förs korrekt in i Varda?

Systemleverantörer genomför integrationstestningar mellan sitt eget system och Varda under 2018. I fråga om uppgifter som sparas i Varda genomför kommunerna en kvalitetssäkring efter lagringen av uppgifter i början av 2019. För kommunerna utarbetas anvisningar för kvalitetssäkring.

 Gäller den testning av uppgifternas kvalitet som inleds 1.1.2019 alla kommuner?

Ja, testningen av uppgifternas kvalitet gäller alla kommuner. Testningen inleds då kommunen/samkommunen börjar överföra uppgifter till Varda. Information om testningen av uppgifternas kvalitet finns på sidan Testning av datakvalitet.

 Får kommunerna anvisningar för hur uppgifternas kvalitet ska testas?

Ja, anvisningarna för att testa uppgifternas kvalitet finns här (på finska): https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Tiedon+laadun+testaus

 Är det möjligt att testa integrationen till exempel med någon testresurs innan Varda tas i bruk?

Ni kan testa överföringen av uppgifter till Varda i Studieinfo-tjänstens testmiljö (https://virkailija.testiopintopolku.fi/). Anvisningar för att testa integrationen finns här (på finska): https://wiki.eduuni.fi/display/CscVarda/Integraatiotestaus. Var i behov i kontakt med Vardas kundtjänst på varda@opintopolku.fi för mera information.  

 Kan man göra en testöverföring med uppgifter om endast ett barn?

Överföringen av uppgifter via en systemintegration testas med uppgifter om ett eller flera barn. Vi rekommenderar ändå att ni testar överföra uppgifter om flera barn och verksamhetsställen. Anvisningarna för att testa uppgifternas kvalitet finns här (på finska): https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Tiedon+laadun+testaus

 

Förskoleundervisning

 

 I vår kommun finns det barn, vilkas förskoleundervisning ordnas i daghemmets lokaler. Hur gör man med uppgifterna om förskoleundervisning för dessa barn?

I lagen om småbarnspedagogik finns inga bestämmelser om förskoleundervisning. Enligt lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017) ska uppgifter om förskoleundervisning som ordnas i samband med småbarnspedagogik från och med 1.1.2019 sparas i den nationella KOSKI-informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen. Kommunen ansvarar för överföring av uppgifter om förskoleundervisning enligt lagen (884/2017), såsom det anges i 2 kap. i lagen. Kommunen kan i ett avtal för upphandling av förskoleundervisning förutsätta att den som levererar köpta tjänster ansvarar för överföringen av uppgifter. Om detta inte anges i avtalet, är det primärt kommunen som ansvarar för överföringen av uppgifter, inte den som levererar köpta tjänster.

Om förskoleundervisning ordnas i samma lokaler som småbarnspedagogiken och anordnaren av förskoleundervisning för in uppgifterna om förskoleundervisning i aktörens eget datasystem (t.ex. Effica, Proconsona, Abilita el. dyl.), förs uppgifterna i enlighet med lagen (884/2017) in i Koski-informationsresursen. De uppgifter som förs in i Koski definieras i 7 § i lagen (884/2017). Ytterligare information om införandet av uppgifter om förskoleundervisning i Koski fås av Koski-teamet per e-post på adressen koski@opintopolku.fi. 

 Hur gör vi om kommunens uppgifter om förskoleundervisning finns i både den grundläggande utbildningens och småbarnspedagogikens informationssystem? Hur säkerställer vi till exempel att samma barns uppgifter eller uppgifter om barnets förskoleundervisning inte uppdateras från två olika system?

Kommunen/samkommunen ska se till att korrekta uppgifter förs in i både Varda och KOSKI-tjänsten samt att samma uppgifter inte förs in flera gånger. Till KOSKI-tjänsten överförs redan uppgifter om barn som deltar i förskoleundervisning som ordnas i samband med den grundläggande utbildningen. Om uppgifter om barn som deltar i förskoleundervisning på ett verksamhetsställe för småbarnspedagogik finns i samma system som uppgifterna om grundläggande utbildning, kan man i fortsättningen överföra dem via samma integration till Varda, då man via Varda först har fått kommunens/samkommunens verksamhetsställen för småbarnspedagogik.

Om uppgifter om de barn som får förskoleundervisning i ett småbarnspedagogiskt verksamhetsställe sparas i ett system för småbarnspedagogik, ska de överföras separat till KOSKI-tjänsten.

Vi rekommenderar att om det finns en risk att kommunen/samkommunen överför förskoleundervisningsuppgifter två gånger till KOSKI-tjänsten, ska kommunen/samkommunen föra ett internt samtal med de Varda-uppgiftsansvariga och -systemansvariga samt kommunens KOSKI-administratörer om vilket system förskoleundervisningsuppgifterna ska överföras från till KOSKI-tjänsten.


Utnyttjandet av uppgifter och överlåtande av uppgifter

 

 Hur kan vi utnyttja de uppgifter som förts in i Varda?

Vid utvecklingen av Varda är undervisnings- och kulturministeriet huvudansvarig i fråga om rapportering av uppgifter. Uppgifter i Varda kommer att bli tillgängliga i Utbildningsstyrelsens Vipunen-tjänst under 2019. Dessutom får vissa myndigheter tillgång till rapporteringsvyn som gäller skötsel av deras egna uppgifter och kommunerna får tillgång till uppgifter från deras egen kommun.

 Vem kan få tillgång till uppgifter i Varda?

Olika myndigheter, såsom undervisnings- och kulturministeriet, Utbildningsstyrelsen, regionförvaltningsverken, kommunerna, FPA och Statistikcentralen, kan använda uppgifterna i informationsresursen inom småbarnspedagogiken inom ramen för sina egna uppgiftsbehov som utgår från lagstiftningen. Enligt den nya lagen om småbarnspedagogik ansöker myndigheterna hos Utbildningsstyrelsen om tillstånd för att behandla uppgifter som finns i resurser.

Vårdnadshavaren har rätt att se uppgifterna om sitt barn. Möjligheten att se uppgifterna om barnet ordnas via Utbildningsstyrelsens Studieinfo-tjänst.

 Uppgifterna som sparas i Varda kommer att användas för statistik. Om ett daghem har filialer på en annan adress än det administrativa verksamhetsstället, kommer filialerna då att utgöra egna daghem i statistikuppgifterna?

Ja, i statistiken kommer varje verksamhetsställe som finns på olika adresser att utgöra ett eget verksamhetsställe. Om daghemmets filialer har förts in skilt för sig i Varda, utgör de också egna verksamhetsställen i statistikuppgifterna. Om de inte har förts in separat syns de inte heller skilt för sig i statistiken. Närmare anvisningar för hur verksamhetsställena ska föras in i Varda finns här: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Toimipaikkatiedot.

 

Dataskydd och informerande av de registrerade

 

 Gör Utbildningsstyrelsen ett kundmeddelande om Varda som kommunerna kan skicka till familjerna?

Utbildningsstyrelsen utarbetar i november–december 2018 en meddelandebotten som kan skickas till familjerna.

 Vad betyder det i praktiken att en anordnare av småbarnspedagogik (kommun, samkommun eller privat anordnare av småbarnspedagogik) är en personuppgiftsansvarig enligt EU:s dataskyddsförordning?

En aktör inom småbarnspedagogik är en personuppgiftsansvarig som avses i artikel 4 punkt 7 i dataskyddsförordningen då denna behandlar personuppgifter i syfte att anordna småbarnspedagogik. Den personuppgiftsansvarige ansvarar för att personuppgifterna behandlas enligt dataskyddsförordningen samt att denna kan visa att personuppgifterna behandlas lagenligt. Enligt lagen om småbarnspedagogik ansvarar aktörer inom småbarnspedagogik även för de uppgifter som sparas i informationsresursen inom småbarnspedagogiken som avses i lagen.

Varje aktör inom småbarnspedagogik (kommun, samkommun, privat serviceproducent) är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som enligt lagen förts in samt för att de enligt gemensam registreringspraxis alltid för in aktuella och korrekta uppgifter i informationsresursen inom småbarnspedagogiken. Den gemensamma registreringspraxisen definieras i anvisningar och en uppgiftsförteckning till en föreskrift som Utbildningsstyrelsen skickat under hösten 2018.

 Måste man ändra kommunernas egna dataskyddsbeskrivningar på grund av Varda?

Kommunerna ska själva se till att behövliga ändringar görs i dataskyddsbeskrivningarna. Utbildningsstyrelsen tar fram stödmaterial åt kommunerna för att kommunerna ska kunna informera de registrerade.

 Kan en vårdnadshavare vägra att barnets uppgifter/vårdnadshavarens egna uppgifter överförs till Varda?

Småbarnspedagogik och informationsresursen inom småbarnspedagogiken är myndighetsverksamhet. Om småbarnspedagogiken och informationsresursen inom småbarnspedagogiken föreskrivs i lagen om småbarnspedagogik (https://www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2018/20180540).

 

Kommunernas system för småbarnspedagogik

 

 Hur inför vi i det system som används i vår kommun de uppgifter som ska sparas i Varda och som vi för närvarande inte har kännedom om? Sparas dessa uppgifter för alla barn eller endast för nya barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet?

Aktörerna inom småbarnspedagogik är skyldiga att från och med 1.1.2019 i informationsresursen föra in uppgifter om samtliga barn som deltar i småbarnspedagogik. I fråga om informationsinnehåll som definieras i lagen om småbarnspedagogik ska uppgifter om barn som börjar inom småbarnspedagogiken före 1.1.2019 föras in i Varda från och med 1.1.2019.

 Jag ser inte barnets ansökan om småbarnspedagogik i det system som min kommun använder efter att beslutet om småbarnspedagogisk verksamhet fattats. Hur kan jag i sådana fall spara uppgiften om datum då ansökan lämnats in i Varda?

Även om den som använder kommunens småbarnspedagogiksystem inte nödvändigtvis ser det datum då ansökan lämnats in, finns uppgiften fortfarande i systemet för småbarnspedagogik. Systemleverantören levererar uppgiften via integrationen till Varda. Kommunens tjänsteman som har behörighet till Varda kan se de uppgifter som förts in i Varda även i vyn i Vardas användargränssnitt.

 Har systemleverantörer som integreras i Varda information om vilka uppgifter som kommer att införas i Varda?

Ja. Utbildningsstyrelsen har gett ut en uppgiftsförteckning med de uppgifter som ska föras in från och med 1.1.2019. Dessutom har de systemleverantörer som integreras i Varda i god tid fått information om det informationsinnehåll som ska föras i Varda. Man har även gått igenom uppgifterna i integrationstestningen mellan systemleverantörerna och Varda. Systemleverantörerna har i uppgift att för sina kundkretsar berätta hur och i vilket skede den systemversion som stöder Varda-integrationen tas i bruk i kommunen.

 Vem ansvarar för finansieringen av förändringar i informationssystemen som används inom småbarnspedagogiken?

I samband med Varda-projektet har man genomfört pilotprojekt för de huvudsakliga informationssystemen inom småbarnspedagogik. Förutsättningen för att delta i ett pilotprojekt har varit att kommunen och den instans som tillhandahåller det informationssystem som kommunen använder deltar. Ett syfte med dessa pilotprojekt har varit att testa ett sätt att producera information som är förenligt med Varda. Dessutom ersattes kostnaderna som pilotprojektet orsakade åt kommunerna som deltog i projektet. De integrationstjänster för småbarnspedagogikens informationssystem som blev färdiga inom pilotprojektet kan skalas upp till de kundkretsar som använder systemen med rimligare kostnader. Kostnader uppstår för kommunerna beroende på systemleverantörens praxis. I fortsättningen borde kommunerna vid konkurrensutsättning förutsätta att systemet ska vara kompatibelt med Varda. I konkurrensutsättningen kan man utnyttja den dokumentering som finns på adressen oph.fi/varda.

 Vilka systemleverantörer är med i Varda?

Med är systemleverantörer inom småbarnspedagogik Abilita, Tieto (Effica), WhileOnTheMove (Daisy), CGI (Pro Consona), Visma (Primus), därtill på kommande Esbo stad (eVaka) och Ab Altostratus Oy (Juulia). HR-systemleverantörer kommer med under 2019.

 Om kommunen byter informationssystem under hösten 2019, ska uppgifterna då föras in två gånger?

Om en aktör inom småbarnspedagogiken byter sitt informationssystem efter 1.1.2019 ska kommunen som beställare se till att systemet passar ihop med Varda. I en sådan situation sparar och överför kommunen uppgifter i början av året från det existerande systemet och från och med hösten 2019 från det nya informationssystemet. När man övergår från ett system till ett annat är det bra att kontrollera det exakta datumet då man slutar överföra uppgifter från det gamla systemet och börjar överföra uppgifter från det nya.

 Hur överförs uppgifter från Effica till Varda?

Leverantörerna av informationssystemen som används inom småbarnspedagogiken skapar en systemintegration mellan det egna systemet och Varda. Vid behov kan ni vara i kontakt med er egen systemleverantör om ni har frågor om dataöverföringen.

 

Webbinarier och utbildningar

 

 Har webbinarierna 4.12 och 5.12 samma innehåll?

Webbinariet som ordnas 4.12 är riktat till kommuner som för in uppgifter med hjälp av en integration mellan system, och webbinariet 5.12 till kommuner som sparar uppgifter via användargränssnittet. Innehållet är i övrigt detsamma men presenteras ur lite olika synvinklar (integration/användargränssnitt). Delta i det webbinarium som är lämpligast för dig vad gäller din kommuns/samkommuns sätt att föra in uppgifter i Varda (integration/användargränssnitt).

 Ordnar leverantörerna för olika informationssystem egna utbildningar om överföringen av uppgifter till Varda?

Enligt den information vi har ordnar flera av systemleverantörerna egna utbildningar. Det lönar sig att kontakta systemleverantörerna för mer information.

 

 

  • No labels