Skip to end of metadata
Go to start of metadata


1 Allmänna anvisningar

1.1 Inloggning

Du kan logga in i Varda på adressen virkailija.opintopolku.fi/varda. Du hittar Varda i Studieinfo-tjänsten under Register och dataöverföringar > Varda.

Man loggar in i Varda med ett användar-id och lösenord. Användarrättigheter ansöks om och administreras i myndighetsvyn i Utbildningsstyrelsens Studieinfo-tjänst. Bekanta dig med Vardas användaradministration där du hittar anvisningar för nya användare i kommunen och för nya användare hos privata serviceproducenter.

1.2 Användar-id eller lösenordet har glömts

Om du har glömt ditt lösenord kan du logga in i Varda via suomi.fi-tjänstens autentiseringstjänst. Klicka på suomi.fi-länken på Studieinfos inloggningssida (https://Virkailija.opintopolku.fi) och identifiera dig med nätbankskoder, mobilcertifikat eller med ett certifikatkort. Logga in i tjänsten genom att först autentisera dig i suomi.fi-tjänsten. Därefter kan du byta lösenordet. Alternativt kan en annan tjänsteman (vanligen den ansvariga användaren av Studieinfo i din kommun/samkommun eller Varda-administratören) byta lösenordet på dina vägnar.


1.3 Logga ut ur Varda

Du loggar ut ur Varda genom att klicka på Logga ut uppe i högra hörnet.

Rensa webbläsarens cacheminne då du loggar ut ur Varda, i synnerhet om du har använt en dator med internetförbindelse som är i flera personers användning, till exempel på verksamhetsstället för småbarnspedagogik. Genom att tömma cacheminnet försäkrar du att du har använt tjänsten på ett tryggt sätt. Om du har webbläsaren öppen kan du pröva använda tangentkombinationen Ctrl + Shift + Delete för att tömma cacheminnet.

1.4 Användarroller och rättigheter

I Varda-användargränssnittet finns olika typer av användarrättigheter. Användarrättigheterna kan beviljas för nivån aktör inom småbarnspedagogik, varvid användaren, beroende på sina befogenheter, kan administrera uppgifterna om alla verksamhetsställen och barn. Användarrättigheterna kan också beviljas för endast ett verksamhetsställe.

Bekanta dig med Vardas användaradministration.

För informationsöverföring som sker via en systemintegration finns ytterligare användarrättigheten Varda-tjänsteanvändare, som ges akörens användarnamn. Kommunens ansvariga användare skapar tjänstenavändaren inom kommunen. Om en privat serviceproducent för in uppgifterna i Varda via en systemintegration skapar Vardas kundtjänst (varda@opintopolku.fi) tjänstenavändaren.

Det är på aktörens (kommunens/samkommunens/den privata serviceproducentens) ansvar att avgöra vem som ska beviljas användarrättigheter till Varda och på vilka grunder. Aktören inom småbarnspedagogik har ansvaret för de beviljade användarrättigheterna. De personer som har beviljats användarrättigheter till Varda ska se till att användaruppgifterna sparas på ett säkert sätt. Användarrättigheterna får endast användas för att sköta arbetsuppgifter som är relaterade till Varda.


2 Att lägga till och bearbeta uppgifter via Vardas användargränssnittet


2.1 Uppgifter om anordnaren

Om uppgifter överförs till Varda med en systemintegration, administreras uppgifterna om servicesedelverksamhet och köptjänster ändå via användargränssnittet (se avsnitt 2.1.3).

Om det finns fler än en anordnare av småbarnspedagogik under ditt användarnamn, välj ur rullgardinsmenyn den anordnare vars uppgifter du vill lägga till eller redigera.

2.1.1 Lägg till och redigera uppgifter om anordnaren

Placering i gränssnittet: Aktörens uppgifter > Kontaktuppgifter (https://virkailija.opintopolku.fi/varda/vakatoimija).

Användarroll: De privata serviceproducenternass Varda-administratörer samt Varda-registreraren av uppgifter om småbarnspedagogik kan lägga till och redigera den egna aktörens uppgifter.

Anordnarnas uppgifter hämtas i regel från Utbildningsstyrelsens Organisationstjänst med hjälp av FO-numret. Organisationstjänsten får uppgifterna från Företags- och organisationsdatasystemet YTJ. Anordnarens e-postadress, telefonnummer och kontonummer sparas i Varda i samband med registreringen och kan vid behov redigeras.

  • Skriv in aktörens gemensamma e-postadress. Om det inte finns någon e-postadress för gemensamt bruk, ange då e-postadressen till den ansvariga instansen.
  • Skriv in det gemensamma telefonnumret till aktören inom småbarnspedagogik med nummerprefixet +358. Om det inte finns ett gemensamt telefonnummer, ange numret till den ansvariga instansen.
  • Skriv in kontonumret i IBAN-format. Om det är frågan om en kommun eller samkommun behövs inget kontonummer.

2.1.2 Granska uppgifter  om anordnaren

Placering i gränssnittet: Aktörens uppgifter > Kontaktuppgifter (https://virkailija.opintopolku.fi/varda/vakatoimija)

Användarroll: Alla användarroller har rätt att granska anordnarens uppgifter.

De uppgifter som finns om anordnaren i Varda är anordnarens e-postadress, telefonnummer och kontonummer.

2.1.3 Administrera uppgifter om servicesedelverksamhet och köptjänster

Placering i gränssnittet: Aktörens uppgifter >Verksamhet som ordnas med servicesedel eller som köpt tjänst (https://virkailija.opintopolku.fi/varda/paos-hallinta)

Användarroll: Varda-administratören har rätt att redigera uppgifter, övriga Varda-användarrättigheter ger rätt att läsa uppgifter.

Villkor för att kunna administrera uppgifter om verksamhet som ordnas som köpt tjänst eller med servicesedel:

  • Aktören inom småbarnspedagogik har sparat uppgifterna om aktören och verksamhetsställena i Varda.
  • Verksamhetsställets form för anordnande av småbarnspedagogik har förts in som Köpt tjänst, ordnas av kommun eller samkommun (jm02) och/eller som Servicesedel, ordnas av kommun eller samkommun (jm03).

Uppgifter om barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet som ordnas som köpt tjänst eller med servicesedel kan föras in först efter att både anordnaren av småbarnspedagogik och serviceproducenten har fört in de uppgifter om organisationer och/eller verksamhetsställen som behövs i användargränssnittet på sidan ”administrering av uppgifter om köpta tjänster och servicesedelverksamhet”. Till exempel ska en kommun/samkommun söka en privat serviceproducent och lägga till de av producentens verksamhetsställen på vilka kommunen/samkommunen ordnar småbarnspedagogik. En aktör som producerar tjänster inom småbarnspedagogik som köpt tjänst eller med servicesedel ska på motsvarande sätt lägga till de kommuner och samkommuner som ordnar småbarnspedagogik på aktörens verksamhetsställen.

Då både parterna har lagt till varandra, syns en röd pil-ikon  i samband med aktörens namn. Detta är ett tecken på att man kan föra in uppgifter om barnen som deltar i småbarnspedagogik som ordnas som köptjänst eller med servicesedel.

2.1.3.1 Anordnarens funktioner

Till vänster uppe i navigeringsmenyn syns namnet på anordnaren inom småbarnspedagogik (kommun eller samkommun), vars uppgifter om köpta tjänster och servicesedelverksamhet du håller på att redigera eller läsa. Uppe till höger på administreringssidan syns de verksamhetsställen där din kommun ordnar småbarnspedagogisk verksamhet som köpt tjänst eller med servicesedel. Du får upp verksamhetsställenas uppgifter genom att klicka på ”visa verksamhetsställen”. Nere till höger på administreringssidan syns de anordnare av småbarnspedagogik som har rätt att föra in barnens uppgifter under verksamhetsställena där kommunen ordnar verksamhet som köpt tjänst och/eller med servicesedel.

Du kan söka aktören inom småbarnspedagogik med aktörens namn, med en del av namnet eller med dess OID eller FO-nummer. Observera att du endast kan söka aktörer som redan registrerat sig för Varda samt sådana verksamhetsställen som redan förts in i informationsresursen. Som sökord rekommenderas att man använder organisationens OID-kod om man känner till den.

2.1.3.1.1 Lägg till verksamhetsställen där småbarnspedagogik ordnas som köpt tjänst eller med servicesedel

Om du ska lägga till verksamhetsställen där din kommun ordnar småbarnspedagogisk verksamhet som köpt tjänst eller med servicesedel, sök aktören och klicka därefter på ”visa verksamhetsställen”. Sök verksamhetsställena i listan och klicka på ”lägg till verksamhetsställen”. Du får en bekräftelse om att du har lagt till ett verksamhetsställe under köpta tjänster och servicesedelverksamhet. De valda verksamhetsställena överförs i användargränssnittet till ”verksamhetsställen där vi ordnar småbarnspedagogik”.


2.1.3.1.2 Radera verksamhetsställen där småbarnspedagogik ordnas som köpt tjänst eller med servicesedel

Du kan ta bort verksamhetsställen där verksamhet ordnas som köpt tjänst eller med servicesedel genom att klicka på ”radera”. Om du vill ta bort ett verksamhetsställe från helheten köpta tjänster och servicesedelsverksamhet ska du öppna listan över verksamhetsställen uppe i högra hörnet och för verksamhetsstället i fråga välja ”radera”. Du får en bekräftelse om att verksamhetsstället har tagits bort. Observera att det ändå är möjligt att i Vardas användargränssnitt läsa de uppgifter som förts in så länge de förvaras i Varda.

2.1.3.1.3 Överlåtande av införandet av uppgifter om småbarnspedagogiken

Utgångspunkten är att det är anordnaren av småbarnspedagogik (kommunen) som ansvarar för att föra in uppgifterna om barnen som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet. Kommunen kan om den vill med ett separat avtal komma överens om att överlåta införandet av barnens uppgifter åt serviceproducenten inom småbarnspedagogik. Efter att man avtalat om att uppgiften överlåts ska kommunens Varda-administratör se till att överlåta införandet åt serviceproducenten på sidan ”administrering av uppgifter om köpta tjänster och servicesedelverksamhet” (https://virkailija.opintopolku.fi/varda/paos-hallinta). Observera att det alltid är anordnaren av småbarnspedagogik som för in uppgifterna om vårdnadshavare och avgifter.

Sök uppgifterna om anordnaren av småbarnspedagogik och lägg till de verksamhetsställen där ni ordnar verksamhet. Klicka därefter på listan uppe till höger och sök den serviceproducent inom småbarnspedagogik på vilken du vill överföra ansvaret för att föra in uppgifterna om barnen. Klicka på Byt -knappen intill rubriken "Uppgifterna förs in av: Kommunens namn". Öppna menyn och välj alternativet ”Serviceproducentens namn” och spara. Efter det här är det möjligt för den privata serviceproducenten inom småbarnspedagogik att föra in uppgifter om barnen. Då avtalet som gäller ansvaret för att föra in uppgifterna upphör, ska anordnaren av småbarnspedagogik på sidan ”administrering av uppgifter om köpta tjänster och servicesedelverksamhet” överföra ansvaret tillbaka på anordnaren genom att välja Byt och alternativet "Kommunens namn".


2.1.3.2 Kommunen eller samkommunen som serviceproducent

a.) Kommunen producerar tjänster inom småbarnspedagogik till en annan kommun

Om din kommun producerar tjänster inom småbarnspedagogik åt en annan anordnare av småbarnspedagogik (kommun) ska du söka denna kommuns uppgifter och välja funktionen ”Lägg till anordnare av småbarnspedagogik”. Serviceproducenten väljer i det här fallet inga verksamhetsställen. Du får en bekräftelse om att du har lagt till anordnaren. Uppgifterna om anordnaren av småbarnspedagogik flyttas automatiskt under ”Kommuner som ordnar småbarnspedagogik på våra verksamhetsställen”. 

Producenten ska vid behov komplettera verksamhetsställenas former för anordnande eftersom formen för anordnande av servicesedelverkamhet och köptjänster ska vara köpt tjänst (jm02) och/eller servicesedel (jm03). Producenten kan ta bort uppgifterna om anordnaren av småbarnspedagogik genom att klicka på ”Radera”. 


b.)  Kommunen skaffar småbarnspedagogiken som en köpt tjänst av en annan kommun

Anordnaren lägger i denna vy de verksamhetsställen där den anordnar småbarnspedagogik. Då båda parterna lagt till varandra, visas i samband med uppgifterna om anordnaren en röd pil-ikon . Därefter har anordnaren rättigheter att föra in barnens uppgifter under producentens verksamhetsställen där den småbarnspedagogiska verksamheten ordnas som köpt tjänst. 

Under rubriken Överlåtande av införandet av uppgifter om småbarnspedagogiken beskrivs hur anordnaren kan överlåta införandet av uppgifter om småbarnspedagogiken åt den kommun som producerar tjänsten. 


2.1.3.3 Den privata serviceproducentens funktioner

I navigeringsmenyn uppe till vänster syns namnet på aktören inom småbarnspedagogik vars uppgifter om köpta tjänster och servicesedelverksamhet du håller på att läsa eller redigera. Sökfunktionen finns till vänster på administreringssidan. Till höger ser du anordnarna av småbarnspedagogik (kommunerna) som har rätt att under producentens verksamhetsställen föra in uppgifter om barnen som deltar i småbarnspedagogik som ordnas som köpt tjänst och/eller med servicesedel.

Sök kommunen med dess namn, en del av namnet eller med kommunens OID eller FO-nummer. Välj ”lägg till kommunen som anordnare” och bekräfta ditt val. Efter det här syns kommunens eller samkommunens uppgifter till höger på sidan. Nu har kommunen rätt att föra in barnens uppgifter under producentens verksamhetsställen. Anordnaren av småbarnspedagogik anger de verksamhetsställen under vilka uppgifterna sparas. Lägg till alla kommuner och samkommuner åt vilka ni producerar tjänster inom småbarnspedagogik. Administratören kan ta bort uppgifterna om en anordnare av småbarnspedagogik genom att klicka på ”radera”. 

Då både parterna har lagt till varandra, syns en röd pil-ikon  i samband med aktörens namn.

2.2 Uppgifter om verksamhetsställen

2.2.1 Lägg till verksamhetsställe

Placering i gränssnittet: För in uppgifter

Användarroll: De privata serviceproducenternass Varda-administratörer samt Varda-registreraren av uppgifter om småbarnspedagogik kan lägga till och redigera uppgifter om verksamhetsställen i Vardas användargränssnitt.

Börja föra in uppgifter i Varda genom att lägga till verksamhetsställen på nivån aktör inom småbarnspedagogik. I menyn uppe till vänster visas namnet på den aktör inom småbarnspedagogik, vars uppgifter du håller på att läsa eller redigera. Om du har rättigheter till uppgifterna för flera aktörer inom småbarnspedagogik (t.ex. två kommuners uppgifter), kan du byta namn i rullgardinsmenyn.

I rullgardinsmenyn Verksamhetsställe ser du vilka verksamhetsställen aktören inom småbarnspedagogik har i Varda. Du kan lägga till ett nytt verksamhetsställe genom att klicka ”+Lägg till verksamhetsställe”. En blankett öppnas där du ska föra in uppgifterna om verksamhetsstället.

De uppgifter som i första steget ska föras in är

  • Verksamhetsställets namn
  • Kontaktuppgifter (besöks- och postadress, kommun, telefonnummer, e-postadress)
  • Verksamhetsform (daghem, familjedaghem eller gruppfamiljedaghem)
  • Form för anordnandet (anordnas av kommunen eller samkommunen, som köpt tjänst av kommunen eller samkommunen, med servicesedlar, med hjälp av stödet för privat vård av barn eller som privat småbarnspedagogik utan stöd för privat vård)
  • Kontaktspråk (minst ett)
  • Pedagogisk inriktning (ingen inriktning, Freinet-pedagogik, Freire-pedagogik, Montessori-pedagogik, Reggio Emilia-pedagogik, Steiner-pedagogik, övrig inriktning)
  • Antal platser inom småbarnspedagogiken (det antal barn som maximalt kan vistas samtidigt på verksamhetsstället)
  • Startdatum för verksamheten
  • Slutdatum för verksamheten, om datumet är känt

När du klickar på fältet som ska fyllas i visas en kort text med anvisningar på högra sidan av fältet. Om uppgiften har angetts i fel format visas en noggrannare anvisning under fältet. Alla andra uppgifter förutom slutdatumet är obligatoriska. Klicka på ”Spara” när du har fört in uppgifterna.

I det andra steget frågas om verksamhetsstället har språk och/eller verksamhet som betonas. 

Om så är fallet, lägg till språk och typ av verksamhet som betonas (t.ex. musik, fysisk aktivitet, bildkonst). Lägg till startdatum för språket eller verksamheten som betonas samt slutdatum, om det är känt.

Spara uppgifterna genom att klicka på ”Spara”. Observera att uppgifterna för varje språk och verksamhet som betonas ska sparas separat.

När du har lagt till och sparat alla uppgifter kan du stänga blanketten genom att klicka på X-tecknet uppe i högra hörnet. Om någon uppgift inte har sparats och du flyttar kursorn bort från blanketten, visas meddelandet ”Är du säker på att du vill lämna blanketten?”. Du kan välja ”Ångra” och spara uppgifterna som inte har slutförts. Om du väljer ”Lämna blanketten” försvinner uppgifter som inte har sparats och du blir tvungen att vid behov föra in dem på nytt.


2.2.2 Redigera uppgifter om verksamhetsställe

Placering i gränssnittet: För in uppgifter

Användarroll: De privata serviceproducenternass Varda-administratörer samt Varda-registreraren av uppgifter om småbarnspedagogik kan redigera uppgifter om verksamhetsstället.

Du kan granska och redigera uppgifter genom att klicka på ”Visa uppgifter”, som finns bredvid verksamhetsställets namn. Du kan byta verksamhetsställe i rullgardinsmenyn. Du kan redigera alla uppgifter om verksamhetsstället i blanketten förutom OID-kod och uppdatera uppgifterna genom att klicka på ”Spara”. Du kan också lägga till nya språk eller verksamheter som betonas och spara dem en åt gången.

Du kan också granska uppgifterna om ett verksamhetsställe på sidan Granska uppgifter. Klicka på länken Granska uppgifter uppe på sidan. Sidan Verksamhetsställen tas fram som standard. På sidan finns en förteckning över uppgifterna om alla verksamhetsställen som en aktör inom småbarnspedagogik har. Du kan söka ett verksamhetsställe med verksamhetsställets namn eller med en del av namnet.

2.2.3 Radera verksamhetsställe

Aktören inom småbarnspedagogik kan inte själv ta bort ett verksamhetsställe som har sparats i Varda. Om ett verksamhetsställe måste raderas till exempel på grund av ett misstag, kontakta Vardas kundtjänst på adressen varda@opintopolku.fi.

Observera att ett verksamhetsställe inte kan raderas ur systemet om barn som har lagts till under verksamhetsstället i fråga. Före man kan radera verksamhetsstället måste barnens uppgifter (beslut och deltagande) raderas om de är anknutna till verksamhetsstället

Om det slutdatum som har angetts för ett verksamhetsställe har passerat, sparas uppgifterna om verksamhetsstället i Varda men verksamhetsstället är inte längre i kraft. Ett verksamhetsställe, vars verksamhet har avslutats, kan tas i bruk på nytt genom att ta bort slutdatumet ur dess uppgifter.

2.3 Uppgifter om barn

2.3.1 Lägg till barn

Placering i gränssnittet: För in uppgifter

Användarroll: De privata serviceproducenternass Varda-administratörer samt Varda-registreraren av uppgifter om småbarnspedagogik kan lägga till, redigera och radera uppgifter om den småbarnspedagogiska verksamheten med Vardas användargränssnitt.

Det finns två villkor för att kunna spara uppgifter om barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet:

  1. Det finns ett giltigt beslut om småbarnspedagogik gällande barnet.
  2. Verksamhetsstället där barnet deltar i småbarnspedagogisk verksamhet har sparats i Varda.

Börja föra in uppgifter om barnet genom att i rullgardinsmenyn välja rätt verksamhetsställe. Klicka sedan på ”+Lägg till barn”. En blankett tas fram, där du ska föra in uppgifterna om barnet i två steg. Barnets personuppgifter kan inte redigeras i efterhand, utan endast barnets uppgifter som gäller småbarnspedagogik. Om det finns fel i personuppgiftrna, ta kontakt med Vardas kundtjänst (varda@opintopolku.fi).


2.3.1.1 Barnets personuppgifter

Du kan föra in uppgifter om ett barn i Varda på två sätt: antingen med hjälp av personbeteckningen och namnet eller med hjälp av studentnumret och namnet. Om barnet inte har en finländsk personbeteckning ska barnets personuppgifter först sparas i Studieinfos Studentnummerregister. Bekanta dig med anvisningen för hur man sparar uppgifter om barn som saknar personbeteckning (på finska).

  • Om du använder personbeteckningen, fyll i fälten Personbeteckning, Förnamn, Tilltalsnamn och Efternamn.Klicka på ”Lägg till”.
  • Om du känner till barnets studentnummer, kryssa för ”Lägg till med studentnummer” och ange studentnumret samt Förnamn, Tilltalsnamn och Efternamn. Klicka på ”Lägg till”.

Tilltalsnamnet ska vara ett av barnets förnamn. På basis av uppgifterna du har fört in tas grunduppgifterna om barnet fram i Studentnummerregistret. Uppgifterna om barnet returneras till Varda och namnuppgifterna visas uppe på blanketten som tas fram.

2.3.1.2 Uppgifter om barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet

Verksamhet som ordnas som köpt tjänst eller med servicesedel: Välj "ja" eller "nej".

Välj "ja" om det är fråga om småbarnspedagogik som ordnas som köpt tjänst (jm02) eller med servicesedel (jm03). Ja-alternativet förutsätter att man lagt till uppgifterna i administrationsvyn för köptjänster och servicesedel. Som standard är det kommunen som anordnar småbarnspedagogiken som för in uppgifterna om barnen vars småbarnspedagogik tillhandahålls som köpt tjänst eller produceras med servicesedel. Anordnare (kommun eller samkommun): Visas om man väljer "ja" i föregående punkt. I menyn visas de kommuner som lagts till i administrationsvyn för köptjänster och servicesedel. En privat serviceproducent kan föra in uppgifter om barn vars småbarnspedagogik är på kommunens ansvar endast om kommunen överlåtit rättiheterna att föra in uppgifter till den privata serviceproducenten.

Välj "nej", om det är frågan om småbarnspedagogik som ordnas med stödet för privat vård (jm04) eller utan stödet för privat vård (jm05). Även då småbarnspedagogiken anordnas och produceras av kommunen själv (jm01) väljs alternativet "nej".

VERKSAMHETSSTÄLLE här visas det verksamhetsställe till vilket du håller på att lägga till ett barn.



Med DELTAGANDE I SMÅBARNSPEDAGOGISK VERKSAMHET avses barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet på ett visst verksamhetsställe under ett visst tidsintervall. Deltagandet i småbarnspedagogisk verksamhet ska alltid kopplas samman med ett verksamhetsställe och ett befintligt beslut om småbarnspedagogik.

Startdatumet för deltagandet i småbarnspedagogisk verksamhet är obligatoriskt. Med startdatum avses begynnelsedatumet för barnets deltagande i småbarnspedagogiken vid verksamhetsstället dvs. då barnet börjat vid verksamhetsstället. Slutdatumet för deltagandet i småbarnspedagogisk verksamhet anges om datumet är känt. Välj rätt datum i kalendern genom att klicka på kalenderikonen eller ange datum i formatet dd.mm.åååå i fältet.

I fälten för ANSÖKNINGS- OCH BESLUTSUPPGIFTER ska du föra in uppgifterna som finns i beslutet om småbarnspedagogik.

Datum då ansökan lämnades in och Startdatum är obligatoriska. Datum då ansökan lämnades in är det datum då ansökan som ledde till barnets beslut om småbarnespedagogik eller motsvarande avtal lämandes in. Startdatum är det inledningsdatum som anges i beslutet om småbarnspedagogik eller i det motsvarande avtalet.

Slutdatum anges om det är känt. Slutdatum är det avslutningsdatum som anges i beslutet om småbarnspedagogik eller i det motsvarande avtalet. Välj rätt datum i kalendern genom att klicka på kalenderikonen eller ange datum i formatet dd.mm.åååå i fältet.

När det gäller FORM FÖR ANORDNANDET ska du i rullgardinsmenyn välja på vilket sätt den småbarnspedagogiska verksamheten ordnas. Småbarnspedagogisk verksamhet anordnas av kommunen eller samkommunen, som köpt tjänst av kommunen eller samkommunen, med servicesedlar, med hjälp av stödet för privat vård av barn eller som privat småbarnspedagogik utan stöd för privat vård. Formen för anordnandet har angetts i barnets beslut om småbarnspedagogik.

Med TID INOM SMÅBARNSPEDAGOGIK avses den tid som barnet deltar i småbarnspedagogisk verksamhet. I fältet Timantal per vecka anges antalet timmar per vecka som barnet deltar i småbarnspedagogisk verksamhet. Tiden har angetts i beslutet om småbarnspedagogisk verksamhet eller det motsvarande avtalet och ska föras in i Varda som timmar per vecka. Vid behov kan du ange timantalet som decimaltal med en punkt som decimalavskiljare (till exempel 34.5).Om aktören inom småbarnspedagogik anger tiden på något annat sätt, se anvisningarna om omvandling av tider på adressen https://confluence.csc.fi/x/C4OoB (på finska).

I fältet Skiftomsorg ska du ange om barnets deltagande i småbarnspedagogik sker i form av skiftomsorg. Välj Ja om barnet deltar i småbarnspedagogisk verksamhet utanför de s.k. normala tiderna för småbarnspedagogik. De normala tiderna för småbarnspedagogik har fastställts vara vardagar (mån-fre) mellan kl. 6.00 och 18.00. Om det lokalt förekommer flexibilitet i fråga om att lämna och hämta barn, dock så att den huvudsakliga småbarnspedagogiska verksamheten äger rum på vardagar inom det ovan nämnda tidsintervallet, kan barnet anses omfattas av normal småbarnspedagogisk verksamhet. Välj Nej om den småbarnspedagogiska verksamhet som barnet deltar i ordnas inom ramen för de normala tiderna för småbarnspedagogik.

Om du valde ”Nej” för skiftomsorg, kryssa för följande uppgifter:

  • Småbarnspedagogik som ordnas dagligen: barnet deltar i småbarnspedagogisk verksamhet fördelad på fem vardagar (mån-fre).
  • Heldagsverksamhet inom småbarnspedagogiken: barnet deltar i mer än fem timmar om dagen i småbarnspedagogisk verksamhet som ordnas på vardagar (mån-fre).

När du har fyllt i alla obligatoriska uppgifter, klicka på ”Lägg till”.


2.3.1.3 Lägg till barn som inte har personbeteckning

Om barnet inte har finländsk personbeteckning, för man in barnet i Varda med studentnummer. Kommunen/samkommunen ansvarar för att ett barn utan personbeteckning identifieras och för att barnet får ett studentnummer i Utbildningsstyrelsens Studentnummerregister. Med hjälp av studentnumret kan uppgifter om barnet föras in i Varda i enlighet med anvisningarna om att lägga till barn.

Bekanta dig med anvisningarna för hur man gör om man har ett barn utan personbeteckning (på finska). 

2.3.1.4 Lägg till barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet som ordnas med servicesedel eller som köpt tjänst

Kommunen sparar från och med 1.1.2019 uppgifterna om barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet som ordnas med servicesedel eller som köpt tjänst i Varda. Uppgifterna om dessa barn sparas under tiden 1.1.2019-31.12.2019 i ett tillfälligt verksamhetsställe i Varda. För det här ändamålet har ett tillfälligt verksamhetsställe färdigt förts in i Varda för varje kommun. Börja föra in uppgifter om ett barn genom att i rullgardinsmenyn välja det verksamhetsställe som har benämningen ”Palveluseteli ja ostopalvelu Kommunens namn”. Fortsätt föra in uppgifter enligt anvisningarna om att lägga till uppgifter om barn i Varda.

Från och med 1.1.2020 ska privata serviceproducenter föra in uppgifter om verksamhetsställen i Varda. Barnen läggs från och med 1.1.2020 till riktiga verksamhetsställen. De privata serviceproducenternas verksamhetsställen kan väljas ur rullgardinsmenyn i För in uppgifter -vyn efter att kommunen och den privata serviceproducenten gjort de åtgärder som beskrivs i avsnittet Administrera uppgifter om servicesedelverksamhet och köptjänster. Lägg till barnet genom att välja verksamhetsstället i rullgardinsmenyn. Fortsätt föra in uppgifter enligt anvisningarna om att lägga till uppgifter om barn i Varda. 


2.3.2 Granska och redigera uppgifter om barn

Placering i gränssnittet: Sök och redigera

Användarroll: De privata serviceproducenternass Varda-administratörer samt Varda-registreraren av uppgifter om småbarnspedagogik kan lägga till, redigera och radera uppgifter i Vardas användargränssnitt. Kommunens och det privata daghemmets Varda-administratör och Varda-läsare av uppgifter om småbarnspedagogik kan granska uppgifter, men inte redigera dem.

2.3.2.1 Granska uppgifter om barnets deltagande i småbarnspedagogik

Om uppgifterna om ett barn har förts in i Varda samt om barnet har ett giltigt beslut om småbarnspedagogik och har registrerats som deltagare i småbarnspedagogisk verksamhet på ett verksamhetsställe, kan barnet sökas via Sök och redigera. Beroende på dina användarrättigheter visas barnet i För in uppgifter och i Granska uppgifter -vyerna.

I Sök och redigera vyn kan du söka barnet med barnets namn, personbeteckning eller studentnummer. För in sökkriterierna i Sök-fältet och klicka på Sök -knappen.

Beroende på dina användarrättigheter kan du också söka barnet via För in uppgifter -vyn. Välj verksamhetsstället där barnet deltar i småbarnspedagogisk verksamhet i rullgardinsmenyn på ingångssidan. Klicka på barnets namn under Verksamhetsställets barn. Ett fönster med barnets namn och födelsetid samt uppgifter om småbarnspedagogik och eventuella uppgiftr om avgifter och vårdnadshavare tas fram. 

Du kan också granska uppgifterna om barnet på sidan Granska uppgifter, men du kan inte redigera dem. Du kommer till sidan genom att klicka på länken Granska uppgifter. Klicka sedan på Barn uppe på sidan. På sidan finns en förteckning över uppgifterna om alla barn på det valda verksamhetsstället. Du kan byta verksamhetsställe och söka ett barn med hjälp av namnet eller en del av namnet.

2.3.2.2 Redigera uppgifter om barnets deltagande i småbarnspedagogik

Du kan redigera uppgifter om ett barn genom att söka barnet via Sök och redigera -vyn eller i det fönster som tas fram under Verksamhetsställets barn i För in uppgifter -vyn. Av de uppgifter om småbarnspedagogik (beslut om småbarnspedagogik och deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet) som sparats kan man endast redigera datumen.

  • Om t.ex. småbarnspedagogikens omfattning (timantalet) ändrar ska man i Varda föra in ett nytt beslut om småbarnspedagogik samt ett nytt deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet. 
  • Om barnet flyttar till ett annat verksamhetsställe, men beslutet om småbarnspedagogik är det samma som tidigare ska man i Varda föra in ett nytt deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet. 

Kom ihåg att lägga till ett slutdatum för beslutet och deltagandet då uppgifterna upphör att vara gällande. Barnets personuppgifter kan inte ändras i Varda utan om man sparat personuppgifterna fel ska man ta kontakt med Vardas kundtjänst (varda@opintopolku.fi). 

Beslut om småbarnspedagogik: Ett barn som har förts in i Varda har alltid åtminstone ett och högst tre beslut om småbarnspedagogik. Besluten om småbarnspedagogik identifieras utifrån deras startdatum. Du ser både de giltiga och avslutade besluten i förteckningen. Du kan granska uppgifterna i ett beslut om småbarnspedagogik genom att klicka på dess rubrik. Du kan endast redigera datumen. Spara ändringarna genom att klicka på ”Spara”.  

Deltagande i småbarspedagogsik verksamhet: Med deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet avses barnets deltagande i småbarnspedagogik på ett visst verksamhetsställe under ett visst tidsintervall. Deltagandet i småbarnspedagogik ska alltid kopplas samman med ett befintligt beslut om småbarnspedagogik. Du kan granska uppgifterna om deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet genom att klicka på dess rubrik. Du kan endast redigera datumen. Spara ändringarna genom att klicka på ”Spara”. 

Du kan lägga till ett nytt beslut om småbarnspedagogik för ett barn genom att klicka på länken ”+Lägg till nytt beslut om småbarnspedagogik”. Du kan lägga till ett deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet som är sammankopplat med ett beslut om småbarnspedagogik för ett barn med länken ”+Lägg till nytt deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet”. Fyll i uppgifterna i blanketten och lägg till dem genom att klicka på ”Spara”.

Du kan stänga blanketten med uppgifterna om barnet genom att klicka på X-tecknet uppe till höger.


2.3.2.3 Redigera uppgifter om barnets deltagande i småbarnspedagogik som ordnas som köpt tjänst eller med servicesedel

Om barnet tidigare förts in i Varda i småbarnspedagogik som ordnas som köpt tjänst eller med servicesedel och om det i barnets basuppgifter finns en anordnare och producent, kan man lägga till nya deltaganden endast till serviceproducentens verksamhetsställen. De verksamhetsställen som visas är de för vilka administrationen av uppgifter om köpta tjänster och servicesedelverksamhet gjorts.

Om barnet tidigare förts in i Varda, men formen för anordnande varit någon annan än småbarnspedagogik som ordnas som köpt tjänst eller med servicesedel, kan man lägga till nya deltaganden i småbarnspedagogik som ordnas med servicesedel eller som köpt tjänst endast genom +Lägg till barn- funktionen som beskrivits i punkten 2.3.1.


2.3.3 Radera uppgifter om barnets deltagande i småbarnspedagogik

Placering i gränssnittet: Sök och redigera

Användarroll: De privata serviceproducenternass Varda-administratörer samt Varda-registreraren av uppgifter om småbarnspedagogik har rätt att lägga till, redigera och radera uppgifter i Varda-gränssnittet. Kommunens och det privata daghemmets Varda-administratör och Varda-läsare kan granska uppgifter men inte redigera dem.

Du kan vid behov radera beslut och uppgifter om småbarnspedagogik. Uppgifterna får raderas endast om de innehåller ett fel. Om barnet inte längre deltar i småbarnspedagogik ska man inte radera uppgifterna utan ange slutdatum. Om du väljer att radera går det inte att återkalla uppgifterna, utan de måste föras in på nytt. Om barnets alla beslut om småbarnspedagogik raderas, raderas uppgifterna om barnets deltagande i småbarnspedagogik i Varda. Barnets namn, personbeteckning och studentnummer förvaras i Studentnummerregistret permanent (884/2017 3 §).

Om du vill radera ett beslut om småbarnspedagogik måste du radera deltagandet eller deltagandena i småbarnspedagogisk verksamhet först. Radera uppgifterna så här:

  1. Gå till Sök och redigera
  2. Sök barnet vars uppgifter du vill radera
  3. Öppna först deltagandet i småbarnspedagogisk verksamhet genom att klicka på rubriken. Klicka på ”Radera” i slutet av blanketten. Klicka därefter på ”Ångra” om du vill gå tillbaka utan att radera uppgifterna. Klicka på ”Radera” om du vill radera uppgifterna. Uppgifterna raderas och kan inte återkallas.
  4. Öppna beslutet om småbarnspedagogik genom att klicka på rubriken. Klicka på ”Radera” i slutet av blanketten. Klicka därefter på ”Ångra” om du vill gå tillbaka utan att radera uppgifterna. Klicka på ”Radera” om du vill radera uppgifterna. Uppgifterna raderas och kan inte återkallas.

Du kan stänga blanketten med uppgifterna om barnet genom att klicka på X-tecknet uppe till höger. Du kan söka fram uppgifterna om barnet också via För in uppgifter-vyn.


2.4 Uppgifter om vårdnadshavare och avgifter

2.4.1 Lägg till vårdnadshavare och avgifter

Placering i gränssnittet: Sök och redigera

Användarroll: Kommunens Varda-registrerare som har användarrättigheter till uppgifter om vårdnadshavarna kan lägga till och redigera uppgifter om vårdnadshavare och avgifter i Vardas användargränssnitt.

Uppgifterna som berör vårdnadshavare och avgifter läggs till i barnets uppgifter. Du får upp barnets blankett via sidan Sök och redigera. Beroende av dina användarrättigheter kan du också öppna barnets blankett genom att klicka på För in uppgifter. På sidan Sök och redigera kan du söka uppgifter med barnets namn, personbeteckning eller studentnummer. Du kan även söka alla barn som är kopplade till anordnaren genom att lämna sökfältet tomt. Av sökresultatet framgår barnets namn, vid vilket verksamhetsställe barnet deltar i småbarnspedagogik och om avgiftsrelaterade uppgifter har sparats om barnet. Blanketten öppnas genom att du klickar på barnets namn.

Lägg till en uppgift om avgifter genom att klicka på länken ”+Lägg till uppgift om avgift”.

Under Vårdnadshavare i blanketten ska man endast ange de personer som anges i avgiftsbeslutet och som har vårdnaden om barnet. Om en person som anges inte för närvarande har vårdnaden om barnet raderar Varda automatiskt personen ur uppgifterna om avgifter och synliga blir endast de personer som lagts till i användargränssnittet och som i Befolkningsdatasystemet registrerats som barnets vårdnadshavare. Om avgiften berör flera vårdnadshavare sparas uppgifterna om samtliga vårdnadshavare, som alla kopplas till uppgifterna om avgiften.

Lägg till en vårdnadshavare med personbeteckning eller med studentnummer och namn. Lägg vid behov till flera vårdnadshavare genom att klicka på länken ”+Lägg till följande vårdnadshavare”. Du kan radera vårdnadshavarens uppgifter genom att klicka på ”Ta bort vårdnadshavaren”. Om vårdnadshavaren inte har en finländsk personbeteckning, men hen finns i Befolkningsdatasystemet som barnets vårdnadshavare, var i kontakt med Vardas kundtjänst på adressen varda@opintopolku.fi. 

När du har fört in uppgifterna om vårdnadshavaren, fyll i följande fält med uppgifter om avgifterna:

  • Avgiftsgrund: välj i menyn bland Avgift, Partiell avgiftsfrihet och Allmän avgiftsfrihet.
  • Om du väljer Allmän avgiftsfrihet (mp01) är det inte möjligt att föra in uppgifter under ”Servicesedelns värde i euro” och ”Klientavgiften i euro”.
  • Servicesedelns värde i euro: det månatliga värdet på servicesedeln som beviljas av kommunen eller samkommunen separat för respektive barn. (frågas inte av privata serviceproducenter)
  • Klientavgiften i euro: Det belopp som i beslutet om avgifter anges att klienten ska betala per barn per månad. Om servicesedel har beviljats för att ordna småbarnspedagogiken för barnet ska man ange den klientavgift som skulle tas ut för deltagande i motsvarande småbarnspedagogik som kommunen själv skulle ordna. 
  • Familjens storlek: familjens storlek enligt lagen om klientavgifter inom småbarnspedagogiken. (frågas inte av privata serviceproducenter)
  • Begynnelsedatum: datum då avgiften eller servicesedeln trätt i kraft.
  • Slutdatum (om det finns ett sådant): datum då avgiften eller servicesedeln upphört. 

Spara alla uppgifter genom att klicka på ”Spara”.

Man ska ange ett slutdatum för avgiftsuppgifter som tidigare förts in i Varda innan man kan spara uppgifter om en ny avgift. Ett barn som registrerats i Varda kan ha högst två gällande uppgifter om avgifter i anslutning till en aktör inom småbarnspedagogik.

2.4.2 Redigera uppgifter om vårdnadshavare och avgifter

Placering i gränssnittet: Sök och redigera

Användarroll: Kommunens Varda-registrerare som har användarrättigheter till uppgifter om vårdnadshavarna kan redigera uppgifter om vårdnadshavare och avgifter i Vardas användargränssnitt.

På sidan Sök och redigera kan du söka uppgifter med barnets namn, personbeteckning eller studentnummer. Du kan även söka alla barn som är kopplade till anordnaren genom att lämna sökfältet tomt. Du kan avgränsa sökresultatet till att innefatta gällande, avslutade eller samtliga uppgifter om avgifter. I sökresultatet visas barnets namn, verksamhetsställe samt om det sparats en uppgift om avgift. Blanketten öppnas när du klickar på barnets namn. Du kan granska en sparad uppgift om avgifter genom att klicka på rubriken.

Av uppgifterna som sparats om vårdnadshavare och avgifter är det endast möjligt att redigera slutdatumet. Kom ihåg att lägga till ett slutdatum för uppgiften om vårdnadshavare och avgift då uppgiften inte längre är gällande.

Ett barn som registrerats i Varda kan ha högst två gällande uppgifter om avgifter i anslutning till en aktör inom småbarnspedagogik.


2.4.3 Radera uppgifter om vårdnadshavare och avgifter

Uppgifter om vårdnadshavare och avgifter kan raderas vid behov. Uppgiften får endast raderas, om den innehåller fel. Då det sker ändringar i vårdnadshavare och/eller avgifter ska du lägga till ett slutdatum och spara en ny uppgift.

Uppgiften om vårdnadshavare och avgifter kan raderas genom att söka barnets uppgifter på sidan Sök och redigera eller via För in uppgifter. Om du vill radera en uppgift om avgifter, öppna blanketten genom att klicka på uppgiftens rubrik. Klicka sedan på Radera längst ner på blanketten. Därefter ska du bekräfta att du faktiskt vill radera uppgiften genom att välja Radera eller Ångra. Om du väljer att radera uppgiften är det inte möjligt att återställa den utan då behöver den föras in på nytt. Du kan återställa blanketten genom att klicka på X uppe i högra hörnet.


3 Granska uppgifter via Vardas användargränssnitt

Placering i gränssnittet: Sök och redigera samt Granska uppgifter

Användarroller: Alla användarroller kan granska uppgifter om ett verksamhetsställe och sammanfattning av uppgifter. Kommunernas och de privata serviceproducenternas Varda-administratörer, Varda-läsarn och -registrerare som har användarrättigheter till uppgifter om småbarnspedagogik kan granska uppgifter om småbarnspedagogiken. Varda-läsaren och -registreraren som har användarrättigheter till uppgifter om vårdnadshavare kan granska uppgifter om vårdnadshavare och avgifter.


3.1 Granska uppgifter på sidan Sök och redigera

På sidan Sök och redigera kan du granska ett barns uppgifter om småbarnspedagogik och uppgifter om vårdnadshavare och avgifter i den mån dina användarrättigheter tillåter det.

På sidan kan du söka ett barn med barnets namn, personbeteckning eller studentnummer. Du kan även söka alla barn som är kopplade till anordnaren genom att lämna sökfältet tomt. Du kan avgränsa sökresultatet till att innefatta uppgifter om beslut om småbarnspedagogik, deltaganden i småbarnspedagogisk verksamhet eller uppgifter om avgifter samt till att söka uppgifter är i kraft, avslutade eller samtliga. Av sökresultatet framgår barnets namn, vid vilket verksamhetsställe hen deltar i småbarnspedagogik samt huruvida det i anslutning till barnet har sparats uppgifter om avgifter.

Skriv in sökkriterierna i fältet Sök person och klicka på Sök. Blanketten öppnas då du klickar på barnets namn.  

3.2 Granska uppgifter

På sidan Granska uppgifter kan du granska uppgifter om verksamhetsställen och barn och se en sammanfattning av uppgifterna om aktören inom småbarnspedagogik. Du kan byta vy med alternativknapparna uppe på sidan.

3.2.1 Verksamhetsställen

I vyn för verksamhetsställen ser du anordnarens alla verksamhetsställen och uppgifterna om dem. Du kan söka ett verksamhetsställe med namnet eller en del av namnet.

3.2.2 Barn

Du kan ta fram uppgifter om barn genom att klicka på ”Barn”. Uppgifterna om barnen tas fram i en förteckning för det verksamhetsställe du har valt, men på samma kort visas barnets samtliga uppgifter om beslut och deltaganden i småbarnspedagogisk verksamhet till vilka användaren har användarrättigheter. i barnets uppgifter visas också uppgifter om vårdnadshavare och avgifter om användarrättigheterna tillåter. Du kan byta verksamhetsställe i rullgardinsmenyn ”Verksamhetsställets barn”. Du kan söka ett barn på ett verksamhetsställe med förnamnet och/eller efternamnet eller med en del av namnet.

3.2.3 Sammanfattning

Sammanfattningsvyn visar uppgifterna om aktören inom småbarnspedagogik på en kvantitativ nivå. Under Verksamhetsställen syns antalet verksamhetsställen som är i kraft (dvs. som för närvarande driver småbarnspedagogisk verksamhet) och antalet verksamhetsställen vars verksamhet har upphört. Under verksamhetsställen syns också hur många former av verksamhet och hur många språk som betonas vid verksamhetsställena.

Under Barn anges antalet barn som har ett gällande beslut om småbarnspedagogik och som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet vid samtliga verksamhetsställen som drivs av aktören inom småbarnspedagogik. För samtliga barn syns också på kvantitativ nivå antalet giltiga beslut om småbarnspedagogik, platser inom småbarnspedagogik samt i vilken mån verksamheten ordnas som skriftomsorg och med servicesedel eller som köpt tjänst.

4 Textens storlek och kontrast i användargränssnittet

Du kan ändra textens storlek och kontrast genom att klicka på ”Textens storlek och kontrast” nere på sidan. I popupfönstret som visas kan du reglera textens storlek med plus- och minusknapparna och kontrasten genom att klicka på ”Öka/Minska kontrasten”. Du kan stänga fönstret genom att klicka på X-tecknet uppe till höger.

5 Kontakta det tekniska stödet eller ge respons

I problemsituationer kan du kontakta Vardas kundtjänst: varda@opintopolku.fi.

Till samma adress kan du också skicka respons om Varda-gränssnittet och tjänstens användbarhet samt frågor om Varda.

6 Dataskyddsbeskrivning

Varda-tjänstens dataskyddsbeskrivning finns i Studieinfo-tjänsten på adressen: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/varda-palvelun-tietosuojaseloste/

7 Tillgänglighetsutlåtande

Vardas tillgänglighetsutlåtande finns här: Tillgängligheten i Varda



  • No labels