Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Vardas användaradministration (på svenska)


Varhaiskasvatustoimijan vastuulla on se, kenelle Vardan käyttöoikeuksia myönnetään ja millä perusteella. Varhaiskasvatustoimija on vastuussa organisaatiossa myönnetyistä käyttöoikeuksista ja tarpeettomien käyttöoikeuksien sulkemisesta.

Vardaan käyttöoikeuksia voi myöntää omassa organisaatiossa henkilölle, joka

  • tarvitsee Vardan toiminnallisuuksia työtehtäviensä hoitamiseen
  • tarvitsee Vardaan tallennettuja tietoja työtehtäviensä hoitamiseen

Käyttöoikeudet tulee rajata työtehtävien tekemisen kannalta välttämättömimmälle tasolle.

Henkilöiden, jotka ovat saaneet käyttöoikeudet Vardaan, tulee huolehtia tunnusten tietoturvallisesta säilyttämisestä ja käyttää tunnuksia ainoastaan Vardaan liittyvien työtehtävien hoitamiseen. Tunnukset ovat henkilökohtaiset eikä niitä saa luovuttaa eteenpäin. Varda-pääkäyttäjä sulkee käyttöoikeudet, kun henkilö ei enää tarvitse työtehtäviensä hoitamiseen pääsyä Vardaan tai kun henkilö siirtyy pois varhaiskasvatustoimijan palveluksesta. Käyttöoikeudet ovat voimassa korkeintaan yhden vuoden kerralla.

Mikäli varhaiskasvatustoimija myöntää käyttöoikeuksia muille kuin oman organisaation henkilöille (esim. järjestelmätoimittajille) osapuolten tulee tehdä sopimus henkilötietojen käsittelystä.


Sivun sisältö:



Käyttöoikeuksien hallinta

Varhaiskasvatustoimijan käyttöoikeuksien hallinnoinnista vastaa varhaiskasvatustoimija. Toimija päättää itse kenelle ja mille tasolle, esimerkiksi kuntaan vai yksittäiseen toimipaikkaan, käyttöoikeudet myönnetään. Käyttöoikeuksia voi myöntää koko varhaiskasvatustoimijan tasolle tai yksittäisen toimipaikan tasolle.

Vardan käyttöoikeuksia anotaan ja hallinnoidaan Opetushallituksen Opintopolku.fi -palvelun käyttöliittymän kautta. Varhaiskasvatustoimijan vastuulla on huolehtia oman organisaationsa käyttäjähallinnasta Vardassa sekä uusien käyttöoikeuksien myöntämisestä että käyttöoikeuksien sulkemisesta silloin, kun henkilö ei enää tarvitse käyttöoikeutta/käyttöoikeuksia.

Miten kunnassa toimiva henkilö saa käyttöoikeudet Vardaan?

Opintopolun vastuukäyttäjä (Koulutustoimijan vastuukäyttäjä):

  • myöntää käyttöoikeudet varhaiskasvatustoimijan Varda-pääkäyttäjälle 
  • luo varhaiskasvatustoimijan palvelukäyttäjätunnukset, jos tiedot tuodaan integraation yli. 

Kunnan Varda-pääkäyttäjät myöntävät muut oman organisaation käyttöoikeudet Vardaan 1.1.2019 alkaen. Huom. Itselleen ei voi myöntää käyttöoikeuksia.

Kuvalliset ohjeet käyttöoikeuksien myöntämiseen kuten henkilön kutsumiseen Opintopolkuun ja käyttöoikeuden lisäämiseen ovat alla:

Mitä käyttöoikeuksia kunnallinen toimija tarvitsee Vardassa?

  • jokaisessa kunnassa tulisi olla vähintään kaksi Varda-pääkäyttäjää. Tutustu tarkemmin pääkäyttäjän käyttöoikeuksiin: Varda-pääkäyttäjä (kunta)
  • palvelukäyttäjätunnus/-tunnuksia tarvitaan, mikäli kunta tallentaa tiedot Vardaan tiedonsiirrolla integraation kautta
  • sisältökohtaisia tallennusoikeuksia tarvitaan, mikäli kunta tallentaa tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta
  • sisältökohtaisia katseluoikeuksia tarvitaan tiedon laadun testaukseen ja käyttäjille, jotka tarvitsevat katseluoikeudet Vardassa oleviin tietoihin

Miten yksityinen palveluntuottaja saa käyttöoikeudet Vardaan?

Yksityinen palveluntuottaja rekisteröityy Vardaa varten osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi/varda-rekisterointi/. Rekisteröintilomakkeella ilmoitetaan mm. tulevan Varda-pääkäyttäjän yhteystiedot. Kun kunta on hyväksynyt organisaation rekisteröitymisen, nimetty Varda-pääkäyttäjä saa sähköpostitse kutsun luoda itselleen tunnuksen Opintopolkuun ja sitä kautta Vardaan. 

Kuvalliset ohjeet tunnusten luontiin: Itserekisteröinti vahvalla tunnistautumisella.

Yksityisen päiväkodin Varda-pääkäyttäjä myöntää käyttöoikeudet muille organisaation käyttäjille 1.1.2020 alkaen. Huom. Itselleen ei voi myöntää käyttöoikeuksia. Myös yksityisen ryhmäperhepäivähoitajan Varda-pääkäyttäjä voi myöntää käyttöoikeuksia muille organisaationsa käyttäjille. Yksityisen perhepäivähoitajan pääkäyttäjä ei voi myöntää käyttöoikeuksia muille henkilöille. Ohje uusien käyttäjien kutsumiseen palvelun käyttäjäksi: Henkilön kutsuminen Opintopolun virkailijakäyttäjäksi.

Mitä käyttöoikeuksia yksityinen palveluntuottaja tarvitsee Vardassa?

  • yksityisen palveluntuottajan Varda-pääkäyttäjä tarvitsee ainoastaan voimassaolevan Varda-pääkäyttäjäoikeuden, mikäli tiedot tallennetaan Vardaan käyttöliittymän kautta

  • palvelukäyttäjätunnus/-tunnuksia tarvitaan, mikäli yksityinen palveluntuottaja tallentaa tiedot Vardaan tiedonsiirrolla integraation kautta
  • lisäksi yksityisen päiväkodin Varda-pääkäyttäjä voi myöntää sisältökohtaisia katselu- tai tallennusoikeuksia käyttäjän käyttötarpeesta riippuen. 

Vardan käyttöoikeudet


  • Huomaa, että sinulla voi olla samanaikaisesti vain yksi tunnus Opintopolkuun/Vardaan, mutta yksi tai useampi käyttöoikeus.
  • Yksityisen päiväkodin, perhepäiväkodin ja ryhmäperhepäiväkodin Varda-pääkäyttäjällä on katselu- ja tallennusoikeudet kaikkiin Vardassa oleviin oman organisaationsa tietoihin


Käyttöoikeudet voi saada joko

1. varhaiskasvatustoimijan tasolle, jolloin käyttäjä voi oikeuksistaan riippuen käsitellä koko organisaationsa toimipaikkatietoja sekä tietoja lapsista sekä huoltajista ja maksuista
2. vain tiettyyn toimipaikkaan, jolloin oikeuksilla voi käsitellä vain sen toimipaikan tietoja, johon käyttöoikeudet on yhdistetty. Käyttöoikeuksia voi myöntää toimipaikkaan vasta, kun toimipaikka on tallennettu Vardaan ja sille on syntynyt OID-tunniste. 


1.Varda-pääkäyttäjät

1a. Varda-pääkäyttäjä (kunta)

• saa käyttöoikeuden Opintopolun vastuukäyttäjältä tai toiselta saman organisaation Varda-pääkäyttäjältä

• voi myöntää Varda-käyttöoikeuksia muille varhaiskasvatustoimijan alaisuudessa työskenteleville henkilöille sekä hallinnoida heidän käyttöoikeuksiaan. Varda-pääkäyttäjä sulkee henkilön käyttöoikeudet, kun hän ei enää tarvitse käyttöoikeutta Vardaan.

• voi luoda (syksy 2020 alkaen) Vardan palvelukäyttäjien käyttöoikeuksia toimijalle.

• voi hallinnoida palveluseteli- ja ostopalvelutoiminnan toimipaikkatietoja

• voi katsella varhaiskasvatustoimijan Vardaan tallentamia toimipaikka- ja varhaiskasvatustietoja

• voi tallentaa Opintopolun oppijanumerorekisteriin henkilötunnuksettoman lapsen perustiedot ja yksilöidä hänet

• voi käsitellä yksityisten palveluntuottajien rekisteröitymisiä Vardaa varten

• jokaisella varhaiskasvatustoimijalla tulisi olla vähintään kaksi Varda-pääkäyttäjää

• käyttöoikeus voidaan myöntää varhaiskasvatustoimijatasolle


1b. Varda-pääkäyttäjä (yksityinen päiväkoti)

• saa käyttöoikeuden Vardaa varten rekisteröitymisen myötä tai toiselta saman organisaation Varda-pääkäyttäjältä

• voi myöntää Varda- ja KOSKI-palvelun käyttöoikeuksia muille varhaiskasvatustoimijan alaisuudessa työskenteleville henkilöille sekä hallinnoida heidän käyttöoikeuksiaan. Varda-pääkäyttäjä sulkee henkilön käyttöoikeudet, kun hän ei enää tarvitse käyttöoikeutta Vardaan tai KOSKI-palveluun.

• voi hallinnoida tietoa kunnista, joiden kanssa sillä on palveluseteli- ja ostopalvelutoimintaa

• voi lisätä, muokata ja katsella organisaationsa kaikkia Varda-tietoja (toimija-, toimipaikka- ja varhaiskasvatustietoja sekä 1.9.2020 alkaen henkilöstö- ja huoltaja- ja maksutietoja)

• jokaisella varhaiskasvatustoimijalla tulisi olla vähintään kaksi Varda-pääkäyttäjää

• käyttöoikeutta ei voi myöntää yksittäiseen toimipaikkaan

Huom!

 Mikäli yksityinen päiväkoti siirtää tiedot Vardaan tiedonsiirolla omasta varhaiskasvatusjärjestelmästään, tietoja ei saa tallentaa Vardaan käyttöliittymän kautta! Tällöin ainoastaan ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinnointi sekä tiedon laadun testaus tehdään Vardan käyttöliittymässä.


1c. Varda-pääkäyttäjä (yksityinen perhepäivähoitaja)

• saa käyttöoikeuden Vardaa varten rekisteröitymisen myötä 

• voi hallinnoida tietoa kunnista, joiden kanssa sillä on palveluseteli- ja ostopalvelutoimintaa

• voi lisätä, muokata ja katsella organisaationsa kaikkia Varda-tietoja (toimija-, toimipaikka- ja varhaiskasvatustietoja sekä 1.9.2020 alkaen henkilöstö- ja huoltaja- ja maksutietoja)

• käyttöoikeutta ei voi myöntää yksittäiseen toimipaikkaan


1d. Varda-pääkäyttäjä (yksityinen ryhmäperhepäivähoitaja)

• saa käyttöoikeuden Vardaa varten rekisteröitymisen myötä tai toiselta saman organisaation Varda-pääkäyttäjältä

• voi myöntää Varda-käyttöoikeuksia muille varhaiskasvatustoimijan alaisuudessa työskenteleville henkilöille sekä hallinnoida heidän käyttöoikeuksiaan. Varda-pääkäyttäjä sulkee henkilön käyttöoikeudet, kun hän ei enää tarvitse käyttöoikeutta Vardaan.

• voi hallinnoida tietoa kunnista, joiden kanssa sillä on palveluseteli- ja ostopalvelutoimintaa

• voi lisätä, muokata ja katsella organisaationsa kaikkia Varda-tietoja (toimija-, toimipaikka- ja varhaiskasvatustietoja sekä 1.9.2020 alkaen henkilöstö- ja huoltaja- ja maksutietoja)

• käyttöoikeutta ei voi myöntää yksittäiseen toimipaikkaan


Vardan varhaiskasvatus- ja maksutietojen käyttöoikeudet


2. Varda-varhaiskasvatustietojen katselija

• saa käyttöoikeuden toiselta saman organisaation Varda-pääkäyttäjältä

• Varda-katselija voi katsella toimipaikka- ja varhaiskasvatustietoja Vardan käyttöliittymässä

• käyttöoikeus voidaan myöntää varhaiskasvatustoimija- tai toimipaikkatasolle


3. Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja (vain toimijoille, jotka tallentavat tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta)

• saa käyttöoikeuden toiselta saman organisaation Varda-pääkäyttäjältä

• voi lisätä, muokata ja poistaa toimija-, toimipaikka- ja varhaiskasvatustietoja Vardan käyttöliittymässä. Uuden toimipaikan voi luoda ainoastaan toimijatasoisella käyttöoikeudella.

• käyttöoikeus voidaan myöntää varhaiskasvatustoimija- tai toimipaikkatasolle


4. Varda-huoltajatietojen katselija

• saa käyttöoikeuden toiselta saman organisaation Varda-pääkäyttäjältä

• voi katsella huoltaja- ja maksutietoja Vardan käyttöliittymässä

• voi hakea Vardaan tallennettuja lapsia nimellä, henkilötunnuksella tai oppijanumerolla

• käyttöoikeutta ei voi myöntää yksittäiseen toimipaikkaan


5. Varda-huoltajatietojen tallentaja (vain toimijoille, jotka tallentavat tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta)

• saa käyttöoikeuden toiselta saman organisaation Varda-pääkäyttäjältä

• voi lisätä, muokata ja poistaa huoltaja- ja maksutietoja Vardan käyttöliittymässä

• voi hakea Vardaan tallennettuja lapsia nimellä, henkilötunnuksella tai oppijanumerolla

• käyttöoikeutta ei voi myöntää yksittäiseen toimipaikkaan


6. Varda-yksityisten toimijoiden käsittelijä

• saa käyttöoikeuden toiselta saman organisaation Varda-pääkäyttäjältä

 hyväksyy tai hylkää yksityisten varhaiskasvatuksen palveluntuottajien rekisteröitymiset Vardaa varten. 

• käyttöoikeus voidaan myöntää ainoastaan kunnissa ja varhaiskasvatustoimijatasolle


Vardan henkilöstökokonaisuuden käyttöoikeudet

7. Varda-henkilöstö-kaikkien henkilöstötietojen katselija

  • Tällä käyttöoikeudella voi katsella kaikkia oman organisaation tai toimipaikan henkilöstötietoja Vardan käyttöliittymässä.

8. Varda-henkilöstö-kaikkien henkilöstötietojen tallentaja (vain toimijoille, jotka tallentavat tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta)

  • Tällä käyttöoikeudella voi lisätä, muokata ja katsella kaikkia oman organisaation tai toimipaikan henkilöstötietoja Vardan käyttöliittymässä.

9. Varda-henkilöstö-tilapäisen henkilöstön katselija

  • Tällä käyttöoikeudella voi katsella oman organisaation tilapäisen henkilöstön tietoja Vardan käyttöliittymässä. 
  • Käyttöoikeuden voi myöntää ainoastaan toimijatasolla.

10. Varda-henkilöstö-tilapäisen henkilöstön tallentaja (vain toimijoille, jotka tallentavat tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta)

  • Tällä käyttöoikeudella voi lisätä, muokata ja katsella oman organisaation tilapäisen henkilöstön tietoja Vardan käyttöliittymässä. 
  • Käyttöoikeuden voi myöntää ainoastaan toimijatasolla.

11. Varda-henkilöstö-työntekijätietojen katselija

  • Tällä käyttöoikeudella voi Vardan käyttöliittymässä katsella seuraavia oman organisaation tai oman toimipaikan työntekijätietoja: perustiedot, palvelussuhteet, pääasialliset työskentelypaikat, pidemmät poissaolot.

12. Varda-henkilöstö-työtekijätietojen tallentaja (vain toimijoille, jotka tallentavat tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta)

  • Tällä käyttöoikeudella voi Vardan käyttöliittymässä lisätä, muokata ja katsella seuraavia oman organisaation tai oman toimipaikan työntekijätietoja: perustiedot, palvelussuhteet, pääasialliset työskentelypaikat, pidemmät poissaolot.

13. Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen katselija

  • Tällä käyttöoikeudella voi katsella oman organisaation tai toimipaikan täydennyskoulutustietoja Vardan käyttöliittymässä. Käyttöoikeudella saa lisäksi katselijaoikeudet henkilöstön perustietoihin (nimi, oppijanumero, tehtävänimike)

14. Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen tallentaja (vain toimijoille, jotka tallentavat tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta)

  • Tällä käyttöoikeudella voi lisätä, muokata ja katsella oman organisaation tai toimipaikan täydennyskoulutustietoja Vardan käyttöliittymässä. Käyttöoikeudella saa lisäksi katselijaoikeudet henkilöstön perustietoihin (nimi, oppijanumero, tehtävänimike).

Vardan palvelukäyttäjien tiedonsiirtotunnukset

• Vardan pääkäyttäjä (kunta) luo Varda-palvelukäyttäjien käyttöoikeudet kunnissa. Yksityisen päiväkodin Varda-pääkäyttäjä voi tilata Varda-palvelukäyttäjätunnuksen Vardan asiakaspalvelusta (varda@opintopolku.fi)

• organisaation tiedonsiirtotunnus, joka asetetaan lähdejärjestelmään eli "organisaatiokohtainen rajapinnan tunnus ja salasana”

• oikeutta ei myönnetä henkilölle vaan varhaiskasvatustoimijalle kuten kunnalle tai yksityiselle päiväkodille

• jokainen varhaiskasvatustoimija, jolla on oma y-tunnus ja joka siirtää tiedot integraation yli tarvitsee palvelukäyttäjätunnuksen.

• jokainen erillinen järjestelmä tarvitsee oman palvelukäyttäjätunnuksen


• Vardassa erillinen palvelukäyttäjätunnus luodaan: 

  1. varhaiskasvatus- ja huoltajatiedoille (nyk. Varda-varhaiskasvatus- ja huoltajatietojen palvelukäyttäjä) -  samalla tunnuksella siirretään tomija-, toimipaikka-, varhaiskasvatus- ja huoltajatiedot
    1. Nimeäminen:
      1. Varda_toimijan nimi
  2. elokuusta 2020 alkaen: henkilöstökokonaisuuden tiedoille luodaan 1-3 tunnusta riippuen siitä, kuinka monesta järjestelmästä tietoja siirretään Vardaan
    1. Jos kaikki henkilöstökokonaisuuden tiedot siirretään yhdestä järjestelmästä Vardaan: yksi tunnus, joka nimetään: 
      1. Varda_henkilosto_toimijan nimi
    2. Jos henkilöstökokonaisuuden tiedot siirretään eri järjestelmistä/tallennetaan osittain käyttöliittymän kautta: 1-3 tunnusta, jotka nimetään siirrettävän tietosisällön mukaan:
      1. Varda_tyontekija_toimijan nimi
      2. Varda_taydennyskoulutus_toimijan nimi
      3. Varda-tilapainen_henkilosto_toimijan nimi

• lähdejärjestelmän järjestelmätoimittaja tai Varda-pääkäyttäjä tallentaa tunnuksen ja salasanan varhaiskasvatusjärjestelmään riippuen kokonaisuuden toteutuksesta sekä saamastaan ohjeistuksesta järjestelmätoimittajalta. Mikäli palvelukäyttäjätunnuksen salasana vaihdetaan Opintopolun virkailijakäyttöliittymässä, on salasana vaihdettava myös lähdejärjestelmään. 

15. Varda-varhaiskasvatus- ja huoltajatietojen palvelukäyttäjä (tiedonsiirtotunnus toimijoille, jotka siirtävät tiedot Vardaan integraatiolla)

  • Palvelukäyttäjällä on oikeudet lisätä ja muokata lasten varhaiskasvatus ja huoltaja- ja maksutietoja sekä toimijan ja toimipaikkojen tietoja.


16. Varda-henkilöstö-kaikkien henkilöstötietojen palvelukäyttäjä (tiedonsiirtotunnus toimijoille, jotka siirtävät tiedot Vardaan integraatiolla)

  • Palvelukäyttäjällä on oikeudet lisätä ja muokata kaikkia henkilöstötietoja (työntekijätiedot, täydennyskoulutustiedot, tilapäisen henkilöstön tiedot) Vardassa. 

17. Varda-henkilöstö-tilapäisen henkilöstön palvelukäyttäjä (tiedonsiirtotunnus toimijoille, jotka siirtävät tiedot Vardaan integraatiolla)

  • Palvelukäyttäjällä on oikeudet lisätä ja muokata tilapäisen henkilöstön tietoja Vardassa.

18. Varda-henkilöstö-työntekijätietojen palvelukäyttäjä (tiedonsiirtotunnus toimijoille, jotka siirtävät tiedot Vardaan integraatiolla)

  • Palvelukäyttäjällä on oikeudet lisätä ja muokata seuraavia työntekijätietoja: perustiedot, palvelussuhteet, pääasialliset työskentelypaikat, pidemmät poissaolot. 

19. Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen palvelukäyttäjä (tiedonsiirtotunnus toimijoille, jotka siirtävät tiedot Vardaan integraatiolla)

  • Palvelukäyttäjällä on oikeudet lisätä ja muokata täydennyskoulutustietoja.

Unohditko käyttäjätunnuksesi ja salasanasi?

Jos unohdit salasanasi, voit vaihtaa sen Opetushallituksen Opintopolku-palvelussa kirjautumalla palveluun suomi.fi-tunnistautumisen avulla ja vaihtamalla salasanan kirjautumisen jälkeen. Ohje: Salasanan vaihtaminen


Vardan käyttöoikeuksiin sekä Opintopolun vastuukäyttäjiin liittyvissä kysymyksissä, ole yhteydessä osoitteeseen varda[at]opintopolku.fi.




Användaradministrationen i Varda

Aktören inom småbarnspedagogik svarar för vem som beviljas användarrättigheter till Varda och på vilka grunder. Aktören inom småbarnspedagogik ansvarar för de användarrättigheter som beviljats inom den egna organisationen samt för att ta bort användarrättigheter som inte längre behövs.

Användarrättigheter till Varda kan beviljas sådana personer inom den egna organisationen som,

  • behöver använda funktionerna i Varda för att utföra sina arbetsuppgifter
  • behöver uppgifterna som sparats i Varda för att utföra sina arbetsuppgifter.

Användarrättigheterna ska begränsas till den nivå som är nödvändig med tanke på arbetsuppgifterna.

De personer som beviljats användarrättigheter till Varda ska se till att användaruppgifterna förvaras på ett datasäkert sätt. Användaruppgifterna får endast användas för att sköta arbetsuppgifter som berör Varda. Användaruppgifterna är personliga och får inte vidarebefordras åt någon annan. Varda-administratören tar bort användarrättigheterna då personen inte längre behöver tillgång till Varda för att sköta sina arbetsuppgifter eller då personen inte längre arbetar hos ifrågavarande aktör inom småbarnspedagogik. Användarrättigheterna är i kraft högst ett år i taget.

Om aktören inom småbarnspedagogik beviljar användarrättigheter åt någon annan än en anställd inom den egna organisationen (till exempel en systemleverantör) ska parterna göra upp ett avtal om hanteringen av personuppgifter.


Administrering av användarrättigheter

Det är aktören inom småbarnspedagogik som förvaltar och beviljar användarrättigheter inom den egna organisationen. Aktören beslutar själv till vem och för vilken nivå (till exempel en kommun eller ett enskilt verksamhetsställe) användarrättigheterna beviljas. Användarrättigheter kan beviljas för två olika nivåer; till hela organisationen eller till ett enskilt verksamhetsställe.

Man anhåller om och administrerar användarrättigheter i Varda via användargränssnittet i Studieinfo.fi. Aktören inom småbarnspedagogik ansvarar för den egna organisationens användaradministration i Varda och för att bevilja användarrättigheter samt för att ta bort användarrättigheter i sådana fall då en person inte längre behöver användarrättigheten/användarrättigheterna.


Hur får en person som arbetar inom kommunen användarrättigheter till Varda?

Den ansvariga användaren i Studieinfo (utbildningsanordnarens ansvariga användare):

  • ger användarrättigheter åt sbp-aktörens Varda-administratör 
  • skapar användaruppgifter åt aktören inom småbarnspedagogik om uppgifterna överförs till Varda med en systemintegration. 

Kommunens Varda-administratör beviljar de övriga användarrättigheterna inom den egna organisationen från och med 1.1.2019. Obs. Det är inte möjligt att bevilja användarrättigheter åt sig själv.

Bakom länken nedan finns illustrerade anvisningar om beviljandet av användarrättigheter, till exempel hur man bjuder in en person till Studieinfo och hur man lägger till användarrättigheter:


Vilka använderrättigheter krävs, om man arbetar med Varda i kommunen?

  • det borde finnas minst två Varda-administratörer i varje kommun. Bekanta dig med Varda-administratörens användarrättigheter nedan
  • en eller flera tjänsteanvändare krävs om kommunen för in uppgifterna i Varda med dataöverföring via integration
  • registrerarrättigheter enligt uppgiftsinnehåll krävs ifall kommunen för in uppgifterna i Varda via användargränssnittet
  • läsarrättigheter enligt uppgiftsinnehåll krävs för testning av datats kvalitet samt till användare som behöver tillgång till uppgifterna i Varda

 

Hur får en privat serviceproducent användarrättigheter till Varda?

En privat serviceproducent ska registrera sig för att ta i bruk Varda på adressen https://virkailija.opintopolku.fi/varda-rekisterointi/. På registreringsblanketten ska man bland annat ange vem som blir organisationens Varda-administratör samt hens kontaktuppgifter. Då kommunen har godkänt organisationens registrering, får personen som utsetts till Varda-administratör en kallelse per e-post om att skapa ett eget användarnamn till Studieinfo och Varda. 

Illustrerade anvisningar om hur man skapar ett användarnamn: Registrera dig med hjälp av stark autentisering

Varda-administratören vid ett privat daghem beviljar användarrättigheter åt de övriga användarna inom den egna organisationen från och med 1.1.2020. Obs. Det är inte möjligt att bevilja användarrättigheter åt sig själv. Även en privat gruppfamiljedagvårdares Varda-administratör kan bevilja användarrättigheter åt övriga användare inom den egna organisationen. En privat familjedagvårdares Varda-administratör kan inte bevilja användarrättigheter åt andra personer. Anvisningar om hur man bjuder in nya användare: Bjud in nya användare (på finska).


Vilka använderrättigheter krävs, om man arbetar med Varda hos en privat serviceproducent?

  • den privata serviceproducentens Varda-administratör behöver endast en giltig användarrättighet som Varda-administratör ifall uppgifterna förs in via Vardas användargränssnitt
  • en eller flera tjänsteanvändare behövs ifall uppgifterna förs in i Varda med dataöverföring via en integration
  • därtill kan den privata serviceproducentens Varda-administratör bevilja läsar- och registreringsrättigheter enligt uppgiftsinnehåll till personer som behöver tillgång till uppgifterna i Varda


Användarrättigheterna i Varda

  • Observera att du samtidigt kan ha endast ett användarnamn till Studieinfo/Varda, men en eller flera användarrättigheter.
  • Det privata daghemmets, familjedaghemmets och gruppfamiljedaghemmets Varda-administratör har läsar- och registreringsrättigheter till alla delar i Varda för sin egen organisations del


Användarrättigheterna kan beviljas på två olika nivåer, antingen på

1. till hela organisationen, vilket innebär att användaren, beroende av sina rättigheter, kan behandla uppgifter om verksamhetsställen, barn och vårdnadshavare och avgifter inom hela sin organisation eller

2. till ett enskilt verksamhetsställe, vilket innebär att användaren kan behandla enbart sådana uppgifter som berör det verksamhetsställe som användarrättigheterna är kopplade till. Användarrättigheter till ett specifikt verksamhetsställe kan beviljas först då verksamhetsställets uppgifter har förts in i Varda och verksamhetsstället har fått en egen OID-kod. 


1. Varda-administratörer


1a. Varda-administratören (i kommun)

• beviljas användarrättigheter av utbildningsanordnarens ansvariga användare i Studieinfo eller av en annan Varda-administratör inom samma organisation

• kan bevilja användarrättigheter till Varda åt andra personer som arbetar för aktören inom småbarnspedagogik samt administrera deras användarrättigheter. Varda-administratören tar bort användarrättigheter för personer som inte längre behöver få tillgång till Varda.

• kan behandla uppgifter om verksamhetsställen som bedriver småbarnspedagogik som köpt tjänst och/eller med servicesedel

• kan granska uppgifter om verksamhetsställen och småbarnspedagogik som förts in i Varda för aktören inom småbarnspedagogik

• kan i Utbildningsstyrelsens studentnummerregister spara basuppgifterna om ett barn som saknar personbeteckning och därefter identifiera barnet i fråga

• kan behandla de privata serviceproducenternas registreringar för ibruktagandet av Varda

• varje aktör inom småbarnspedagogiken ska ha minst två Varda-administratörer

• användarrättigheten kan beviljas på aktörsnivå.


1b. Varda-administratören (vid ett privat daghem)

• får användarrättigheter till Varda i samband med registreringen eller av en annan Varda-administratör inom samma organisation

• kan bevilja användarrättigheter till Varda åt andra personer som arbetar för aktören inom småbarnspedagogik samt administrera deras användarrättigheter. Varda-administratören tar bort användarrättigheter för personer som inte längre behöver få tillgång till Varda.

• kan behandla uppgifter om de kommuner med vilka man driver köptjänst- och servicesedelverksamhet

• kan lägga till, redigera och granska den egna organisationens samtliga uppgifter i Varda (uppgifter om aktören, verksamhetsstället och småbarnspedagogiken samt fr.o.m. 1.9.2020 uppgifter om personal och vårdnadshavare och avgifter)

• varje aktör inom småbarnspedagogiken ska ha minst två Varda-administratörer

• användarrättigheten kan beviljas på aktörsnivå

Obs!

Ifall det privata daghemmet för in uppgifter i Varda med dataöverföring från sitt eget system för småbarnspedagogik får uppgifterna inte sparas i Varda via användargränssnittet! I sådana fall görs endast administreringen av uppgifter om servicesedelverksamhet och köptjänster samt testningen av datats kvalitet via Vardas användargränssnitt.


1c. Varda-administratören (vid en privat familjedagvårdare)

• beviljas användarrättighet till Varda i samband med registreringen  

• kan behandla uppgifter om de kommuner med vilka man driver köptjänst- och servicesedelverksamhet

• kan lägga till, redigera och granska den egna organisationens samtliga uppgifter i Varda (uppgifter om aktören, verksamhetsstället och småbarnspedagogiken samt fr.o.m. 1.9.2020 uppgifter om personal och vårdnadshavare och avgifter)

• användarrättigheten kan inte beviljas till ett enskilt verksamhetsställe


1d. Varda-administratören (vid en privat gruppfamiljedagvårdare)

• beviljas användarrättighet till Varda i samband med registreringen eller av en annan Varda-administratör inom samma organisation

• kan bevilja användarrättigheter till Varda åt andra personer som arbetar för aktören inom småbarnspedagogik samt administrera deras användarrättigheter. Varda-administratören tar bort användarrättigheter för personer som inte längre behöver få tillgång till Varda.

• kan behandla uppgifter om de kommuner med vilka man driver köptjänst- och servicesedelverksamhet

• kan lägga till, redigera och granska den egna organisationens samtliga uppgifter i Varda (uppgifter om aktören, verksamhetsstället och småbarnspedagogiken samt fr.o.m. 1.9.2020 uppgifter om personal och vårdnadshavare och avgifter)

• användarrättigheten kan inte beviljas till ett enskilt verksamhetsställe


2. Varda-läsare (uppgifter om småbarnspedagogik)

• beviljas användarrättigheten av en Varda-administratör inom samma organisation

• kan granska uppgifter om verksamhetsstället och småbarnspedagogik i Vardas användargränssnitt

• användarrättigheten kan beviljas på båda nivåerna, antingen på aktörsnivå eller för ett enskilt verksamhetsställe.


3. Varda-registrerare (uppgifter om småbarnspedagogik, endast för aktörer som för in uppgifter med användargränssnittet)

• beviljas användarrättigheten av en Varda-administratör inom samma organisation

• kan lägga till, redigera och radera den egna organisationens uppgifter om aktören, verksamhetsstället och småbarnspedagogiken. För att lägga till ett nytt verksamhetsställe krävs en användarrättighet på aktörsnivå.

• användarrättigheten kan beviljas på båda nivåerna, antingen på aktörsnivå eller för ett enskilt verksamhetsställe.


4. Varda-läsare (uppgifter om vårdnadshavarna)

• beviljas användarrättigheten av en Varda-administratör inom samma organisation

• kan granska uppgifter om vårdnadshavarna och avgifterna i Vardas användargränssnitt

• kan söka uppgifter om barn som förts in i Varda, antingen med barnets namn, personbeteckning eller studentnummer

• användarrättigheten kan inte beviljas till ett enskilt verksamhetsställe


5. Varda-registrerare (uppgifter om vårdnadshavarna, endast för aktörer som för in uppgifter via användargränssnittet)

• beviljas användarrättigheten av en Varda-administratör inom samma organisation

• kan lägga till, redigera och radera uppgifter om vårdnadshavarna och avgifterna via användargränssnittet

• kan söka uppgifter om barn som förts in i Varda, antingen med barnets namn, personbeteckning eller studentnummer

• användarrättigheten kan inte beviljas till ett enskilt verksamhetsställe


6. Varda-handläggare (som handlägger registreringar av privata serviceproducenter)

• beviljas användarrättigheten av en Varda-administratör inom samma organisation

 godkänner eller avslår de privata serviceproducenternas registreringar för att ta i bruk Varda.

• användarrättigheten kan beviljas endast i kommunerna och på aktörsnivå.


Användarrättigheter till personuppgifter

7. Varda-personal-läsare av alla personaluppgifter

  • Med denna användarrättighet kan man läsa alla uppgifter om personalen i den egna organisationen eller vid det egna verksamhetsstället via Vardas användargränssnitt.

8. Varda-personal-registrerare av alla personaluppgifter

  • Med denna användarrättighet kan man föra in, redigera och läsa alla personaluppgifter i den egna organisationen eller vid det egna verksamhetsstället via Vardas användargränssnitt.

9. Varda-personal-läsare av tillfällig personal

  • Med denna användarrättighet kan man läsa uppgifter om tillfällig personal i den egna organisationen via Vardas användargränssnitt. Användarrättigheten kan endast beviljas på aktörsnivå.

10. Varda-personal-registrerare av tillfällig personal

  • Med denna användarrättighet kan man föra in, redigera och läsa uppgifter om tillfällig personal i den egna organisationen via Vardas användargränssnitt. Användarrättigheten kan endast beviljas på aktörsnivå.

11. Varda-personal-läsare av arbetstagaruppgifter

  • Med denna användarrättighet kan man i Vardas användargränssnitt läsa följande arbetstagaruppgifter i den egna organisationen eller vid det egna verksamhetsstället: basuppgifter, anställningsförhållanden, huvudsakliga arbetsplatser, längre frånvaron.

12. Varda-personal-registrerare av arbetstagaruppgifter

  • Med denna användarrättighet kan man i Vardas användargränssnitt föra in, redigera och läsa följande arbetstagaruppgifter i den egna organisationen eller vid det egna verksamhetsstället: basuppgifter, anställningsförhållanden, huvudsakliga arbetsplatser, längre frånvaron.

13. Varda-personal-läsare av fortbildningsuppgifter

  • Med denna användarrättighet kan man läsa fortbildningsuppgifter i den egna organisationen eller vid det egna verksamhetsstället via Vardas användargränssnitt. Med användarrättigheten får man därtill rättigheter att läsa personalens basuppgifter (namn, studentnummer, yrkesbenämning)

14. Varda-personal-registrerare av fortbildningsuppgifter

  • Med denna användarrättighet kan man föra in, redigera och läsa fortbildningsuppgifter i den egna organisationen eller vid det egna verksamhetsstället via Vardas användargränssnitt. Med användarrättigheten får man därtill rättigheter att läsa personalens basuppgifter (namn, studentnummer, yrkesbenämning)



Varda tjänsteanvädare rättigheter

• Utbildningsanordnarens ansvariga användare i Studieinfo skapar ett Varda-tjänsteanvändarnamn i kommunen. Varda-administratören vid ett privat daghem kan begära om att få ett Varda-tjänsteanvändarnamn från Vardas kundtjänst (varda@opintopolku.fi).

• det är frågan om organisationens dataöverföringskod, som installeras i datasystemet, det vill säga ”användarnamnet och lösenordet för organisationens gränssnitt”

• användarrättigheter beviljas inte en person utan en aktör inom småbarnspedagogik, såsom en kommun eller ett privat daghem

• varje aktör inom småbarnspedagogik, som har ett eget FO-nummer och som överför uppgifter till Varda genom en systemintegration, behöver ett eget användarnamn 

•  för varje datasystem behövs ett eget användarnamn

•  i Varda skapas ett separat användarnamn för:

  1. uppgifter om småbarnspedagogik och vårdnadshavare (nuvarande Varda-tjänsteanvändare) - med samma tjänsteanvändare överförs uppgifter om aktören, verksamhetsställena, småbarnspedagogik och vårdnadshavare. En tjänsteanvändare som namges:
      1. Varda_aktörens namn

  2. fr.o.m. augusti 2020: för uppgifter om personal skapas 1-3 tjänsteanvändare beroende på från hur många system uppgifter överförs i Varda.
    1. Om alla uppgifter överförs från ett system: en tjänsteanvändare som namnges: 
      1. Varda_henkilosto_aktörens namn
    2. Om uppgiftrna överförs från olika system/sparas delvis via användargränssnittet: 1-3 tjänsteanvändare som namngs enligt datainnehållet som överförs:
      1. Varda_tyontekija_aktörens namn

      2. Varda_taydennyskoulutus_ aktörens namn

      3. Varda_tilapainen_henkilosto_ aktörens namn

15. Varda-tjänsteanvändare (dataöverföringskod som är avsedd endast för aktörer som överför uppgifter via en systemintegration)

  • Varda-tjänsteanvändarnamnet för uppgifter om småbarnspedagogik och vårdnadshavare ställs in i organisationens informationssystem. Det är alltså fråga om är ett organisationsspecifikt användarnamn och lösenord för gränssnittet. Det är inte ämnat för personer.

16. Varda-personal-tjänsteanvändare för alla personaluppgifter (inte för personer)

  • Tjänsteanvändaren har rättigheter att föra in och redigera alla personaluppgifter (uppgifter om arbetstagare, fortbildning, tillfällig personal) i Varda. Användarrättigheten kan beviljas på aktörsnivå. Tjänsteanvändaren är ämnad endast för dataöverföringar.

17. Varda-tjänsteanvändare-personal-uppgifter om arbetstagare (inte för personer)

  • Tjänsteanvändaren har rättigheter att föra in och redigera följande uppgifter om arbetstagaren: basuppgifter, anställningsförhållanden, huvudsakliga arbetsplatser, längre frånvaron. Användarrättigheten kan endast beviljas på aktörsnivå. Tjänsteanvändaren är ämnad endast för dataöverföringar.

18. Varda-personal-tjänsteanvändare för uppgifter om tillfällig personal (inte för personer)

  • Tjänsteanvändaren har rättigheter att föra in och redigera uppgifter om tillfällig personal i Varda. Användarrättigheten kan beviljas på aktörsnivå. Tjänsteanvändaren är ämnad endast för dataöverföringar.

19. Varda-tjänsteanvändare -personal-uppgifter om fortbildning (inte för personer)

  • Tjänsteanvändaren har rättigheter att föra in och redigera uppgifter om fortbildningar.  Användarrättigheten kan endast beviljas på aktörsnivå. Tjänsteanvändaren är ämnad endast för dataöverföringar.



Har du glömt ditt användarnamn och lösenord?

Om du har glömt ditt lösenord kan du byta det i Utbildningsstyrelsens Studieinfo-tjänst. Du loggar in i tjänsten genom att identifiera dig på suomi.fi och kan därefter skapa ett nytt lösenord. Anvisningar: Byte av lösenord (på finska)


Vid frågor som gäller användarrättigheterna i Varda eller Studieinfos ansvariga användare, vänligen kontakta Vardas kundtjänst varda[at]opintopolku.fi.


  • No labels