Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Överlåtande av införandet av uppgifter (på svenska)


Järjestämisvastuussa oleva kunta tai kuntayhtymä (jatkossa tekstissä kunta) voi tehdä sopimuksen varhaiskasvatuksen palveluntuottajan kanssa tallentamistehtävän siirrosta tilanteessa, jossa kunnan tarjoama varhaiskasvatus hankitaan ostopalveluna tai järjestetään palvelusetelillä kyseisellä toimijalla.

Missä tilanteessa tallentamistehtävän siirrosta voidaan sopia?

Sopimuksella poiketaan varhaiskasvatuslain (540/2018) 68 §:n mukaisesta Varda-tietoja koskevasta siirtämis- tai tallentamistehtävän vastuunjaosta. Tällaisessa tilanteessa varhaiskasvatuksen järjestäjänä toimivalla kunnalla on edelleen tietojen siirtämis-/tallennusvastuu Vardaan, mutta siirtämis-/tallentamistehtävän Vardaan voi toteuttaa palveluntuottaja, joka tuottaa kunnan ostopalveluna ja/tai palvelusetelillä toteutetun varhaiskasvatuksen.

Mitä tietoja tallentamistehtävän siirto koskee?

Kun sopimus tallentamistehtävän siirrosta on tehty, yksityinen tai julkinen varhaiskasvatuksen palveluntuottaja voi tallentaa varhaiskasvatuksen tietovarantoon varhaiskasvatuksen järjestäjänä toimivan kunnan puolesta vain varhaiskasvatuksessa olevan lapsen varhaiskasvatustiedot (lapsen henkilötiedot, varhaiskasvatuspäätöksen ja -suhteen tiedot). Palveluntuottaja ei voi tallentaa järjestämisvastuussa olevan kunnan puolesta vain osaa näistä tiedoista. Varhaiskasvatuksessa olevan lapsen huoltajien tiedot ja maksutiedot tallentaa aina varhaiskasvatuksen järjestäjä.  

Mitä sopimusta laadittaessa pitäisi ottaa erityisesti huomioon?  

Kunnan tulee tehdä sopimus jokaisen palveluntuottajan kanssa erikseen. Sopimuksen tulee koskea kunkin palveluntuottajan osalta kaikkia niitä toimipaikkoja, joissa kyseinen palveluntuottaja kunnassa tuottaa varhaiskasvatusta. Sopimuksen tulee kattaa palvelusetelillä ja ostopalveluna toteutetussa varhaiskasvatuksessa olevien lasten varhaiskasvatustiedot.

Esimerkiksi jos kunta hankkii ostopalveluna varhaiskasvatusta kolmesta saman yksityisen varhaiskasvatustoimijan toimipaikasta, jotka toimivat kunnan alueella, tallentamistehtävän siirron tulee koskea kaikkia näitä kolmea toimipaikkaa sekä kaikkia näissä toimipaikoissa varhaiskasvatuksessa olevia lapsia, joiden varhaiskasvatuksen kunta on hankkinut ostopalveluna.

Sopimus tallentamistehtävän siirrosta suositellaan tehtäväksi vähintään vuodeksi kerrallaan.

Sopimuksen sisältö

Sopimus tulee tehdä riittävän tarkalla tasolla ja siinä tulee huomioida ainakin seuraavat asiat.

1. Palveluntuottajan toimesta Vardaan varhaiskasvatuksessa olevasta lapsesta tallennettavat tiedot sekä tietojen tallennustapa

Sopimuksessa tulee kuvata, mitä Vardaan tallennettavia rekisteröityjen ryhmiä ja henkilötietojen tyyppejä tallentamistehtävän siirto koskee. Sopimuksessa tulee myös sopia, että tiedot tallennetaan varhaiskasvatuslain (540/2018), Opetushallituksen määräyksen sekä muun ohjeistuksen mukaisesti.

Palveluntuottaja voi tallentaa varhaiskasvatuksen tietovarantoon varhaiskasvatuksen järjestäjän puolesta vain varhaiskasvatuksessa olevan lapsen varhaiskasvatustiedot (lapsen henkilötiedot, varhaiskasvatuspäätöksen ja -suhteen tiedot). Varhaiskasvatuksessa olevan lapsen huoltajien tiedot ja maksutiedot tallentaa aina varhaiskasvatuksen järjestäjä.

2. Tietosuojalainsäädännön mukaiset velvoitteet

Lain mukaisen rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, että sen lukuun tietoja käsittelevän (tallentavan) henkilötietojen käsittelijän velvollisuudet on tarkasti määritelty sopimuksella tai muulla laillisella asiakirjalla. Sopimuksessa tai muussa laillisessa asiakirjassa määritellään kunkin osapuolen velvollisuudet ja sen tulee kattaa tietosuoja-asetuksen 28 artiklan edellyttämä tietosisältö. Lisätietoja löytyy tietosuojavaltuutetun sivulta https://tietosuoja.fi/henkilotietojen-kasittelijan-velvollisuudet kohdasta Mistä on sovittava kun henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän lukuun. Lisätietoja löytyy myös sivustolta  https://www.kuntaliitto.fi/laki/julkisuus-ja-tietosuoja/henkilotietojen-kasittely-kunnassa. Sopimukseen on mahdollista ottaa sivulta löytyvät hankinnoissa yleisesti käytetyt Hanselin ja Kuntaliiton valmistelemat henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimusehdot ja käsittelytoimien kuvaus.

3. Tietojen oikeellisuuteen ja sisältöjen tarkistamiseen liittyvät tehtävät

Varhaiskasvatuksen järjestäjä rekisterinpitäjänä vastaa viime kädessä tallennettavien tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta, vaikka tallentamistehtävän siirrosta on sovittu palveluntuottajan kanssa. Esimerkiksi järjestämisvastuussa olevalla kunnalla on palvelusetelillä järjestetyssä tai ostopalveluna tuotetussa varhaiskasvatuksessa edelleen varhaiskasvatuksen järjestämisvastuu. Sopimuksessa tulee riittävän tarkalla tasolla sopia, miten ja kuinka usein palveluntuottaja omalta osaltaan seuraa ja arvioi tallentamiensa tietojen oikeellisuutta ja ajantasaisuutta. Lisäksi sopimuksessa tulee sopia, miten palveluntuottaja raportoi varhaiskasvatuksen järjestäjälle Vardan tiedon laadun seurannan tuloksista, mahdollisista tietojen oikeellisuuteen ja ajantasaisuuteen liittyvistä virheistä sekä virheiden korjauksesta. Lisäksi sopimuksessa tulee sopia mahdollista palvelussa olevista virheistä tai viivästymisestä johtuvista sanktiosta.

Tietosuoja-asetuksen osoitusvelvollisuus jää rekisterinpitäjän vastuulle, jonka takia sopimuksessa tulee sopia, että henkilötietojen käsittelijä toimittaa rekisterinpitäjälle kaikki tiedot, joita tarvitaan velvoitteiden täyttämisen osoittamiseen ja myötävaikuttaa auditointien suorittamiseen.

4. Informointivelvoitteen toteuttaminen

Kun varhaiskasvatuksen piiriin kuuluvaa lasta koskevia tietoja kerätään, tulee tietojen keräämisen yhteydessä lapsen huoltajalle toimittaa tietosuoja-asetuksen 12 artiklan mukaiset tiedot. Toimeksiantosopimuksessa tulee sopia, mikäli palveluntuottaja vastaa osaksi tai kokonaan tietojen keräämisen yhteydessä annettavasta informaatiosta. Tiedot voidaan antaa myös ns. kerroksellisessa muodossa, jolloin henkilötietojen käsittelyä koskeva kokonaisinformaatio pilkotaan pienempiin osiin. Informoinnin käytännön toteutuksesta, mahdollisesta kerroksellisuudesta ja palveluntuottajan vastuulle siirrettävästä informoinnin osa-alueesta tulee sopia sopimuksessa.



Överlåtande av införandet av uppgifter

En kommun eller samkommun (nedan kommun) som har ansvar för att ordna småbarnspedagogik kan ingå ett avtal med en serviceproducent som tillhandahåller småbarnspedagogik där man kommer överens om att införandet av uppgifter i Varda överlåts åt serviceproducenten. Avtal kan ingås i sådana fall då småbarnspedagogiken som kommunen erbjuder skaffas som köpt tjänst eller med servicesedel av aktören i fråga.

I vilka fall kan man avtala om att överlåta införandet av uppgifter åt serviceproducenten?

Med avtalet avviker man från den ansvarsfördelning i fråga om överföringen eller införandet av uppgifter i Varda som avses i 68 § i lagen om småbarnspedagogik (540/2018). I sådana situationer har den anordnande kommunen fortfarande ansvar för att uppgifterna överförs/förs in i Varda, men överföringen/införandet kan genomföras av serviceproducenten som tillhandahåller småbarnspedagogiken som kommunen ordnar som köpt tjänst och/eller med servicesedel.

Vilka uppgifter kan man överlåta åt en annan aktör att föra in?

Då man har gjort upp ett avtal om att införandet av uppgifter överlåts, kan den privata eller offentliga serviceproducenten inom småbarnspedagogik på den anordnande kommunens vägnar endast föra in uppgifter i Varda om barnen som deltar i småbarnspedagogik (barnets personuppgifter, uppgifter om beslutet och deltagandet i småbarnspedagogik). Serviceproducenten kan inte välja att på kommunens vägnar endast föra in en del av dessa uppgifter. Det är alltid anordnaren av småbarnspedagogik som ska föra in uppgifterna om vårdnadshavaren till barnet som deltar i småbarnspedagogik och uppgifterna om avgifter.  

Vad bör man särskilt ta i beaktande då ett avtal görs upp?  

Kommunen ska ingå ett separat avtal med varje privat serviceproducent. Avtalet ska gälla alla de verksamhetsställen där serviceproducenten i fråga driver småbarnspedagogisk verksamhet. Avtalet ska inbegripa uppgifterna om småbarnspedagogik som gäller de barn som deltar i småbarnspedagogiken som ordnas med servicesedel och/eller som köpt tjänst.

Om kommunen till exempel av en privat aktör inom småbarnspedagogik skaffar småbarnspedagogisk verksamhet som ordnas som köpt tjänst vid tre av den privata aktörens verksamhetsställen som finns på kommunens område, ska överlåtandet av införandet av uppgifter i Varda gälla samtliga barn vid dessa verksamhetsställen som deltar i småbarnspedagogik som kommunen skaffar som köpt tjänst.

Det rekommenderas att avtalet om att införandet av uppgifter överlåts åt den privata producenten görs för åtminstone ett år i taget.

Avtalets innehåll

Avtalet ska göras upp på en tillräckligt noggrann nivå och innehålla åtminstone följande:

1. Uppgifterna som serviceproducenten för in i Varda om barnet som deltar i småbarnspedagogik samt på vilket sätt uppgifterna förs in

I avtalet ska man beskriva vilka kategorier av registrerade och typer av personuppgifter som överlåts åt serviceproducenten att föra in. I avtalet ska anges att uppgifterna sparas i Varda i enlighet med lagen om småbarnspedagogik (540/2018), Utbildningsstyrelsens föreskrift och övriga anvisningar.

Serviceproducenten kan på anordnarens vägnar endast föra in uppgifter i Varda om barnen som deltar i småbarnspedagogik (barnets personuppgifter, uppgifter om beslutet och deltagandet i småbarnspedagogik). Det är alltid anordnaren av småbarnspedagogik som ska föra in uppgifterna om vårdnadshavaren till barnet som deltar i småbarnspedagogik och uppgifterna om avgifter.

2. Skyldigheter enligt dataskyddslagstiftningen

Den som i enlighet med lagen är personuppgiftsansvarig ska se till att skyldigheterna som gäller personuppgiftsbiträdet som behandlar (för in) personuppgifter på den personuppgiftsansvarigas vägnar noggrant har definierats genom ett avtal eller ett annat juridiskt dokument. I avtalet eller ett annat juridiskt dokument ska man ange respektive parters skyldigheter och avtalet eller dokumentet ska innehålla de uppgifter som anges i artikel 28 i dataskyddsförordningen. Ytterligare information finns på dataombudsmannens webbplats https://tietosuoja.fi/sv/personuppgiftsbitrades-skyldigheter under rubriken Vad ska man komma överens om då personuppgifter behandlas på en personuppgiftsansvarigs räkning. Mera information finns också på webbplatsen  https://www.kommunforbundet.fi/juridik/offentlighet-och-dataskydd/behandling-av-personuppgifter-i-kommunen. Då avtalet görs upp kan man använda de avtalsvillkor som gäller behandling av personuppgifter som Hansel och Kommunförbundet utformat och som i allmänhet används i upphandlingar.

3. Granskning av uppgifternas innehåll och att uppgifterna är korrekta

Det är i sista hand anordnaren av småbarnspedagogik som i egenskap av personuppgiftsansvarig ansvarar för att uppgifterna som förs in är korrekta och aktuella, även om man har avtalat att serviceproducenten för in uppgifterna. Till exempel har en kommun med anordnaransvar fortfarande ansvar för anordnandet av småbarnspedagogiken även om småbarnspedagogiken ordnas med servicesedel eller som köpt tjänst. I avtalet ska man på en tillräckligt noggrann nivå komma överens om hur och hur ofta serviceproducenten för egen del följer upp och kontrollerar att uppgifterna som serviceproducenten fört in är korrekta och aktuella. Därtill ska man i avtalet komma överens om hur serviceproducenten rapporterar till anordnaren av småbarnspedagogik om resultaten av uppföljningen och om eventuella felaktiga eller föråldrade uppgifter samt om korrigerade uppgifter. I avtalet ska man även komma överens om sanktioner för eventuella fel i tjänsten eller för dröjsmål som gäller införandet av uppgifter.

Den personuppgiftsansvariga svarar för ansvarsskyldigheten som avses i dataskyddsförordningen och därför ska man i avtalet komma överens om att personuppgiftsbiträdet ger den personuppgiftsansvariga all information som krävs för att visa att skyldigheterna har fullgjorts samt bidrar till genomförandet av granskningarna.

4. Hur upplysningsplikten uppfylls

Då man samlar in uppgifter om ett barn som deltar i småbarnspedagogik ska man i samband med insamlingen av uppgifterna informera barnets vårdnadshavare på det sätt som avses i artikel 12 i dataskyddsförordningen. I avtalet ska fastställas huruvida serviceproducenten delvis eller helt och hållet svarar för informationen som gäller insamlingen av uppgifter. Upplysningsplikten kan också uppfyllas så att den totala informationen som berör personuppgifterna spjälkas upp i mindre delar. I avtalet ska man komma överens om hur upplysningsplikten i praktiken uppfylls, om den eventuellt delas in i mindre helheter och om serviceproducenten ansvar för att informera om vissa delar.

  • No labels