Seloste käsittelytoimista

Joopas-palvelua käytetään yliopistoon JOO-opiskelijaksi hakeutumisessa, JOO-opiskelijavalinnoissa sekä liikkuvuusprosessin hallinnoimisessa.

Hakiessaan opiskeluoikeutta toisen korkeakoulun opintoihin, opiskelija luovuttaa hakuprosessissa tarvittavat tiedot.  Koti- ja kohdekorkeakoulun virkailijat käsittelevät hakemukset ja tekevät päätökset. Opiskelija saa tiedon päätöksestä ja löytää sen Joopas-palvelusta.

Rekisteriin tallennetaan sähköisellä lomakkeella kysyttävät tiedot. Sähköisten lomakkeiden tallennettuja tietoja käytetään kohdeyliopiston opiskelijatieto­järjes­telmän perustietoina. Lisäksi rekisterin tietoja käytetään hyväksi liikkuvuusopintojen laskutuksessa yliopistojen välillä.

Käsittelyperuste

Käsittely perustuu yliopistolain (558/2007) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen. 

Suoritusten siirrettävyys perustuu korkeakoulujen keskinäisiin sopimuksiin.

Yhteystiedot

CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy, admin@joopas.fi ja asiakaspalvelu@csc.fi

Henkilötietoryhmät

Tunnistautumista varten talletetaan seuraavat tiedot:

Hakulomaketta varten opiskelijasta tarvitaan seuraavat tiedot, jotta opinto-oikeus voidaan perustaa kohdekorkeakouluun:

Opinnoista tarvitaan seuraavat tiedot:

Hyväksilukuprosessissa talletetaan seuraavat tiedot:

Lokitietoihin kirjataan:

Tietojen alkuperä, jos ei rekisteröidyltä itseltään

Korkeakoulun käyttäjähallinta vastaa käyttäjäkohtaisten attribuuttien luovuttamisesta Haka-kirjautumisen yhteydessä. Korkeakoulut itse päättävät muiden kuin pakollisten tietojen luovuttamisesta.

Henkilötietojen säilytysaika

Opiskelijatiedot, hakutiedot sekä päätöstiedot anonymisoidaan kun niiden tallennuksesta on kulunut kolme vuotta.

Mahdolliset henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Hakulomakkeella annetut opiskelijatiedot näkyvät koti-ja kohdekorkeakoulun nimetyille virkailijoille. Lisäksi virkailija saa näkyville opiskelijan aiemmat hakemukset sekä niihin annetut päätökset.

Korkeakoulujen pääkäyttäjät näkevät oman korkeakoulunsa käyttäjät hallinnoidessaan käyttöoikeuksia.

Palvelun nimetyt ylläpitäjät näkevät kaikkien korkeakoulujen hakemus-ja päätöstiedot sekä käyttäjätiedot mahdollisten virhetilanteiden ja tukipyyntöjen selvittämistä varten.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille tai muuhun käyttöön.

Tietojen julkisuus tai salassapito

Korkeakoulun opiskelijatietorekisterin tiedot ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä. Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 § ja 16 §:n ja henkilötietolain (523/1999) edellytysten mukaisesti. Rekisteriin ei tallenneta salassapidettäviä eikä arkaluontoisia tietoja.

Henkilötiedoista palvelimelle syntyvä henkilörekisteri on suojattu ylläpitäjien henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla. Tietoverkossa siirrettäessä henkilötiedot on suojattu SSL-tekniikalla.

Käyttäjä saa nähtäville järjestelmässä olevat omat tietonsa palvelunäkymien kautta. Käyttäjällä on pääsy omiin hakemuksiin, käsittelyprosessiin sekä niissä syntyviin päätöksiin.

Muut informoitavat tiedot