Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Sök innehåll från sidan

Tryck Ctrl+F (Sök) och skriv sökordet i rutan som öppnar sig på sidan.


Syftet med Varda


Vem administrerar Varda?

  • Utbildningsstyrelsen ansvarar för den tekniska administrationen av informationsresursen inom småbarnspedagogiken.
  • Utbildningsstyrelsen ansvarar för tillståndsförfaranden som gäller överföring av uppgifter till informationsresursen inom småbarnspedagogiken.
  • Datainnehållet i informationsresursen inom småbarnspedagogiken definieras i 70 § i den nya lagen om småbarnspedagogik (540/2018). Vardas specifikationer såsom datamodellen, uppgiftsförteckningen och kodsystemet definieras utifrån 70 §.


Vilka skyldigheter för Varda med sig?

Enligt lagen om småbarnspedagogik ska aktören inom småbarnspedagogik föra in de uppgifter som krävs i Varda. Utbildningsstyrelsen föreskriver och ger anvisningar om införandet av uppgifter. 


Om systemleverantören överför uppgifterna till Varda, vad behöver kommunen/den privata serviceproducenten då göra?

Kommunens/den privata serviceproducentens uppgift är att se till att uppgifterna är i den form i organisationens system att de kan överföras till Varda. Om det i organisationen sker ändringar i processen kring registreringen av uppgifter i Varda, ska aktören inom småbarnspedagogik vid behov informera systemleverantören om ändringarna. Aktören inom småbarnspedagogik ansvarar också för att skapa användarnamn till och administrera användarrättigheter i Vardas användargränssnitt, identifiera barn som saknar personbeteckning samt för att testa uppgifternas kvalitet. Vi rekommenderar också att personerna som överför/sparar uppgifter i Varda deltar i de Varda-utbildningar som Utbildningsstyrelsen ordnar. Privata serviceproducenter bör därtill registrera sig inför Varda före de tar i bruk Varda första gången.


Varda medför att vi är tvungna att göra ändringar i våra egna processer. Är allt tilläggsarbete motiverat?

Syftet med Varda är bland annat att insamlingen av uppgifter ska bli enhetligare. Det innebär till exempel att man får statistiska uppgifter som kan jämföras med varandra på regional och nationell nivå, exempelvis som stöd för beslutsprocesser. Utifrån Varda produceras också statistikuppgifter för internationellt bruk.


Vår organisation (privat daghem) är en förening och föreningens medlemmar dvs. föräldrarna sköter det administrativa på frivillig basis. Hur klarar vi av de skyldigheter som Varda för med sig och hur mycket arbete kommer ibruktagandet av Varda 1.1.2020 att föra med sig?

Utbildningsstyrelsen har sammanställt anvisningar som stöd för att förbereda sig inför ibruktagandet av Varda. Uppgifter förs in i Varda då

  • det kommer ett nytt barn till småbarnspedagogiken
  • det sker en ändring i uppgifterna, t.ex. tiden inom småbarnspedagogik ändrar eller uppgifterna om verksamhetsstället ändrar.
  • då ett barn slutar
  • i fortsättningen förs också uppgifter om vårdnadshavare (avgifter) och personal i Varda

Enligt Utbildningsstyrelsens förordning ska uppgifterna sparas senast månadens 15. och sista dag. I praktiken betyder det att uppgifterna förs in/uppdateras i Varda då det sker ändringar i de uppgifter som redan finns i Varda eller då nya barn börjar i småbarnspedagogiken.


Tidtabeller

Läs mer: Förberedelser inför ibruktagandet av Varda


När börjar införandet av uppgifter i Varda?

Övergångsperioderna definieras i den nya lagen om småbarnspedagogik och för förskoleundervisningens del i lagen om nationella studie- och examensregister :

  • Från och med 1.1.2019 för kommunerna in uppgifter om anordnare av småbarnspedagogik, verksamhetsställen och om de barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet
  • Från och med 1.1.2019 för kommunerna in uppgifter om de barn som deltar i förskoleundervisning i KOSKI-tjänsten. Från och med 1.1.2020 för kommunen/den privata serviceproducenten in uppgifterna om de barn som deltar i förskoleundervisning vid ett privat verksamhetsställe inom småbarnspedagogiken i KOSKI-tjänsten.
  • Från och med 1.9.2019 för kommunerna in uppgifter om föräldrar eller andra vårdnadshavare till barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet
  • Från och med 1.1.2020 för privata serviceproducenter in uppgifter om anordnare av småbarnspedagogik, verksamhetsställen och om de barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet
  • Från och med 1.9.2020 för privata serviceproducenter in uppgifter om föräldrar eller andra vårdnadshavare till barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet
  • Från och med 1.9.2020 för kommuner och privata serviceproducenter in uppgifter om personalen inom småbarnspedagogiken.


Införs uppgifter via användargränssnittet i Varda en eller två gånger i månaden?

Enligt Utbildningsstyrelsens föreskrift införs uppgifter i Varda senast månadens 15:e och månadens sista dag. Aktörer inom småbarnspedagogik kan om de så vill även föra in uppgifter i Varda via användargränssnittet oftare än två gånger i månaden. Om det under en månad inte sker ändringar i uppgifterna behöver man naturligtvis inte införa/uppdatera uppgifter i Varda.


Vid vilken tidpunkt på dygnet överförs uppgifterna till Varda dagligen?

Systemleverantörerna svarar för den automatiska överföringen av uppgifter till Varda. Aktören inom småbarnspedagogik kan därmed avtala om detta med systemleverantören. 


Överför man dagligen till Varda endast uppgifter för dagen i fråga eller överför man uppgifter retroaktivt för flera dagar?

Systemleverantörerna har blivit anvisade att till Varda endast överföra ändrade uppgifter och efter att uppgiftsöverföringarna inletts överförs ändrade uppgifter till Varda dagligen. Överföring av uppgifter retroaktivt för flera dagar kan emellertid bli aktuellt, om överföringen av kommunens uppgifter inleds till exempel 1.4.2019. Enligt lagen om småbarnspedagogik ska uppgifter överföras till Varda från och med 1.1.2019, så i detta fall skickas uppgifter vid den inledande överföringen retroaktivt för tiden 1.1.–31.3.2019.


Överförs uppgifterna som förs in i Varda genom en systemintegration också under veckosluten?

Enligt Utbildningsstyrelsens föreskrift ska uppgifterna som överförs via en integration föras in i Varda en gång per dygn.


Vardas andvändaradministration och användandet av Varda

Läs mer: Vardas användaradministration


Hur loggar jag in i Vardas användargränssnitt?

Du loggar in i Vardas användargränssnitt på sidan https://virkailija.opintopolku.fi/varda. Efter inloggningen ser du de tjänster som du har användarrättigheter till (till exempel Varda, Koski, användaradministration). Före du kan logga in i Varda ska du skapa ett användarnamn och lösenord till tjänsten. Notera att du kan skapa användarnamnet endast genom en inbjudan som du får till din e-post.


Jag har gömt mitt lösenord, hur kan jag logga in i Varda?

Om du glömt ditt lösenord kan du på inloggningssidan (virkailija.opintopolku.fi/varda) klicka på suomi.fi-identifikationslänken och logga in med exempelvis bankkoder. Efter att du loggat in kan du byta lösenord i dina egna uppgifter.


Hur får jag användarnamn och användarrättigheter till Varda?

Om organisationen har en Varda-administratör kan hen skicka en inbjudan till att skapa användarnamn till din e-post. Om organisationen inte har en Varda-administratör, är det i kommunen den ansvariga användaren för Studieinfo som bjuder in nya Varda-administratörer och hos den privata serviceproducenten meddelas organisationens (första) Varda-administratör i samband med registreringen inför ibruktagandet av Varda.


Vilka olika användarrättigheter eller roller kan man ha i Varda?

Användarrättigheterna eller rollerna beskrivs på sidan om Vardas användaradministration: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=78156789#Vardank%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4hallinta-svenska


Ska jag rensa webbläsarens cacheminne då jag har använt klart Vardas användargränssnitt?

Rensa webbläsarens cacheminne då du loggar ut ur Varda, i synnerhet om du har använt en dator med internetförbindelse som är i flera personers användning, till exempel på verksamhetsstället för småbarnspedagogik. Genom att tömma cacheminnet försäkrar du att du har använt tjänsten på ett tryggt sätt. Om du har webbläsaren öppen kan du pröva använda tangentkombinationen Ctrl + Shift + Delete för att tömma cacheminnet.


Vilka webbläsare kan jag använda då jag loggar in i Varda?

Vardas användargränssnitt fungerar bäst med Chrome och Firefox. Om du använder en föråldrad version av webbläsaren kan det löna sig att uppdatera den till den nyaste versionen. Om du använder Internet Explorer ser du endast en tom sida då du loggar in Varda.


Kan vi ge användarrättigheter till Varda till vår systemleverantör?

Ifall anordnaren av småbarnspedagogik beviljar användarrättigheter till någon utanför sin egen organisation (t.ex. systemleverantören) ska hanteringen regleras genom ett avtal om behandling av personuppgifter. Anordnaren ansvarar för de användarrättigheter man beviljat och för att stänga de användarrättigheter som inte längre behövs.


Kan Varda användas på en mobil enhet?

Ja, Varda kan användas med till exempel en smarttelefon eller läsplatta (tablet).


Att registrera sig inför ibruktagandet Varda

Läs mer: Anvisning för registrering av privata serviceproducenter


Vad händer om kommunen avslår registreringen som den privata serviceproducenten gjort inför Varda?

Om kommunen avslår registreringen ska kommunen och organisationen som registrerat sig utreda situationen. Vid behov kan man registrera sig på nytt.


Om en privat aktör inom småbarnspedagogik har verksamhetsställen i flera kommuner, vilken kommun godkänner den privata aktörens registrering inför ibruktagandet av Varda?

Om den privata serviceproducenten vid registreringen inför Varda anger flera än en kommun i vilken den har verksamhet, får alla kommuner information om att serviceproducenten registrerat sig, men endast en kommun kan handlägga (godkänna/avslå) registreringen.


Vår privata aktör inom småbarnspedagogik är en koncern. Till koncernen hör 5 organisationer, av vilka 3 ordnar småbarnspedagogisk verksamhet. Ska varje organisation göra registreringen inför Varda och spara sina uppgifter i Varda?

De aktörer inom småbarnspedagogik som ordnar/producerar småbarnspedagogisk verksamhet ska registrera sig inför användningen av Varda och därefter föra in sina uppgifter i Varda. Administrativa organisationer ska inte göra registreringen och inte heller föra in uppgifter i Varda. Varje aktör som har ett FO-nummer (Y-tunnus) ska registrera sig inför Varda.


Ska en privat familjedagvårdare själv göra registreringen inför ibruktagandet av Varda och föra in uppgifter i Varda?

En privat familjedagvårdare ska göra registreringen och föra in de uppgifter som förutsätts i Varda.


Vem ska göra registreringen inför ibruktagandet av Varda?

Registreringen av en privat aktör i Varda ska göras av en person som har rätt att uträtta ärenden elektroniskt å organisationens vägnar. Rätten att uträtta ärenden å organisationens vägnar har fastställts i Företags- och organisationsdatasystemet (YTJ) eller i Handelsregistret. Det handlar till exempel om en verkställande direktör, styrelsens ordförande och privata näringsidkare.


Den privata aktörens uppgifter i organisationstjänsten är felaktiga. Hur kan man korrigera dem?

Alla uppgifter om organisationen som finns i Handelsregistret eller YTJ ska om de ändras uppdateras i dessa register. Uppdaterade uppgifter överförs automatiskt från YTJ till Utbildningsstyrelsens Organisationstjänst. Uppgifter om verksamhetsställen upprätthålls i Varda.


Meddelas i registreringen inför ibruktagandet av Varda som organisation firman, bifirman eller det egna namnet?

Om organisationens namn finns i YTJ hämtas namnet automatiskt på blanketten med vilken man registrerar sig. Om organisationen inte har ett namn i YTJ anges ett sådant namn som är tillräckligt beskrivande för att kommunen ska kunna handlägga registreringen. 


Ansvaret att föra in uppgifter samt servicesedelverksamhet och köptjänster

Läs mer: Ansvaret för införande av uppgifter hos aktörerna inom småbarnspedagogiken


Kan en privat aktör inom småbarnspedagogik avtala om införandet av barnets uppgifter med kommunen?

Kommunen kan vid behov göra ett avtal med en privat aktör inom småbarnspedagogik om införandet av barnets uppgifter från år 2020 framåt. Då för den privata serviceproducenten in uppgifterna om barnet (personuppgifter, uppgifter om beslut om småbarnspedagogik och deltaganden i småbarnspedagogisk verksamhet) men anordnare har fortfarande ansvaret över uppgifterna.  Läs mer på sidan om Ansvar för att föra in uppgifter https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatustoimijoiden+tallennusvastuut).


Ska en privat aktör inom småbarnspedagogik separat komma överens med varje kommun, åt vilken man tillhandahåller småbarnspedagogik, om vem som för in barnens uppgifter i Varda i fråga om verksamhet som produceras med servicesedel och som köpt tjänst?

Då det är fråga om småbarnspedagogik som ordnas som köpt tjänst eller med servicesedel är det alltid anordnaren av småbarnspedagogik som för in uppgifterna om inget annat avtalas. Kommunen ska vid behov komma överens med den privata aktören inom småbarnspedagogik om införandet av barnens uppgifter.


Om en kommun köper småbarnspedagogik som en köpt tjänst av en annan kommun, vilken kommun för då in uppgifterna om barnen?

Uppgifterna förs in i Varda av den kommun som fattat beslutet om barnets småbarnspedagogik.


Hur vet kommunen att den privata serviceproducenten fört in uppgifterna om barnet? Informeras kommunen med något slags meddelande och till vem skickas i så fall meddelandet?

Den privata serviceproducenten för in uppgifterna om barnet ifall kommunen avtalat om detta med serviceproducenten. Utöver detta ska både serviceproducenten och kommunen lägga till uppgifterna om servicesedelverksamhet och köpta tjänster i en separat vy i Varda (virkailija-opintopolku.fi/varda/paos-hallinta) och kommunen ska överlåta rättigheten att föra in uppgifterna om sina barn till serviceproducenten. Då detta gjorts kan kommunen se uppgifterna om sina egna barn som förts in i Varda under ett privat verksamhetsställe. Det finns ingen skild meddelandefunktion i Varda.


Hur får den privata serviceproducenten uppgifterna om inlednings- och avslutningsdatum inom småbarnspedagogiken då småbarnspedagogiken ordnas som köpt tjänst eller med servicesedel?

Den privata serviceproducenten kan läsa uppgifterna om barnen som deltar i småbarnspedagogik som ordnas som köpt tjänst eller med servicesedel då barnet förts in i hens verksamhetsställe. För att läsa uppgifterna om barn krävs en av följande användarrättigheter: Varda-administratör, Varda-registrerare (uppgifter om småbarnspedagogik) eller Varda-läsare (uppgifter om småbarnspedagogik).


I vår kommun används servicesedel och inom daghemsverksamheten som ordnas med servicesedel använder man ett annat informationssystem än det som används i kommunen. Hur säkerställer vi att uppgifterna är korrekta och att Varda hämtar uppgifterna om ett barn från rätt informationssystem år 2020?

Om kommunen ordnar småbarnspedagogik med servicesedel ska kommunen se till att uppgifterna om barnen som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet förs in i Varda från och med 1.1.2019. Från och med 1.1.2020 är det anordnaren av småbarnspedagogik (om inget annat avtalats) som för in uppgifterna om barnen till de verkliga verksamhetsställena som de privata serviceproducenterna fört in. Bekanta dig med anvisningarna om hur uppgifterna förs in då det är fråga om köpta tjänster och servicesedelverksamhet: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Lapsen+tietojen+tallentaminen+ostopalvelu-+ja+palvelusetelitilanteessa.


Hur vet kommunen att den privata serviceproducenten fört in uppgifterna om sitt verksamhetsställe i Varda varefter kommunen kan föra in uppgifterna om barnen till verksamhetsstället?

Då den privata serviceproducenten fört in uppgifterna om sitt verksamhetsställe i Varda kan kommunen söka och lägga till verksamhetsstället administreringsvyn för servicesedelverksamhet och köpta tjänster. Utöver detta kan kommunen och den privata serviceproducenten hålla varandra uppdaterade om situationen t.ex. per e-post.


I kommunen använder vi servicepeng med privata aktörer. Behandlas servicepeng som servicesedel och gäller samma tidtabell för servicepeng som för servicesedel?

Om skillnaden mellan servicesedel och servicepeng endast är en termfråga, gäller samma tidtabell för småbarnspedagogik som produceras med servicepeng och servicesedel.


I vår kommun finns inte de uppgifter som Varda förutsätter om barnen som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet som ordnas som köpt tjänst och/eller med servicesedel. Kan en organisation som tillhandahåller småbarspedagogik som köpt tjänst och/eller med servicesedel föra in uppgifterna i Varda i kommunens/samkommunens ställe?

År 2020, då också privata aktörer inom småbarnspedagogik för in uppgifter i Varda, är det möjligt att ingå ett avtal om ansvaret för att föra in uppgifter i Varda med den organisation av vilken kommunen köper småbarnspedagogik som köpt tjänst eller med servicesedel. I en sådan situation har kommunen fortfarande ansvaret för att föra in uppgifter i Varda, men uppgifter kan föras in av organisationen som ordnar kommunens småbarnspedagogik som en köpt tjänst eller med servicesedel. Kommunen har skyldighet att i Varda föra in alla uppgifter om barn som deltar i småbarnspedagogik som ordnas som köpt tjänst och med servicesedel under år 2019. Om kommunen/samkommunen inte har uppgifter om dessa barn, är kommunen förpliktad att begära dessa uppgifter av organisationen som ordnar småbarnspedagogik som köpt tjänst eller med servicesedel. Uppgifterna om barn som deltar i småbarnspedagogik som ordnas som köpt tjänst eller med servicesedel förs under 2019 in i Varda under verksamhetsstället som namngetts enligt följande: ”Servicesedel och köpt tjänst, Kommunens namn”.


Vem för in uppgifterna i Varda om ett barn som en stödåtgärd inom barnskyddet har placerats i en annan kommun och deltar i småbarnspedagogik i kommunen i fråga?

Om kommunen som en stödåtgärd inom barnskyddet placerar barnet i en annan kommun och barnet deltar i den kommunens småbarnspedagogiska verksamhet, är det kommunen som ordnar småbarnspedagogiken som svarar för införandet av uppgifterna i Varda. Kommunerna kan ändå sinsemellan komma överens om ansvarsfördelningen.


Hur ska barn som deltar i småbarnspedagogik varannan vecka i olika kommuner anges i Varda?

Varje aktör inom småbarnspedagogik ska föra in de uppgifter som förutsätts i fråga om den småbarnspedagogiska verksamhet de ordnar.


Då kommunen köper småbarnspedagogik som en köpt tjänst av en annan kommun, är det då fråga om köpta tjänster i Varda?

Ja, uppgifterna om barnen och deras vårdnadshavare förs in av den kommun som fattar beslutet om småbarnspedagogik.


Ett barn bor i kommun A som ansvarar för att anordna småbarnspedagogiken. Kommun A köper småbarnspedagogik som köpt tjänst av kommun B. Kommun A har i sitt eget system fattat ett beslut om klientavgiften, men beloppet är 0 € och kunden faktureras inte av kommun A. Kommun B fakturerar kunden och fattar i anslutning med detta ett beslut om avgiften för den egentliga klientavgiften. Vilken kommun är det som för in uppgifterna om avgiften i Varda i detta fall och hur säkerställer vi att uppgiften om avgiften inte förs in från båda kommunerna?

Det är i detta fall den kommun som fattar beslutet om klientavgiften inom småbarnspedagogiken som ansvarar för att föra in uppgifterna i Varda. Att fatta beslut om klientavgifter inom småbarnspedagogiken är utövning av offentlig makt som kan anses tillhöra anordnaren av småbarnspedagogiken. I detta fall kan man anse att kommun A har överlåtit ansvaret för att ordna småbarnspedagogiken till kommun B eftersom kommun B fattar beslutet om klientavgifterna inom småbarnspedagogiken för barnets del. Kommunerna A och B ska tillsammans säkerställa att barnets uppgifter förs in i Varda från rätt kommun.

  

Införande av uppgifter i Varda

Läs mer: Införande av uppgifter i Varda


Kan vi införa vissa uppgifter via användargränssnittet, även om vi använder ett datasystem som integreras i Varda?

Då det är fråga om uppgifter om aktören, verksamhetsställen, barn och vårdnadshavare ska uppgifterna införas antingen via användargränssnittet eller med dataöverföring. Då det är fråga om personalhelheten kan aktören inom småbarnspedagogik välja att införa uppgifter i Varda antingen via användargränssnittet eller med dataöverföring för följande uppgiftshelheters del:

  1. uppgifter om arbetstagare (personuppgifter, examen, arbetstagarens anställningsförhållande, huvudsakliga arbetsplatser, längre frånvaroperioder)
  2. arbetstagarens fortbildning, 
  3. tillfällig personal med fostrings-, undervisnings- och vårduppgifter

Det innebär att man kan t.ex. införa uppgifter om arbetstagare med dataöverföring men införa uppgifter om fortbildning och tillfällig personal via användargränssnittet.


Hur får jag information om en lyckad automatisk överföring (som sker mellan system) av uppgifter om småbarnspedagogik till Varda?

Aktören inom småbarnspedagogik svara som personuppgiftsansvarig för att uppgifterna är felfria och aktuella. Således är det på aktörens ansvar att se till att överföringen av uppgifter lyckas. I Vardas användargränssnitt finns en vy för att granska uppgifterna där uppgifterna som överförts i Varda visas. Om det förekommer tekniska problem med överföringen av uppgifter är det på aktörens ansvar att rapportera om felen till systemleverantören.


Hur aktören inom småbarnspedagogik som för in uppgifter via integrationen rätta till en felaktig uppgift i Varda, om aktören i detta fall endast har behörighet att se uppgifter i Varda?

Uppgiften korrigeras i det operativa systemet för småbarnspedagogik, varifrån den korrigerade uppgiften överförs till Varda. En aktör inom småbarnspedagogik som för in uppgifterna med hjälp av en systemintegration korrigerar därmed inte uppgifterna direkt i Vardas användargränssnitt.


Kan aktören inom småbarnspedagogik själv välja om den för in uppgifter i Varda genom systemintegrationer eller användargränssnittet?

Ja. Vid val av sättet att föra in uppgifter lönar det sig att beakta volymen på de uppgifter som ska överföras, dvs. det lönar sig att överföra stora uppgiftsvolymer genom en systemintegration, om det är möjligt. Man kan använda användargränssnittet för att föra in och uppdatera små volymer. Vid överföring/införande används systematiskt det sätt som valts (integration eller användargränssnitt). Det är bra att meddela Utbildningsstyrelsen (varda@opintopolku.fi) vilket sätt man valt, så att Utbildningsstyrelsen vid behov kan skicka information och anvisningar om sättet att överföra/föra in uppgifter till de aktörer de berör.


Vad gör vi om det inte går att överföra uppgifter till Varda?

Aktören inom småbarnspedagogik svarar för att uppgifterna är felfria och aktuella. Aktörens Varda-systemansvariga svara för att följa upp fel i den tekniska överföringen av uppgifter och för att rapportera dem vidare. I felsituationer ska den systemansvariga utreda vilka uppgifter som inte överförs till Varda och när problemen började. Den systemansvarigas uppgift är att kontakta leverantören för det informationssystem som man använder för småbarnspedagogik. Om felet beror på en felaktigt införd uppgift ska den systemansvariga kontakta den Varda-uppgiftsansvariga, vars uppgift är att se till att förfaringssätten för att spara uppgifter i Varda förankras i organisationen. Bekanta dig med vanliga felsituationer: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=85033149.


Hur ser processen ut i fråga om att hämta uppgifterna (barnets uppgifter, vårdnadshavarens uppgifter, uppgifterna om personalen)? Vilka uppgifter ska finnas först och vilka därefter?

Uppgifter om verksamhetsställen och barn som överförs via en systemintegration kan hämtas samtidigt. Därefter lägger man till barnets beslut om småbarnspedagogik och därefter uppgiften om deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet. Vi rekommenderar att ni lägger till barnets personuppgifter, beslutet om småbarnspedagogik och uppgiften om deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet samtidigt. Uppgifter om avgiften kan läggas till efter att beslutet om småbarnspedagogik finns i Varda, men tidigast ett dygn efter att beslutet om småbarnspedagogik överförts.

Om uppgifterna införs via användargränssnittet, införs först verksamhetsstället och efter det uppgifterna om barnet (personuppgifter, beslut om småbarnspedagogik och deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet). Uppgifter om avgiften kan läggas till efter att beslutet om småbarnspedagogik finns i Varda, men tidigast ett dygn efter att beslutet om småbarnspedagogik överförts.

Uppgifterna om personalen inom småbarnspedagogiken kan hämtas efter att aktören inom småbarnspedagogik har registrerats och personalen vid ett verksamhetsställe kan läggas till efter att verksamhetsstället finns i Varda.


Var hittar man Vardas användargränssnitt?

Vardas användargränssnitt för aktörer inom småbarnspedagogiken finns i myndighetsvyn på webbplatsen Studieinfo under adressen virkailija.opintopolku.fi/varda som upprätthålls av Utbildningsstyrelsen. Obs! Webbläsare som kan användas är Chrome, Firefox och Edge. Internet Explorer fungerar inte.


Vad kostar det att använda Vardas användargränssnitt?

Användningen av Vardas användargränssnitt är avgiftsfri.


Uppgifter som förs in i Varda

Läs mer: Föreskrift och Uppgiftsförteckning


Vilka uppgifter förs in i informationsresursen inom småbarnspedagogiken?

I informationsresursen inom småbarnspedagogiken kan man spara de uppgifter som definieras i 70 § i lagen om småbarnspedagogik (540/2018). Uppgifterna beskrivs noggrannare i uppgiftsförteckningarna som finns under sidan för föreskrift och uppgiftsförteckning (https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=85037049)


Hur införs personens grunduppgifter i Varda?

Aktören inom småbarnspedagogiken för in i Varda personens förnamn, tilltalsnamn och efternamn samt personbeteckningen eller studentnumret. Övriga personuppgifter fås från Utbildningsstyrelsens Studentnummerregister och Befolkningsdatasystemet.


Hur införs uppgifter om personer som saknar personbeteckning i Varda?

Om en person inte har en finländsk personbeteckning kan hen föras in med studentnumret. Anvisningarna om hur man skapar ett studentnummer för barnen finns här: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=78156603


Sparas uppgifter i informationsresursen inom småbarnspedagogiken retroaktivt?

I Varda förs in uppgifter om alla de barn vars beslut om småbarnspedagogik eller motsvarande avtal varit i kraft då förpliktelsen att föra in uppgifter i Varda enligt lagen om småbarnspedagogik börjat även om beslutet/avtalet antecknats för ett tidigare datum. Uppgifter om beslut om småbarnspedagogik som upphört eller fått avslag före 1.1.2019 (småbarnspedagogik som anordnas av kommunen) respektive före 1.1.2020 (småbarnspedagogik som anordnas av privata serviceproducenter) förs inte in i Varda.


Var får jag mer information om de termer och den terminologi som används i Varda?

De uppgifter som ska föras in i Varda beskrivs i Vardas uppgiftsförteckningar som hittas här https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=85037049 . Dessutom håller en terminologiarbetsgrupp som leds av undervisnings- och kulturministeriet på att utarbeta terminologi för småbarnspedagogik i samband med Undervisnings- och utbildningsordlistan (OKSA). Arbetsgruppens dokument hittas här: https://wiki.eduuni.fi/display/CSCTIES/OKSA-VAKA+Sanastoluonnokset


Är det möjligt att föra in uppgifter i Varda som inte ännu är i kraft, dvs. sker i framtiden?

Uppgifter som ligger i framtiden får inte föras in/sparas i Varda. Om t.ex. antalet platser inom småbarnspedagogiken inom ett verksamhetsställe ändrar i augusti, får uppgiften uppdateras i augusti, inte i t.ex. maj.


Är det möjligt att i Varda föra in sådana uppgifter som saknar ett slutdatum?

Det är inte obligatoriskt att ange ett slutdatum i Varda. Slutdatumet ska ändå anges så fort man känner till det.


Vad ska vi göra om vi i vår organisation inte har alla uppgifter som krävs i Varda?

Det lönar sig att börja föra in uppgifter som krävs i Varda i de egna registren/systemen för småbarnspedagogik i god tid före Varda tas i bruk. Datainnehållen definieras i lagen om småbarnspedagogik (540/2018) och noggrannare i uppgiftsförteckningarna för Varda. Lagen om småbarnspedagogik är för aktören inom småbarnspedagogik en grund att samla uppgifter. Personer vars uppgifter förs in i Varda ska informeras om att uppgifterna om dem förs in.


Då den privata aktören nom småbarnspedagogiken produceras uppgifterna i Varda själv, hur gör den privata familjedagvårdaren det?

Uppgifterna produceras alltid av en aktör inom småbarnspedagogik som har ett FO-nummer (Y-tunnus). Om den privata familjedagvårdaren har ett FO-nummer ska hen föra in uppgifterna i Varda. Uppgifterna förs in antingen via dataintegration eller via användargränssnittet. Em kort anvisning om hur uppgifterna förs in finns här: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Tietojen+tallentaminen+Vardaan.


Ska man i Varda föra in uppgifter om verksamhetsställen och barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet som ordnas med hjälp av stödet för privat vård av barn?

Ja, dessa uppgifter ska sparas i Varda. Uppgifter om barn som deltar i småbarnspedagogik som ordnas med hjälp av stödet för privat vård av barn förs in i Varda från och med 1.1.2020.


Varför ska uppgifter om formen för anordnandet av småbarnspedagogik föras in två gånger i Varda?

Formen för anordnandet av småbarnspedagogiken efterfrågas i samband med uppgifterna om verksamhetsstället och uppgifterna om barnet. I Varda finns fem olika former för hur småbarnspedagogiken ordnas: av en kommun eller samkommun, som en köpt tjänst, med servicesedel, med stöd för privat vård eller privat småbarnspedagogik utan stödet för privat vård. Med uppgifterna i Varda vill man följa upp hur småbarnspedagogiken som respektive barn deltar i ordnas. Därtill vill man följa upp formen för anordnandet per verksamhetsställe, eftersom det på ett verksamhetsställe är möjligt att ordna småbarnspedagogik på flera sätt. Utifrån uppgifterna får man statistik bland annat om de olika sätten att ordna småbarnspedagogik.


Uppgifter om aktören och verksamhetsställena

Läs mer:  Uppgifter om verksamhetsställe


Vad gör man om en aktör inom småbarnspedagogik slås samman med en annan aktör?

Om det sker förändringar i organisationsstrukturen ska man alltid kontakta Utbildningsstyrelsens kundtjänst på adressen varda@opintopolku.fi.  


Ska kontonumret ges på företags- eller koncernnivå?

Kontonumret till en privat aktör inom småbarnspedagogik förmedlas till FPA, som använder uppgiften för att betala stödet för privat vård av barn. I Varda ska man spara det kontonummer som man vill att förmedlas till FPA.


Ska man ange datum för antalet platser inom småbarnspedagogiken? Platsantalet ändrar tidvis.

För uppgiften om antalet platser anges inget start- och slutdatum, utan endast det antal platser verksamhetsstället för stunden har. I uppgiftsförteckningen redogörs närmare för hur olika kriterier inverkar. I Varda registreras alltid det antalet platser inom småbarnspedagogik som gäller då uppgiften förs in.


Kan flera verksamhetsställen ha samma e-postadress?

Ja, till exempel om föreståndaren ansvarar för flera verksamhetsställen. Om möjligt ska e-postadressen vara verksamhetsställets gemensamma e-postadress, i annat fall ska adressen vara till den instans som ansvarar för verksamhetsstället.


Har innehållsfältet för uppgiften om verksamhetsställets namn i Varda ett maximalt antal tecken?

För närvarande tillåts högst 200 tecken.


Vad efterfrågas med antalet platser inom småbarnspedagogik? I uppgiftsbeskrivningen står det ”antal barn som maximalt kan finnas samtidigt på verksamhetsstället”. Avser man det högsta antalet barn som får vistas på daghemmet samtidigt eller antalet platser som verksamhetsstället i teorin kan ha. Exempel: Ett daghem rymmer 100 barn. Alla barn deltar i småbarnspedagogik på deltid, hälften på förmiddagen, hälften på eftermiddagen. Således finns det 200 barn som deltar i småbarnspedagogik vid verksamhetsstället. Ska man då som antalet platser inom småbarnspedagogiken ange 200 eller 100 platser?

På antalet platser inom småbarnspedagogiken inverkar lokalkapaciteten, det planerade antalet barn som ska delta i småbarnspedagogik på verksamhetsstället samt antalet anställda med fostrings-, undervisnings- och vårduppgifter som det reserverats resurser för. Om förutnämnda faktorer har tagits i beaktande ska man som antalet platser inom småbarnspedagogiken ange 100 platser eftersom man efterfrågar det maximala antalet barn som samtidigt kan finnas på verksamhetsstället. Med antalet platser avses inte antalet barn som är registrerade på verksamhetsstället. Läs också anvisningarna på sidan Antalet platser inom småbarnspedagogiken (https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=79078771.).


Hur förs uppgifterna om antal in beträffande syskongrupper? Ska man ändra antalet barn varje gång ett barn fyller tre år?

I Varda ska man inte föra in uppgifter om det sker sådana förändringar i till exempel antalet platser, som beror på kortvariga eller tillfälliga ändringar i antalet barn eller anställda. På antalet platser inom småbarnspedagogiken inverkar lokalkapaciteten, det planerade antalet barn som ska delta i småbarnspedagogik på verksamhetsstället samt antalet anställda med fostrings-, undervisnings- och vårduppgifter som det reserverats resurser för. Om det sker långvariga förändringar i antalet barn eller anställda inverkar dessa också på antalet platser inom småbarnspedagogiken. I sådana fall ska de ändrade uppgifterna föras in i Varda.


Om det sker förändringar i gruppen, till exempel att barnantalet minskar eller ökar, ska man då ändra antalet platser inom småbarnspedagogiken och ange ett datum från och med vilket ändringarna trätt i kraft?

I Varda ska man inte föra in uppgifter om sådana förändringar i till exempel antalet platser, som beror på kortvariga eller tillfälliga ändringar i antalet barn eller anställda. På antalet platser inom småbarnspedagogiken inverkar lokalkapaciteten, det planerade antalet barn som ska delta i småbarnspedagogik på verksamhetsstället samt antalet anställda med fostrings-, undervisnings- och vårduppgifter som det reserverats resurser för. Om det sker långvariga förändringar i antalet barn eller anställda inverkar dessa också på antalet platser inom småbarnspedagogik. I sådana fall ska de ändrade uppgifterna föras in i Varda.


Antalet barn inom småbarnspedagogik på verksamhetsställen som erbjuder skiftomsorg är riktgivande. Hur ska de föras in i Varda?

Antalet platser inom småbarnspedagogik räknas även för dessa verksamhetsställen enligt anvisningarna på sidan Antalet platser inom småbarnspedagogiken (https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=79078771).


Hur förs uppgifterna om verksamhetsställen in i Varda?

Uppgifterna om verksamhetsställen inom småbarnspedagogik förs in i Varda från aktörerna (kommuner, samkommuner, privata aktörer) operativa informationssystem via en systemintegration. De aktörer som inte överför uppgifter med hjälp av en systemintegration för manuellt in uppgifterna i Vardas användargränssnitt.


Om verksamheten på ett verksamhetsställe (daghem) upphör, hur går man till väga om verksamhetsstället inte kan raderas ur Varda?

Om verksamheten vid ett verksamhetsställe upphör, ska aktören inom småbarnspedagogik föra in ett slutdatum för alla gällande uppgifter (barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet och vid behov beslutet om småbarnspedagogik och uppgiften om avgifter).  Läs mer: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=97593606.


Varifrån får verksamhetsstället en OID-kod?

Verksamhetsstället får sitt OID-nummer i det skede då uppgifterna om verksamhetsstället överförs/sparas i Varda. Studieinfos organisationstjänst skapar en egen OID-kod för varje verksamhetsställe. Verksamhetsställets OID visas i samband med uppgifterna om verksamhetsstället i Varda.


Vi har två verksamhetsställen på samma adress? Hur ska vi gå till väga?

Om verksamhetsställena har olika namn men samma adress ska uppgifterna föras in helt normalt i Varda.


Får vi upprätthålla uppgifterna om verksamhetsställen via Utbildningsstyrelsens Organisationstjänst?

Uppgifterna om verksamhetsställena inom småbarnspedagogiken upprätthålls i Varda. De får inte uppdateras via Utbildningsstyrelsens Organisationstjänst.


Om verksamhetsstället inte har någon betoning, hur ska uppgifterna anges då uppgifterna överförs till Varda via en integration?

I anslutning till verksamhetsstället finns koderna ”ingen betoning” och i anslutning till språk som betonas finns koden ”inget språk som betonas”. Vi rekommenderar att man använder ett kodvärde i de fall uppgifterna överförs till Varda via en integration. I Vardas kodsystem finns två värden: 98 = ingen betoning, 99 = annan. Koden ”annan” används om man har en betoning som inte finns angiven. 


Hur sparar man sådana betoningar i verksamheten som Varda inte känner till?

I Varda finns alternativet Övriga i fråga om verksamhet som betonas eller pedagogiska inriktningar och detta alternativ kan väljas i sådana fall. Man kan vid behov meddela om behov av nya betoningar i Varda till Utbildningsstyrelsen på adressen: varda@opintopolku.fi.


Hur meddelas adressen för ett verksamhetsställe, som befinner sig på en tillfällig adress?

Om verksamhetsstället för småbarnspedagogik ordnas tillfälligt på en annan adress (t.ex. p.g.a. ombyggnad) uppdateras den tillfälliga adressen i verksamhetsställets kontaktuppgifter, d.v.s. besöksadressen och vid behov postadressen uppdateras. Om verksamhetsstället delas upp på flera tillfälliga adresser, t.ex. flera olika daghem, och det inte längre är möjligt att ange en entydig besöksadress, anges den adress dit posten skickas. Detta kan också innebära att verksamhetsställets adress inte alls ändras i Varda om verksamhetsstället delas upp på flera tillfälliga adresser. Adressen uppdateras vid dataöverföring i det egna systemet för småbarnsfostran eller, om man använder Vardas användargränssnitt, direkt i Varda.


Får man då man räknar antalet platser inom småbarnspedagogiken använda de koefficienter eller beräkningssätt som används i kommunen?

Antalet platser inom småbarnspedagogiken anges enligt anvisningarna på sidan Antalet platser inom småbarnspedagogiken. Eftersom det handlar om antalet barn som samtidigt vistas på samma verksamhetsställe används inga koefficienter utan man ska i beräkningen av antalet platser snarare beakta det maximala antalet barn/gruppstorleken i förhållande till tre vuxna.


I vår kommun arbetar man i arbetspar inom familjedagvården. Det innebär att två familjedagvårdare arbetar tillsammans hemma hos den ena familjedagvårdaren. I den småbarnspedagogiska verksamheten i familjedaghemmet får delta högst åtta barn. Hur ska antalet platser anges i sådana här fall?

Antalet platser inom småbarnspedagogiken är beroende av lokalkapaciteten, det planerade antalet barn som ska delta i småbarnspedagogik samt antalet anställda som det reserverats resurser för. Antalet platser inom småbarnspedagogiken ska anges enligt anvisningarna på sidan Antalet platser inom småbarnspedagogiken. I ett familjedaghem kan två familjedagvårdare ordna småbarnspedagogik åt högst åtta barn (medräknat familjedagvårdarnas egna barn som är under skolåldern) och därtill åt två barn som avses i andra meningen i 2 § 1 mom. i förordningen om småbarnspedagogik (barn som får förskoleundervisning eller som har inlett grundläggande utbildning eller barn som deltar i kommunalt ordnad småbarnspedagogik högst fem timmar per dag och som inleder grundläggande utbildning året efter verksamhetsåret). Då är det högsta antalet platser inom småbarnspedagogik 10. Av särskilda skäl och med beaktande av lokala omständigheter kan småbarnspedagogik ordnas som familjedagvård för högst 12 barn samtidigt (medräknat familjedagvårdarnas egna barn som är under skolåldern). Då är det högsta antalet platser inom småbarnspedagogik 12.


Uppgifter om barn

Läs mer: Uppgifter om barnet


Vilka uppgifter ska anges för beslutet om småbarnspedagogik, barnets plats inom småbarnspedagogik och avtalet om småbarnspedagogik?

I lagen om småbarnspedagogik definieras de uppgifter som aktörerna inom småbarnspedagogik ska föra in i Varda. En av uppgifterna är barnets tid inom småbarnspedagogiken. I Varda ska barnets tid inom småbarnspedagogiken anges så att det framgår hur många timmar per vecka barnet får delta i småbarnspedagogisk verksamhet. Var och hur denna information har angetts inom kommunen beror på följande faktorer:

a) Kommunen har inte begränsat rätten till småbarnspedagogik

I de här kommunerna har man i barnets beslut om småbarnspedagogik i regel inte angivit hur många timmar barnet har rätt att använda tjänster inom småbarnspedagogik. Om kommunen har avtalat eller bestämt om användningen av småbarnspedagogik i t.ex. ett avtal eller beslut om barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet ska kommunen föra över den här informationen till Varda. Till exempel i ett system kan uppgiften finnas under deltagande i småbarnspedagogik och i ett annat system under något annat begrepp. Oberoende överförs uppgiften till Varda, så länge det är frågan om barnets tid inom småbarnspedagogik i timmar per vecka. Om det sker sådana ändringar i barnets tid inom småbarnspedagogik som inverkar på antalet timmar per vecka och som förs in i kommunens informationssystem, ska den uppgiften också överföras till Varda.

b) Kommunen har begränsat rätten till småbarnspedagogik

I sådana fall har kommunen angett i barnets beslut om småbarnspedagogik eller annat motsvarande beslut om hur många timmar per vecka barnet får delta i småbarnspedagogisk verksamhet. I det här fallet ska man ska se till att denna information överförs till Varda. Se också frågan: Om det görs ändringar som gäller tiden inom småbarnspedagogik, ska man alltid göra upp ett separat, överklagbart beslut?

Obs! Aktörerna inom småbarnspedagogik anger inte alltid tiden inom småbarnspedagogik med formen timmar per vecka. I sådana fall ska uppgiften omvandlas till den form som krävs för att uppgiften ska kunna föras in i Varda (timmar/vecka). 


Vad gör vi om det sker ändringar i barnets deltagande i småbarnspedagogik eller i beslutet om småbarnspedagogik?

Alla de uppgifter som anges i Vardas uppgiftsförteckning ska föras in i informationsresursen. Om det till exempel sker ändringar som gäller verksamhetsstället för småbarnspedagogik och verksamhetsstället endast har angetts under beslutet om var barnet deltar i småbarnspedagogik, ska platsen uppdateras i systemet. Om barnets behov av skiftomsorg förändras och uppgiften från tidigare har angetts i informationssystemet, räcker det att uppgiften uppdateras där. Utgångspunkten är att den information som förs över till Varda motsvarar uppgifterna i uppdaterade och aktuella källsystem och handlingar.


Om det görs ändringar som gäller tiden inom småbarnspedagogik, ska man alltid göra upp ett separat, överklagbart beslut?

Uppgörandet av beslut berör inte specifikt Varda. Om kommunen har som praxis att ange en begränsad tid inom småbarnspedagogik och det sker ändringar i barnets rätt till småbarnspedagogik (till exempel från 20 timmar till 24 eller 40 timmar eller från 40 timmar till 20 timmar) ska kommunen göra upp ett nytt, överklagbart beslut om tiden inom småbarnspedagogik. I enlighet med lagen om småbarnspedagogik och förvaltningslagstiftning ska ändringar i tiden inom småbarnspedagogik och andra ärenden som inverkar på kommuninvånarnas rättigheter och skyldigheter beslutas om med en överklagbar handling. Om kommunen inte har som praxis att begränsa rätten till småbarnspedagogik, utan alla barn får ett beslut om deltagande i småbarnspedagogik och tiden inom småbarnspedagogik beslutas närmare om med vårdnadshavarna, ska kommunen själv överväga om man gör upp ett överklagbart beslut om att antalet timmar inom småbarnspedagogik ändrar.  


Hur för vi in i Varda att barnets deltagande i småbarnspedagogik tillfälligt avbryts om barnet har utlovats en plats inom småbarnspedagogiken efter uppehållet (vård-/servicegaranti)?

I enlighet med lagen om småbarnspedagogik ska information om barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet föras in i Varda. Den här uppgiften följs upp med hjälp av barnets beslut om småbarnspedagogik. Om det förekommer ett uppehåll ska man föra in ett slutdatum för beslutet, deltagandet i småbarnspedagogisk verksamhet och för uppgiften om avgift för den tid som avbrottet varar. Då barnet återvänder till den småbarnspedagogiska verksamheten efter uppehållet ska man föra in i Varda att barnet deltar i småbarnspedagogik igen. Barnets beslut och uppgiften om huruvida barnet deltar i småbarnspedagogik eller inte används till exempel av Folkpensionsanstalten vid utbetalning av förmåner.


Hur och varifrån får barnet ett studentnummer?

Studentnumret bildas automatiskt i Utbildningsstyrelsens studentnummerregister då barnets uppgifter lagras första gången i Varda. Samma studentnummer följer barnet hela livet och det kan utnyttjas i Utbildningsstyrelsens tjänster så som Varda och KOSKI-tjänsten.


Kan man i Varda föra in en person med en tillfällig personbeteckning?

Nej, det kan man inte. Om en person inte har en finländsk personbeteckning införs uppgifterna om hen i Varda med ett Studentnummer efter att man först fört in uppgifterna om barnet i Studentnummerregistret. Läs mer: (https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=78156603)


Vem kan föra in uppgifterna om ett barn som saknar personbeteckning i Varda?

Kommunens Varda-administratör kan föra in personuppgifterna om ett barn som saknar personbeteckning i Utbildningsstyrelsens Studentnummerregister, där ett studentnummer bildas till barnet. En privat serviceproducent ska ta kontakt med Vardas kundtjänst som identifierar barnet och meddelar barnets studentnummer till serviceproducenten. Uppgifterna om barn utan personbeteckning kan i Varda föras in med samma användarrättigheter som man för in barn med personbeteckning, men i dessa fall införs barnet med ett studentnummer. Läs mer: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=78156603.


Hur ska uppgifter om vårdtid sparas i Varda i situationer där vårdtider meddelas på olika sätt i olika kommuner?

Hur vårdtiden eller tiden för småbarnspedagogik definieras behöver inte ändras i kommunerna på grund av Varda, men den uppgift som krävs ska kunna föras in i Varda. Läs mer: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatusaika.


Vad gör vi om vi inte brukar ange ett slutdatum i barnets beslut om småbarnspedagogik utan beslutet är i kraft tillsvidare? Ska slutdatumet ändå meddelas?

Om beslutet är i kraft tills vidare kan uppgiften om slutdatum både i fråga om beslutet och barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet lämnas tom. Meningen är ändå att ett slutdatum ska anges för såväl barnets beslut som för barnets deltagande i småbarnspedagogik så fort datumet är känt. På det här sättet kan man säkerställa att det i Varda finns uppgifter om barn som till exempel redan har övergått till den grundläggande utbildningen och inte längre deltar i småbarnspedagogisk verksamhet.


Om aktören inom småbarnspedagogik inte använder timbaserad fakturering av vårdtid, hur meddelas antalet timmar per vecka?

Rutinerna för avgiftsbeslut behöver inte ändras på grund av Varda. Centralt med tanke på Varda är uppgiften om barnets tid inom småbarnspedagogiken som anknyter till barnets rätt till småbarnspedagogik. I Varda ska således inte anges den tid som barnet har deltagit i småbarnspedagogisk verksamhet. Om tiden inom småbarnspedagogik anges i kommunen på ett annat sätt än i formatet h/vecka, ska den omvandlas till formatet h/vecka enligt anvisningarna på sidan https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatusaika.


Om aktören inom småbarnspedagogik har fattat beslutet att den normala vårdtiden inom småbarnspedagogik börjar klockan 5.30, ses detta ändå som skiftomsorg i Varda?

Om en aktör inom småbarnspedagogik anser att barnet omfattas av s.k. normal tid för småbarnspedagogisk verksamhet, ska man inte ange att barnet får skiftomsorg. För att definiera skiftomsorg används som tidsintervall för normal småbarnspedagogiktid 06.00–18.00. Om det förekommer lokal flexibilitet i fråga om att lämna och hämta barnen, ändå så att den huvudsakliga småbarnspedagogiken sker vardagar under ovan nämnda tidsintervall, kan man då tolka att barnet omfattas av småbarnspedagogik som ordnas mellan 6 och 18.


Vår kommun deltar i försöket med avgiftsfri småbarnspedagogik för femåringar. Förs uppgifterna för de barn som deltar i försöket in i Varda?

Om barnet deltar i undervisnings- och kulturministeriets försök med avgiftsfri småbarnspedagogik för femåringar, är det fortfarande fråga om deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet. Då förs beslutet om småbarnspedagogik för barnet och barnets uppgifter in i Varda.


Förs uppgifterna för de barn som deltar i tillfällig vård in i Varda?

Om uppgifter för barn som deltar i tillfällig vård har förts in i småbarnspedagogiksystemet och om kommunen fattar ett beslut om småbarnspedagogik för den tillfälliga vården, ska uppgifter om barn i tillfällig vård föras in i Varda. Om kommunen inte fattar ett beslut om tillfällig vård, ska uppgifterna om barn i tillfällig vård inte föras in i Varda.


Producerar aktören inom småbarnspedagogik uppgiften om brådskande handläggning?

Uppgift om brådskande handläggning bildas i Varda utifrån det datum då ansökan anländer samt det datum då beslutet fattas. Aktören inom småbarnspedagogik ska därmed endast ange dessa två uppgifter, utifrån vilka uppgiften om brådskande handläggning automatiskt uppkommer.


Hur gör vi om datumet för barnets ansökan om småbarnspedagogik inte finns i det elektroniska systemet, utan endast i beslutet i pappersformat som troligtvis är flera år gammalt?

Från och med 1.1.2019 överför aktörer inom småbarnspedagogik uppgiften om det datum då småbarnspedagogikansökan anlänt och detta datum kan vara från tiden före 2019. Om det exakta datumet inte är känt anges ett så exakt datum som möjligt. Privata aktörer inom småbarnspedagogiken anger begynnelsedatumet för småbarnspedagogiken om det inte finns något datum för inlämnande av ansökan. Om beslutet endast finns i pappersformat och om det är flera år gammalt, ska aktören inom småbarnspedagogik antingen lämna fältet tomt eller ange som datum till exempel 1.1.2007.


Ska familjedagvårdaren föra in uppgifter om sina egna barn i Varda?

Om kommunen fattar ett beslut om småbarnspedagogik för familjedagvårdarens egna barn införs uppgifterna om barnen i Varda. Om inget beslut om småbarnspedagogik fattas utan föräldrarna får hemvårdsstöd, införs uppgifterna om de egna barnen inte i Varda. Familjedagvårdarens egna barn ska ändå alltid beaktas i dimensioneringen.


I vår kommun finns fyra alternativ för ett barns genomsnittliga timantal inom småbarnspedagogik: högst 20 h /vecka, över 20 h men högst 25 h/vecka, över 25 men mindre än 35 h/vecka och minst 35 h/vecka. Vilket timantal anges i sådana här fall i Varda?

Om timantalet inom småbarnspedagogik anges så här ska man i Varda skriva in det högsta timantalet som barnet har rätt till, det vill säga till exempel 25 h/vecka om barnet har behov av att delta i småbarnspedagogisk verksamhet minst 20 h/vecka men högst 25 h/ vecka. Närmare anvisningar om hur barnets tid inom småbarnspedagogik ska anges i Varda finns här: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatusaika.


Om tiden inom skiftomsorg i enlighet med beslutet om småbarnspedagogik varierar beroende på månad, utifrån hur många månader ska barnets genomsnittliga tid inom småbarnspedagogik per månad beräknas (timmar/vecka)? En del kommuner använder tre månader och andra fyra månader som beräkningsgrund.

Det viktiga är att tiden inom småbarnspedagogik för ett barn som omfattas av skiftomsorg förs in i Varda enligt formen timmar/vecka och att uppgiften om huruvida barnet deltar i skiftomsorg har bekräftats med ett ”ja” i Varda. Om barnets tid inom småbarnspedagogik som ordnas som skiftomsorg är olika under olika månader kan man beräkna den genomsnittliga tiden inom småbarnspedagogik per månad utifrån tre månader.


Hur anges tilltalsnamnet i Varda?

Tilltalsnamnet bör vara ett av barnets namn. Om namnet är t.ex. Anna-Sofias Helena kan tilltalsnamnet vara Anna-Sofia, Anna, Sofia, Helena. Om namnet är Marjaliisa, kan tilltalsnamnet inte vara Marja.


Förs uppgifter om barn inom klubb- eller eftermiddagsverksamhet in i Varda?

Endast barn med ett gällande, aktivt beslut om småbarnspedagogik förs in i Varda.


Vad ska jag göra då jag inte lyckas lägga till ett barn eftersom barnets uppgifter enligt felmeddelandet redan finns i Varda?

Det är möjligt att personen redan finns i Varda eftersom t.ex. en annan kommun fört in personen. I samband med att personen förs in i Varda kontrolleras om de överförda uppgifterna överensstämmer med de uppgifter som finns i Varda. Om personen finns i Varda, återges uppgifterna som finns i Varda och personen bör föras in i Varda med samma uppgifter. Systemet lägger till barnet med Vardas person ID dvs. med POST /api/v1/lapset/ och innehållet ska vara personens Varda ID. Om uppgifterna som överförts inte stämmer överens med de som redan finns i Varda ska man söka personen i användargränssnittet /api/v1/hae-henkilo/. Personen kan sökas antingen med studentnummer eller personbeteckning.  


Kan tiden inom småbarnspedagogiken vara 0 timmar i veckan?

I Varda förs endast in den tid inom småbarnspedagogik som barnet har rätt till (timmar/vecka), inte de faktiska uppgifterna. Tiden inom småbarnspedagogik ska vara minst en timme per vecka.

 Om en aktör ordnar småbarnspedagogik med servicesedel, för kommunen då in det datum då servicesedeln tillhandahållits i barnets uppgifter där man frågar efter datum då ansökan lämnats in? De egentliga ansökningarna skickas ju direkt till den privata aktören.

Med datum då barnets ansökan lämnats in avses den dag då barnets ansökan om småbarnspedagogik, som lett till ett beslut om småbarnspedagogik, har lämnats in (det datum då ansökan om platsen inom småbarnspedagogik har tagits emot). Det här gäller också småbarnspedagogik som ordnas med servicesedel. Med ansökan om småbarnspedagogik avses att söka en plats inom småbarnspedagogiken i enlighet med 17 § i lagen om småbarnspedagogik.


Om en aktör ordnar småbarnspedagogik med servicesedel, för kommunen då in det datum då servicesedeln tillhandahållits i barnets uppgifter där man frågar efter datum då ansökan lämnats in? De egentliga ansökningarna skickas ju direkt till den privata aktören.

Med datum då barnets ansökan lämnats in avses den dag då barnets ansökan om småbarnspedagogik, som lett till ett beslut om småbarnspedagogik, har lämnats in (det datum då ansökan om platsen inom småbarnspedagogik har tagits emot). Det här gäller också småbarnspedagogik som ordnas med servicesedel. Med ansökan om småbarnspedagogik avses att söka en plats inom småbarnspedagogiken i enlighet med 17 § i lagen om småbarnspedagogik.


Som privat aktör inom småbarnspedagogiken erbjuder vi småbarnspedagogisk verksamhet mellan klockan 5 och 23. Det är inte om frågan om skiftomsorg, men behöver vi ändå särskilja vilka barn som deltar i småbarnspedagogik utanför den normala vårdtiden?

Om småbarnspedagogiken för barnet i regel äger rum inom ramen för sk. normal tid inom småbarnspedagogiken, ska man inte ange att barnet skulle omfattas av skiftomsorg. Inom småbarnspedagogiken definieras skiftomsorgen utgående från den sk. normala tiden för småbarnspedagogik som är mellan klockan 6.00 och 18.00 från måndag till fredag. Om barnet deltar i småbarnspedagogik på veckoslut, vardagar mellan klockan 18 och 6, eller i det här fallet mellan klockan 18 och 23, ska man i barnets uppgifter om småbarnspedagogik ange att barnet omfattas av skiftomsorg.


Hur inför den privata aktören inom småbarnspedagogik uppgifterna om barnen vid ett verksamhetsställe om det vid samma verksamhetsställe ordnas småbarnspedagogik både som köpt tjänst, med servicesedel och med hjälp av stödet för privat vård av barn?

För verksamhetsstället ska alla former för anordnande av småbarnspedagogik som är i bruk sparas. Ett verksamhetsställe kan ha ett eller flera former för anordnande.  Om barnet deltar i småbarnspedagogik som ordnas som köpt tjänst eller med servicesedel är det anordnaren (kommunen) som för in uppgifterna om man inte avtalat om något annat.


I avtalet anges att tiden inom småbarnspedagogik är 9 h/dag. Det reella timantalet beroende av familjesituationen. Införs i Varda ändå alltid den planerade tiden som anges i avtalet? Om en del av barnen deltar i småbarnspedagogik på deltid och delar en plats, hur inverkar timantalet på nio timmar per dag i detta?

I Varda införs tiden inom småbarnspedagogik som anges i avtalet. I Varda införs inte den faktiska tiden inom småbarnspedagogiken. Tiden inom småbarnspedagogiken (9 h/dag) ska omvandlas i formen timmar/vecka. I detta fall kan tiden omvandlas genom att multiplicera timmarna per dag med antalet dagar per vecka då barnet enligt avtalet deltar i småbarnspedagogiken. I övrigt används vid omvandlingen av timantalet anvisningarna som finns här: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatusaika. Utöver timantalet införs i Varda uppgifterna om ifall det är fråga om heldags- eller halvdagsverksamhet, om det är fråga småbarnspedagogik som ordnas dagligen eller en del av veckan och om det är fråga om skiftesvård.


Vem för in uppgifterna om barnen vid ett gruppfamiljedaghem då småbarnspedagogiken anordnas med stöd för privat vård av barn?

Varje serviceproducent med eget FO-nummer registrerar sig inför ibruktagandet av Varda och sparar självständigt i Varda de uppgifter som krävs. Ifall det vid ett gruppfamiljedaghem arbetar t.ex. två privata familjedagvårdare med egna FO-nummer för båda in i Varda uppgifter om de barn för vilka de får stöd för privat vård av barn.


Uppgifter om vårdnadshavare och avgifter

Läs mer: Uppgifter om vårdnadshavare


Vad täcker servicesedeln – kommunens andel av avgiften eller den del som överstiger kommunens andel? Och vad ska föras in i Varda? Vilken är familjens andel?

Uppgifter om avgifterna inom den kommunala småbarnspedagogiken som ska föras in i Varda:

I Varda för man endast in klientavgiften inom den kommunala småbarnspedagogiken och värdet på den eventuella servicesedeln. Självriskandelar registreras inte i Varda. Om kommunen använder servicesedel och småbarnspedagogiken för barnet ordnas med servicesedel, ska man i Varda föra in uppgiften om servicesedelns värde och uppgiften om klientavgiften som skulle tas ut om småbarnspedagogiken hade ordnats av kommunen. Om priset på småbarnspedagogik som ordnas med servicesedel är till exempel 1 000 euro per månad, och motsvarande småbarnspedagogik som ordnas av kommunen skulle kosta 289 euro per månad och värdet på servicesedeln som familjen får är 500 euro i månaden, ska man i Varda ange servicesedelns värde som är 500 euro och den kommunala klientavgiften som är 289 euro.


Vilka uppgifter om barn som vårdas utanför det egna hemmet och om deras vårdnadshavare ska föras in i Varda?

Om barnet deltar i småbarnspedagogik ska man i Varda föra in de uppgifter om småbarnspedagogiken för barnet och om barnets vårdnadshavare som föreskrivs i uppgiftsförteckningarna. Uppgifterna om avgifter förs endast inom avgiften har riktats till vårdnadshavaren.


I vilka fall ska uppgifterna om avgifter inte föras in i Varda?

Om småbarnspedagogiken betalas av någon annan än vårdnadshavaren, till exempel kommunen eller FRK, ska avgiften inte anges i Varda.


Samlar man i Varda även in uppgifter om tillfälliga minskningar i avgifterna eller avskrivningar?

I Varda samlas in inte in uppgifter om minskningar eller avskrivningar i avgifterna som beror på tillfällig frånvaro på grund av till exempel faderskapspenningsperiod, sjukfrånvaro eller längre ledighet.  I Varda anges endast de planerade uppgifterna, inte de faktiska uppgifterna.


Vem för in uppgifter om familjens storlek och avgiftsbeslutets begynnelse- och slutdatum i sådana fall då kommunen ordnar småbarnspedagogik med servicesedel eller som köpt tjänst?

Den kommun som har i ansvar att ordna småbarnspedagogiken svarar för att uppgifterna förs in. Läs mer: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatustoimijoiden+tallennusvastuut.


Jag försökte koppla två vårdnadshavare till uppgifterna om avgiften men lyckades endast spara den ena vårdnadshavarens uppgifter. Varför?

Varda hämtar uppgiften om vårdnadshavare från Befolkningsdatasystemet. I Varda sparas endast uppgifterna om dem som i enlighet med uppgifterna i Befolkningsdatasystemet för närvarande har vårdnaden om barnet. Ifall sparandet av vårdnadshavare inte lyckas kan det bero på att personen inte är barnets vårdnadshavare. I oklara fall kan du kontrollera vem som är barnets vårdnadshavare via Befolkningsdatasystemet eller genom att kontakta det lokala magistratet. Uppgifterna om avgifter kopplas endast till de vårdnadshavare till vilka avgiften för småbarnspedagogiken riktas.


Hur för jag in en vårdnadshavare som saknar personbeteckning i Varda?

Om vårdnadshavaren saknar personbeteckning men har angivits som vårdnadshavare i Befolkningsdatasystemet, kan du införa vårdnadshavaren med ett studentnummer i Varda. Ta i ett sådant fall kontakt med Vardas kundtjänst (varda@opintopolku.fi) som meddelar vårdnadshavarens studentnummer.


Vad gör man då man behöver lägga till vårdnadshavarens uppgifter men inte hittar barnets uppgifter i Varda?

I Varda ska man först lägga till barnet och sedan uppgifterna om småbarnspedagogiken som barnet deltar i. Då barnet läggs till i Varda hämtas uppgifterna om vårdnadshavaren automatiskt (från och med augusti 2019). Uppgifterna om avgifter kan läggas till efter att ett beslut om småbarnspedagogik har kopplats till barnet.


Vad avses med slutdatumet för avgiften?

Slutdatumet är det datum då avgiften upphör.


Jag försökte lägga till uppgifter om vårdnadshavare och avgifter för ett barn som finns i Varda, men sparandet av vårdnadshavare misslyckas. Vad kan detta bero på?

Typiska felsituationer har beskrivits här: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=85033149.


Hur definieras familjens storlek?

Enligt definitionen i lagen om klientavgifter inom småbarnspedagogiken (1503/2016, 2§2) enligt vilken man med familj avser "personer som lever i gemensamt hushåll i äktenskap eller äktenskapsliknande förhållanden samt minderåriga barn som bor i samma hushåll och är barn till dessa personer".


Uppgifter om personalen

en del av frågorna och svaren finns tillsvidare endast på finska, se även: Usein kysytyt kysymykset -> Henkilöstötiedot

Läs mer: Uppgifter om personalen


Ska endast uppgifter om ordinarie personal föras in i Varda?

I informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda sparas uppgifter om ordinarie och visstidsanställd personal samt hyrd arbetskraft. Uppgifterna ska sparas från och med 1.9.2019.


Meddelas fortbildning som gäller personalen retroaktivt?

Uppgifter om personalen sparas i Varda från och med 1.9.2019, inte retroaktivt.


Via vilket system sparas uppgifter om personal i Varda?

Uppgifter om personalen produceras från de system i vilka aktören inom småbarnspedagogik i första hand upprätthåller dem. I huvudsak är det fråga om HR-system. Behövliga ändringar görs i dssa system under våren 2020 i samarbete med systemleverantörerna för dessa system.  Uppgifterna kan också föras in via användargränssnittet. De systemleverantörer som deltar i planeringen av integrationen av personalhelheten finns uppräknade här: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=85037066. Utbildningsstyrelsen informerar kommunerna om införandet av uppgifter om personalen.


Hur exakta uppgifter om fortbildning ska föras in i Varda?

Om fortbildningar förs i Varda in uppgifter om datum då fortbildningen avlagts, antalet fortbildningsdagar samt fortbildningens namn. Läs mer: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=97584151.


Testning och kvalitetssäkring

Läs mer: Testning


Vilken roll har aktören inom småbarnspedagogik i testningen av Varda?

Aktören inom småbarnspedagogik svarar för att uppgifterna är felfria, aktuella samt för innehållet i Varda. Varje aktör inom småbarnspedagogiken utför en testning av kvaliteten på uppgifterna efter att en ny uppgiftshelhet införts för första gången enligt Utbildningsstyrelsens anvisningar och rapporterar om resultatet till Utbildningsstyrelsen, anvisningar och formulär för att rapportera om testningen: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Testaus.


Hur utförs en testning av kvaliteten?

Testningen av kvaliteten görs genom att jämföra uppgifterna som finns i det egna systemet/registret med de uppgifter som finns i Varda. Aktören inom småbarnspedagogik rapporterar om resultatet av testningen via en Webropol-blankett som finns under testsidan för respektive uppgiftshelhet: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Testaus.


Hur får aktörer inom småbarnspedagogiken information om ett fel i överföringen av uppgifter eller felaktigt införda uppgifter?

Då man överför uppgifter via systemintegration i Varda skickas information om felsituationer direkt till systemleverantören. Det är på systemleverantörens ansvar att informera aktörerna inom småbarnspedagogik om felsituationer. I Vardas användargränssnitt kan man med Varda-administartörens och Varda-läsarens användarrättigheter granska uppgifter som överförts i Varda genom dataöverföringar.


Är det möjligt att testa integrationen till exempel med någon testresurs innan Varda tas i bruk?

Ni kan testa överföringen av uppgifter till Varda i Studieinfo-tjänstens testmiljö (https://virkailija.testiopintopolku.fi/). Anvisningar för att testa integrationen finns här: https://wiki.eduuni.fi/display/CscVarda/Integraatiotestaus. Var i behov i kontakt med Vardas kundtjänst på varda@opintopolku.fi för mera information.  


Kan man göra en testöverföring med uppgifter om endast ett barn?

Överföringen av uppgifter via en systemintegration testas med uppgifter om ett eller flera barn. Vi rekommenderar ändå att ni testar överföra uppgifter om flera barn och verksamhetsställen. Anvisningarna för att testa uppgifternas kvalitet finns här: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Tiedon+laadun+testaus


Vem svarar för uppgifterna i 67 § i lagen om småbarnspedagogik dvs för att uppgifterna är korrekta, för innehållet samt  för att uppgifterna är aktuella och felfria, om en privat serviceproducent för in uppgifterna i Varda för kommunens/samkommunens del? Vem svarar t.ex. för testningen av uppgifternas kvalitet?

Det är i sista hand anordnaren av småbarnspedagogik som i egenskap av personuppgiftsansvarig ansvarar för att uppgifterna som förs in är korrekta och aktuella, även om man har avtalat att serviceproducenten för in uppgifterna. I avtalet ska man på en tillräckligt noggrann nivå komma överens om hur och hur ofta serviceproducenten för egen del följer upp och kontrollerar att uppgifterna som serviceproducenten fört in är korrekta och aktuella. Därtill ska man i avtalet komma överens om hur serviceproducenten rapporterar till anordnaren av småbarnspedagogik om resultaten av uppföljningen och om eventuella felaktiga eller föråldrade uppgifter samt om korrigerade uppgifter. I avtalet ska man även komma överens om sanktioner för eventuella fel i tjänsten eller för dröjsmål som gäller införandet av uppgifter. Avtalet ska göras på tillräckligt noggrann nivå så att skyldigheterna uppfylls. Läs mer: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=94572489.


Datats livscykel i Varda


Hur länge förvaras uppgifterna i Varda?

Uppgifter förvaras i informationsresursen i fem års tid efter utgången av det kalenderår under vilket respektive barns rätt till småbarnspedagogik upphört eller arbetstagarens anställningsförfarande upphört. Om tiden för förvarande av uppgifter i informationsresursen förskrivs i 72§ i lagen om småbarnspedagogik.


Om en person upphör att vara vårdnadshavare för ett barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet, hur länge förvaras då uppgifterna om vårdnadshavaren i Varda?

Uppgifterna förvaras i fem års tid efter utgången av det kalenderår, då barnets rätt till småbarnspedagogik upphört.


När kan man radera dvs. makulera uppgifter som förts in i Varda?

I Varda raderas uppgifter endast om de förts in fel. Om man t.ex. i misstag för in uppgifter om ett barn vars beslut om småbarnspedagogik inte är i kraft ska uppgiften raderas. I en situation då uppgifterna förts in korrekt men barnet börjar t.ex. i förskoleundervisning raderas uppgifterna inte eftersom uppgifterna ska förvaras i Varda så länge som lagen om småbarnspedagogik föreskriver.


Hur behandlar man i Varda gamla uppgifter som inte längre är aktiva?

Om uppgiften i Varda inte längre gäller, kan man ange ett slutdatum för den föråldrade uppgiften.

  • Exempel 1: om verksamhetsstället har en engelskspråkig grupp som läggs ner, ska man ange ett slutdatum för uppgiften om språk som betonas vid verksamhetsstället.
  • Exempel 2: om ett barn inte längre deltar i småbarnspedagogik vid daghemmet, ska man ange ett slutdatum för barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet vid verksamhetsstället. Uppgifterna får inte raderas eftersom barnets uppgifter ska förvaras i Varda i fem års tid.
  • Exempel 3: om barnet inte längre deltar i småbarnspedagogisk verksamhet i kommunen ska man ange ett slutdatum för barnets beslut om småbarnspedagogik. Ett slutdatum kan endast anges om barnet inte har ett gällande beslut om småbarnspedagogik. Efter slutdatumet är uppgifterna om barnet inte längre aktiva i Varda men de förvaras där i fem års tid. Uppgifterna får inte raderas.
  • Exempel 4: om daghemmets verksamhet upphör, ska man ange ett slutdatum för daghemmet. Efter datumet då verksamheten upphör är uppgifterna om verksamhetsstället inte längre aktiva i Varda och barn kan inte sparas under verksamhetsstället, men verksamhetsstället kan tas i bruk på nytt i Varda genom att radera slutdatumet från dess uppgifter.


Kan man radera uppgifter i Varda, dvs. hur har man tagit hänsyn till makulering av felaktiga uppgifter vid överföring av uppgifter via gränssnittet?

Om man för in en felaktig uppgift som man inte kan korrigera på något annat sätt än genom att radera den, kan man makulera uppgiften i Varda. Det går inte att återställa en uppgift som tagits bort, så om man tar bort en uppgift felaktigt, måste uppgiften överföras/föras in på nytt i Varda.


Förskoleundervisning

Läs mer: Koski


Om ett barn deltar både i förskoleundervisning inom den grundläggande utbildningen och i småbarnspedagogisk verksamhet t.ex. på eftermiddagarna, i vilken informationsresurs förs uppgifterna om barnet, Varda eller KOSKI-tjänsten?

Uppgifter om förskoleundervisning införs i KOSKI-tjänsten och uppgifter om kompletterande småbarnspedagogik införs i Varda.

Om förskoleundervisning ordnas i samma lokaler som småbarnspedagogiken och anordnaren av förskoleundervisning för in uppgifterna om förskoleundervisning i aktörens eget datasystem, förs uppgifterna i enlighet med lagen (884/2017) in i Koski-informationsresursen. De uppgifter som förs in i Koski definieras i 7 § i lagen (884/2017). Ytterligare information om införandet av uppgifter om förskoleundervisning i Koski fås av Koski-teamet per e-post på adressen koski@opintopolku.fi


I vår kommun finns det barn, vilkas förskoleundervisning ordnas i daghemmets lokaler. Hur gör man med uppgifterna om förskoleundervisning för dessa barn?

I lagen om småbarnspedagogik finns inga bestämmelser om förskoleundervisning. Enligt lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017) ska uppgifter om förskoleundervisning som ordnas i samband med småbarnspedagogik från och med 1.1.2019 sparas i den nationella KOSKI-informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen. Kommunen ansvarar för överföring av uppgifter om förskoleundervisning enligt lagen (884/2017), såsom det anges i 2 kap. i lagen.


Hur gör vi om kommunens uppgifter om förskoleundervisning finns i både den grundläggande utbildningens och småbarnspedagogikens informationssystem? Hur säkerställer vi till exempel att samma barns uppgifter eller uppgifter om barnets förskoleundervisning inte uppdateras från två olika system?

Kommunen ska se till att korrekta uppgifter förs in i både Varda och KOSKI-tjänsten samt att samma uppgifter inte förs in flera gånger. Till KOSKI-tjänsten överförs redan uppgifter om barn som deltar i förskoleundervisning som ordnas i samband med den grundläggande utbildningen. Om uppgifter om barn som deltar i förskoleundervisning på ett verksamhetsställe för småbarnspedagogik finns i samma system som uppgifterna om grundläggande utbildning, kan man i fortsättningen överföra dem via samma integration till Varda, då man via Varda först har fått kommunensverksamhetsställen för småbarnspedagogik.

Om uppgifter om de barn som får förskoleundervisning i ett småbarnspedagogiskt verksamhetsställe sparas i ett system för småbarnspedagogik, ska de överföras separat till KOSKI-tjänsten.

Vi rekommenderar att om det finns en risk att kommunen överför förskoleundervisningsuppgifter två gånger till KOSKI-tjänsten, ska kommunen föra ett internt samtal med de Varda-uppgiftsansvariga och -systemansvariga samt kommunens KOSKI-administratörer om vilket system förskoleundervisningsuppgifterna ska överföras från till KOSKI-tjänsten.

Utnyttjande och överlåtande av uppgifter

Läs mer: Utnyttjande och överlåtande av uppgifter


Hur kan vi utnyttja de uppgifter som förts in i Varda?

Vid utvecklingen av Varda är undervisnings- och kulturministeriet huvudansvarig i fråga om rapportering av uppgifter. Uppgifter i Varda kommer att bli tillgängliga i Utbildningsstyrelsens Vipunen-tjänst under 2021. Dessutom får vissa myndigheter tillgång till rapporteringsvyn som gäller skötsel av deras egna uppgifter och aktörerna inom småbarnspedagogik får tillgång till uppgifter från sin egen organisation.


Vem kan få tillgång till uppgifter i Varda?

  • Olika myndigheter, såsom undervisnings- och kulturministeriet, Utbildningsstyrelsen, regionförvaltningsverken, kommunerna, FPA och Statistikcentralen, kan använda uppgifterna i informationsresursen inom småbarnspedagogiken inom ramen för sina egna uppgiftsbehov som utgår från lagstiftningen. Uppgifter kan också överlåtas för vetenskaplig forskning. Uppgifter som överlåts via gränssnitt och/eller överlåtelse av uppgifter i forskningssyfte förutsätter ett avtal med Utbildningsstyrelsen. 
  • De registrerade (vårdnadshavare, vårdnadshavarens barn och senare personal) har rätt att se uppgifterna som sparats om dem i Varda. Möjligheten att se uppgifterna om barnet ordnas via Utbildningsstyrelsens Studieinfo-tjänst. Vårdnadshavarens läsarvy kommer att tas i bruk under året 2020. Alla registrerade har rätt att kontrollera vilka uppgifter som sparats om dem i Varda. Man kan be att få kontrollera uppgifterna genom att returnera till Utbildningsstyrelsen en ifylld blankett för kontroll av registeruppgifterna som finns i Vardas dataskyddsbeskrivning:  https://studieinfo.fi/wp/dataskyddsbeskrivning/dataskyddsbeskrivning-av-varda-tjansten/.


Hur kommer Varda i framtiden att minska behovet av att svara på olika enkäter och statistikförfrågningar?

Målet med Varda är att minska behovet av att svara på olika enkäter från myndigheternas sida. I det första skedet är målet att Varda ska ersätta en del av FPA:s informationsbehov samt det behov av information Institutet för hälsa och välfärd (THL) har för sin rapport om småbarnspedagogik. Varda kommer emellertid inte att eliminera allt behov av separata enkäter, men då enkäter genomförs av myndigheter är det möjligt att använda de uppgifter som samlats in i Varda som basuppgifter.


Dataskydd och information till de registrerade

Läs mer: Information till de registrerade


Utarbetar Utbildningsstyrelsen ett kundmeddelande om Varda med vilket kommunerna kan informera familjerna?

Dataskyddsbeskrivningen för Varda finns på adressen: https://studieinfo.fi/wp/dataskyddsbeskrivning/dataskyddsbeskrivning-av-varda-tjansten/. För att aktörerna inom småbarnspedagogik sa ska kunna informera familjerna har Utbildningsstyrelsen gjort upp ett exempelmeddelande och modellfraser i anslutning till Varda. Läs mer: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=80905226.


Kan ett barn, en vårdnadshavare eller en arbetstagare vägra att deras uppgifter förs in i Varda?

Nej, den registrerade (ett barn, en vårdnadshavare eller en arbetstagare) kan inte förbjuda att uppgifter om de förs in i Varda eftersom det i Varda är fråga om lagstadgad myndighetsverksamhet. 


Vad betyder det i praktiken att en anordnare av småbarnspedagogik (kommun, samkommun eller privat anordnare av småbarnspedagogik) är en personuppgiftsansvarig enligt EU:s dataskyddsförordning?

En aktör inom småbarnspedagogik är en personuppgiftsansvarig som avses i artikel 4 punkt 7 i dataskyddsförordningen då denna behandlar personuppgifter i syfte att anordna småbarnspedagogik. Den personuppgiftsansvarige ansvarar för att personuppgifterna behandlas enligt dataskyddsförordningen samt att denna kan visa att personuppgifterna behandlas lagenligt. Enligt lagen om småbarnspedagogik ansvarar aktörer inom småbarnspedagogik även för de uppgifter som sparas i informationsresursen inom småbarnspedagogiken som avses i lagen.

Varje aktör inom småbarnspedagogik (kommun, samkommun, privat serviceproducent) är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som enligt lagen förts in samt för att de enligt gemensam registreringspraxis alltid för in aktuella och korrekta uppgifter i informationsresursen inom småbarnspedagogiken. Den gemensamma registreringspraxisen definieras i anvisningar och uppgiftsförteckningar som givits ut som bilaga till Utbildningsstyrelsens föreskrift.


Måste aktörerna inom småbarnspedagogik ändra de egna dataskyddsbeskrivningarna på grund av Varda?

Aktörerna inom småbarnspedagogik ska själva se till att behövliga ändringar görs i dataskyddsbeskrivningarna. Utbildningsstyrelsen tar fram stödmaterial åt aktörerna för att de ska kunna informera de registrerade.


Vem svarar för de registrerades rättigheter om en aktör upphör helt eller säljs till en annan organisation?

Om aktören inom småbarnspedagogik upphör att vara personuppgiftsansvarig så som det i 67 § 1 mom. i lagen om småbarnspedagogik avses, och denna personuppgiftsansvarigas uppgifter inte överförs på en annan juridisk person, är Utbildningsstyrelsen personuppgiftsansvarig för de uppgifter som förts in i Varda. Om aktören upphör på grund av ett företagsförvärv, är den nya organisationen personuppgiftsansvarig och svarar för uppgifterna i samband med detta.

Aktörernas informationssytem


Har systemleverantörer som integreras i Varda information om vilka uppgifter som kommer att införas i Varda?

Ja. Utbildningsstyrelsen har gett ut en uppgiftsförteckning med de uppgifter som ska föras in från och med 1.1.2019. Dessutom har de systemleverantörer som integreras i Varda i god tid fått information om det informationsinnehåll som ska föras i Varda. Man har även gått igenom uppgifterna i integrationstestningen mellan systemleverantörerna och Varda. Systemleverantörerna har i uppgift att för sina kundkretsar berätta hur och i vilket skede den systemversion som stöder Varda-integrationen tas i bruk hos aktören inom småbarnspedagogik.


Vem ansvarar för finansieringen av förändringar i informationssystemen som används inom småbarnspedagogiken?

Kostnader uppstår för aktörerna inom småbarnspedagogik beroende på systemleverantörens praxis. I fortsättningen borde aktörerna inom småbarnspedagogik vid konkurrensutsättning förutsätta att systemet ska vara kompatibelt med Varda. I konkurrensutsättningen kan man utnyttja den dokumentering som finns på adressen oph.fi/varda.


Vilka systemleverantörer är med i Varda?

En förteckning över systemleverantörer som integrerats med Varda för småbarnspedagogikens del samt över systemleverantörer som deltar i planeringen av integrationen för personalhelhetens del finns här: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=85037066.


Vad ska vi göra om vi vill byta ut vårt informationssytem till ett annat?

Utbildningsstyrelsen har gjort en anvisning som stöd för dem som vill byta system eller övergå från ett sätt att föra in uppgifter till ett annat (användargränssnitt/dataöverföring). Aktören inom småbarnspedagogik ska alltid ta kontakt med Utbildningsstyrelsen om det blir aktuellt att byta sättet att föra in uppgifter. Läs mer:   https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Tallentamistavan+vaihtaminen


Jag ser inte barnets ansökan om småbarnspedagogik i det system som min kommun använder efter att beslutet om småbarnspedagogisk verksamhet fattats. Hur kan jag i sådana fall spara uppgiften om datum då ansökan lämnats in i Varda?

Även om den som använder organisationens småbarnspedagogiksystem inte nödvändigtvis ser det datum då ansökan lämnats in, finns uppgiften fortfarande i systemet för småbarnspedagogik. Systemleverantören levererar uppgiften via integrationen till Varda. Varda-användaren som har behörighet till Varda kan se de uppgifter som förts in i Varda även i vyn i Vardas användargränssnitt.




  • No labels